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Bien préparer une réunion de travail

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Réunion de travail : Une bonne préparation

bien préparer une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

La préparation des participants

Lorsque l’on est invité ou convoqué à une réunion, surtout une réunion de travail, il est préférable d’être prêt afin de rester concentré sur son sujet, sans se disperser en évoquant d’autres sujets que ceux de l’ordre du jour. Ceux-ci feront l’objet d’une ou d’autres réunions.

Si le participant a reçu un document de l’organisateur, il en prendra connaissance avant la réunion.

S’il doit, lui, produire un ou des documents, il le préparera, également avant la réunion. Idem pour des réponses à un questionnaire reçu.

Si, au contraire, la réunion de travail doit être une réunion de créativité commune, alors ce sont les interactions entre les idées émises des uns et des autres au cours de la réunion qui donneront un résultat, impossible à prévoir à l’avance.

Le lieu et le moment

Avant de choisir le lieu et de planifier la réunion, l’animateur choisira la langue de travail durant la réunion, dans le cas où les participants pratiqueraient des langues différents, par exemple à l’international ou en Suisse.

Le lieu sera choisi en fonction :

  • du nombre des participants,
  • des moyens techniques de communication, tels que projecteur, écran, caméra, vitesse de la connexion Internet, tableau blanc, etc.
  • de l’accessibilité : proximité de la salle de réunion, parking, etc.
  • de la durée de la réunion : debout pour une réunion de quelques minutes ou fauteuils confortables pour une réunion de plus d’une heure

Le moment sera choisi :

  • en fonction des disponibilités des participants, dans la mesure où la présence de chacun est impérative,
  • en évitant les périodes de moindre attention, entre 14:00 et 16:00
  • en évitant les moments difficiles dans les déplacements lorsque la réunion a lieu à l’extérieur
  • suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se préparer, surtout s’il leur ait demandé de produire un document

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


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Messagerie professionnelle : 20 conseils pour un meilleur usage
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Plan de communication : Les 6 bonnes questions

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Les 6 questions à se poser pour bien communiquer

Quel que soit le sujet sur lequel on souhaite communiquer, le processus de transmission de l’information commence par se poser les bonnes questions.

L’importance des éléments et le succès de la communication dépendent de l’importance que l’on donne aux réponses des questions de cette check-list.

Tout plan de communication contient les réponses aux questions suivantes :

communication écrite, visuelle verbale donc complète

1. Qui sont les destinataires ?

Plus précisément, la question est de savoir qui compose la cible du message.

La même information transmise, par exemple, à un particulier ou à un professionnel, le sera d’une manière différente.

Cela peut aller jusqu’à préciser, dans le message lui-même, qui est concerné, de façon à attirer l’attention des uns et laisser indifférents les autres.
L’un des meilleurs exemples est celui de promotions sur des véhicules où le message indique si elles excluent les professionnels ou leur sont réservées.

De même, le choix des mots sera différents selon que la cible est le grand public ou un parterre de thésards (Bac + + )

2. On parle de quoi ?

Il y a le sujet principal, l’objet du message à transmettre. On le retrouve, par exemple, dans l’entête d’une lettre ou dans l’objet d’un mail.

Il y a aussi le contenu du message. L’information peut être une consigne, une supplique ou demande, une invitation, une réponse, etc.

Les arguments, les exemples, les réflexions et les conseils, l’expression de ses sentiments, figurent parmi les éléments qui permet de déterminer le corps du message à communiquer.

3. Quand communiquer ?

L’impact de la communication sera différent selon le moment où la communication aura lieu.

Ce peut être le bon moment si l’information est instantanée ou presque, comme dans le journalisme.
Le bon moment est peut-être à une heure précise dans la journée, quand les personnes destinataires sont au travail ou chez eux.

La communication peut également avoir lieu à des moments différents dans l’année. Le marché des jouets a surtout lieu avant Noël, par exemple.

4. Avec quelle fréquence ?

La répétition d’un message est l’une des méthodes les plus concrètes pour s’assurer que le message touchera bien toutes les personnes cibles.

C’est le principe même de la publicité, et aussi celui de l’éducation des enfants. Ces derniers ont la capacité d’oublier très rapidement ce qui vient de leur être dit, surtout les plus jeunes et que le message les dérange.

Au travail, les consignes de sécurité doivent faire l’objet de communication régulièrement dans des milieux dangereux alors que dans un milieu tranquille et sans danger, la récurrence du message sera plus large.

Le message unique est souvent la seule fréquence, notamment dans le quotidien.

5. Comment communiquer ?

C’est la question du canal de communication.

Elle sera verbale, écrite ou visuelle.

La communication peut se faire en parlant en face-à-face, au travers d’un média comme le téléphone, la messagerie, la télévision, la radio ou les prospectus.
Elle peut aussi être indirecte, via le bouche-à-oreille.

6. Avec quels moyens ?

La communication professionnelle demande une organisation, un planning et un budget.

Il faut déterminer exactement les réponses aux questions précédentes et définir qui va s’occuper, avec quels moyens matériels et financiers et en combien de temps.

L’organisation implique une ou plusieurs personnes. Il est évident que le service marketing d’une entreprise international ou le maire d’un village ont des moyens de mise en oeuvre de leurs communication sans rapport avec la communication d’un coach sur un terrain de sport ou la mère de famille envers ses enfants.

Conclusion

Toutes ces questions clés sont importantes dans un plan de communication structuré ou dans une simple et banale, en apparence, communication sans grand enjeu.

Une lettre sera une lettre, pourtant elle sera différente si elle contient des injures ou une demande de rendez-vous, selon qu’elle s’adresse à un partenaire commercial ou une administration ou un ami.
Son impact sera différent si elle est envoyée par la poste, écrite à la main, ou publiée dans un blog ou envoyée dans une campagne de mailing.

Philippe Garin

Pour un accompagnement personnalisé, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :

En complément :

Compétences numériques : La Communication
La Process communication ; Les 6 personnalités
CNV Communication non violante : Les 4 étapes de l’OSBD

Danger : fausse annonce, vraie boite-aux-lettres = complice
Quand la critique devient harcèlement
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Autres Communication :

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Interrompre l’entretien d’embauche : Oui, mais quand ?

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Le meilleur moment pour quitter un entretien d’embauche qui déplait

interrompre l'entretien l'entrevue d'embaucheVous venez de recevoir la convocation à l’entretien d’embauche que vous attendiez avec impatience.

Alors vous connaissez peut-être cette situation où vous vous êtes imaginé votre nouveau poste, avec des collègues sympathiques et un beau bureau.

Sommaire :

Interrompre l’entretien d’embauche : Oui, mais quand ?

4 premières raisons pour quitter prématurément l’entretien d’embauche

4 autres raisons pour quitter prématurément l’entretien d’embauche
Comment interrompre poliment un entretien d’embauche ?

Pourtant, dès que vous posez le pied dans l’entreprise, vous commencez à vous demandez ce que vous faites là, si vous êtes capable de faire le travail demandé et d’assumer les responsabilités du poste.

C’est un sentiment qui arrive à ceux qui postulent à un poste différent de leurs expériences précédentes, par exemple un premier emploi, une reconversion, une promotion à un niveau hiérarchique supérieur.

Une question de politesse et de respect

Vous avez envie de quitter l’entretien, tout en restant respectueux et sans vous mettre le recruteur à dos.

En théorie, vous pouvez interrompre un entretien à n’importe quel moment.

  • Vous pouvez poser un lapin et restez chez vous.
  • À votre arrivée, au moment de la poignée de main, vous pouvez aussi dire « au revoir » au lieu de « bonjour » et tourner le dos au recruteur.
  • Vous pouvez aussi partir au bout de 5 minutes, à peine le temps de jeter un coup d’œil sur la décoration du bureau et le visage de votre interlocuteur.

Tout cela montre un manque de respect flagrant et de savoir-vivre.

Mieux vaut éviter de revoir le recruteur dans la rue ou à l’occasion d’un nouvel entretien d’embauche, surtout s’il est un professionnel du recrutement.

Et s’il ne l’est pas, il peut lui-aussi se retrouver sur votre chemin dans une autre entreprise. Et alors… ne comptez pas sur un pardon quelconque !

Au pire, plutôt que de vous mettre le recruteur à dos, restez jusqu’à la fin de l’entrevue.

Vous avez tout à fait le droit de fixer des limites, d’imposer vos propres critères de choix et de dire « non » à la fin ou durant l’entretien d’embauche.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Entrevue d’embauche : L’écoute pour se mettre au diapason
Bonnes et mauvaises raisons de vos départs des entreprises précédentes
Les raisons de l’échec à l’embauche

Faute du recruteur 6 : Prenez du recul
Les discriminations à l’embauche
Recrutement : Refuser un poste

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Recherche d’emploi « en vacances » : mauvaise ou bonne idée

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Interrompre sa recherche d’emploi pendant les périodes de vacances est une mauvaise idée

job_vacances_marinQue ce soit pendant les « grandes » vacances, de juillet ou août, ou encore entre Noël et le Premier de l’An, les périodes sensées être des périodes où il est inutile de poursuivre sa recherche d’emploi est une idée qui ne tient pas la route.

Lorsque la majorité des entreprises mettaient la clé sous la porte et tous les employés et ouvriers en vacances en même temps, cela représentait un sens puisque tout le monde partait en même temps.

C’est une pratique qui a disparue depuis des années du paysage économique de nos pays.

Les effectifs sont réduits parce que les entreprises restent en activité en effectuant des mises en congés partielles de ses employés de façon à assurer un roulement des vacances et une permanence des activités.

De plus, si les décideurs aussi prennent des congés et partent en vacances, il est rare, qu’ils fassent un break complet sans se soucier de la bonne marche de leurs entreprises. Les décideurs sont « connectés » par Internet ou par téléphone, au moins une fois par jour quand ils ne le sont pas beaucoup plus.
Leurs vacances se résument à un changement de lieu, à des activités récréatives, studieuses, sportives, de loisirs, mais avec des appels, des messages vocaux ou écrits, sur leur ordinateurs, tablettes ou smartphones.

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Les périodes de vacances sont favorables aux embauches !

Les moments de vacances sont propices au recrutement.

Les décideurs sont plus détendus, plus à l’écoute des candidatures, surtout spontanées.

Ils aiment bien aussi savoir avec qui ils vont travailler quand ils rentreront de vacances.
Certes, un recrutement peut être lancé à n’importe quel moment de l’année.
Cela se fait en fonction des besoins de l’entreprise, à l’occasion d’un départ à la retraite d’un(e) employé(e), d’une démission ou d’un licenciement.

Mais la décision d’embaucher se fait en dehors des clous, c’est-à-dire à l’occasion d’une réflexion du décideur sur ses perspectives de remplacement de personnel ou d’augmentation de ses effectifs.

Un employeur en « vacances » est un employeur dont l’esprit est (devrait) être plus détendu et qui prend, enfin !, le temps de réfléchir sur son marché, ses idées de développement, sur l’avenir de son entreprise, donc aussi sur les embauches.

Donc, partir aussi en vacances en même temps que les employeurs n’est pas une bonne idée.

Bien sûr, il est regrettable de ne pas profiter de quelques jours de repos, de moments d’une pause dans sa recherche d’emploi.
Cela ne signifie pas, non plus, de passer 12 h par jour à sa recherche d’emploi, 7 jours sur 7.
Il faut se ménager des moments de loisirs et des moments consacrés à sa recherche d’emploi.

Choisir pour cela le mauvais prétexte que les entreprises sont « en vacances » est un mauvais choix.

Alors quand se mettre en congés ? C’est à chacun de décider pour soi.

Cependant, mieux vaut entrer en relation avec un recruteur, chasseur de tête, ou un employeur, pendant qu’il est disponible pour cela que pendant le plein boum de ses activités, donc quand il est en plein travail.

L’appeler sur son téléphone cellulaire, sur son lieu de vacances, est aussi une mauvaise idée, alors que l’envoi d’un message électronique, un courriel, peut s’avérer payant, sous réserve qu’il soit bien rédigé et qu’il corresponde à un besoin de l’entreprise.

Philippe Garin
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Les mauvais moments sont de bons sujets de conversation

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Les mauvais moments

Les mauvais moments sont de bons sujets de conversation

(Conrad Scheck)

conrad scheck

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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C’est toujours le bon moment

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François Mauriac dit :

François Mauriac

François Mauriac

C’est toujours le bon moment,

encore faut-il savoir pour faire quoi

(François Mauriac)

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Les mauvais moments sont de bons sujets de conversation

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