Bien préparer une réunion de travail


Réunion de travail : Une bonne préparation

bien préparer une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

La préparation des participants

Lorsque l’on est invité ou convoqué à une réunion, surtout une réunion de travail, il est préférable d’être prêt afin de rester concentré sur son sujet, sans se disperser en évoquant d’autres sujets que ceux de l’ordre du jour. Ceux-ci feront l’objet d’une ou d’autres réunions.

Si le participant a reçu un document de l’organisateur, il en prendra connaissance avant la réunion.

S’il doit, lui, produire un ou des documents, il le préparera, également avant la réunion. Idem pour des réponses à un questionnaire reçu.

Si, au contraire, la réunion de travail doit être une réunion de créativité commune, alors ce sont les interactions entre les idées émises des uns et des autres au cours de la réunion qui donneront un résultat, impossible à prévoir à l’avance.

Le lieu et le moment

Avant de choisir le lieu et de planifier la réunion, l’animateur choisira la langue de travail durant la réunion, dans le cas où les participants pratiqueraient des langues différents, par exemple à l’international ou en Suisse.

Le lieu sera choisi en fonction :

  • du nombre des participants,
  • des moyens techniques de communication, tels que projecteur, écran, caméra, vitesse de la connexion Internet, tableau blanc, etc.
  • de l’accessibilité : proximité de la salle de réunion, parking, etc.
  • de la durée de la réunion : debout pour une réunion de quelques minutes ou fauteuils confortables pour une réunion de plus d’une heure

Le moment sera choisi :

  • en fonction des disponibilités des participants, dans la mesure où la présence de chacun est impérative,
  • en évitant les périodes de moindre attention, entre 14:00 et 16:00
  • en évitant les moments difficiles dans les déplacements lorsque la réunion a lieu à l’extérieur
  • suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se préparer, surtout s’il leur ait demandé de produire un document

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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En complément :

Efficacité : N’allez pas à des réunions, si vous pouvez l’éviter
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Pour bien parler : Respirez correctement

La première mission du dirigeant : Planifier
9 conseil pour atteindre et tenir ses objectifs
Surmenage au travail, comment s’organiser pour déléguer

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Efficacité : N’allez pas à des réunions, si vous pouvez l’éviter


Efficacité : N’allez pas à des réunions, si vous pouvez l’éviter

salle_de_reunionLa réunionite qui sert à se réunir quand il n’y a rien d’intéressant à dire, la pause qui s’allonge parce qu’un bavard ou une bavarde n’en fini pas de raconter sa vie ou les derniers ragots, sont des facteurs de perte de temps ou/et de perte de concentration qui vous perturbent et vous soustrait aux tâches que vous avez à accomplir.

Sommaire :

Isolez-vous phoniquement

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Fermer sa messagerie
Laissez le téléphone sonner
Efficacité : Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC

Efficacité : « Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »
Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

Pour éviter tout ça :

  • Déclinez les invitations sans ordre du jour précis, et sans heure de fin indiquée. Faites-vous indiquer les horaires et l’objet de la réunion
  • Vérifiez que vous êtes disponible pour éviter d’entamer une tâche qui demande de la concentration juste avant l’heure de la réunion
  • Demandez à recevoir les documents préparatoires à la réunion, lorsque cela est possible, afin de les examiner et permettre ainsi de diminuer la durée de la réunion et, même, d’éviter d’y aller
  • Prévenez, au début de la réunion, que vous êtes susceptible de la quitter avant la fin, en raison d’autres tâches à effectuer sans attendre, sauf, bien sûr si c’est vous qui avez organisé la réunion
  • Arrivez à l’heure et exigez que la réunion débute à l’heure, sinon reportez-là ou demandez à être prévenu de la « vraie » heure de début de la réunion

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Problèmes fréquemment rencontrés au cours de réunions
Que doit contenir un rapport d’activité ?
Conseils pour Bien parler

Une bonne méthode de conduite de réunion
Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe
Les 4 facteurs influençant les comportements

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