Bien préparer une réunion de travail


Réunion de travail : Une bonne préparation

bien préparer une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

La préparation des participants

Lorsque l’on est invité ou convoqué à une réunion, surtout une réunion de travail, il est préférable d’être prêt afin de rester concentré sur son sujet, sans se disperser en évoquant d’autres sujets que ceux de l’ordre du jour. Ceux-ci feront l’objet d’une ou d’autres réunions.

Si le participant a reçu un document de l’organisateur, il en prendra connaissance avant la réunion.

S’il doit, lui, produire un ou des documents, il le préparera, également avant la réunion. Idem pour des réponses à un questionnaire reçu.

Si, au contraire, la réunion de travail doit être une réunion de créativité commune, alors ce sont les interactions entre les idées émises des uns et des autres au cours de la réunion qui donneront un résultat, impossible à prévoir à l’avance.

Le lieu et le moment

Avant de choisir le lieu et de planifier la réunion, l’animateur choisira la langue de travail durant la réunion, dans le cas où les participants pratiqueraient des langues différents, par exemple à l’international ou en Suisse.

Le lieu sera choisi en fonction :

  • du nombre des participants,
  • des moyens techniques de communication, tels que projecteur, écran, caméra, vitesse de la connexion Internet, tableau blanc, etc.
  • de l’accessibilité : proximité de la salle de réunion, parking, etc.
  • de la durée de la réunion : debout pour une réunion de quelques minutes ou fauteuils confortables pour une réunion de plus d’une heure

Le moment sera choisi :

  • en fonction des disponibilités des participants, dans la mesure où la présence de chacun est impérative,
  • en évitant les périodes de moindre attention, entre 14:00 et 16:00
  • en évitant les moments difficiles dans les déplacements lorsque la réunion a lieu à l’extérieur
  • suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se préparer, surtout s’il leur ait demandé de produire un document

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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À quoi sert une réunion de travail


Réunion de travail : Définition et objectif

à quoi sert une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Dans toute organisation, les réunions sont un pilier du bon fonctionnement, en plus d’être inévitable.

Il y a les réunions obligatoires, individuelles ou collectives, définies par la loi, telles que la réunion de seconde partie de carrière ou les négociations entre les représentants du patronat et représentants des salariés.

Les échanges d’informations peuvent prendre différentes formes et passer par différents canaux.
Cependant, la réunion à plusieurs permet, de raccourcir les échanges par un contact direct entre les participants.

Le déroulement d’une réunion dépend beaucoup de la culture d’entreprise et de la culture du pays.

C’est ainsi que le mode de fonctionnement « à la française » est incompréhensible pour un anglo-saxon, sans, pour autant, que la productivité en soit diminué, bien que :

Les participants se coupent la parole ou la prennent sans prévenir,

  • Les heures prévues de début, avec un quart d’heure de retard minimum, et de fin, qui s’éternise,
  • Des discussions sans aucune décision n’aient été prises,
  • Certains s’endorment ou presque pendant que d’autres parlent,
  • Etc.

À quoi sert une réunion ?

La réunionite !

La fameuse réunionite est une réunion régulière, fixée à l’avance, sans objectif particulier et qui donne l’impression aux participants de perdre leur temps.

C’est pourquoi, pour être efficace, une réunion de travail doit répondre aux questions suivantes :

  • Cette forme d’échanges d’informations est-elle utile ?
  • Quel est l’objectif ou quels sont les résultats attendus à l’issue de la réunion ?
  • Qui doit y assister et pourquoi ?

Un réunion qui consiste à recueillir les compte-rendus de ses collaborateurs n’est pas une réunion de travail.
C’est une réunion d’informations où le responsable souhaite que chaque participant sache où en sont rendus les autres dans leur travail.

Si ces informations sont utiles d’être partagées à plusieurs, alors une réunion est organisée, sinon il s’agit d’un échange entre le responsable et chacune des autres personnes qui lui fait un rapport sur son activité.

D’autres canaux d’échanges peuvent être utilisés en dehors d’une réunion de travail, par exemple le téléphone ou la messagerie interne

L’objectif d’une réunion

Sans objectif, une réunion est inutile. Elle s’apparente alors un moment de pause où les participants s’échangent des informations pour rien.

Une réunion sert pour :

  • Transmettre un message, sans débat, par exemple pour informer le personnel d’une décision de la Direction
  • Faire le point sur un projet en cours
  • Chercher et trouver une solution à un problème, un conflit, un dysfonctionnement, etc.
  • Créer de nouveaux services ou produits
  • Prendre une décision en demandant l’avis de tous les participants
  • Former les participants

C’est à l’organisateur de la réunion d’indiquer le but de la réunion et le résultat attendu.

Il indiquera aussi quels seront les participants, et fixera le moment et la durée de la réunion, ainsi que les moyens matériels utiles pour son bon déroulement.

Lorsque c’est nécessaire, il fournira aux participants des indications sur le rôle de chaque participant ainsi que l’ordre des interventions.

Ainsi avertis, les participants pourront préparer leurs interventions.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Réunion de travail : Mode d’emploi


Réunion de travail : Introduction

réunion de travailÀ la demande d’un de mes correspondants, suite à la diffusion de ma newsletter n° 89 de juin 2019, voici une série de 4 articles sur l’organisation d’une réunion de travail.

Sommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail (prochainement)

Le rapport ou compte-rendu de réunion (prochainement)

Merci Lucy

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Le matin, dessinez une carte des actions à mener


Démarrez votre journée par un dessin

carte des actions à menerLe diagramme de Gantt est un mode de présentation des différentes tâches à accomplir pour un projet industriel, de construction de bâtiment ou informatique, etc.

C’est compliqué d’utiliser cet outil pour organiser sa journée de travail.
Cependant, il est possible de l’adapter à votre manière pour dessiner une carte des actions à mener, en appliquant certains des principes de cette méthode

Que faut-il pour bien préparer sa journée ?

D’abord, il faut savoir ce qu’il a à faire.

La liste des tâches, appelée en anglais la to-do-list, vous permet de choisir celles que vous allez mener au cours de la journée.

Certaines de ces tâches sont déjà planifiées. Par exemple, participer à une réunion de 10:00 à 11:00.

D’autres n’ont pas d’horaire précis. Vous savez seulement qu’elles sont à faire dans la journée.
Vous allez estimer le temps dont vous avez besoin pour chacune des tâches.

Vous commencez votre carte des actions à mener dans la journée, par la première que vous prévoyez.

Puis vous continuez à écrire les tâches les unes sous les autres, tant qu’elles n’ont pas de point commun.

Lorsqu’une tâche doit attendre qu’une autre tâche soit terminée avant de démarrer, alors écrivez-la avec un décalage vers la droite et vous reliez les deux tâches par une flèche.

Si entre les deux tâches, vous avez une tâche planifiée, et donc que vous allez avoir une interruption, écrivez la tâche planifiée entre les deux tâches qui doivent se suivre.

En continuant ainsi, vous obtenez en un rapide coup d’oeil l’ordre des tâches à mener.

Rayez-les de la carte au fur et à mesure que vous les avez exécutées.

Si, à la fin de votre journée de travail, il reste des tâches à accomplir, alors mettez-les à l’ordre du jour dans la carte du lendemain.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Entrevue d’embauche : Trac et patatras


Perdre ses moyens à cause du trac

nous sommes tous égauxQuand l’enjeu est important, le trac s’installe.

C’est le cas lorsque vous vous présentez à une entrevue d’embauche.

La sueur commence à perler au front, dans le cou et sur tout le corps. La vision se trouble. L’audition baisse. L’esprit se vide.
Vous oubliez ce que vous voulez dire. Vous vous sentez paralysé (e). Vous perdez vos moyens.

Le trac est une énergie. C’est une sorte de peur.

Si nos ancêtres n’avaient jamais eu peur, notre race aurait disparue depuis longtemps.
Il faut de l’énergie pour fuir le danger… ou lui faire face.

Quand le trac arrive, ce sont les premiers instants qui comptent le plus.

Préparez-vous

Il faut comprendre et se préparer :

  • un look en phase avec le poste et le style de l’entreprise,
  • arriver à l’heure ou moins de cinq minutes avant le début de l’entretien,
  • serrer la main que votre interlocuteur vous tend, fermement sans l’écraser,
  • et surtout sourire.

Juste avant d’arriver devant la porte du bâtiment où va se dérouler l’entretien d’embauche, respirez un bon coup.

Évidemment, pas de cigarette, de gomme à mâcher ni de parfum qui pourraient mettre mal à l’aise votre interlocuteur.
Votre coiffure est en ordre. Vos chaussures sont propres. Voilà le recruteur qui arrive.

Inférieur(e) ou égal(e)

Le trac vient de la peur du jugement par l’autre.

L’accumulation des échecs entretient le sentiment que cette fois-ci sera comme les autres, un échec.

Il est très facile de se dévaloriser, de croire à la malchance ou à la loi des séries.
Il est tout aussi facile de penser que l’on est très inférieur à ce juge tout puissant qui va décider de la suite de votre candidature, à défaut de votre carrière toute entière.

La peur produit un effet qui peut se traduire par le besoin de fuir. Sauf que, là la fuite signifierait l’échec garanti.

Se replacer

D’abord, physiquement

Attendez que le recruteur vous le propose pour vous assoir. Vous avez environ 1 à 5 secondes pour regarder autour de vous pendant que vous posez votre sac à main, si vous en avez un, que vous enlevez votre manteau ou votre imperméable, en hiver ou en temps de pluie.

Prenez place sur le siège, ni trop au fond, ni sur le bord. Vous devez pouvoir vous adossez sans effort.

C’est le moment de poser la question d’autorisation de prendre des notes. Question de pure forme puisque tous les recruteurs répondent oui.
Sortez alors votre bloc-notes, votre stylo ou crayon. Posez le tout sur une de vos cuisses.

Gardez le buste droit, c’est le moment de détente. Très court, certes, et pourtant primordial.

Ensuite, Mentalement

L’autre est là pour vous dire si vous correspondez à la description de ce que l’entreprise attend de vous. C’est tout.

Ce qui va être jugé, c’est l’adéquation entre ce que vous savez faire, ce que vous êtes et ce que l’employeur imagine trouver.

Être respectueux, c’est se sentir que l’on est au même niveau que l’autre.

C’est un dialogue et non un interrogatoire.
Vous avez le droit de poser des questions, même en cours d’entretien, sans attendre sa fin.

Quand vous êtes dans le feu de l’action, le trac disparait.

Vous écoutez votre interlocuteur attentivement pour garder en tête, ou/et sur papier, les informations les plus utiles à la conversation.
Vous repérez le ton et l’attitude de l’autre.

Vous même, inconsciemment ou tout à fait consciemment, vous vous faites une idée sur le recruteur.
Vous le trouvez sympathique ou antipathique. Peu importe, il faut faire avec.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Entretien d’embauche : Jamais les mêmes questions. Zut alors !


Préparer des réponses pour rien ?

préparer des réponses aux questions en entretien d'embaucheRien de plus frustrant que de préparer des réponses aux questions les plus courantes des recruteurs et d’avoir toujours des questions en entretien d’embauche pour lesquelles on n’a pas préparé de réponses.

Facile à comprendre !

Le sentiment d’avoir « fait des efforts » pour rien est encore plus fort quand le résultat attendu est négatif.

Et pourtant, même après des centaines d’entretiens d’embauche, vous aurez toujours des questions nouvelles.

Les recruteurs ont deux types de questions : les questions classiques, y compris les questions soi-disant inattendues, car elles le sont pour le candidat, mais pas pour eux,

Les questions classiques ou soi-disant inattendues

Ce sont ces questions qui demandent de la réflexion, donc une recherche de réponse.
De préférence, vos réponses seront aussi classiques, agrémentées toutefois d’exemples qui vous sont propres, qui viennent de votre expérience ou/et des connaissances acquises durant une formation.

Les questions soi-disant inattendues et qui sont, en fait, des questions classiques dans le sens où elles sont là pour vous faire réagir, vous choquer, vous provoquer ou vous obliger à passer du coq à l’âne. En un mot, le recruteur cherche à analyser votre réaction de surprise. Le sens de la question importe peu.

Pour ce type de questions, il est possible de se préparer car il s’agit de définir, à l’avance, quel sentiment vous allez laisser paraître.
Répondrez-vous avec humour, avec un simple sourire, un air ahuri, avec colère ou énervement. Vous avez le choix.

Vous pouvez même pousser un soupir de soulagement si une telle question arrive car il est rare d’en avoir plusieurs dans la même entrevue de recrutement.

Et les questions qui leur viennent à l’esprit en vous écoutant

Le recruteur, employeur ou professionnel du recrutement, réagissent aussi aux réponses des candidats.

Ces questions-là sont liées directement à ce que vous dites durant l’entretien ou au contenu de votre CV ou de votre lettre de motivation.
C’est ce qu’on appelle un dialogue.

La préparation consiste simplement à bien se connaître.

Apportez et ayez votre CV sous les yeux pendant l’entretien, ainsi que votre lettre de candidature, que vous aurez relue juste avant le rendez-vous pour vous en rappeler les principales phrases sur lesquelles vous risquez d’être interrogé (e).

A de telles questions, toutes les réponses sont bonnes puisqu’elles sont en rapport direct avec ce que vous venez de dire.
Ce sont généralement des questions pour vous inciter à détailler vos propos.

Pas de piège. Seulement la volonté du recruteur de mieux vous connaître et savoir comment vous « fonctionner », découvrir votre mode de pensée dominant ainsi que votre aisance dans la communication.

Cela lui sert aussi à deviner vos points forts et vos points faibles, même s’il vous a posé cette question classique à un autre moment de l’entretien.

Un entrainement sans s’en rendre compte

Dites-vous toujours que si vous êtes en entretien d’embauche, c’est que vous avez attiré l’attention du recruteur et que vous avez toutes vos chances, au départ.

Vous avez tout à gagner, y compris du temps, car si un entretien se termine par une réponse négative, vous vous serez entraîné pour le prochain entretien.
En analysant ce qui a provoqué le refus, vous serez mieux armé (e) pour mieux communiquer lors des futurs entretiens.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Entretien d’embauche : 5 conseils pour le préparer


5 conseils pour préparer son entretien d’embauche

entretien d'embaucheEnfin, l’entretien que vous attendez depuis, plus ou moins, longtemps, est planifié.

Le recruteur vous a interrogé sur vos disponibilités et a fixé un rendez-vous. C’est pour bientôt.

Êtes-vous prêt (e) ?

Voici quelques questions à (se) poser et les moyens d’avoir la réponse :

1. La durée de l’entretien

La date et l’heure de début sont connues. Quelle est la durée prévue de l’entretien ?

=> si le recruteur a omis de vous la signaler alors posez-lui la question. Pour une question d’organisation de votre déplacement et du reste de la journée, vous avez besoin d’avoir cette information.

2. L’accessibilité au lieu de rendez-vous

Transport en commun ou véhicule personnel ?

=> Avec l’adresse exacte, vous trouvez l’aspect de la rue sur quelques sites spécialisés sur Internet. Vous y verrez s’il y a de la place pour garer sa voiture, sa moto ou son vélo. Attention à date du cliché car les rues et les bâtiments changent.

=> Si cela est insuffisant, renseignez-vous auprès du recruteur ou du site de la commune pour connaître les lieux d’arrêts, gare, station de bus, de tram ou de métro, les plus proches du lieu du rendez-vous
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3. Le ou les interlocuteurs, présents côté recruteur ?

=> Généralement, c’est le recruteur qui prend le rendez-vous. Parfois, c’est une assistante, notamment lorsque le recruteur est le futur employeur. Le plus simple est de demander le nom et/ou la fonction de la personne ou des personnes avec qui vous allez avoir votre entretien.

Mieux vaut savoir à qui on a affaire pour adapter son discours aux attentes de votre ou vos interlocuteurs

4. Comment allez-vous vous habiller ?

La tenue vestimentaire dépend de plusieurs critères :

  1. le domaine professionnel implique-t-il le respect de normes vestimentaires ?
  2. le type de société est-il classique ou indifférent à la façon de se vêtir ?
  3. vos goûts personnels sont-ils compatibles avec celui de l’entreprise ?

=>En cas de doute, choisissez des vêtements qui vous conviennent, propres et plutôt classiques sans paraître trop rigides

5. Comment allez-vous vous exprimer ?

La façon de s’exprimer sera celle que vous utilisez le plus facilement en face d’une personne inconnue, qui est susceptible de décider de votre avenir professionnel.

=> Cherchez sur internet le profil de votre interlocuteur, de la société qui embauche pour trouver quelques mots de vocabulaire utilisés dans l’entreprise et que vous replacerez durant l’entretien, au bon moment

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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