Le rapport ou compte-rendu de réunion


Réunion de travail : Un rapport complet

rapport ou compte-rendu de réunionSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Toutes les réunions de travail doivent faire l’objet d’un rapport ou compte-rendu de réunion.

Le rapport doit être rédigé le jour-même ou, au pire, le lendemain, afin d’avoir encore en tête la compréhension des notes prises durant la réunion et se rappeler les points omis dans ses notes.

Tout retard expose à de la perte d’information.

Le rapport sera adressé à tous les participants et à ceux qui ont besoin de connaître les conclusions du travail des participants.

Le compte-rendu rependra, point par point, l’ordre du jour, qui est fil conducteur.

Si, pour un point, une ou des actions sont à mener, alors celui ou celle (ou ceux) qui est chargé de ces tâches sera mentionné, avec, de préférence, une date butoir de réalisation de l’action.

Si une autre réunion doit suivre celle qui vient de se dérouler alors la date de la prochaine réunion sera indiquée en fin du rapport.

Le rapport doit être le reflet réel et objectif de la réunion.
Les interprétations du rédacteur du compte-rendu sont exclues.

Un bref résumé synthétisera le résultat obtenu, lequel dépend de l’objectif de la réunion.

Pour une réunion de décision ou de résolution de problème, c’est la décision ou la solution qui sera brièvement décrite.

Toutes les alternatives seront indiquées, du plan B aux idées éliminées, si cela a un sens.

Pour une réunion d’information ou une formation, le rapport est accompagné d’un questionnaire où chaque participant donne son avis sur le résultat obtenu et sa satisfaction personnelle.

Si des avis différents ont été exprimés, ils doivent figurer dans le compte-rendu, avec la mention de majorité et de minorité pour l’un ou l’autre des avis.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Bien préparer une réunion de travail


Réunion de travail : Une bonne préparation

bien préparer une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

La préparation des participants

Lorsque l’on est invité ou convoqué à une réunion, surtout une réunion de travail, il est préférable d’être prêt afin de rester concentré sur son sujet, sans se disperser en évoquant d’autres sujets que ceux de l’ordre du jour. Ceux-ci feront l’objet d’une ou d’autres réunions.

Si le participant a reçu un document de l’organisateur, il en prendra connaissance avant la réunion.

S’il doit, lui, produire un ou des documents, il le préparera, également avant la réunion. Idem pour des réponses à un questionnaire reçu.

Si, au contraire, la réunion de travail doit être une réunion de créativité commune, alors ce sont les interactions entre les idées émises des uns et des autres au cours de la réunion qui donneront un résultat, impossible à prévoir à l’avance.

Le lieu et le moment

Avant de choisir le lieu et de planifier la réunion, l’animateur choisira la langue de travail durant la réunion, dans le cas où les participants pratiqueraient des langues différents, par exemple à l’international ou en Suisse.

Le lieu sera choisi en fonction :

  • du nombre des participants,
  • des moyens techniques de communication, tels que projecteur, écran, caméra, vitesse de la connexion Internet, tableau blanc, etc.
  • de l’accessibilité : proximité de la salle de réunion, parking, etc.
  • de la durée de la réunion : debout pour une réunion de quelques minutes ou fauteuils confortables pour une réunion de plus d’une heure

Le moment sera choisi :

  • en fonction des disponibilités des participants, dans la mesure où la présence de chacun est impérative,
  • en évitant les périodes de moindre attention, entre 14:00 et 16:00
  • en évitant les moments difficiles dans les déplacements lorsque la réunion a lieu à l’extérieur
  • suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se préparer, surtout s’il leur ait demandé de produire un document

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Recrutement : 12 soft skills ou compétences douces les plus demandées


Les soft skills de plus en plus demandées

12 softs skills par Philippe garinDans une lettre de motivation, en entretien et même dans le CV, il est devenu incontournable de citer ses compétences liées aux traits de caractère, et à la façon dont on se comporte à son poste de travail.

S’il est important de s’en préoccuper en période de chômage, il est plus facile de la faire quand on est encore en poste.

Voici 12 de ces « compétences douces » appréciées par les employeurs :

1. Sens de l’organisation

Notamment en France, un candidat ayant un sens fort de l’organisation retiendra plus l’attention du recruteur.

Savoir s’organiser dans un pays réputé, à l’étranger, pour être brouillon, malgré les performances économiques de la France, est un atout.

Chaque chose à sa place, une place pour chaque chose

Même si les tables sont encore encombrées en quittant le travail.

2. Motivation

Montrer son envie de travailler pour l’organisation auprès de laquelle, le candidat postule, est valorisant pour l’entreprise, le recruteur et … le candidat.

L’intégration sera d’autant facilitée que le candidat est motivé.
D’où l’importance de la séduction de l’organisation auprès des candidats, ce que l’on appelle aussi l’image de l’organisation.

3. Rigueur

Citée souvent parmi les points faibles du candidat, dans le sens de l’exagération de la rigueur, c’est-à-dire l’exigence.

Comme le contraire est le laxisme, il est facile de comprendre qu’il vaut mieux assurer la qualité de son travail.

Faire vite et bien

est inculqué aux enfants à l’école, bien que la rigueur de perdre dans la laxisme qui laisse passer beaucoup de fautes d’orthographe.

4. Enthousiasme

L’arme la plus forte d’un débutant est son enthousiasme pour le poste, la responsabilité, les tâches à effectuer, le travail en équipe.

L’envie forte de démontrer que l’on a les capacités d’assumer les charges du travail alors que l’on manque d’expérience fait toujours bonne impression sur les recruteurs.

5. Axé sur le résultat

Être axé sur le résultat, c’est agir en fonction du résultat attendu : financier, organisationnel, qualité, recherche d’information, etc.

Les employeurs apprécient les candidats qui pensent comment atteindre les objectifs fixés par l’organisation, notamment les entreprises.

6. Gestion du temps

Gagner du temps, optimiser le temps disponible pour exécuter les tâches qui composent son travail.

Cette qualité implique une organisation du cerveau qui prend en compte le maximum de facteurs, qui a une vision d’ensemble de ce qu’il y a à faire et réalise efficacement son travail.

7. Persévérance

Avoir un objectif et tout faire pour y parvenir.
Il y a des situations où il faut être persévérant, parce que les relations commerciales sont difficiles ou parce que le résultat attendu met longtemps à venir.

La persévérance est une qualité recherchée par les employeurs, particulièrement quand le poste implique des négociations difficiles.

8. Capacité à résoudre les problèmes

Cela paraît tellement évident que les candidats oublient souvent qu’ils sont là aussi, sinon surtout, pour prendre en charge des imprévus.

C’est là que prend l’importance de la capacité à résoudre les problèmes.
La recherche de solution est un gage de réussite dans sa carrière.

9. Confiance

La confiance est à deux sens : La confiance en soi et la confiance dans les autres.

Un candidat qui montre de la confiance en soi est un candidat qui connaît ses limites. Il doit juste trouver comment l’exprimer devant l’employeur, ou le recruteur.

La confiance dans les autres dépend de l’organisation pour laquelle le candidat souhaite travailler. C’est un avantage dans les structures qui dépendent d’informations venant de l’extérieur de l’organisation. Par exemple, dans le domaine médical.

10. Assiduité

Être là, à son poste, pour répondre aux besoins de sa hiérarchie, de ses clients ou de ses fournisseurs ou partenaires.

Montrer que l’on est disponible, présent, ponctuel toujours et à chaque fois qu’un événement exceptionnel arrive, permet au futur patron de dire qu’il peut compter sur son (sa) salarié (e).

11. Sociabilité

Point important pour l’harmonie des collaborateurs entre eux et avec la hiérarchie, être sociable, s’entendre bien avec les autres, permet de raccourcir la durée de l’intégration et de développer une atmosphère de travail propice à l’efficacité et à la productivité.

Un gros point fort pour l’organisation.

12. Curiosité

Rares sont les métiers où la curiosité est absente. Il y a toujours quelque chose à découvrir.

À notre époque d’Internet et du foisonnement d’informations, être curieux permet d’apporter deux avantages à son organisation : rester dans le coup et développer ses activités.

Conclusion

L’ordre de ses quelques soft skills est différent d’une personne à l’autre.

Il est impossible de les mettre toutes dans son CV ou sa lettre de motivation.

Toutefois, ces compétences douces peuvent faire la différence en entretien d’embauche, en entretien d’évaluation, en cas de promotion espérée.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Comment calculer la rentabilité d’un site Internet


Retour sur investissement numérique

ROI ou seuil de rentabilitéLa rentabilité commence quand les sommes dépensées sont dépassées par les revenus issus de l’investissement.

Si, au départ, la création d’un site Internet servait à se faire connaître, sous la forme de site « vitrine », ou à vendre, sous la forme de site « marchand », les internautes ont réclamés, depuis longtemps, des sites Internet de « services ».

Ces services peuvent être des outils comme des logiciels de bureautique ou de stockage, ou des démarches administratives, par exemple, ou encore pour remplacer la télévision avec des programmes à la demande.

La diversité des actions possibles au travers de la Toile a grandi à tel point qu’Internet est devenu incontournable.

Les dépenses liées à la création et à l’entretien des sites Internet croissent avec la complexité mise en oeuvre.
Plus c’est simple pour l’utilisateur ou visiteur, et plus le côté caché est complexe et les dépenses importantes.

Les ROI selon l’usage

Le retour sur investissement va dépendre du type de site et de son objectif

Vente en ligne

ROI = Chiffre d’affaires généré par les visiteurs sur le coût de référencement, ou sur le coût de la campagne publicitaire, ou tout autre investissement

Notoriété

ROI = Durée des visites des internautes sur le coût de l’investissement

ou

ROI = Nombre de visites sur le coût de l’investissement

ou

ROI = Nombre de fois où le lien est affiché dans les pages de résultats sur le coût de l’investissement

Recrutement et autres Actes sur le site

Un acte peut être le remplissage d’un formulaire, l’inscription à un abonnement, une participation à un forum, une candidature, etc.
Pour ce type de site,

ROI = Nombre d’actes effectuées sur le coût de l’investissement

Quel que soit le critère retenu, il est important de choisir le montant de son investissement en fonction de ses moyens et, surtout, en fonction des résultats attendues, c’est-à-dire de la rentabilité de l’investissement.

La question est : « le jeu en vaut-il la chandelle ? »

Si le temps passé et l’argent consacré à la création ou l’amélioration de son site ne donnent pas un ROI satisfaisant, il est alors temps de changer de stratégie.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Coupez tous vos appareils électroniques


Coupez tous vos appareils électroniques

sans électricitéDrame. Catastrophe. Imaginez une coupure de courant durable qui fait qu’aucun de vos appareils électriques et électroniques ne fonctionnent.

Pire ! Des interférences bloquent vos communications téléphoniques fixes ou smartphones.

Et maintenant, travaillez !

Outre ce scénario apocalyptique, que se passerait-il si vous faites une pause, libre de tous appareils électroniques.

  • Fermez votre ordinateur,
  • éteignez votre smartphone,
  • Pas de montre ou autre objet connecté.

Le monde continuerait de tourner.

Combien de temps allez-vous tenir ? Comment allez-vous travailler ?

Il était une fois, au vingtième siècle et jusque dans le milieu des années 80, un monde sans téléphone portable, sans Internet grand public, dans lequel l’information passait par la télévision, quelques chaînes, la radio et la Presse écrite sur du papier journal.

On prenait ses rendez-vous avec un téléphone fixe. On se rendait chez son client ou son fournisseurs, son partenaire commercial, en voiture, pour apprendre que le rendez-vous était annulé.

Par contre, on faisait le trajet dans le calme et la tranquillité.

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Simulez l’inaptitude quand vous en avez besoin


Pas le temps, comment dire non ?

Vue côté manager

inaptitudeUn des rôles du manager est de répartir les tâches à mener entre ses collaborateurs, selon leurs compétences.

C’est une règle à avoir en tête lors d’un recrutement. Une entreprise embauche un candidat parce qu’il est à même d’exécuter les tâches qui lui seront confiées.

Un bon responsable est celui, ou celle, qui va s’entourer de personnes parmi lesquelles il trouvera toujours les compétences qu’il recherche pour déléguer une tâche.

Seulement voilà ! Pour des nombreuses raisons, plus ou moins rationnelles, le chef a tendance à confier beaucoup de tâches aux plus compétents et moins aux autres.

Parfois même, il est obligé de mener seul certaines tâches car personne d’autre, dans son équipe, ne peut le faire à sa place.

Vue côté collaborateur (trice)

Il arrive, du côté du collaborateur, que ce dernier soit submergé de tâches à accomplir qui s’accumulent sans qu’il en voit la fin.

Soit il accepte tout ce qui lui est demandé car il est très compétent, soit il n’en peut plus, frise le burn-out, ou, au contraire, il sent qu’il ne réussira pas à parvenir au résultat attendu par son chef.

Simuler = rejet

Pour celles et ceux qui n’ont pas envie de faire le travail demandé ou qui ne se sentent pas à la hauteur ou qui pensent être dans incapacité d’atteindre le résultat dans le délai demandé, ils arrivent de simuler.

Cette simulation se traduit par une apparence de surmenage, qui est peut-être réel malheureusement. Idem pour la maladie.

Certains sont des spécialistes dans le défilement et attendent que le chef choisisse une autre collaborateur, et peuvent même aller jusqu’à faire l’éloge d’un collègue pour de dégager de la délégation.

D’autres vont plus loin et comment à répondre au manager qu’ils n’ont pas les aptitudes ou les connaissances nécessaires pour exécuter la tâche demandée.

Attention, cependant : Le chef peut se rendre compte qu’il s’agit d’une simulation et alors des sanctions sont à craindre.

Il est aussi possible que le collaborateur passe pour un incompétent et risque de se voir fermer toute possibilité de promotion. Il peut même craindre un licenciement pour incompétence, motif de licenciement souvent utilisé dans les entreprises.

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Le matin, dessinez une carte des actions à mener


Démarrez votre journée par un dessin

carte des actions à menerLe diagramme de Gantt est un mode de présentation des différentes tâches à accomplir pour un projet industriel, de construction de bâtiment ou informatique, etc.

C’est compliqué d’utiliser cet outil pour organiser sa journée de travail.
Cependant, il est possible de l’adapter à votre manière pour dessiner une carte des actions à mener, en appliquant certains des principes de cette méthode

Que faut-il pour bien préparer sa journée ?

D’abord, il faut savoir ce qu’il a à faire.

La liste des tâches, appelée en anglais la to-do-list, vous permet de choisir celles que vous allez mener au cours de la journée.

Certaines de ces tâches sont déjà planifiées. Par exemple, participer à une réunion de 10:00 à 11:00.

D’autres n’ont pas d’horaire précis. Vous savez seulement qu’elles sont à faire dans la journée.
Vous allez estimer le temps dont vous avez besoin pour chacune des tâches.

Vous commencez votre carte des actions à mener dans la journée, par la première que vous prévoyez.

Puis vous continuez à écrire les tâches les unes sous les autres, tant qu’elles n’ont pas de point commun.

Lorsqu’une tâche doit attendre qu’une autre tâche soit terminée avant de démarrer, alors écrivez-la avec un décalage vers la droite et vous reliez les deux tâches par une flèche.

Si entre les deux tâches, vous avez une tâche planifiée, et donc que vous allez avoir une interruption, écrivez la tâche planifiée entre les deux tâches qui doivent se suivre.

En continuant ainsi, vous obtenez en un rapide coup d’oeil l’ordre des tâches à mener.

Rayez-les de la carte au fur et à mesure que vous les avez exécutées.

Si, à la fin de votre journée de travail, il reste des tâches à accomplir, alors mettez-les à l’ordre du jour dans la carte du lendemain.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Productivité : Utilisez un code couleur pour vos tâches

Comment s’assurer que toutes les taches prévues ont bien été menées
Comment je me facilite le travail de routine au moyen de listes de contrôle ou check-lists
Méthodes et outils de résolution des problèmes

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