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Bien préparer une réunion de travail

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Réunion de travail : Une bonne préparation

bien préparer une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

La préparation des participants

Lorsque l’on est invité ou convoqué à une réunion, surtout une réunion de travail, il est préférable d’être prêt afin de rester concentré sur son sujet, sans se disperser en évoquant d’autres sujets que ceux de l’ordre du jour. Ceux-ci feront l’objet d’une ou d’autres réunions.

Si le participant a reçu un document de l’organisateur, il en prendra connaissance avant la réunion.

S’il doit, lui, produire un ou des documents, il le préparera, également avant la réunion. Idem pour des réponses à un questionnaire reçu.

Si, au contraire, la réunion de travail doit être une réunion de créativité commune, alors ce sont les interactions entre les idées émises des uns et des autres au cours de la réunion qui donneront un résultat, impossible à prévoir à l’avance.

Le lieu et le moment

Avant de choisir le lieu et de planifier la réunion, l’animateur choisira la langue de travail durant la réunion, dans le cas où les participants pratiqueraient des langues différents, par exemple à l’international ou en Suisse.

Le lieu sera choisi en fonction :

  • du nombre des participants,
  • des moyens techniques de communication, tels que projecteur, écran, caméra, vitesse de la connexion Internet, tableau blanc, etc.
  • de l’accessibilité : proximité de la salle de réunion, parking, etc.
  • de la durée de la réunion : debout pour une réunion de quelques minutes ou fauteuils confortables pour une réunion de plus d’une heure

Le moment sera choisi :

  • en fonction des disponibilités des participants, dans la mesure où la présence de chacun est impérative,
  • en évitant les périodes de moindre attention, entre 14:00 et 16:00
  • en évitant les moments difficiles dans les déplacements lorsque la réunion a lieu à l’extérieur
  • suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se préparer, surtout s’il leur ait demandé de produire un document

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Aménager son bureau : Pas si simple

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L’équipement de base d’un bureau

bureau du maire de Quimper

bureau du maire de Quimper

Nous y vivons souvent, au travail ou/et à la maison. Que ce soit un bureau fermé ou un bureau ouvert, quel est l’équipement de base d’un bureau ?

Un bureau doit être équipé d’une table et d’un fauteuil ou d’une chaise.

La taille et la forme de l’un et de l’autre dépend de la forme de votre activité, sédentaire ou nomade, du temps que vous allez passer assis ou debout, ainsi que du type d’affaires traitées, seul (e) ou avec accueil de visiteurs.

Si vous avez à déplacer votre siège, mieux vaut qu’il possède des roulettes. Pour le confort, un fauteuil avec accoudoir permet de reposer les bras et de s’appuyer dessus pour se lever.

Un repose-pied peut vous permettre de régler l’angle formé entre vos cuisses et vos jambes pour les soulager.

Le dossier du siège doit vous éviter de vous avachir dedans, grâce à un renfort au niveau du bas du dos.

L’épaisseur du coussin dépend de votre poids.

L’éclairage est important, selon qu’il y ait ou non un éclairage naturel avec fenêtre ou sans fenêtre, selon qu’il y a des néons, une lampe sur pied ou sur la table, ainsi que du nombre de prises électriques et de leurs positions dans la pièce.

Les rangements peuvent être sous forme de tiroirs faisant partie du bureau ou séparés donc amovibles.

Si vous travaillez beaucoup par ordinateur ou que vous devez conserver des papiers, vous aurez besoin de plus ou moins de place de rangements et des procédés de classement différents, horizontaux ou verticaux, là encore, selon votre activité.

Ensuite, il y a le petit équipement, les fournitures de bureau, le papier, les cartouches d’encre, etc.
Un récipient pour trouver tout de suite ce dont vous avez besoin doit être à portée de main.

La corbeille à papier sera placées du côté droit si vous êtes droitier et inversement. A proximité de votre siège, sans gêner l’ouverture des tiroirs.

Les moyens de communication sont aussi une nécessité : Téléphone et Internet.

Le premier sera fixe ou mobile selon votre habitude d’usage. Le téléphone sera à porter de main, sur le bureau ou à votre ceinture selon le cas.

Quant à Internet, sur un bureau il est préférable de le placer en face de soi, tout en gardant à l’esprit qu’il doit être à la bonne hauteur des yeux, que vous ne vous prenez pas les pieds dans les câbles.

Les câbles traversent la pièce en longeant les murs et non pas au travers de la salle, à moins d’utiliser le sans-fil, Wifi ou Bluetooth.

Ensuite, chacun aménage son bureau comme il l’entend, selon son travail, ses goûts et ses moyens.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Recherche d’emploi : Atout et qualité

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Levons la confusion entre atout et qualité

Caractéristique

Pour différencier les personnes les unes des autres, on peut s’attacher à décrire son physique : petit ou grand, gros ou maigre, nez pointu ou épaté, blond, châtain, noir ou roux, etc.

On peut aussi décrire une personne par son origine géographique ou ethnique, par sa religion ou son orientation sexuelle.

Seulement voilà, ce sont des descriptions interdites dans le recrutement car elles peuvent induire une discrimination à l’embauche, formellement, légalement et strictement interdite.

des qualités personnelles

volontaire, résistant, rapide, persévérant, …

Savoir et savoir-faire

Pour se faire embaucher ou pour recruteur le bon profil, le premier critère de sélection est généralement la capacité à effectuer les tâches demandées au poste de travail. A quoi servirait une personne incapable de faire ce qu’on lui demande, dans le cadre de son travail ?

Soit, elle a l’expérience et le savoir-faire, soit elle peut l’acquérir par des formations, initiales ou continues.

Être capable d’exécuter les tâches, physiques ou/et intellectuelles, est un minimum que l’employeur recherche. Or, cela est insuffisant.

L’employeur cherche aussi ce qui va différencier les candidats qui possèdent le même savoir, c’est-à-dire les mêmes connaissances du métier, et le même savoir-faire. Malgré les nuances dues à la pratique, quand on sait faire, on peut faire.

Pour cela, il va chercher des qualités des candidats pour les comparer.

Qualité

Une qualité personnelle est appelée aussi un trait de caractère. Elles sont propres à la personne, c’est-à-dire qu’elles sont indépendantes du métier ou des formations que la personne a pu recevoir. Ces qualités personnelles existent depuis la plus tendre enfance et sont souvent développées durant les deux premières années de son existence. Puis, les circonstances de la vie influent sur la façon de penser et le comportement de chacun.

C’est ainsi qu’une personne sera plus introvertie ou plus extravertie, selon qu’elle a des difficultés à l’exprimer face à d’autres personnes ou, au contraire, se sent parfaitement à l’aise pour exprimer des idées et transmettre son message à ses interlocuteurs.

Cet exemple montre que l’on est soit l’un soit l’autre car il est impossible d’être les deux à la fois.
Toutefois, une personne plutôt timide peut se forcer à participer à une discussion pour paraître plus extravertie dans un cercle de collègues et une personne plutôt expansive sera capable de se modérer et de laisser la parole aux autres et de les écouter.

Atout

Un atout qui permet de distinguer un candidat d’un autre est l’adéquation entre les qualités personnelles et le poste de travail.

C’est ainsi qu’une personne extravertie aura un avantage pour un poste de commercial qu’une personne introvertie.
A l’inverse, pour un poste de comptable, une personne qui se sent mieux quand elle est seule, aura un avantage sur une personne qui se sent bien surtout quand elle est entourée.

Cet avantage est appelé Atout.

Un atout peut provenir d’une qualité que le recruteur cherche. L’employeur cherche une personne capable de s’intégrer dans son entreprise, avec qui l’ambiance sera propice au développement de ses affaires et dans laquelle les conflits seront évités.

Peut-être l’employeur cherchera-t-il une personne qui lui fasse des suggestions, peut-être veut-il un exécutant qui agisse sans prendre d’initiative. C’est lui qui fixe les règles, les critères de sélection des candidats et les qualités qui souhaite trouver chez son futur collaborateur ou sa future collaboratrice.

NB : Si une qualité peut être un atout, certaines connaissances particulières ou certaines expériences professionnelles peuvent l’être aussi.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Melora

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Melora

Enseign Melora Pazlar

Melora (DS9)

Dans l’univers Star Trek

Melora Pazlar est élyzéenne. Les Elyzéens sont un peuple de la Fédération des Planètes Unies.

Leur particularité est physique puisque la gravité sur cette planète est très basse et donc ses habitants se déplacent dans les airs.
Bien qu’ils soient physiquement proches des humains, ils utilisent un dispositif antigravitationnel individuel et portatif qui leur permet d’utiliser leur jambes, ou, du moins, de marcher, même péniblement, pour se mettre à la portée des autres peuples.

L’enseigne Melora Pazlar est cartographe et nommée sur Deep Space Nine où règnent des conditions techniques qui empêchent l’utilisation du dispositif antigravitationnel. Melora doit donc se déplacer en fauteuil roulant.

Une manipulation génétique en plusieurs étapes pourrait lui permettre d’utiliser ses jambes et de supporter la gravité des autres planètes.
La procédure est même débutée. Seulement, si le processus est poursuivi jusqu’à son terme, alors elle devrait renoncer à retourner sur sa planète.

Malgré le charme du docteur Bashir, elle quitte la station spatiale à la fin de l’épisode qui porte le nom de Melora, et ne renonce pas à sa planète, mais à son adaptation physique aux conditions de vie des autres mondes.

Dans le monde réel

Melora est une adaptation moderne du conte d’Andersen, la petite sirène qui accepte des jambes en abandonnant sa queue de sirène et son mode de vie.

C’est aussi le dilemme de l’intégration en renonçant à son origine.
C’est le drame des réfugiés, du moins ceux qui ont le choix, les immigrés économiques plus que politiques sont donc évoqués.

Lorsque l’on est immigré, deux attitudes sont présentes :
D’une part, on cherche à faire comme les autres, à apprendre la langue, les us et coutumes des indigènes.
C’est le cas des populations noires des États-Unis d’Amérique qui vivent comme les autres nord-américains.

D’autre part, on cherche à préserver ses racines, surtout lorsque la population majoritaire est hostile.
C’est le cas des populations noires du Brésil, qui, étant majoritaire, vivent avec certaines coutumes et croyances issues du passé africain de leurs ancêtres.

D’autres exemples, plus modernes et plus d’actualités, pourraient illustrer les difficultés d’intégration des immigrés.

Le drame de Melora pose aussi la question de l’intégration des handicapés dans la société.

Ne dit-on pas que le niveau de la civilisation d’un pays est en rapport avec la façon dont la majorité prend soin de sa population, en particulier ceux qui sont les plus faibles et qui en ont le plus besoin ?

La population des personnes en situation de handicap est, comme désormais beaucoup de minorités, visible.
Seuls les souvenirs restent d’une époque où on cachait son handicap ou c’était une honte de ne pas « être comme les autres ».
Ces personnes souhaitent vivre et travailler, sans que la notion de handicap soit évoquée, c’est-à-dire d’être intégrées.

Dans une population, qui serait composée très majoritairement de handicapés, une personne « valide » serait-elle handicapée, intégrée, un superman ou une superwoman ? Qu’en pensent les habitants des pays qui sont si nombreux avec une jambe de moins, pour cause de mines anti-personnelles ? Il n’est pas possible d’éviter de les voir. L’intégration fonctionne-t-elle que dans un sens ?

Star Trek et ses dérivés sont propriétés de Paramount Pictures (CBS)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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