Bien préparer une réunion de travail


Réunion de travail : Une bonne préparation

bien préparer une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

La préparation des participants

Lorsque l’on est invité ou convoqué à une réunion, surtout une réunion de travail, il est préférable d’être prêt afin de rester concentré sur son sujet, sans se disperser en évoquant d’autres sujets que ceux de l’ordre du jour. Ceux-ci feront l’objet d’une ou d’autres réunions.

Si le participant a reçu un document de l’organisateur, il en prendra connaissance avant la réunion.

S’il doit, lui, produire un ou des documents, il le préparera, également avant la réunion. Idem pour des réponses à un questionnaire reçu.

Si, au contraire, la réunion de travail doit être une réunion de créativité commune, alors ce sont les interactions entre les idées émises des uns et des autres au cours de la réunion qui donneront un résultat, impossible à prévoir à l’avance.

Le lieu et le moment

Avant de choisir le lieu et de planifier la réunion, l’animateur choisira la langue de travail durant la réunion, dans le cas où les participants pratiqueraient des langues différents, par exemple à l’international ou en Suisse.

Le lieu sera choisi en fonction :

  • du nombre des participants,
  • des moyens techniques de communication, tels que projecteur, écran, caméra, vitesse de la connexion Internet, tableau blanc, etc.
  • de l’accessibilité : proximité de la salle de réunion, parking, etc.
  • de la durée de la réunion : debout pour une réunion de quelques minutes ou fauteuils confortables pour une réunion de plus d’une heure

Le moment sera choisi :

  • en fonction des disponibilités des participants, dans la mesure où la présence de chacun est impérative,
  • en évitant les périodes de moindre attention, entre 14:00 et 16:00
  • en évitant les moments difficiles dans les déplacements lorsque la réunion a lieu à l’extérieur
  • suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se préparer, surtout s’il leur ait demandé de produire un document

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Efficacité : N’allez pas à des réunions, si vous pouvez l’éviter
Messagerie professionnelle : 20 conseils pour un meilleur usage
Pour bien parler : Respirez correctement

La première mission du dirigeant : Planifier
9 conseil pour atteindre et tenir ses objectifs
Surmenage au travail, comment s’organiser pour déléguer

Autres Organisations :

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Méthode Six sigma


Méthode Six sigma

La méthode de gestion de la qualité Six sigma est représentée par une roue partagée en cinq sections de taille identique.

  1. Définir   Objectif, État des lieux
  2. Mesurer   Nature et Ampleur des dysfonctionnements
  3. Analyser   Causes profondes
  4. Innover, Améliorer   Solutions possibles
  5. Contrôler   Pérennité de la solution

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Roue de Deming ou Méthode PDCA
Méthode Lean ou supprimez l’inutile : Gestion de la qualité
Les différentes Méthodes d’innovation

Introduction à la méthode MERISE
Merise Méthode de gestion de projet obsolète
Méthode Jackson de développement

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Démarche en 7 étapes pour la résolution de problèmes


Les sept étapes de la démarche de résolution de problèmes

Quel que soit le problème à résoudre, la démarche reste la même :7 étapes de la résolution de problème

1. Identifiez clairement le problème

à résoudre ou la décision à prendre.

Attention, il est facile et fréquent de se tromper de problème.
Par exemple, le problème n’est sans doute pas d’éponger la flaque d’eau mais de supprimer la fuite qui en est la cause.

2. Définissez l’objectif

que vous voulez atteindre.

Par exemple, trouvez une solution définitive au problème de la fuite d’eau, avant telle date et dans tel budget.

3. Analysez le problème en détail

pour en identifier toutes les causes possibles.

Recherchez les causes des causes, jusqu’à trouver les causes réelles du problème.

4. Classez les causes réelles

par ordre décroissant et d’importance.

Commencez par la plus importante !

5. Recherchez plusieurs options

de solution pour chaque cause importante.

Laissez votre imagination jouer sans restriction !

6. Évaluez et comparez

les différentes options.

Retenez celles qui répondent le mieux aux objectifs.

7. Mettez en œuvre la solution retenue

Mesurez-en les effets.

Procédez, le cas échéant, aux actions correctives qui s’avèrent utiles.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en avoir plus :


En complément :

Méthodes et outils de résolution de problèmes
7 conditions de réussite pour la résolution de problème
Les 7 catégories d’outils de la résolution de problème

Les différentes Méthodes d’innovation
Méthode des 5 M pour la résolution de problème
Problèmes fréquemment rencontrés au cours de réunions

Autres Organisation :

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Les rôles du manager Que fait un manager


Quels sont les rôles du manager

les rôles du managerQu’on l’appelle manager, chef, patron, boss, il faut reconnaître qu’il a sa place dans une structure hiérarchique.

Souvent critiqué par ses subordonnés, il assume pourtant des rôles indispensables au bon fonctionnement d’une organisation.

Regardons cela de plus près.

Surveillance et contrôles nécessaires

Identification des problèmes

  • Prévu,
  • Réalisé,
  • Écarts

Découper et classer par :

  • Urgence,
  • Importance,
  • Étendue

Description de l’écart

  • Quoi ?
  • Où ?
  • Quand ?
  • Ampleur ?
  • Particularités

Analyse des problèmes

  • Détermination des causes possibles
  • Changements dans une spécificité + une particularité

Actions nécessaires

  • Examen de la cause la plus probable
  • Explications du réalisé et du non réalisé
  • Suppositions, Preuves

Analyse de décisions

  • Développement de mesures alternatives
  • Regroupement des objectifs, ce qui doit être, les limites, les souhaits et la pondération
  • Définir les objectifs sur la base de résultats recherchés et des moyens utilisés

Planification et perspectives financières

  • Estimation des inconvénients : limitation de ces menaces à un minimum
  • Comparaison et sélection, de ce qui doit être, de ce qui est souhaité, de ce qui est possible

Analyse des problèmes potentiels

  • Anticiper les problèmes potentiels
  • Ce qui devrait être, ce qui pourrait être + écarts potentiels
  • Prise de décision

Mesures

  • Perspectives des causes possibles : estimation de leur probabilité
  • Découper et classer par :
    • Probabilité,
    • Portée,
    • Facteurs imprévisibles

Direction et contrôle

  • Classement des éventuelles mesures pour des conséquences du problème réduites au minimum
  • Prendre des mesures de prévention :
    • Élimination des causes
    • Contrôle,
    • Déclenchement de mesures éventuelles
    • Comparaison de l’avancement avec la planification

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En complément :

Définition des critères d’exigence dans le domaine du Comportement de manager
Ce que doit faire un responsable hiérarchique, tâches du manager
Pour être un manager performant

Comment est-on un mauvais manager
Déléguer ET contrôler, sinon gare aux conséquences !
Management : À savoir pour manager la génération Y

Autres Management :

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Quelles sont les techniques utilisées pour un cahier des charges


Quelles sont les techniques utilisées pour un cahier des charges

technique pour la rédaction de cahier des chargesIl existe de nombreuses techniques, qui servent à la fois pour établir un cahier des charges que pour le suivi du projet.

La plus grande difficulté est de choisir celle qui est la plus appropriée pour le projet qui se présente.

Pour un projet informatique ou numérique, voici un échantillon de ces techniques :

Définition des tâches

  • Verbalement
  • Technique du « state event » (statuts des événements)

Description détaillée des tâches

  • Technique du programme structuré (structo-programme)
  • Michael Jackson : De la séquence globale vers le détail
  • Nassi-Schneiderman
  • Warner

Enchaînement des tâches

  • HIPO = Hierarchical Input Process Output : Processus général => processus détaillé => déroulement du processus
  • Schéma de Myer
  • Mascot

Représentation des liens entre les tâches

  • Technique SADT :
    • Objet en entrée => Traitement => Objet en sortie
    • Création => Objet => Utilisation
    • Itération des séquences jusqu’à obtention d’un résultat satisfaisant
  • Code ICOM : Input, Control, Output; Mécanisme

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En complément :

Exemple 1 de cahier des charges
Exemple 2 de cahier des charges
Un Cahier des charges pour éviter des conflits entre client et fournisseur

Approche Top-down
Approche Bottom-up
Modèle de cahier des charges

Autres Informatique :

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