Bien préparer une réunion de travail


Réunion de travail : Une bonne préparation

bien préparer une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

La préparation des participants

Lorsque l’on est invité ou convoqué à une réunion, surtout une réunion de travail, il est préférable d’être prêt afin de rester concentré sur son sujet, sans se disperser en évoquant d’autres sujets que ceux de l’ordre du jour. Ceux-ci feront l’objet d’une ou d’autres réunions.

Si le participant a reçu un document de l’organisateur, il en prendra connaissance avant la réunion.

S’il doit, lui, produire un ou des documents, il le préparera, également avant la réunion. Idem pour des réponses à un questionnaire reçu.

Si, au contraire, la réunion de travail doit être une réunion de créativité commune, alors ce sont les interactions entre les idées émises des uns et des autres au cours de la réunion qui donneront un résultat, impossible à prévoir à l’avance.

Le lieu et le moment

Avant de choisir le lieu et de planifier la réunion, l’animateur choisira la langue de travail durant la réunion, dans le cas où les participants pratiqueraient des langues différents, par exemple à l’international ou en Suisse.

Le lieu sera choisi en fonction :

  • du nombre des participants,
  • des moyens techniques de communication, tels que projecteur, écran, caméra, vitesse de la connexion Internet, tableau blanc, etc.
  • de l’accessibilité : proximité de la salle de réunion, parking, etc.
  • de la durée de la réunion : debout pour une réunion de quelques minutes ou fauteuils confortables pour une réunion de plus d’une heure

Le moment sera choisi :

  • en fonction des disponibilités des participants, dans la mesure où la présence de chacun est impérative,
  • en évitant les périodes de moindre attention, entre 14:00 et 16:00
  • en évitant les moments difficiles dans les déplacements lorsque la réunion a lieu à l’extérieur
  • suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se préparer, surtout s’il leur ait demandé de produire un document

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Se concentrer est parfois difficile

se concentrerDans une période d’intenses réflexions comme les révisions avant de passer des épreuves pour un diplôme ou un concours, il est nécessaire de se concentrer pour être efficace.

Seulement voilà, l’esprit vagabonde, la procrastination est toute proche. La concentration vous fuit.

Vous vous endormez le soir, avec une idée précise sur votre programme du lendemain, et, le lendemain soir, vous avez la passé la journée sans avancer vraiment.

Comment se concentrer

La concentration signifie être capable de rester actif sur une action avec l’esprit et le corps qui pensent et qui agissent uniquement sur l’action en cours.

Pour cela, il faut plusieurs éléments, liés à nos différents sens.

1 La vue

Regardez l’objet, par exemple un texte ou une image, en « oubliant » tout ce qui est autour, donc en focalisant son attention sur cet objet ou cette pensée.
Pour la pensée, fermer les yeux est une solution.

2 L’ouïe

Il faut aussi se couper des sons parasites, c’est-à-dire tout ce qui peut perturber, par exemple, la musique, la télévision, les publicités sur Internet, les bruits de la rue ou de la maison, bref de l’endroit où l’on se trouve.

Le filtre de ses oreilles doit laisser passer uniquement le son « utile ».

Dans certains cas, une musique douce, par exemple, le bruit de la pluie, de la mer, nous conditionnent à nous concentrer sur le présent.

3. Le toucher

Le toucher implique que l’on fait abstraction de la façon dont se tient.

Debout, assis, allongé, peu importe, le contact avec le corps se fait uniquement par rapport à l’objet que l’on touche volontairement et sur lequel on veut se concentrer.

La chaleur ou le froid sont également des facteurs perturbants de la concentration. Il est plus facile de se concentrer quand l’environnement est à la bonne température.

4. L’odorat

L’odorat a un rôle puissant, car il est tourné vers le passé et les souvenirs, positifs ou négatifs, qui occupent alors l’esprit.

Évitez les parfums forts, si vous êtes sensibles aux odeurs, mieux vaut des senteurs printanières, par exemple, une légère odeur de muguet ou, mieux, pas d’odeur du tout

Cela permet au cerveau de désactiver la partie qui sert à l’identification des odeurs.

5. Le goût

Le rôle du goût est moindre, sauf si l’objet de ta concentration est une recette de cuisine.

Pour la concentration, évitez les moments où vous avez faim.

Calmer sa faim permet de faire abstraction de ce facteur perturbant.

6 Le cerveau

Le plus compliqué est le cerveau et les pensées.

Parfois, faire une pause et s’occuper à tout autre chose permet de chasser de son esprit, pendant un temps, ce qui nous préoccupe.

Par exemple, faire des mots-croisés, jouer au solitaire, faire un puzzle sont des activités qui nécessitent de la concentration et qui empêchent de penser à autre chose.

Une fois, la période de détente passée, vous êtes plus à même de vous concentrer.

6 Autres conseils :

Dormir. Quand on fait une sieste, au minimum de 10 minutes, on a « vidé » le cerveau.

Vient ensuite la respiration. Assis confortablement, les bras ballants, inspirez lentement par le nez, puis expirez profondément par la bouche.
Répétez une dizaine de fois l’exercice, tout en étant dans un environnement non parasité par les autres sens.

Parfois aussi, passer sous la douche ou prendre un bain permet de détendre son corps.
Cela permet la production d’endorphines qui calment. La concentration est plus facile par la suite.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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