Bien préparer une réunion de travail


Réunion de travail : Une bonne préparation

bien préparer une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

La préparation des participants

Lorsque l’on est invité ou convoqué à une réunion, surtout une réunion de travail, il est préférable d’être prêt afin de rester concentré sur son sujet, sans se disperser en évoquant d’autres sujets que ceux de l’ordre du jour. Ceux-ci feront l’objet d’une ou d’autres réunions.

Si le participant a reçu un document de l’organisateur, il en prendra connaissance avant la réunion.

S’il doit, lui, produire un ou des documents, il le préparera, également avant la réunion. Idem pour des réponses à un questionnaire reçu.

Si, au contraire, la réunion de travail doit être une réunion de créativité commune, alors ce sont les interactions entre les idées émises des uns et des autres au cours de la réunion qui donneront un résultat, impossible à prévoir à l’avance.

Le lieu et le moment

Avant de choisir le lieu et de planifier la réunion, l’animateur choisira la langue de travail durant la réunion, dans le cas où les participants pratiqueraient des langues différents, par exemple à l’international ou en Suisse.

Le lieu sera choisi en fonction :

  • du nombre des participants,
  • des moyens techniques de communication, tels que projecteur, écran, caméra, vitesse de la connexion Internet, tableau blanc, etc.
  • de l’accessibilité : proximité de la salle de réunion, parking, etc.
  • de la durée de la réunion : debout pour une réunion de quelques minutes ou fauteuils confortables pour une réunion de plus d’une heure

Le moment sera choisi :

  • en fonction des disponibilités des participants, dans la mesure où la présence de chacun est impérative,
  • en évitant les périodes de moindre attention, entre 14:00 et 16:00
  • en évitant les moments difficiles dans les déplacements lorsque la réunion a lieu à l’extérieur
  • suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se préparer, surtout s’il leur ait demandé de produire un document

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Faire une bonne impression en entretien d’embauche : Mode d’emploi


5 conseils pour faire une bonne impression en entretien d’embauche

se mettre sur son 31 pour un entretien d'embaucheSe mettre sur son 31 est une expression qui signifie mettre ses plus beaux habits pour se présenter à une rencontre sous son meilleur jour.

Cette occasion, c’est l’entretien d’embauche.
Que le recruteur soit directement l’employeur ou un chargé de recrutement, mieux vaut mettre tous ses atouts de son côté pour réussir l’épreuve.

Pour convaincre un recruteur, il faut avoir les compétences qu’il désire trouver chez un candidat et avoir les traits de caractères qui vous permettent de vous intégrer à l’équipe en place.

Cela est insuffisant.

L’entretien d’embauche est aussi et surtout un exercice de communication.

Mieux vaut donc en connaître les règles, dont en voici quelques-unes :

1. Arrivez à l’heure

Rien de pire que d’arriver en retard, même en ayant prévenu.

Les mains moites, la chemise qui colle et les cheveux en bataille sont du plus mauvais effet sur votre interlocuteur.

2. Soyez bien habillé (e)

L’idéal est le « costume de l’emploi ». Projetez-vous comme si vous étiez dans l’entreprise, au poste et que vous voulez respecter les habitudes vestimentaires de l’établissement, du métier ou de l’équipe.

3. Arrivez avec votre dossier

Bloc-notes, stylos ou/et crayons, téléphone éteint, peigne ou brosse, bien rasé ou maquillée légèrement, mouchoir.
Voici quelques éléments que vous devez emporter avec vous.

Votre dossier comprend aussi l’annonce s’il y en a une, votre CV en deux exemplaires, dès fois que le recruteur en manque, ainsi que votre lettre de motivation et un pense-bête.

Ce pense-bête va contenir vos arguments, des mots-clés comme vos points forts et vos points faibles.

Vous aurez aussi quelques renseignements sur l’entreprise, que vous aurez préalablement recherchés

4. Arrivez préparé (e)

Vous êtes capable de vous présenter en deux minutes, sans bafouiller ni hésiter.

Vous avez préparé des réponses aux questions les plus fréquentes, les plus classiques des recruteurs.

Vous êtes suffisamment serein (e) pour écouter, répondre et poser des questions.

5. Soyez acteur et réactif

Saisissez toutes les occasions offertes par le recruteur pour montrer à quel point vous êtes intéressant (e) pour l’entreprise.

Prenez la parole quand il vous la donne, dans le même rythme que lui et de préférence en utilisant les mêmes expressions verbales.

Calquez votre attitude sur la sienne pour être en phase tout en gardant un dynamisme dans l’entretien pour montrer votre motivation pour le poste.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Management participatif : Tenir ses objectifs


Un membre de l’équipe vous préviens peu avant la fin de la journée de travail qu’il ne sera pas prêt pour le lendemain matin

en retard horloge de gare

C’est l’avant-dernière et sixième question du sondage sur le management participatif.

a) Vous le renvoyez en insistant que c’est son problème et qu’il doit avoir fini dans le délai prévu

Il existe de bonnes et de mauvaises raisons d’être en retard et de prévenir son responsable à la dernière minute.

C’est à chaque manager de définir son taux de tolérance.

Si le délai était trop court, et que cela soit connu du manager et du collaborateur, c’est du ressort de la responsabilité du manager.

Si un imprévu est arrivé et que le manager le découvre au moment où le collaborateur le prévient, c’est du ressort de la responsabilité du manager, aussi. A lui de fixer les règles de communication entre les membres de son équipe et lui-même.

Qu’il ait respecté les règles ou pas, le collaborateur doit assumer son retard.

La décision de le faire rester est celle du manager.

b) Vous l’aidez à finir ce qui est prévu en restant plus tard avec lui

En tant que manager, votre efficacité est le résultat de votre travail ET de celui de vos collaborateurs.

Aider un collaborateur n’est efficace que si vous avez les compétences pour l’aider. Votre aide est limitée. Même si vous pouvez les compétences nécessaires, le collaborateur doit exécuter la tâche que vous lui avez confiée.

Votre soutien tient alors plus de la présence et de l’incitation à une meilleure efficacité de votre équipier. Il doit avoir le sentiment que vous le soutenez, cette fois-ci et que cet incident doit rester unique.

c) Vous faites appel à d’autres membres pour finir à temps

Avec votre collaborateur examinez la situation, déterminez les facteurs qui ont conduit à cette situation.

Prenez alors les mesures qui s’imposent : Le délai est impératif. Impliquer d’autres collaborateurs, tout en étant présent pour calmer les tensions, amènent les collaborateurs à une solidarité, volontaire ou imposée.

Le membre de l’équipe en retard dans son travail aura reçu sa leçon, plus de la part des autres membres que de vous-même.

Un recadrage est alors indispensable… demain, car, ce soir, vous superviser ceux qui restent travailler.

La meilleure réponse est

c) Vous faites appel à d’autres membres pour finir à temps

SOMMAIRE :

1) On vous annonce que vous devez diriger une équipe sur un nouveau projet. Que faites-vous en premier ?
2) Vous avez la plus grande satisfaction lorsque…
3) Votre style de management provoque des critiques parce que…

4) Pour une décision non cruciale pour la réussite du projet…
5) Dans les réunions de travail, vous êtes irrité par…
6) Un membre de l’équipe vous préviens peu avant la fin de la journée de travail qu’il ne sera pas prêt pour le lendemain matin

7) En réunion, votre but principal est de…

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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A quoi sert un planning
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Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet
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Estilez la charge de travail, le coût et l’implication à leurs justes valeurs

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Auto entreprise : sanction en cas de retard de déclaration en 2012


En cas de retard de déclaration de CA en 2012, le fisc sanctionne

finances publiquesDepuis le 01 janvier 2012, l’administration fiscale va sanctionner toutes les auto entreprises pour chaque retard dans les déclarations de chiffre d’affaires.

Ces déclarations doivent être effectuées au plus tard à la dernière d’exigibilité de l’année civile

Pour un auto-entrepreneur de services, le chiffre d’affaires maximum pour un an est de 32 100 euros, soit 2675 euros par mois.

Les cotisations associées sont de 21.8% soit 583.15 euros par mois

La majoration par déclaration manquante et pour un mois est donc de 583.15 * 5% = 29.16 euros

Ceci en plus de la pénalité de retard de 46 euros

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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CSG et CRDS : calcul changé au 01 01 2012
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Test congés payés à l’usage des employeurs

Principe de l’« opt-in » ou règle du consentement préalable
Surveillance en entreprise
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Pôle emploi : Surveillez votre messagerie


Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

répondre à tousDepuis le 1er septembre 2001, Pôle emploi a reçu pour consigne de privilégier la messagerie électronique pour communiquer avec les personnes qui sont inscrites comme demandeurs d’emploi

A priori cela semble être une avancée technologique

  • gain de temps : le message est envoyé immédiatement, pas de retard dans l’acheminement, grève à la poste ou pas
     
  • gain d’argent : économie substantielle sur les enveloppes, le papier, les timbres et le personnel qui s’en occupait au Pôle emploi

Attention à votre messagerie

  1. Pas question de laisser passer un message en provenance du Pôle emploi : les radiations sont aussi envoyées par courriel
     
  2. Sachez identifier les mails en provenance du Pôle emploi parmi les dizaines, centaines, milliers de mails que vous recevez
     
  3. Faites attention que les courriels de Pôle emploi soient bien identifiés comme de vrais messages et non pas comme spam, et ceci à chaque mail
     
  4. Pensez à consulter votre messagerie quand vous partez en vacances : votre voisin n’ira pas vider votre boîte aux lettres électronique comme il le fait pour votre boîte aux lettres postale durant votre absence physique
     
  5. Vous n’avez pas le droit d’avoir une panne électrique; ne faites jamais sauter les plombs, attention à la foudre !!
     
  6. Ne changez pas de boîte-aux-lettres électronique, ou prévenez immédiatement le Pôle emploi en cas de changement dadresse mail
     
  7. Pas question d’avoir un message qui disparaît; n’utilisez pas de messagerie qui efface vos mails quand vous les transférer sur votre PC
     
  8. Interdiction d’avoir une panne d’ordinateur, ou du terminal qui vous permet de consulter votre messagerie

Bref ! Le plus simple eut été de ne pas donner votre adresse mail à Pôle emploi, sauf que c’est devenu obligatoire pour s’inscrire ou se réinscrire

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
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5 différences entre l’Arbeitsamt en Allemagne et le Pôle emploi français
Les catégories administratives des demandeurs d’emploi pour le Pôle emploi

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Caution solidaire en cas de non paiement du loyer : les devoirs et les limites


Caution solidaire : les devoirs et les limites

location habitationDans certains cas, le propriétaire qui met en location un bien peut demander au locataire d’apporter le concours d’une à trois autres personnes qui se portent caution solidaire en cas de non paiement du loyer par le locataire.

Généralement le propriétaire privilégie une seule personne comme caution solidaire.

Devoirs de la caution solidaire

  1. La caution solidaire doit payer le loyer, et, selon l’acte de cautionnement, les charges ou/et les réparations liées à des dégradations causées par le locataire.
  2. La personne se portant caution solidaire doit fournir les justificatifs réclamés par le propriétaire : bulletins de salaire, pièces d’identité, quittances de loyer, etc.
  3. La personne se portant caution solidaire s’engage sur la nature et l’étendue de l’obligation qu’elle contracte.
  4. La caution solidaire se peut être résiliée avant la fin de la durée de l’engagement, sous réserve que celle-ci figure dans l’acte de caution solidaire.
  5. La caution solidaire doit payer des loyers après que le propriétaire ait engagé une action en justice contre le locataire pour impayé, à sa demande et dans un délai de 15 jours.

Limites de la caution solidaire

  1. Toute personne peut être caution solidaire, sous réserve qu’elle soit majeure et solvable. Elle ne doit être ni sous tutelle ni sous curatelle.
  2. La caution solidaire ne peut être réclamée dans le cas où une assurance des loyers impayés a été souscrite ou dans le cas d’une garantie des risques locatifs.
  3. L’acte de cautionnement est un acte sous seing privé, donc sans intervention d’un notaire, bien que cette possibilité existe.
  4. L’acte de cautionnement peut être signé sur le même document que le bail, ou dans un document séparé contenant les informations nécessaires pour lever toute ambiguïté sur le bien loué.
  5. La durée du bail n’est pas une mention obligatoire sur le document de caution solidaire.
  6. L’engagement de caution solidaire prend fin à la même date que la fin du contrat de location.
  7. Aucune indemnité de retard ne peut être réclamée à la caution solidaire en cas de dépassement du délai de 15 jours, prévu par la loi pour payer le loyer impayé à la demande du propriétaire.

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Comment reconnaître mon propre comportement de fuite au travail


22 signes pour reconnaître mon propre comportement de fuite au travail

comportement de fuite au travailQui n’a jamais repoussé jusqu’au dernier moment l’exécution d’une tâche sous le prétexte qu’il y a d’autres urgences à mener ou qui n’a jamais tenté de passer la main et laisser faire un autre pour ne pas avoir à le faire soi-même ?

Quand ça marche, quel plaisir de se dire que le travail s’est fait de lui-même !

Un tel comportement montre simplement que vous faites votre travail dans le stress, sous la pression du temps, avec le risque de faire des erreurs ; bref que vous avez un mauvais sentiment malgré le plaisir immédiat initial.

Quelles sont les tâches que vous devriez avoir terminées ou avoir commencées depuis longtemps ?

Pour quelles raisons ne vous y êtes pas encore mis ?

Ces questions sont désagréables car le travail à effectuer l’est pour vous

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Dans la liste suivante, notez les comportements que vous pratiquez :

Je commence par

  1. Ranger mon bureau
  2. Fumer une cigarette (cigare, pipe), pour les fumeurs
  3. Boire une tasse de café (thé, un verre d’eau, etc.)
     
  4. Exécuter une autre tâche en retard
  5. Faire un tour dans les couloirs ou dans les bureaux sans but précis
  6. Exécuter un travail routinier
     
  7. Lire un journal (magazine, etc.), parce ce que être informé est important dans mon travail
  8. Revenir sur un travail déjà exécuté, au cas où il resterait une erreur
  9. Essayer de déléguer une tâche à un autre
     
  10. Engager une conversation avec un collaborateur, un chef, un client, un ami, la famille etc.
  11. Repousser le travail pour dégager du temps libre
  12. Mener à bien une action à titre privé
     
  13. Demander encore plus d’informations que celles que je dispose déjà
  14. Visiter un contact important (client, vendeur, etc.)
  15. Téléphoner à ceux que je n’ai pu avoir une fois précédente, peut-être arriverais-je enfin à leur parler
     
  16. Me déplacer, voyager
  17. Prendre des congés
  18. Remarquer que je n’ai plus assez de temps disponible pour exécuter le travail
     
  19. Constater que le collaborateur qu’il faut pour le travail précédent est absent
  20. Demander s’il n’y a pas d’autres tâches plus urgentes
  21. Me dire que le système informatique ne fonctionne pas comme il le faudrait
  22. Me dire que je ne suis pas la bonne personne pour exécuter la tâche

Vous êtes-vous reconnu ?

Qu’allez-vous faire maintenant ?

Qu’est-ce qui peut vous aider à changer ces habitudes ou tentatives de fuite dans le travail qui vous génèrent du stress et des risques d’erreur ?

Dressez une liste des mesures à prendre et mettez en pratique celle qui est la plus appropriée au moment où vous remarquer l’un des comportements de la liste à votre travail.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en avoir plus :


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