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3 astuces pour se concentrer et gagner du temps

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Principes de productivité

Dans son travail, il arrive que la fatigue ou la procrastination nous font décaler une tâche, à moins que le temps prévu pour l’exécuter soit allongé. En tout cas, aucune satisfaction à la clé. Le travail perd de son intérêt.

Voici quelques astuces pour gagner en efficacité :

1/ Fixer objectifs et priorités

Parmi toutes les tâches que vous avez, certaines sont plus prioritaires que d’autres.

Les plus prioritaires sont celles qui vous permettent d’atteindre vos objectifs. Évidemment, vous avez, au travail, toujours deux types d’objectifs : ceux qui vous sont donné par votre hiérarchie et vos propres objectifs.

principe_d_eisenhowerPar ailleurs, il est plus facile de se fixer des étapes pour atteindre ses objectifs à long terme et de déterminer les actions à mener pour atteindre chaque objectif intermédiaire. Cela permet, en plus, de maintenir sa motivation et la satisfaction du travail effectué.

2/ Soyez linéaire

Une chose après l’autre. La première de la journée sera la plus importante. Qu’elle soit simple ou compliquée, la tâche la plus importante est à faire en premier, quand les énergies sont au plus fort.

Évitez les distractions et fixez-vous une limite de temps avant la pause. Restez sur cette tâche jusqu’à ce que vous ayez atteint un degré suffisant de satisfaction, par exemple quand elle est terminée ou suffisamment avancée pour passer, plus tard, à la suite.

Conservez les pauses entre les tâches pour vous ressourcer. Dormez, mangez, faites de l’exercice physique, respirez, sont indispensables pour restaurer son énergie avant de poursuivre.

Si vous manquez d’éléments pour travailler sur une tâche ou si l’envie vous manque, mieux vaut passer à une autre tâche de même priorité.

planification détaillée

planification détaillée

3/ Planifier sans excès

Quand vous êtes un exécutant, un membre d’une équipe avec des tâches bien précises, il est difficile de planifier plus de 70% de son temps. Les 30% restants sont dus à des interruptions imprévues de tout ordre.

Quand vous êtes encadrant d’une équipe, la limite est de 50%. En effet, vous êtes plus sollicité que les premiers par des éléments extérieurs indépendants de votre volonté.

Prévoyez des moments où vous êtes indisponible pour tout dérangement et des plages horaires pour des activités non planifiées. Si on veut vous déranger, qu’on attende le « bon » moment, celui que vous aurez fixé.

Vous avez gagné du temps, estimez la durée de la prochaine tâche et voyez si vous avez le temps de l’exécuter avant la fin de la journée, sinon choisissez une tâche plus courte, voire de moindre priorité qui peut être terminée dans le temps restant.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Productivité : Fixez-vous des objectifs physiques
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Comment s’assurer que toutes les tâches prévues ont bien été menées
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Précrastination vs procrastination

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En faire trop ou pas assez

Beaucoup ont entendu parler de la procrastination. Si, si. C’est ce phénomène qui fait que l’on remet à plus tard ce que l’on pourrait faire tout de suite, par lassitude ou manque d’envie.

La procrastination peut conduire au bore out.
Le manque d’appétit au travail génère un vide, un manque de tâches à effectuer. Du moins, celles que l’on devrait faire et que l’on ne fait pas.

Faute d’exécuter des tâches, on passe son temps à ne rien faire, c’est le bore out.

bore out engendré par la procrastination

bore out engendré par la procrastination

A l’inverse, et bien moins connu, la précrastination.

C’est le phénomène qui conduit à faire tout, tout de suite. On n’attend jamais, on enchaîne les tâches les unes après les autres, sans discernement.

Sans s’arrêter ni faire le tri, dès qu’une nouvelle tâche arrive, on se lance dans sa réalisation le plus tôt possible.

A force, la précrastination peut conduire au burnout, c’est-à-dire à l’épuisement professionnel.

Si la procrastination amène à mourir d’ennui, la précrastination conduit, parfois, jusqu’à la mort, via un burnout trop poussé, le karoshi, mot d’origine japonaise.

précrastination : trop de bras

précrastination : trop de bras

Analyse de ces phénomènes

Les deux phénomènes sont une réaction, le désir de soulager le stress et l’angoisse devant un travail qui déplait.

En cas de procrastination, vous

  1. Accumulez le retard
  2. Faites les choses le plus tard possible
  3. Renforcez la culpabilité sur sa paresse
  4. Stressez voire paniquez face à la liste des tâches à exécuter
  5. Donnez une mauvaise image de soi
  6. Préférez ne rien démarrer
  7. Avez le réflexe de fuir devant un danger
  8. Manquez d’énergie
  9. Perdez votre élan et éprouvez des difficultés à reprendre là où vous vous êtes arrêté
  10. Retardez les tâches les plus importantes
  11. Repoussez les tâches désagréables en les retardant
  12. Voyez à long terme

En cas de précrastination, vous

  1. Retardez, le moins possible, les tâches moins importantes
  2. Faites les choses le plus tôt possible
  3. Culpabilisez d’avoir encore des tâches à faire
  4. Avez la volonté de se libérer des tâches désagréables
  5. Voulez donner une bonne image de vous
  6. Démarrez plusieurs tâches à la fois
  7. Avez le réflexe de combattre devant un danger
  8. Disposez de beaucoup d’énergie
  9. Gaspillez vos ressources, votre temps et votre énergie
  10. Souhaitez tout contrôler
  11. Repoussez les tâches désagréables en les exécutant tout de suite ou en faisant passer les autres tâches avant
  12. Voyez à court terme

principe_d_eisenhowerSolutions

Deux phénomènes et pourtant des solutions communes.

  • Prévoir les tâches
  • Programmer et planifier les tâches
  • Avoir le réflexe de combattre un danger
  • Se fixer une date de fin ni trop proche ni trop éloignée, à la mesure de l’enjeu
  • Traiter les tâches selon leur importance et l’urgence
  • Éviter les distractions et rester concentrer sur sa tâche
  • Réserver des durées sans téléphone, porte fermée interdisant de pénétrer
  • Adapter son emploi du temps à son rythme circadien pour utiliser sa meilleure énergie au meilleur moment pour soi
  • Noter ses idées pour y revenir plus tard
  • Se fixer des objectifs modestes et atteignables

Alors, et vous ? Procrastination, précrastination, ou aucun des deux ?

Faites-le moi savoir par un commentaire

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Les 12 caractéristiques du meneur et du suiveur

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Êtes-vous meneur ou suiveur ?

Dans toute organisation, deux grandes catégories d’individus se côtoient : Les meneurs et les suiveurs.

Les premiers occupent les premiers rangs dans la hiérarchie ou, lorsqu’ils se trouvent à un rang inférieur, ils se font suffisamment remarquer et progressent plus vite.

Les suiveurs préfèrent vivre en exécutant leur travail de leur mieux et en suivant les directives fixées par les meneurs.

meneur suiveur Francis BlancheEt vous, êtes-vous plus meneur que suiveur ou plus suiveur que meneur ?

Voyons ensemble les caractéristiques de l’un et de l’autre pour vous aiguiller.

1. « Jusqu’à » ou « À partir de »

Le suiveur travaille à l’intérieur du cadre de ses responsabilités et de ses horaires, sans jamais aller au-delà.

Le meneur voit son poste comme un tremplin pour montrer sa valeur et son potentiel.

2. « Perso » ou « Équipier »

Le suiveur craint celles et ceux qui sont meilleur(e)s que lui.

Le meneur s’appuie sur le travail de collègues compétents.

3. « Limites » et « Possibilités »

Le suiveur voit d’abord les limites et les problèmes

Le meneur voit les possibilités et les solutions.

4. « Statu quo » ou « Progrès »

Le suiveur préfère son cadre familier avec le moins de changement possible.

Le meneur cherche à progresser, lui et les autres.

5. « Pas d’initiative » ou « Décide et agit »

Le suiveur a craint de prendre des initiatives et de se tromper.

Le meneur accepte les risques et les succès de ses initiatives.

vol d'oies en V un meneur des suiveurs6. « Pas moi » ou « moi »

Le suiveur se dédouane des erreurs, surtout des siennes.

Le meneur assume ses erreurs et en tire les enseignements pour éviter de les reproduire.

7. « Abandon » ou « Persévérance »

Le suiveur préfère tout abandonner dès le premier obstacle.

Le meneur considère l’obstacle comme un défi et persévère jusqu’à sa disparition.

8. « Ambition » ou  « Humilité »

Le suiveur est un ambitieux frustré.

Le meneur fait preuve d’humilité.

9. « Motivation externe » ou « Motivation interne »

Le suiveur a besoin d’être motivé par des perspectives d’une promotion ou d’une augmentation.

Le meneur est motivé par son travail et continue sans attendre de récompenses.

10. « Paraître » ou « Être »

Le suiveur aime son titre qu’il considère comme un dû.

Le meneur sait ce qu’il vaut et prend en compte ce que valent les autres.

11. « Moi » ou « Nous »

Le suiveur fait son travail avant tout, sans trop se préoccuper de celui des autres.

Le meneur contribue au travail en équipe à la mesure de ses compétences.

12. « Je sais » ou « J’apprends »

Le suiveur reste au niveau de ce qu’il sait. Il se considère comme infaillible et compétent

Le meneur apprend des autres pour s’améliorer et progresser.

Conclusion

Après de très court panorama des caractéristiques du suiveur et du meneur, sur les 12 points, combien vous ressemblent ?

Les deux profils ont leur place dans la société. Si tout le monde était suiveur ou meneur, la vie serait impossible.

Les meneurs tirent et les suiveurs poussent.
Chacun contribue au succès raisonné au travail.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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7 conseils pour agir sans stress

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Comment agir sans stresser

Au travail, à la maison, dans la rue, Il y a de nombreuses occasions de stresser.
Vivez-vous dans le stress permanent ou seulement à l’occasion ?

L’adrénaline est une hormone sécrétée en réponse à un état de stress.
Elle répond à un besoin d’énergie, par exemple pour faire face au danger.

Encore faut-il que le danger soit réel.

formule chimique de l'adrénalinePour éviter de stresser au quotidien, dans ses actions, voici 7 règles d’organisation :

1. Menez votre action la plus désagréable en premier

Plus vite vous aurez cette tâche qui vous rebute ou qui est pénible, derrière vous et mieux vous vous sentirez.

Procrastiner en laissant de côté une tâche peu enrichissante, obligatoire et pourtant qui est la plus lointaine dans votre échelle de satisfaction, c’est prolonger son stress.

expression visage devant quelque chose de désagréableAlors que commencer sa journée en se débarrassant de cette action qui vous embête, c’est vous libérez de ce stress.

Ce qui est fait, n’est plus à faire

 

2. Oubliez la perfection

Outre que chercher la perfection fait perdre un temps fou, cela use vos nerfs.

L’effort produit pour atteindre la perfection est-il à la hauteur des attentes des autres ?

Tableau de Pablo Picasso au MOMA de New-YorkSouvent, vous êtes stressé (e) à l’idée de montrer que vous êtes parfait (e), alors que les autres se contentent facilement que vous agissez simplement bien.

Le mieux est l’ennemi du bien

 

3. Laissez faire votre instinct

Que vous notez tout ce qui vous passe par la tête et agissez selon votre to-do-list ou que vous agissez sur une idée à peine ébauchée, peu importe.

instinct du joueur de pétanqueSi vos actions et votre nature sont en harmonie, vous éviterez d’autant plus facilement de stresser.

Faites-vous confiance !

 

4. Cessez de vous plaindre

Les autres font toujours moins bien que vous ou différemment de vous ?
Vous vous lâchez en le leur disant, ou vous ronchonnez dans votre coin.

se plaindre stresser et perdre son tempsDans les deux cas, vous perdez du temps et de l’énergie. Vous stressez pour rien.

Take it easy, Akuna matata, Sois cool !

 

5. Faites des vraies pauses

Du genre, déconnexion le temps d’une pause-café ou d’une micro-sieste.
Ou même plus long.

pause-café une tasse pleine de café et une mainUne pause qui va vous permettre de vous régénérer, l’esprit et le corps.

Prendre soin de soi passe par se faire du bien

 

6. Faites-le maintenant

Et maintenant, avec ou sans méthode, agir maintenant est toujours de bon moment.

Vous respirez un bon coup, inspirez, expirez et allez-y.

Se lancer dans l’action permet d’avancer. Quel que soit le moment, il y a toujours quelque chose à faire ou à commencer de faire.
saut en parachute go go goPrêt (e) ou pas, agir dissipe l’énergie accumulée et fait disparaître le stress.

Trois, deux, un, partez !

 

7. Réjouissez-vous des petites victoires

Chaque étape franchie, chaque cap dépassé, chaque objectif atteint, si petit soit-il, doit être l’occasion de se réjouir.

Se dire que tout va bien, fêtez votre victoire, c’est autant de bons moments qui vont chassez le stress de votre esprit.

Thibaut après le YES de SuzanIl sera plus facile de repartir, plein (e) d’énergie, sur la prochaine tâche.

Yes !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Maîtriser son stress en entrevue d’embauche 1/2 : Préparez-vous

Stress : Utilisez votre intuition 1/2
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4 Principes de base pour planifier ses actions

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4 Principes de base pour planifier ses actions

Pour bien planifier de ce que l’on a à faire, voici quatre principes de base à respecter.

exemple de planification avec le diagramme de gannt

1. Ceux qui planifient pensent à l’avance.
    Si vous ne prévoyez pas, vous devez improviser dans l’exécution

2. La planification consiste à définir les étapes de travail
    et les procédures de flux de travail

3. Le pilotage consiste à organiser et coordonner les étapes
    et les processus de travail à des dates fixes

4. Il est impossible de contrôler ce qui n’a pas été planifié au préalable

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Quelques Règles pour bien planifier ses actions dans le temps
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Une productivité d’enfer par la méthode des 2 listes de Warren Buffet

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La méthode des 2 listes

Modèle des 2 listesLa to-do-list ou liste des tâches à faire consiste à lister l’ensemble des actions à mener, quel que soit le domaine, la durée et quel que soit l’importance de chaque action.

Il s’agit d’avoir sous les yeux les objectifs, les projets, les actions plus ou moins longues, afin de ne point les oublier.
C’est un aide-mémoire.

Seulement voilà, une fois cette liste établie, généralement longue et incomplète, les tâches les plus importantes se trouvent mélangées avec celles qui le sont moins.
Vous perdez du temps à chercher quelle sera votre prochaine action ou tâche.

La concentration sur les tâches les plus importantes permet de dégager une productivité accrue en se forçant à respecter la méthode.

La méthode de Warren Buffet

Le principe est de séparer la fameuse liste d’actions à mener dans laquelle se trouve tout ce qu’il y a à faire, en deux listes distinctes.

Parmi les tâches de la liste initiale, choisissez-en 3 à 5 que vous jugez prioritaires, plus importantes que les autres.
Reportez-les sur la première liste : à faire EN priorité

Une fois cette liste remplie, seules ces actions sont à mener à l’exclusion de toute autre tâche.

Cela nécessite une grande discipline, aussi est-il indispensable de bien choisir ces tâches.

Sachant que toutes les tâches restantes sur la deuxième liste viendront après que la dernière action de la première liste sera terminée, le processus de remplissage de la première liste s’applique à nouveau seulement lorsque la première liste est vide.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Les 4 étapes pour le recruteur AVANT la rédaction d’une offre d’emploi

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Les étapes principales interne en entreprise avant une offre d’emploi

all you need is loveUn processus de recrutement dans une organisation est pris en charge par la ou le responsable des ressources humaines.
Dans les structures importantes, le processus est confié à une ou un chargé (e) de recrutement.

Il s’agit d’un processus en 4 étapes commun avant de rédiger une offre d’emploi qui correspond au poste à pourvoir.

Les voici :

1ère étape : Pourquoi ?

La première étape consiste à définir le besoin.

C’est plus que de répondre à la demande de la direction, du patron ou d’un autre chef de service.

La première question est celle du pourquoi.

Il y a des réponses évidentes lorsqu’il s’agit de remplacer un (e) salarié (e) qui quitte l’entreprise et dont le travail nécessite des compétences absentes parmi les autres salarié (e)s ou une répartition de la charge que ses collègues sont dans l’impossibilité d’assurer.

Pour une création de poste, il faut savoir la motivation et connaître la politique globale de l’entreprise ou de l’association.

Le surcroit de travail, de nouveaux produits ou services, ou encore l’installation d’un nouvel établissement pour être plus proches de ses clients ou fournisseurs sont les raisons les plus fréquentes.

2ème étape : Quoi ?

Lorsqu’une fiche de poste existe déjà, il convient de vérifier les aménagements éventuels qui tiendront compte de la situation.

Des tâches en plus ou en moins, selon le besoin du responsable du service concerné.

Dans une création de poste, sans équivalent dans la structure, implique de liste les principales responsables et tâches à effectuer par le ou la futur (e) salarié (e)

Le meilleur moyen est de prendre en considération le (la) responsable du besoin. Il ou elle va décrire ce qu’il espère de sa ou son futur (e) collaborateur (trice).

3ème étape : Comment ?

Pour exécuter les diverses tâches, le ou la futur (e) salarié (e) va devoir posséder un certain nombre de compétences.

Le (la) chargé (e) de recrutement va donc définir le (la) candidat (e) idéal (e), chez qui toutes les compétences seront réunies.

Il s’agit, avant tout, de savoir-faire, de savoirs et de savoir-être, adaptés au poste.

Le niveau de compétences intervient alors.
Par exemple, la dextérité et la capacité de taper sur un clavier sont fortement réclamées chez un (e) assistant (e) de direction, moins pour son ou sa supérieur(e) hiérarchique. Inversement, la capacité à manager une équipe est évidemment plus forte chez le (la) cadre que chez sa ou son assistant (e).

4ème étape : Les critères de sélection

Dernière étape avant de rédiger une offre d’emploi, la définition des critères de sélection.

C’est la partie la plus compliquée du travail du (de la) chargé (e) du recrutement.

Sachant que toutes les compétences ont peu de chance de se retrouver dans un profil, il faut définir celles qui sont éliminatoires ou nécessaires et celles qui sont facultatives.

Un savoir manquant peut être compensé par une formation donnée au (à la) futur (e) collaborateur (trice).

Un manque d’expérience et donc de maîtrise d’une compétence peut être compensé par un (e) tuteur (trice) interne, responsable de l’évaluation du résultat avant la fin de la période d’essai.

Dans les deux cas, des personnes qui postuleraient auraient encore une chance, sous réserve que ces savoirs et expériences soient nécessaires sans être éliminatoires.

Il en est de même de la formation de base, scolaire, universitaire, apprentissage, etc., avec ou sans diplôme.

Parmi les critères de sélection qui prennent de plus en plus d’importance au sein des Ressources Humaines, les savoir-être et comportementaux ou soft skills.

C’est pourquoi, il est indispensable de les lister aussi.
Cependant, ils apparaissent rarement dans l’offre d’emploi.

D’autres critères de sélection viennent de la politique interne de l’entreprise.
Par exemple, la proximité du lieu d’habitation au lieu de travail, les disponibilités horaires, la fourchette de salaire, etc.

Une fois toutes ces étapes franchies, la recherche des candidat(e)s démarre avec le budget dédié à ce projet.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Le rapport ou compte-rendu de réunion

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Réunion de travail : Un rapport complet

rapport ou compte-rendu de réunionSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Toutes les réunions de travail doivent faire l’objet d’un rapport ou compte-rendu de réunion.

Le rapport doit être rédigé le jour-même ou, au pire, le lendemain, afin d’avoir encore en tête la compréhension des notes prises durant la réunion et se rappeler les points omis dans ses notes.

Tout retard expose à de la perte d’information.

Le rapport sera adressé à tous les participants et à ceux qui ont besoin de connaître les conclusions du travail des participants.

Le compte-rendu rependra, point par point, l’ordre du jour, qui est fil conducteur.

Si, pour un point, une ou des actions sont à mener, alors celui ou celle (ou ceux) qui est chargé de ces tâches sera mentionné, avec, de préférence, une date butoir de réalisation de l’action.

Si une autre réunion doit suivre celle qui vient de se dérouler alors la date de la prochaine réunion sera indiquée en fin du rapport.

Le rapport doit être le reflet réel et objectif de la réunion.
Les interprétations du rédacteur du compte-rendu sont exclues.

Un bref résumé synthétisera le résultat obtenu, lequel dépend de l’objectif de la réunion.

Pour une réunion de décision ou de résolution de problème, c’est la décision ou la solution qui sera brièvement décrite.

Toutes les alternatives seront indiquées, du plan B aux idées éliminées, si cela a un sens.

Pour une réunion d’information ou une formation, le rapport est accompagné d’un questionnaire où chaque participant donne son avis sur le résultat obtenu et sa satisfaction personnelle.

Si des avis différents ont été exprimés, ils doivent figurer dans le compte-rendu, avec la mention de majorité et de minorité pour l’un ou l’autre des avis.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Management : Définition et Particularités

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Le management est défini par ses caractéristiques

Lorsque vous cherchez à savoir ce qu’est le management, vous êtes confronté à une multitude de définitions qui passent par les caractéristiques du management.

On peut définir chaque métier, selon ses caractéristiques.

Par exemple, un travail est

  • Manuel ou intellectuel,
  • Propre ou salissant,
  • Intéressé ou bénévole,
  • Seul ou en groupe,
  • En usine, dans les champs ou dans un bureau,
  • etc.

définition du management

source : pxhere

Pourtant, dans toutes ces endroits et ces types de métier, il y a des manageurs, des chefs d’entreprise, des chefs d’équipe, des chefs de chefs, etc.
Certains sont des cadres, d’autres des agents de maîtrise ou ont un statut quelconque.

Le management est une manière d’atteindre un objectif à plusieurs

Plus qu’un ensemble de fonctions, c’est une distribution de responsabilités à l’intérieur d’un groupe, d’une équipe, car, pour fonctionner un groupe a besoin d’un manager.

« Fixer des objectifs » est une « fonction » propre au management.
Il en est de même pour

Ce sont des tâches qui sont dévolues au manager et uniquement à lui.

Management ou Organisation

On parle de management quand il y a des personnes et des actions à coordonner pour atteindre un objectif commun.

On parle d’organisation, dans ce cas également et aussi lorsqu’il s’agit d’une seule personne, sans lien hiérarchique, même provisoire pour la durée du projet, entre les différents acteurs.

Même s’il y a des objectifs à atteindre, on est seul pour y parvenir et on fait appel à des prestataires, fournisseurs, membres d’administrations, etc.

Les compétences nécessaires à l’organisation du travail se retrouvent parmi celles nécessaires au management.

La principale différence vient du type de relations entre les participants :
Le lien hiérarchique dans une équipe implique que le pouvoir de décision est une tâche et responsabilité du manager, alors que dans une simple organisation, chaque participant décide pour sa partie.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Efficacité personnelle : Savoir se concentrer, comment faire

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Se concentrer est parfois difficile

se concentrerDans une période d’intenses réflexions comme les révisions avant de passer des épreuves pour un diplôme ou un concours, il est nécessaire de se concentrer pour être efficace.

Seulement voilà, l’esprit vagabonde, la procrastination est toute proche. La concentration vous fuit.

Vous vous endormez le soir, avec une idée précise sur votre programme du lendemain, et, le lendemain soir, vous avez la passé la journée sans avancer vraiment.

Comment se concentrer

La concentration signifie être capable de rester actif sur une action avec l’esprit et le corps qui pensent et qui agissent uniquement sur l’action en cours.

Pour cela, il faut plusieurs éléments, liés à nos différents sens.

1 La vue

Regardez l’objet, par exemple un texte ou une image, en « oubliant » tout ce qui est autour, donc en focalisant son attention sur cet objet ou cette pensée.
Pour la pensée, fermer les yeux est une solution.

2 L’ouïe

Il faut aussi se couper des sons parasites, c’est-à-dire tout ce qui peut perturber, par exemple, la musique, la télévision, les publicités sur Internet, les bruits de la rue ou de la maison, bref de l’endroit où l’on se trouve.

Le filtre de ses oreilles doit laisser passer uniquement le son « utile ».

Dans certains cas, une musique douce, par exemple, le bruit de la pluie, de la mer, nous conditionnent à nous concentrer sur le présent.

3. Le toucher

Le toucher implique que l’on fait abstraction de la façon dont se tient.

Debout, assis, allongé, peu importe, le contact avec le corps se fait uniquement par rapport à l’objet que l’on touche volontairement et sur lequel on veut se concentrer.

La chaleur ou le froid sont également des facteurs perturbants de la concentration. Il est plus facile de se concentrer quand l’environnement est à la bonne température.

4. L’odorat

L’odorat a un rôle puissant, car il est tourné vers le passé et les souvenirs, positifs ou négatifs, qui occupent alors l’esprit.

Évitez les parfums forts, si vous êtes sensibles aux odeurs, mieux vaut des senteurs printanières, par exemple, une légère odeur de muguet ou, mieux, pas d’odeur du tout

Cela permet au cerveau de désactiver la partie qui sert à l’identification des odeurs.

5. Le goût

Le rôle du goût est moindre, sauf si l’objet de ta concentration est une recette de cuisine.

Pour la concentration, évitez les moments où vous avez faim.

Calmer sa faim permet de faire abstraction de ce facteur perturbant.

6 Le cerveau

Le plus compliqué est le cerveau et les pensées.

Parfois, faire une pause et s’occuper à tout autre chose permet de chasser de son esprit, pendant un temps, ce qui nous préoccupe.

Par exemple, faire des mots-croisés, jouer au solitaire, faire un puzzle sont des activités qui nécessitent de la concentration et qui empêchent de penser à autre chose.

Une fois, la période de détente passée, vous êtes plus à même de vous concentrer.

6 Autres conseils :

Dormir. Quand on fait une sieste, au minimum de 10 minutes, on a « vidé » le cerveau.

Vient ensuite la respiration. Assis confortablement, les bras ballants, inspirez lentement par le nez, puis expirez profondément par la bouche.
Répétez une dizaine de fois l’exercice, tout en étant dans un environnement non parasité par les autres sens.

Parfois aussi, passer sous la douche ou prendre un bain permet de détendre son corps.
Cela permet la production d’endorphines qui calment. La concentration est plus facile par la suite.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Gestion du temps : Concentré de tomates ou la technique Pomodoro

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Concentré de tomates ou la technique Pomodoro

minuteur de cuisine en forme de tomate pour la technique pomodoro des 25 minutes de travail concentréPomodoro signifie tomate en italien. C’est un minuteur de cuisine en forme de tomate qui a servi à Francesco Cirillo dans la mise en place de sa technique de concentration au travail.

Il est parti du principe qu’il y a trop de facteurs perturbants au travail et qu’il fallait se ménager des plages horaires pour se concentrer et avancer dans ce que l’on fait.

La concentration intense et sans dérangement est un exercice fatigant, c’est pourquoi il faut que la concentration soit intense et qu’entre deux moments de travail s’intercalent une période de relaxation.

C’est ainsi qu’il a inventé cette technique de gestion du temps.

Préalables

Avant de se lancer dans une tâche, il découpe son travail de telle façon qu’il puisse exécuter la tâche par tranches de 25 minutes, ou un multiple de cette durée.

Quand une tâche est prévue pour durer moins longtemps, elle est alors combinée avec une autre pour retrouver leur exécution dans le créneau de la durée de la minuterie.

La méthode Pomodoro

Au moment de se lancer dans une tâche, il met le minuteur sur 25 minutes et le déclenche.

Ces 25 minutes sont exclusivement consacrées à sa tâche.

Quand la sonnerie retentit, il s’arrête, pendant 5 minutes.

Puis, il recommence avec 25 minutes fixes et invariables.

Après 1 heure et 25 minutes, la pause s’allonge pour passer à 10 ou 15 minutes, avant de reprendre le cycle : 25 – 5 – 25 – 5 – 25 – 15.

Avec l’expérience, tout le monde parvient à utiliser cette méthode non pas de concentré de tomates, mais de concentration grâce à un minuteur en forme de tomate.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


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Le cercle des règles de la gestion du temps
Analyse journalière de mon emploi du temps et de mes activités
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Comment faire pour ne pas être dérangé au travail et gagner du temps
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Qu’est-ce qu’un livrable, dans un projet ?

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Un livrable, c’est quoi ?

Dans un projet informatique, il s’agit de l’état d’avancement des différentes tâches.

Un projet est un ensemble de tâches à réaliser au plus tard à la date de fin prévue.

Pour des raisons de gestion, le projet est découpé en phases qui regroupent, chacune des tâches cohérentes entre elles.

cycle en v d'un projet informatique

Ce découpage en phase permet également la facturation du projet au client, à raison d’une facturation partielle à chaque fin de phase ; le solde est versé à la fin de la dernière phase donc du projet.

Seulement, le client ne paye pas les yeux fermés. Il exige la preuve de l’avancement du projet sous forme de livrables.

Le livrable

D’un manière générale, un livrable est ce que le client attend, soit sous la forme physique soit sous la forme papier, des tableaux de bord par exemple.

Pour cela, l’idéal est d’utiliser un logiciel qui va produire des rapports automatiques, sur

  • le temps prévu et le temps réellement passé,
  • le nombre de programmes développés,
  • des tableaux de coûts prévus, réalisés,
  • un diagramme de Gantt pour suivre l’évolution du planning

D’autres livrables sont

  • les programmes proprement dit,
  • la documentation technique,
  • la documentation utilisateur,
  • les résultats des tests

Un rapport d’audit ou un rapport d’étonnement d’une personne extérieur au projet peut aussi servir de livrable.

Dans un projet immobilier, c’est un peu la même chose, sauf qu’à la place de programmes à livrer, ils s’agit de la construction ou de la rénovation du bâtiment.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Méthode de rédaction de la documentation utilisateur
Rédiger un rapport d’activité dans une entreprise pour la première fois
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Les 3 éléments d’une bonne candidature

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CV, lettre de motivation et entretien d’embauche

recherche d'emploi CV à distribuerDans l’ordre des utilisations, les trois outils principaux de la recherche d’emploi sont le CV, la lettre de motivation ou lettre de candidature et l’entretien ou les entrevues d’embauche.

Tous sont codifiés, plus ou moins formellement.
S’il y a différentes formes de CV, de lettre de motivation et d’entretien, certaines règles sont toujours les mêmes.

En voici quelques-unes.

Le CV

Une présentation en 3 colonnes est la pire de toutes.

Un recruteur lit en diagonale, de haut à gauche vers le bas à droite.
Donc, il ne voit, dans un premier temps, qu’une seule colonne et risque donc de passer à côté d’informations intéressantes plus en adéquation avec ce qu’il recherche.

Or, s’il ne trouve pas, en 5 secondes, ces éléments, il élimine le CV et la candidature s’arrête là.

La tendance est plus à deux colonnes, de taille inégale, dont l’une avec un fond de couleur ou l’écriture du titre des rubriques en couleur. Le bleu est la plus utilisée.

La taille des caractères doit être suffisamment grande, 11 minimum.
A vouloir tout faire rentrer sur une seule page, on perd en lisibilité et en clarté.

Le problème avec les CV, c’est qu’on l’on cherche a en même beaucoup trop. Ce « parcours de vie » est une sorte d’affiche publicitaire ou une page dans un diaporama : quand il y a trop de chose dessus, on ne voit rien.
La première impression est importante.

Une erreur courante est d’y mettre trop de texte, beaucoup trop, mal placé et surtout, il faut faire des choix, quitte à faire plusieurs CV selon le poste visé.

Une accroche à placer en dessous du titre est de plus en plus attendue par le recruteur.

La lettre de motivation

La structure de la lettre de motivation varie peu : VOUS, MOI, NOUS.

En fait, ce sont surtout les mots choisis et les tournures de phrases, la taille des paragraphes et la façon dont vous présentez les choses qui donnent un aspect d’attirance.

Il faut démontrer que vous avez les qualités et l’expérience requises pour assumer les responsabilités et exécuter les tâches liés au poste pour lequel vous souhaitez un rendez-vous.

C’est beaucoup plus compliqué qu’un CV qui a des règles, alors que la lettre doit refléter votre style d’écriture donc votre façon d’être et de travailler.

De plus, on écrit différemment à un recruteur externe qui traite pour son client, le futur employeur, qu’à un membre du personnel du futur employeur.

Dans le premier cas, on peut se permettre quelques erreurs de style car le recruteur externe en a l’habitude et passe assez facilement les petits défauts, sauf le « fôtes » de français.

Dans le second, le jugement de la personne du service RH ou le chef sera plutôt sans pardon, car on a affaire à un(e) futur(e) collègue.
Son appréciation se poursuivra et rendra la période d’essai plus ou moins facile.

L’entretien d’embauche

Votre principal argument est votre solidité et votre socle de compétences.
Un employeur cherche quelqu’un d’opérationnel le plus vite possible.

Selon le niveau du poste à pourvoir, cadre, maîtrise, technicien, ouvrier, l’entretien sera plus ou moins court.

Plus le poste est élevé dans la hiérarchie ou plus les spécificités techniques sont pointues et plus les exigences seront fortes.
Plusieurs entrevues sont alors la règle et la durée du processus de recrutement augmente avec la position à prendre.

Conclusion

Ce sont :

  1. vos forces que l’on doit retrouver dans votre CV,
  2. votre adéquation avec le job dans la lettre de motivation et
  3. vos faiblesses durant un entretien d’embauche.

C’est ce que le recruteur cherche à découvrir.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


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Un trou dans le CV fait-il disparaître des compétences ?
Lettre de motivation : Sa structure la plus classique
Comment se déroule une entrevue ou entretien d’embauche

LE CV européen
Autre structure de la lettre de motivation
Réussir son entretien d’embauche au téléphone

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Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes

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Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes

principes du wikiAgir avec plus d’efficacité passe par l’application de principes ou règles.

La mise en oeuvre, elle, de ces principes est effectuée grâce à des outils, simples donc efficaces.

D’une manière générale, la simplicité des principes et des outils favorisent le gain de temps et la productivité.

Sommaire :

Les bases de la productivité 1/4 : L’état d’esprit
Les bases de la productivité 2/4 : Les habitudes
Les bases de la productivité 3/4 : L’hygiène de vie
Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes

Voici quelques principes et outils pour être plus efficace et productif

Retenez et appliquez ces règles :

  1. Visualisez votre raisonnement ou alors oubliez-le
  2. Regardez les informations visuelles plutôt que du texte
  3. Toutes les idées peuvent être simplifiées dans un schéma
  4. Le matin, dessinez une carte des actions à mener
  5. Simulez l’inaptitude quand vous en avez besoin
  6. Si vous pouvez le faire en 2 minutes, faites-le maintenant
  7. Écrivez des mails de moins de 5 lignes
  8. Coupez tous vos appareils électroniques

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour une meilleure organisation dans votre travail, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Amélioration : 10 principes pour être efficace en entreprise et ailleurs
Principe : Définition
Ajouter des ressources en cours de projet ou le Principe chinois

Les 7 catégories d’outils de la résolution de problème
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Simulez l’inaptitude quand vous en avez besoin

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Pas le temps, comment dire non ?

Vue côté manager

inaptitudeUn des rôles du manager est de répartir les tâches à mener entre ses collaborateurs, selon leurs compétences.

C’est une règle à avoir en tête lors d’un recrutement. Une entreprise embauche un candidat parce qu’il est à même d’exécuter les tâches qui lui seront confiées.

Un bon responsable est celui, ou celle, qui va s’entourer de personnes parmi lesquelles il trouvera toujours les compétences qu’il recherche pour déléguer une tâche.

Seulement voilà ! Pour des nombreuses raisons, plus ou moins rationnelles, le chef a tendance à confier beaucoup de tâches aux plus compétents et moins aux autres.

Parfois même, il est obligé de mener seul certaines tâches car personne d’autre, dans son équipe, ne peut le faire à sa place.

Vue côté collaborateur (trice)

Il arrive, du côté du collaborateur, que ce dernier soit submergé de tâches à accomplir qui s’accumulent sans qu’il en voit la fin.

Soit il accepte tout ce qui lui est demandé car il est très compétent, soit il n’en peut plus, frise le burn-out, ou, au contraire, il sent qu’il ne réussira pas à parvenir au résultat attendu par son chef.

Simuler = rejet

Pour celles et ceux qui n’ont pas envie de faire le travail demandé ou qui ne se sentent pas à la hauteur ou qui pensent être dans incapacité d’atteindre le résultat dans le délai demandé, ils arrivent de simuler.

Cette simulation se traduit par une apparence de surmenage, qui est peut-être réel malheureusement. Idem pour la maladie.

Certains sont des spécialistes dans le défilement et attendent que le chef choisisse une autre collaborateur, et peuvent même aller jusqu’à faire l’éloge d’un collègue pour de dégager de la délégation.

D’autres vont plus loin et comment à répondre au manager qu’ils n’ont pas les aptitudes ou les connaissances nécessaires pour exécuter la tâche demandée.

Attention, cependant : Le chef peut se rendre compte qu’il s’agit d’une simulation et alors des sanctions sont à craindre.

Il est aussi possible que le collaborateur passe pour un incompétent et risque de se voir fermer toute possibilité de promotion. Il peut même craindre un licenciement pour incompétence, motif de licenciement souvent utilisé dans les entreprises.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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