Réussir l’animation d’une réunion de travail


Réunion de travail : Une animation réussie

animation de réunionSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Avant la réunion

L’animateur de la réunion est généralement celui ou celle qui organise la réunion. Cependant, il peut s’agit de quelqu’un d’autre mandaté pour cela.

Avant la réunion, il :

  • choisit et invite les participants,
  • fixe l’objectif et l’ordre du jour,
  • indique le lieu, l’heure de début et la durée de la réunion, sachant que l’attention baisse après 50 à 60 minutes,
  • vérifie la logistique et les moyens techniques prévus pour le bon déroulement
  • distribue éventuellement les documents de préparation

L’animation de la réunion

Durant la réunion, le rôle de l’animateur consiste à :

  • rappeler l’objectif et les règles de fonctionnement de la réunion,
  • informer,
  • poser des questions aux participants,
  • faire en sorte que tous les participants s’expriment,
  • éviter les interruptions, par exemple sonnerie de téléphone, bruit extérieur, visite impromptue
  • recueillir les avis des uns et des autres,
  • donner un rythme approprié et dynamique
  • introduit les pauses, lors de réunions longues
  • veiller au respect des horaires et de la durée prévue,
  • rédiger un procès-verbal de la réunion, rôle qui peut être délégué à un participant ou à une assistante si l’animateur participe activement au travail du groupe
  • conclure la réunion

L’animateur est là pour animer la réunion. Encore faut-il qu’il s’y prenne avec doigté selon l’objectif à atteindre.

Il peut être discret, en laissant les participants échanger entre eux, notamment dans des séances de créativité, ou dirigiste, en donnant la parole à chacun, à tour de rôle, et en limitant le temps de parole.

Dans le monde de l’entreprise, l’oisiveté est considérée comme une perte de temps et comme le temps, c’est de l’argent…

Par conséquent, si l’habitude de commencer les réunions à l’heure et de les terminer à l’heure prévue alors les participants prendront l’habitude d’arriver à l’heure et pourront planifier leurs autres tâches à la suite de la réunion.

Qu’un seul participant déroge à cette règle et c’est une autre règle qui s’applique, avec dérangement pour tous.
Il en est de même en cas de dépassement de la durée d’une pause avant la reprise de la réunion.

Si, à la fin d’une réunion, il s’avère que sa durée est insuffisante ou qu’une décision reste encore à prendre, il faut cesser la réunion à l’heure prévue et en planifier une autre avant le départ des participants.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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À quoi sert une réunion de travail


Réunion de travail : Définition et objectif

à quoi sert une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Dans toute organisation, les réunions sont un pilier du bon fonctionnement, en plus d’être inévitable.

Il y a les réunions obligatoires, individuelles ou collectives, définies par la loi, telles que la réunion de seconde partie de carrière ou les négociations entre les représentants du patronat et représentants des salariés.

Les échanges d’informations peuvent prendre différentes formes et passer par différents canaux.
Cependant, la réunion à plusieurs permet, de raccourcir les échanges par un contact direct entre les participants.

Le déroulement d’une réunion dépend beaucoup de la culture d’entreprise et de la culture du pays.

C’est ainsi que le mode de fonctionnement « à la française » est incompréhensible pour un anglo-saxon, sans, pour autant, que la productivité en soit diminué, bien que :

Les participants se coupent la parole ou la prennent sans prévenir,

  • Les heures prévues de début, avec un quart d’heure de retard minimum, et de fin, qui s’éternise,
  • Des discussions sans aucune décision n’aient été prises,
  • Certains s’endorment ou presque pendant que d’autres parlent,
  • Etc.

À quoi sert une réunion ?

La réunionite !

La fameuse réunionite est une réunion régulière, fixée à l’avance, sans objectif particulier et qui donne l’impression aux participants de perdre leur temps.

C’est pourquoi, pour être efficace, une réunion de travail doit répondre aux questions suivantes :

  • Cette forme d’échanges d’informations est-elle utile ?
  • Quel est l’objectif ou quels sont les résultats attendus à l’issue de la réunion ?
  • Qui doit y assister et pourquoi ?

Un réunion qui consiste à recueillir les compte-rendus de ses collaborateurs n’est pas une réunion de travail.
C’est une réunion d’informations où le responsable souhaite que chaque participant sache où en sont rendus les autres dans leur travail.

Si ces informations sont utiles d’être partagées à plusieurs, alors une réunion est organisée, sinon il s’agit d’un échange entre le responsable et chacune des autres personnes qui lui fait un rapport sur son activité.

D’autres canaux d’échanges peuvent être utilisés en dehors d’une réunion de travail, par exemple le téléphone ou la messagerie interne

L’objectif d’une réunion

Sans objectif, une réunion est inutile. Elle s’apparente alors un moment de pause où les participants s’échangent des informations pour rien.

Une réunion sert pour :

  • Transmettre un message, sans débat, par exemple pour informer le personnel d’une décision de la Direction
  • Faire le point sur un projet en cours
  • Chercher et trouver une solution à un problème, un conflit, un dysfonctionnement, etc.
  • Créer de nouveaux services ou produits
  • Prendre une décision en demandant l’avis de tous les participants
  • Former les participants

C’est à l’organisateur de la réunion d’indiquer le but de la réunion et le résultat attendu.

Il indiquera aussi quels seront les participants, et fixera le moment et la durée de la réunion, ainsi que les moyens matériels utiles pour son bon déroulement.

Lorsque c’est nécessaire, il fournira aux participants des indications sur le rôle de chaque participant ainsi que l’ordre des interventions.

Ainsi avertis, les participants pourront préparer leurs interventions.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Travailleur frontalier, détaché, expatrié : Quelles différences ?


Les principales différences des statuts du travailleur à l’étranger

panneau à la frontière avec le LuxembourgIl existe différents statuts et règles qui s’appliquent aux personnes qui travaillent à l’étranger.

Les différences importantes concernent essentiellement le droit du travail, la protection sociale et le régime fiscal, en plus du lieu d’habitation.

Faisons un tour rapide de ces différences.

Travailleur frontalier

Le travailleur frontalier habite obligatoirement dans une bande de 30 kilomètres à l’intérieur du territoire qui longe la frontière.

Il travaille de l’autre côté de la frontière, avec un contrat de travail du pays où il exerce.
Il est donc soumis au Droit du travail du pays où il travaille.

Par le fait que son employeur cotise à l’organisme de sécurité sociale dans son pays, ses salariés bénéficient de la Sécurité sociale du lieu de travail.
Toutefois il a le droit aussi au régime social de son lieu d’habitation et bénéficie ainsi des soins dans les deux pays.

Le régime fiscal dépend des accords bilatéraux. les impôts sont ainsi dus dans l’un ou dans l’autre pays selon ces accords, parfois dans les deux.

Travailleur détaché

La notion de travailleur détaché existe uniquement à l’intérieur de l’Union Européenne.

Ce statut permet de travailler dans un des autres pays de l’Union européenne pour un maximum de 12 mois, et par dérogation jusqu’à 18 mois au total.

Le contrat de travail est celui de son pays d’origine dans lequel est indiqué le lieu d’exercice du travail hors de son pays.
Pour y travailler, il faut, de plus, que l’employeur transmette un formulaire de détachement à l’inspection du travail du pays d’accueil.

La protection sociale est celle de son pays d’origine. Cependant, il peut bénéficier de celle de son pays d’accueil, à condition de s’y inscrire.

Là aussi, le régime fiscal qui s’applique est celui de l’un ou l’autre ou des deux pays selon des accords bilatéraux.

Travailleur expatrié

Un travailleur expatrié habite et travaille à l’étranger.

Il peut avoir signé un contrat de travail dans son pays, ou dans son nouveau pays de résidence à l’étranger, sans aucune limite de durée.

Sa protection sociale est celle du pays d’accueil.
Pour les Français, il peut s’inscrire volontairement à la Caisse des Français de l’étranger pour bénéficier de la protection sociale française, en plus de celle de son lieu d’habitation.

Le régime fiscal est celui du pays d’accueil.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Recrutement d’un salarié étranger en France : Les règles


L’embauche d’un salarié étranger est soumise à des règles

OFII office français de l'imigration et de l'intégrationEnvie de bien faire ou nécessité, un chef d’entreprise est amené, parfois à recruter des salariés en provenance de pays autres que le sien.

En France, deux catégories d’étrangers sont à prendre en considération : Les membres des pays de l’Espace Économique Européen, c’est-à-dire de l’Union Européenne, de la Norvège, de l’Islande, du Liechtenstein et de la Croatie, et les autres pays du monde.

Les ressortissants européens, sont libres de circuler et de travailler dans tous les autres pays de l’Union.
Par conséquent, aucune formalité n’est nécessaire pour l’entreprise.

Autorisation de travail

L’autorisation de travail est un document officiel délivré, soit séparément du titre de séjour, soit faisant partie du titre de séjour. Cela dépend du pays d’origine.

Si le candidat n’en dispose pas, c’est à l’employeur d’effectuer la démarche auprès de la Dirrecte.

Une fois en possession de l’autorisation de travail, l’employeur doit faire appel à l’OFII, l’Office Français de l’Immigration et de l’Intégration, pour que le salarié fasse une visite médicale et, pour payer une taxe.

La taxe

La taxe pour l’emploi d’un salarié hors EEE, dépend du montant du salaire et de la durée du contrat de travail.

  • Pour un contrat de moins de 3 mois, aucune taxe.
  • Pour un contrat entre 3 mois et 12 mois, le montant de la taxe est d’un peu plus de 70 euros pour un salaire inférieur ou égal au Smic jusqu’à 300 euros pour un salaire supérieur à 1,5 fois le Smic.
  • Pour un contrat supérieur à 12 mois, la taxe représente 55% du salaire brut d’un mois de salaire.

Travail illégal ?

Un travail est considéré comme illégal lorsqu’il y a absence de l’autorisation de travail ou lorsque cette autorisation de travail n’a pas été identifiée par la préfecture du département du lieu d’embauche hors Paris, où c’est le préfet de police qui est l’autorité compétente.

L’employeur doit impérativement demander l’authentification de l’autorisation de travail avant la signature du contrat de travail, au minimum 2 jours ouvrables, délai à compter de la réception de sa demande auprès de l’autorité compétente.

En cas d’irrégularité

En cas de travail illégal, l’employeur est responsable financièrement et pénalement.

C’est ainsi qu’en plus d’avoir affaire à la Justice, il risque des sanctions par l’URSSAF et l’OFII.
Notamment, deux amendes ou contributions à payer à l’OFII :

  1. contribution jusqu’à 5000 (cinq milles) fois le taux horaire du Smic,
  2. contribution de réacheminement vers le pays d’origine

Malgré la pénurie de compétences dans certains domaines, mieux vaut pour l’employeur de respecter les règles légales d’embauche d’un salarié étranger, n’est-ce pas ?

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Faire une bonne impression en entretien d’embauche : Mode d’emploi


5 conseils pour faire une bonne impression en entretien d’embauche

se mettre sur son 31 pour un entretien d'embaucheSe mettre sur son 31 est une expression qui signifie mettre ses plus beaux habits pour se présenter à une rencontre sous son meilleur jour.

Cette occasion, c’est l’entretien d’embauche.
Que le recruteur soit directement l’employeur ou un chargé de recrutement, mieux vaut mettre tous ses atouts de son côté pour réussir l’épreuve.

Pour convaincre un recruteur, il faut avoir les compétences qu’il désire trouver chez un candidat et avoir les traits de caractères qui vous permettent de vous intégrer à l’équipe en place.

Cela est insuffisant.

L’entretien d’embauche est aussi et surtout un exercice de communication.

Mieux vaut donc en connaître les règles, dont en voici quelques-unes :

1. Arrivez à l’heure

Rien de pire que d’arriver en retard, même en ayant prévenu.

Les mains moites, la chemise qui colle et les cheveux en bataille sont du plus mauvais effet sur votre interlocuteur.

2. Soyez bien habillé (e)

L’idéal est le « costume de l’emploi ». Projetez-vous comme si vous étiez dans l’entreprise, au poste et que vous voulez respecter les habitudes vestimentaires de l’établissement, du métier ou de l’équipe.

3. Arrivez avec votre dossier

Bloc-notes, stylos ou/et crayons, téléphone éteint, peigne ou brosse, bien rasé ou maquillée légèrement, mouchoir.
Voici quelques éléments que vous devez emporter avec vous.

Votre dossier comprend aussi l’annonce s’il y en a une, votre CV en deux exemplaires, dès fois que le recruteur en manque, ainsi que votre lettre de motivation et un pense-bête.

Ce pense-bête va contenir vos arguments, des mots-clés comme vos points forts et vos points faibles.

Vous aurez aussi quelques renseignements sur l’entreprise, que vous aurez préalablement recherchés

4. Arrivez préparé (e)

Vous êtes capable de vous présenter en deux minutes, sans bafouiller ni hésiter.

Vous avez préparé des réponses aux questions les plus fréquentes, les plus classiques des recruteurs.

Vous êtes suffisamment serein (e) pour écouter, répondre et poser des questions.

5. Soyez acteur et réactif

Saisissez toutes les occasions offertes par le recruteur pour montrer à quel point vous êtes intéressant (e) pour l’entreprise.

Prenez la parole quand il vous la donne, dans le même rythme que lui et de préférence en utilisant les mêmes expressions verbales.

Calquez votre attitude sur la sienne pour être en phase tout en gardant un dynamisme dans l’entretien pour montrer votre motivation pour le poste.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Devise 085 : Ne laisse pas la concurrence connaître tes pensées


Devise 085 des Devises de l’Acquisition des Ferengi (Star Trek)

« Devise 085 : Ne laisse pas la concurrence connaître tes pensées »

« Never let the competition know what you’re thinking »

source : Légendes des Ferengi (DS9)

Littéralementtransmission de pensée

Jamais laisse la concurrence savoir ce que tu penses

Interprétation

Les Ferengi bloquent inconsciemment toutes tentatives d’espionnage de leurs pensées par un télépathe.
La configuration de leur cerveau le leur permet.

De cette façon, personne ne peut savoir à l’avance quelles sont leurs pensées, donc s’ils mentent ou disent la vérité, ni quels plans ils préparent pour gagner une affaire, but de leur façon de vivre.

Commentaires

La seule liberté de chaque individu est la liberté de penser.

Bien des dictatures souhaiteraient savoir ce que l’on pense.
Pour soutirer des informations, la torture physique ou psychologique est utilisée.

Dans le monde économique, il s’agit de brevets, de plans, de stratégies ou d’opportunités d’affaires qui importent. La nécessité de protéger ses pensées se fait sentir, car chaque action connue sert déjà à la concurrence pour contrecarrer les meilleures affaires.

De nos jours, il faut faire la part des choses en séparant les fausses informations, les fameuses fake news, des vraies.

Une fausse information a pour objet de détourner l’attention de la vraie information, celle qui va servir.
La fausse information est là pour noyer le poisson, pour faire croire à quelque chose qui est faux, et qui paraît pourtant exact.

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Star Trek et ses dérivés sont propriétés de Paramount Pictures (CBS)

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Psychologie positive, Pensée positive, Parler positif
Entretien d’embauche : Jamais les mêmes questions. Zut alors !
En faire trop

La méthode Coué
La Miviludes : Mission interministérielle de vigilance et de lutte contre les dérives sectaires
Esclavage de nos jours

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Gestion du temps : Concentré de tomates ou la technique Pomodoro


Concentré de tomates ou la technique Pomodoro

minuteur de cuisine en forme de tomate pour la technique pomodoro des 25 minutes de travail concentréPomodoro signifie tomate en italien. C’est un minuteur de cuisine en forme de tomate qui a servi à Francesco Cirillo dans la mise en place de sa technique de concentration au travail.

Il est parti du principe qu’il y a trop de facteurs perturbants au travail et qu’il fallait se ménager des plages horaires pour se concentrer et avancer dans ce que l’on fait.

La concentration intense et sans dérangement est un exercice fatigant, c’est pourquoi il faut que la concentration soit intense et qu’entre deux moments de travail s’intercalent une période de relaxation.

C’est ainsi qu’il a inventé cette technique de gestion du temps.

Préalables

Avant de se lancer dans une tâche, il découpe son travail de telle façon qu’il puisse exécuter la tâche par tranches de 25 minutes, ou un multiple de cette durée.

Quand une tâche est prévue pour durer moins longtemps, elle est alors combinée avec une autre pour retrouver leur exécution dans le créneau de la durée de la minuterie.

La méthode Pomodoro

Au moment de se lancer dans une tâche, il met le minuteur sur 25 minutes et le déclenche.

Ces 25 minutes sont exclusivement consacrées à sa tâche.

Quand la sonnerie retentit, il s’arrête, pendant 5 minutes.

Puis, il recommence avec 25 minutes fixes et invariables.

Après 1 heure et 25 minutes, la pause s’allonge pour passer à 10 ou 15 minutes, avant de reprendre le cycle : 25 – 5 – 25 – 5 – 25 – 15.

Avec l’expérience, tout le monde parvient à utiliser cette méthode non pas de concentré de tomates, mais de concentration grâce à un minuteur en forme de tomate.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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