Efficacité personnelle : Savoir se concentrer, comment faire


Se concentrer est parfois difficile

se concentrerDans une période d’intenses réflexions comme les révisions avant de passer des épreuves pour un diplôme ou un concours, il est nécessaire de se concentrer pour être efficace.

Seulement voilà, l’esprit vagabonde, la procrastination est toute proche. La concentration vous fuit.

Vous vous endormez le soir, avec une idée précise sur votre programme du lendemain, et, le lendemain soir, vous avez la passé la journée sans avancer vraiment.

Comment se concentrer

La concentration signifie être capable de rester actif sur une action avec l’esprit et le corps qui pensent et qui agissent uniquement sur l’action en cours.

Pour cela, il faut plusieurs éléments, liés à nos différents sens.

1 La vue

Regardez l’objet, par exemple un texte ou une image, en « oubliant » tout ce qui est autour, donc en focalisant son attention sur cet objet ou cette pensée.
Pour la pensée, fermer les yeux est une solution.

2 L’ouïe

Il faut aussi se couper des sons parasites, c’est-à-dire tout ce qui peut perturber, par exemple, la musique, la télévision, les publicités sur Internet, les bruits de la rue ou de la maison, bref de l’endroit où l’on se trouve.

Le filtre de ses oreilles doit laisser passer uniquement le son « utile ».

Dans certains cas, une musique douce, par exemple, le bruit de la pluie, de la mer, nous conditionnent à nous concentrer sur le présent.

3. Le toucher

Le toucher implique que l’on fait abstraction de la façon dont se tient.

Debout, assis, allongé, peu importe, le contact avec le corps se fait uniquement par rapport à l’objet que l’on touche volontairement et sur lequel on veut se concentrer.

La chaleur ou le froid sont également des facteurs perturbants de la concentration. Il est plus facile de se concentrer quand l’environnement est à la bonne température.

4. L’odorat

L’odorat a un rôle puissant, car il est tourné vers le passé et les souvenirs, positifs ou négatifs, qui occupent alors l’esprit.

Évitez les parfums forts, si vous êtes sensibles aux odeurs, mieux vaut des senteurs printanières, par exemple, une légère odeur de muguet ou, mieux, pas d’odeur du tout

Cela permet au cerveau de désactiver la partie qui sert à l’identification des odeurs.

5. Le goût

Le rôle du goût est moindre, sauf si l’objet de ta concentration est une recette de cuisine.

Pour la concentration, évitez les moments où vous avez faim.

Calmer sa faim permet de faire abstraction de ce facteur perturbant.

6 Le cerveau

Le plus compliqué est le cerveau et les pensées.

Parfois, faire une pause et s’occuper à tout autre chose permet de chasser de son esprit, pendant un temps, ce qui nous préoccupe.

Par exemple, faire des mots-croisés, jouer au solitaire, faire un puzzle sont des activités qui nécessitent de la concentration et qui empêchent de penser à autre chose.

Une fois, la période de détente passée, vous êtes plus à même de vous concentrer.

6 Autres conseils :

Dormir. Quand on fait une sieste, au minimum de 10 minutes, on a « vidé » le cerveau.

Vient ensuite la respiration. Assis confortablement, les bras ballants, inspirez lentement par le nez, puis expirez profondément par la bouche.
Répétez une dizaine de fois l’exercice, tout en étant dans un environnement non parasité par les autres sens.

Parfois aussi, passer sous la douche ou prendre un bain permet de détendre son corps.
Cela permet la production d’endorphines qui calment. La concentration est plus facile par la suite.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Open space : Des solutions humaines


Des solutions contre les nuisances dues aux personnes

open space : trop pleinPlus le nombre de personnes qui travaillent dans un open space est important, plus ils sont entassés sur quelques mètres carrés, et plus ils sont soumis au stress de la présence des autres.
L’activité de chacun a un impact sur son propre travail.

Sommaire :

Les bruits

Tout ce qui est générateur de bruit est facteur de perturbation.

Cela commence par les bruits parasites : le crayon qui sert de baguette de tambour, les ongles sur le clavier, les bijoux qui se cognent entre eux ou contre la table, le fredonnement de la dernière chanson à la mode, etc.
Autant de bruits que l’on peut facilement éliminer.

La voix

La voix est un instrument indispensable pour son travail, à condition qu’elle soit faible pour ne pas déranger les autres tout en restant audible lors des échanges de vive-voix ou au téléphone.
De même, les échanges doivent être professionnels, courts si possible. Les bavards se verront regardés d’un mauvais œil par les autres ou subiront les conséquences négatives dans leurs rapports aux autres.

Lors d’une conversation téléphonique, la voix monte avec l’énervement face à un interlocuteur qui ne comprend pas les explications qu’on lui donne, qui lui-même hausse le ton, qui est de mauvaise foi, etc. Cela se fait involontairement.

Dans de tels cas, mieux vaut basculer sur un téléphone portable, si ce n’est pas déjà fait, et s’éloigner de l’open-space pour se rendre, par exemple, dans un bureau ou une salle de réunion vide.

Pour se concentrer

Lorsque le travail nécessite une forte concentration, il est préférable de signifier aux autres ce besoin.
Un petit écriteau mentionnant ce besoin, sur le coin du bureau, un casque anti-bruit sur les oreilles permettent de prévenir les autres de ne pas vous déranger, à condition de ne pas en abuser au risque de laisser penser que vous souhaitez un isolement total et permanent.

L’utilisation des plages horaires où les autres sont absents, moments de pause ou de réunion, pour effectuer le travail demandant le plus de concentration est aussi un moyen d’améliorer son efficacité au travail.

Soi et les autres

Si l’aménagement de l’open space peut minimiser les bruits et la vue des autres, il est parfois indispensable de se créer sa propre espace personnel.
L’open space est partagé, son poste de travail est SON espace à soi.

La spontanéité et la présence des autres provoquent l’envie de partager des informations sans s’éloigner de son poste de travail.
Que ce soit des échanges de propos professionnels ou plus personnels, le mieux est de les éviter dans l’open space.

Partagez vos trucs et astuces pour vous sentir bien en open space et pour y travailler efficacement, contactez-moi.

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Open space : Des solutions matérielles


Des solutions contre les nuisances dues à l’aménagement

Open space des années 2010

Open space des années 2010

L’éclairage et les matériaux

Dans l’idéal, un open space dispose d’un éclairage naturel, avec des puits de lumière au-dessus des bureaux individuels.

Or, l’un des avantages d’un open space est la capacité de l’employeur de pouvoir bouger les meubles, par exemple, pour inclure un nouveau collaborateur dans cet espace.

Sommaire :

Les puits de lumière ne changent pas de place, les collaborateurs si. Dans ce cas, pour chaque bureau, une lampe permet d’éclairer le plateau du bureau de telle façon que le collaborateur puisse travailler sans avoir d’ombre générée par sa lampe.

Il existe plusieurs matériaux qui permettent de diminuer le bruit, que ce soit pour le sol ou le plafond.

La disposition des meubles

L’emplacement des armoires de rangement permet un cloisonnement entre les bureaux, de même que des panneaux séparateurs. Les choisir de préférence, suffisamment haut pour créer l’illusion d’avoir un pseudo bureau individuel et surtout d’empêcher les collaborateurs de se voir ou même de s’entendre. Ce dernier point est l’une des causes de stress et donc de mauvais rendement et de mauvaise qualité du travail.

Quand la surface le permet et quand l’organisation du travail le permet, il est préférable que les bureaux soient disposés de telle façon que les collaborateurs ne soient pas face-à-face, lorsqu’ils sont assis à leur place. La nature est telle que nous avons toujours l’œil attiré par le mouvement autant que par le son, si minimes soient-ils.

De même, il est préférable d’organiser les chemins de passage entre les bureaux, pour éviter que le trajet de la porte au poste de travail ressemble à un déplacement dans un labyrinthe, à une course d’obstacles, parsemé de dérangements des autres collaborateurs à chaque pas.

L’espace individuel

Pour plus de confidentialité, le travail en commun et les échanges entre collègues se font à l’extérieur de l’open space dans une salle de réunion proche et séparée.

Installer des plantes entre deux bureaux permet de délimiter un espace personnel, de cacher l’autre et d’agrémenter la décoration de l’open space par des éléments de décor apaisants.

Plus l’espace individuel au milieu de l’open space est réduit et plus le collaborateur se sentira mieux et sera efficace dans son travail.

Autre point à mi-chemin entre des solutions physiques et des solutions liées aux personnes, les sonneries des téléphones et de tous autres équipements sonores, comme une cafetière ou un copieur, l’alarme des agendas ou de l’arrivée d’un mail, soient choisies comme produisant un son faible, voire aucun son, sauf le téléphone bien évidemment, qu’il est néanmoins préférable de mettre sur vibreur.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Les cartes du bruit


Une directive européenne

Cartes du bruitLa directive européenne 2002/49/CE relative à l’évaluation du bruit dans l’environnement demande aux agglomérations de plus de 250 000 habitants d’établir une carte des bruits ferroviaires, routiers, aériens ou encore industriels.

Les communes, le Conseil général et les services de l’État, Réseau Ferré de France, gestionnaires d’établissement industriels, etc. devront prendre en compte ces cartes du bruit dans leurs futures décisions, pour créer des documents d’urbanisation et de planification à venir

Pour les entreprises, comme pour les salariés, les cartes du bruit peuvent servir à définir le lieu de travail, l’implantation d’un établissement, les conditions d’aménagements internes, les conditions de travail et de transport.

Cartographier le bruit, pour quoi faire ?

  • Disposer de données homogènes et d’un état de référence,
  • Visualiser l’exposition du bruit,
  • Sensibiliser et informer le public et l’ensemble des acteurs,
  • Mettre en place des actions pour améliorer la qualité de l’environnement sonore dans l’avenir

Les différents types de bruit et la réglementation

Bruit routier

Les articles 12 et 13 de la loi n°92-1444 du 31 décembre 1992 relative à la lutte contre le bruit imposent la prise en compte des nuisances sonores issues du trafic routier dans tout projet neuf, et lors de la transformation significative d’une voie existante.

Bruit industriel

L’arrêté du 23 janvier 1997, vise à limiter les bruits émis dans l’environnement par les ICPE, ou Installations Classées pour la Protection de l’Environnement, afin de protéger l’environnement et les personnes exposées à ses nuisances. Ces installations industrielles ne doivent pas dépasser les 70 dB(A) en limite de propriété le jour et 60 dB(A) la nuit.

Bruit ferré

La réglementation des nuisances sonores issues d’infrastructures de transports ferroviaires est similaire à la réglementation des nuisances issues d’infrastructures de transports routières

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Insomnie vs sommeil fractionné


Quelle est la grande différence entre une insomnie et un sommeil fractionné ?

insomnie

Dans les deux cas, on dort mal !

L’insomnie est un phénomène qui touche des millions de personnes

  • 20 à 30 % de la population ont ou ont eu des insomnies
  • 65% des personnes de plus de 65 ans ont aussi ce problème de troubles du sommeil

L’âge est un facteur d’insomnie, de même que le stress professionnel. Les élèves ou les étudiants peuvent aussi souffrir d’insomnie, occasionnellement à l’approche d’examen.
Plus généralement, lors d’un évènement traumatisant ou une échéance importante dans sa vie personnelle ou professionnelle, l’insomnie nous guette tous.

D’autres causes de l’insomnie existent

  • Problèmes de santé : maladie, douleurs, dépression, anxiété, syndrome des jambes sans repos, …
  • Produits excitants : caféine, médicaments, …
  • Tabac, alcoolisme
  • Environnement : changement de lit, bruit, température, lumière, décalage horaire, télévision, ordinateurs et autres appareils, …
  • L’autre, qui partage le lit, le bébé, même s’il ne pleure pas, …
  • Activité physique : trop intense avant d’aller se coucher, ou trop peu en cas d’inactivité comme le chômage ou la sieste dans la journée
  • etc.

En résumé, l’insomnie est subit. Elle est involontaire.

Le sommeil fractionné ou polyphasique est très différent de l’insomnie

Le sommeil fractionné est un mécanisme où l’on habitue son corps à dormir de courtes périodes (phases de sommeil) et plus fréquemment (phases d’activité).

Les marins, dans des courses au large de plusieurs jours, ont besoin d’utiliser cette technique pour faire le point et rectifier leur trajectoire de façon à garder le meilleur cap tout au long de la régate.

Plusieurs « découpages » du temps sont possible en fonction de chaque personne.

Certains d’entre nous récupèrent physiquement plus rapidement . La fragmentation de leur sommeil va être d’une demi-heure toutes les 4 heures, par exemple.

D’autres ont besoin de plus de temps et dormiront 3 ou 4 heures la nuit puis une demi-heure toutes les 5 heures

Le sommeil fractionné est limité dans le temps.

Ce peut être celui de la course, ou celui du Ramadan, d’un stage de survie ou tout autre évènement qui sort du quotidien, stage, Ramadan, etc.

En résumé, le sommeil fractionné est volontaire.

Philippe Garin

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Insomnies ! Quoi faire ?
Le sommeil fractionné
Moi, stressé (stressée) ?

Tests de réaction au stress et aux tensions
Loi de Fraisse (Paul) : La perception du temps est subjective
Découpage du temps de travail

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Efficacité : Isolez-vous phoniquement


Efficacité : Isolez-vous phoniquement

Bruit - La transmission du bruitLe bruit est un facteur de stress et aussi un facteur perturbateur qui vous distrait de votre travail , même inconsciemment

Sommaire :

Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Fermer sa messagerie
Laissez le téléphone sonner
Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC

« Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »
N’allez pas à des réunions
Indicateurs d’efficacité

C’est plus facile quand on est seul dans un bureau, plus compliqué si on le partage à plusieurs et pire en open space

  • Fermez les fenêtres et les portes, pour ne pas laissez les bruits extérieurs pénétrer jusqu’à vos oreilles
  • Faites remarquer à vos collègues que vous avez une tâche à accomplir, qu’elle demande de la concentration et que c’est incompatible avec leurs conversations entre eux, elles, ou au téléphone
  • Mettez des bouchons dans vos oreilles dans les moments où vous n’attendez aucun appel téléphonique
  • Eloignez-vous des autres si vous, vous avez à faire du bruit, et signalez aux autres que vous appréciez la même discrétion et respect de votre environnement de leur part à votre encontre

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Les bruits qui courent ou pourquoi parvient-on à autant de rumeurs
Entendre n’est pas comprendre
Les généralisations et les règles pour mieux se faire comprendre

Les cinq clés de la communication
Les cartes du bruit
La climatisation dans la salle informatique

Autres Organisation :

Récapitulatif 6 Organisation
Récapitulatif 7 Organisation

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TMS troubles musculo squelettiques comment les éviter


8 conseils pour éviter les TMS

TMS zones douleuresLes TMS ou Troubles Musculo Squelettiques sont des maladies professionnelles.
L’article L 461-4 du Code de la Sécurité Sociale indique que

« Tout employeur qui utilise des procédés de travail susceptibles de provoquer des maladies professionnelles est tenu d’en faire la déclaration à la Caisse primaire d’Assurance maladie et à l’Inspecteur du travail… »

Voici quelques conseils pour éviter les TMS ou troubles musculo-squelettiques au bureau :

  1. Réglez la hauteur de votre chaise en fonction de votre taille et de la taille de votre bureau, pour vous permettre d’avoir le dos droit et les pieds à plats sur le sol ou sur un repose-pied
     
  2. Surélevez, si nécessaire, votre écran pour que vos yeux soient au niveau du haut de l’écran
     
  3. Placez votre écran à angle droit par rapport à la fenêtre, pour éviter d’avoir la source lumineuse dans les yeux.
    Un rideau ou un filtre est insuffisant pour éviter l’éblouissement
     
  4. Placez vos documents papier sur un support pour éviter d’avoir à baisser et lever constamment la tête
     
  5. Évitez une température au delà de 23°C dans la pièce
     
  6. Supprimez toute source de bruit pour que l’intensité sonore ne dépasse pas 55 dB (climatiseur, machines…)
     
  7. Changez de place, faites des pauses, évitez de rester trop longtemps dans la même position
     
  8. En cas de besoin, faites intervenir le CHSCT de votre entreprise ou la Médecine du Travail dont vous dépendez

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Tests de réaction au stress et aux tensions
Facteurs perturbants dans un bureau
Stress technologique : comment le maîtriser

TMS : Des chiffres et des accessoires (Troubles musculo-squelettiques)
Noir sur blanc confort visuel ou pourquoi le fond d’écran est blanc
La fatigue durant la période d’essai

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