Récapitulatif 18 Organisation


Récapitulatif 18 Organisation

Depuis le dernier récapitulatif, au 1er janvier 2017, j’ai écrit 129 nouveaux articles, toutes catégories confondues.

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Organisation :

Proposition, Mémoire, Solution : Comment les présenter ?
Toutes les idées peuvent être simplifiées dans un schéma
Le matin, dessinez une carte des actions à mener
Simulez l’inaptitude quand vous en avez besoin
 
Écrivez des mails de moins de 5 lignes
Coupez tous vos appareils électroniques
Si vous pouvez le faire en 2 minutes, faites-le maintenant
Aménager son bureau : Pas si simple

Qualité :

Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes
Productivité : Demandez à votre Némésis : La compétition motive
Productivité : Fixez-vous des objectifs physiques
 
Penser positif génère des résultats positifs
Visualisez votre raisonnement pour être au plus performant
Regardez les informations visuelles plutôt que du texte

Et aussi :

Cap des 1 250 000 visites de mon blog https://phgarin.wordpress.com Blog
Élections : Scrutateur 100 par 100 organisé Juridique
Entreprise : Pourquoi les structures transversales remplacent les structures verticales ? Management

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Récapitulatif 18 Management


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Management

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Critiquer sans blesser : Mode d’emploi collaborateur
Manque de confiance en soi ou désir de bien faire les choses collaborateur
Influence et charisme personnel vs autorité liée au poste diriger
 
Nouvel emploi : Accueil et intégration évaluation
Intégration en entreprise : Plus ou moins formalisée évaluation
PEPITE et Statut d’étudiant entrepreneur formation
Start-up : 10 clés du succès stratégie
 
Le Projet MAGIS AUXILIUM : Une start-up recherche des partenaires structurer
Entreprise : Pourquoi les structures transversales remplacent les structures verticales ? structurer
Quels sont les caractères spécifiques de la structure par projet ? structurer

Et aussi :

Cap des 1 250 000 visites de mon blog https://phgarin.wordpress.com Blog
Demandeur d’emploi : La Préparation Opérationnelle à l’Emploi individuelle ou POE I Emploi
Employeur : Les Aides à la Préparation Opérationnelle à l’Emploi ou POE Emploi
 
Créer son propre emploi : oui, non, peut-être Emploi
Moyens de recrutement utilisés par les employeurs Emploi
Belgique : Conséquences pratiques de la disparition de la période d’essai Emploi
 
Le Compte Prévention Pénibilité ou CPP sert aussi pour se former Juridique
Entreprise : 14 motifs légaux pour proposer un CDD Juridique
Licenciement économique : Comment dresser la liste des salariés concernés Juridique
 
Harcèlement au travail : Définitions Juridique
La médiation du crédit : Qu’est-ce que c’est ? Juridique
Productivité : Demandez à votre Némésis : La compétition motive Organisations

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Plan de communication : Les 6 bonnes questions


Les 6 questions à se poser pour bien communiquer

communication écrite, visuelle verbale donc complèteQuel que soit le sujet sur lequel on souhaite communiquer, le processus de transmission de l’information commence par se poser les bonnes questions.

L’importance des éléments et le succès de la communication dépendent de l’importance que l’on donne aux réponses des questions de cette check-list.

Tout plan de communication contient les réponses aux questions suivantes :

1. Qui sont les destinataires ?

Plus précisément, la question est de savoir qui compose la cible du message.

La même information transmise, par exemple, à un particulier ou à un professionnel, le sera d’une manière différente.

Cela peut aller jusqu’à préciser, dans le message lui-même, qui est concerné, de façon à attirer l’attention des uns et laisser indifférents les autres.
L’un des meilleurs exemples est celui de promotions sur des véhicules où le message indique si elles excluent les professionnels ou leur sont réservées.

De même, le choix des mots sera différents selon que la cible est le grand public ou un parterre de thésards (Bac + + )

2. On parle de quoi ?

Il y a le sujet principal, l’objet du message à transmettre. On le retrouve, par exemple, dans l’entête d’une lettre ou dans l’objet d’un mail.

Il y a aussi le contenu du message. L’information peut être une consigne, une supplique ou demande, une invitation, une réponse, etc.

Les arguments, les exemples, les réflexions et les conseils, l’expression de ses sentiments, figurent parmi les éléments qui permet de déterminer le corps du message à communiquer.

3. Quand communiquer ?

L’impact de la communication sera différent selon le moment où la communication aura lieu.

Ce peut être le bon moment si l’information est instantanée ou presque, comme dans le journalisme.
Le bon moment est peut-être à une heure précise dans la journée, quand les personnes destinataires sont au travail ou chez eux.

La communication peut également avoir lieu à des moments différents dans l’année. Le marché des jouets a surtout lieu avant Noël, par exemple.

4. Avec quelle fréquence ?

La répétition d’un message est l’une des méthodes les plus concrètes pour s’assurer que le message touchera bien toutes les personnes cibles.

C’est le principe même de la publicité, et aussi celui de l’éducation des enfants. Ces derniers ont la capacité d’oublier très rapidement ce qui vient de leur être dit, surtout les plus jeunes et que le message les dérange.

Au travail, les consignes de sécurité doivent faire l’objet de communication régulièrement dans des milieux dangereux alors que dans un milieu tranquille et sans danger, la récurrence du message sera plus large.

Le message unique est souvent la seule fréquence, notamment dans le quotidien.

5. Comment communiquer ?

C’est la question du canal de communication.

Elle sera verbale, écrite ou visuelle.

La communication peut se faire en parlant en face-à-face, au travers d’un média comme le téléphone, la messagerie, la télévision, la radio ou les prospectus.
Elle peut aussi être indirecte, via le bouche-à-oreille.

6. Avec quels moyens ?

La communication professionnelle demande une organisation, un planning et un budget.

Il faut déterminer exactement les réponses aux questions précédentes et définir qui va s’occuper, avec quels moyens matériels et financiers et en combien de temps.

L’organisation implique une ou plusieurs personnes. Il est évident que le service marketing d’une entreprise international ou le maire d’un village ont des moyens de mise en oeuvre de leurs communication sans rapport avec la communication d’un coach sur un terrain de sport ou la mère de famille envers ses enfants.

Conclusion

Toutes ces questions clés sont importantes dans un plan de communication structuré ou dans une simple et banale, en apparence, communication sans grand enjeu.

Une lettre sera une lettre, pourtant elle sera différente si elle contient des injures ou une demande de rendez-vous, selon qu’elle s’adresse à un partenaire commercial ou une administration ou un ami.
Son impact sera différent si elle est envoyée par la poste, écrite à la main, ou publiée dans un blog ou envoyée dans une campagne de mailing.

Philippe Garin

Pour un accompagnement personnalisé, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Compétences numériques : La Communication
La Process communication ; Les 6 personnalités
CNV Communication non violante : Les 4 étapes de l’OSBD

Danger : fausse annonce, vraie boite-aux-lettres = complice
Quand la critique devient harcèlement
6 facteurs de diminution de la déperdition d’un message

Autres Communication :

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Aménager son bureau : Pas si simple


L’équipement de base d’un bureau

bureau du maire de Quimper

bureau du maire de Quimper

Nous y vivons souvent, au travail ou/et à la maison. Que ce soit un bureau fermé ou un bureau ouvert, quel est l’équipement de base d’un bureau ?

Un bureau doit être équipé d’une table et d’un fauteuil ou d’une chaise.

La taille et la forme de l’un et de l’autre dépend de la forme de votre activité, sédentaire ou nomade, du temps que vous allez passer assis ou debout, ainsi que du type d’affaires traitées, seul (e) ou avec accueil de visiteurs.

Si vous avez à déplacer votre siège, mieux vaut qu’il possède des roulettes. Pour le confort, un fauteuil avec accoudoir permet de reposer les bras et de s’appuyer dessus pour se lever.

Un repose-pied peut vous permettre de régler l’angle formé entre vos cuisses et vos jambes pour les soulager.

Le dossier du siège doit vous éviter de vous avachir dedans, grâce à un renfort au niveau du bas du dos.

L’épaisseur du coussin dépend de votre poids.

L’éclairage est important, selon qu’il y ait ou non un éclairage naturel avec fenêtre ou sans fenêtre, selon qu’il y a des néons, une lampe sur pied ou sur la table, ainsi que du nombre de prises électriques et de leurs positions dans la pièce.

Les rangements peuvent être sous forme de tiroirs faisant partie du bureau ou séparés donc amovibles.

Si vous travaillez beaucoup par ordinateur ou que vous devez conserver des papiers, vous aurez besoin de plus ou moins de place de rangements et des procédés de classement différents, horizontaux ou verticaux, là encore, selon votre activité.

Ensuite, il y a le petit équipement, les fournitures de bureau, le papier, les cartouches d’encre, etc.
Un récipient pour trouver tout de suite ce dont vous avez besoin doit être à portée de main.

La corbeille à papier sera placées du côté droit si vous êtes droitier et inversement. A proximité de votre siège, sans gêner l’ouverture des tiroirs.

Les moyens de communication sont aussi une nécessité : Téléphone et Internet.

Le premier sera fixe ou mobile selon votre habitude d’usage. Le téléphone sera à porter de main, sur le bureau ou à votre ceinture selon le cas.

Quant à Internet, sur un bureau il est préférable de le placer en face de soi, tout en gardant à l’esprit qu’il doit être à la bonne hauteur des yeux, que vous ne vous prenez pas les pieds dans les câbles.

Les câbles traversent la pièce en longeant les murs et non pas au travers de la salle, à moins d’utiliser le sans-fil, Wifi ou Bluetooth.

Ensuite, chacun aménage son bureau comme il l’entend, selon son travail, ses goûts et ses moyens.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Quels sont les éléments qui composent un bureau bien conçu ?
10 risques quand une baie de serveurs est installée hors d’une salle informatique
Au bureau, vous êtes agacé (e) par …

Psychologie du travail dans l’organisation du bureau
Encombrement de la table de bureau
Analyse de mon poste de travail ou mon bureau est-il bien aménagé

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Influence et charisme personnel vs autorité liée au poste


Dans les organisations transversales l’influence et le charisme

priment-ils sur l’autorité traditionnellement dévolue aux cadres ?Jeanne d'Arc au siège d'Orléans

Une partie de la réponse se trouve dans ce précédent article.

Non

Dans une structure verticale ou par projet, l’influence et le charisme personnel fonctionnent de la même manière. Ils se font remarquer tous les deux.

Dans toutes les structures verticales, il y a des positions d’influence qui dépassent les clivages traditionnels.
Par exemple, la secrétaire d’un directeur a parfois plus d’influence qu’un cadre subordonné à ce directeur.

Cela reste valable dans une équipe de projet.
L’expression est libérée sans aller jusqu’à se laisser entraîner vers autre chose que le but à atteindre.
Le responsable reste le chef de projet, même s’il a un mode de management participatif.

Oui

Dans une structure par projet, il est plus facile de se faire remarquer parce que la parole est plus facile à donner ou à prendre.

C’est aussi plus difficile car le jugement arrive aussi plus rapidement.
On est jugé sur son activité durant le projet et non plus une fois par an lors d’un bilan annuel.

Par contre, la réussite d’un projet, le rôle dévolu durant le projet, permet aux plus travailleurs, aux plus « sachant », aux plus ambitieux d’influencer les autres par leur charisme personnel, car ils seront plus écoutés.

Le respect

Quant au respect d’un individu à un autre… une entreprise n’est ni une démocratie ni une anarchie ni une dictature.

Dans une structure verticale, le vouvoiement est de rigueur, signe de respect. La tenue vestimentaire est plus classique, sobre.

Dans une structure par projet, le tutoiement se fait plus facilement, signe de familiarité et de proximité. Les vêtements sont plus décontractés tout en restant classiques sans dans les organisations à taille modeste.

Le respect se fait par démonstration de son savoir, savoir-faire et, bien sûr, de son savoir-être, son charisme et sa conséquence : l’influence sur les autres.

D’une manière plus générale, lorsque vous avez de l’influence et du charisme, il y a de fortes chances que vous parveniez à obtenir un poste qui vous donne l’autorité naturelle liée au poste.

Pensez-y !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :
Les 4 facteurs influençant les comportements
Les 7 systèmes de valeurs personnelles
Entretien annuel d’évaluation du cadre en 6 points

Stress : Maladie contagieuse ou faute du management
Le POUVOIR en entreprise : oui, mais lequel
Bien diriger : Les recettes de six grands patrons

Autres Management :

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Entreprise : Pourquoi les structures transversales remplacent les structures verticales ?


Pourquoi les entreprises substituent-elles des structures transversales aux anciennes structures verticales ?

La structure verticalestructure verticale d'une entreprise classique

Le principe de la structure verticale est que le « sachant » est le supérieur hiérarchique.
D’ailleurs, rien que le terme « supérieur » indique une notion de supériorité intellectuelle en plus de l’autorité qui va avec le poste.

Les subordonnés sont considérés comme des outils.
On parle pour les postes hiérarchiques intermédiaires de « courroie de transmission » car ils sont là pour transmettre les ordres du haut vers le bas.

Inversement, quand un subordonné émet une idée, il l’a transmet à son supérieur direct, qui décide de la faire remonter à son propre supérieur hiérarchique ou de l’abandonner.
Ce phénomène conduit à une étroitesse et à la déperdition d’informations ou/et d’idées, notamment d’amélioration.

Il conduit aussi à l’isolement d’un niveau de la hiérarchie entre son niveau juste au-dessus et son niveau juste en dessous.
Aucune passerelle pour aller au-delà. Chacun a sa place.

L’ambition personnelle est de « grimper » dans la hiérarchie pour avoir « plus de monde » donc « plus de pouvoir » « sous » soi.

Dans une structure verticale, les sentiments sont laissés de côté, chacun les garde pour soi.

Plus on reste dans l’entreprise et plus on a de chance de monter en grade.
On se méfie de ceux « d’en-dessous » qui peuvent/veulent prendre votre place et on cherche à prendre la place de son supérieur.

Les relations humaines sont pleines de sous-entendus, de coups bas à la moindre faute de son supérieur ou de soi-même.

Quant à ceux qui sont bien dans leur poste, la routine s’installe.

Le moteur est une relation de pouvoir. Les rouages sont bien huilés, chacun sait ce qu’il a à faire et généralement il le fait bien.

La structure transversale

Dans une structure transversale, le principe est que chacun collabore avec les autres pour « libérer » le potentiel des collaborateurs.

Le responsable hiérarchique permet à chacun de montrer et de démontrer son savoir et son savoir-faire, pour que l’entreprise profite au maximum des efforts de tous.

La récompense est indépendante de la hiérarchie, elle est différente d’une progression hiérarchique et est plus dans l’accomplissement personnel du collaborateur et la satisfaction de son responsable d’avoir choisi un collaborateur efficace.

Les énergies et les potentiels sont libérés, les gens s’expriment plus librement.
Plus le collaborateur est content dans son travail et plus il travaille.

Dans une structure transversale, les sentiments s’expriment, la créativité se déclenche, le partage d’idées conduit à une collaboration étroite entre des personnes sur des objectifs communs, même s’ils sont dans des hiérarchies ou dans des niveaux de hiérarchie différents.

La méfiance vient plus de la maîtrise du savoir et de la gestion des relations humaines.

Le respect n’est plus en fonction de sa position hiérarchique mais en fonction de ses capacités personnelles et des actions au sein d’un projet ou pour un objectif commun.

La routine s’installe dans le dynamisme de l’équipe. La moindre défaillance ou fatigue se fait immédiatement remarquée.

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En complément :
Structure
La structure des potentialités d’une entreprise
La gestion stratégique du management

Les 3 types de management
Les trois temps d’une structuration interne
Déléguer ET contrôler, sinon gare aux conséquences !

Autres Management et Organisation :

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Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes


Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes

principes du wikiAgir avec plus d’efficacité passe par l’application de principes ou règles.

La mise en oeuvre, elle, de ces principes est effectuée grâce à des outils, simples donc efficaces.

D’une manière générale, la simplicité des principes et des outils favorisent le gain de temps et la productivité.

Voici quelques principes et outils pour être plus efficace et productif

Retenez et appliquez ces règles :

  1. Visualisez votre raisonnement ou alors oubliez-le
  2. Regardez les informations visuelles plutôt que du texte
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Sommaire :

Les bases de la productivité 1/4 : L’état d’esprit
Les bases de la productivité 2/4 : Les habitudes
Les bases de la productivité 3/4 : L’hygiène de vie
Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes

En complément :

Amélioration : 10 principes pour être efficace en entreprise et ailleurs
Principe : Définition
Ajouter des ressources en cours de projet ou le Principe chinois

Les 7 catégories d’outils de la résolution de problème
Management de projet : 5 causes de l’échec
Le cercle des règles de la gestion du temps

Autres Organisation :

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