Réunion de travail : Une bonne préparation
Sommaire :
À quoi sert une réunion de travail
Bien préparer une réunion de travail
Réussir l’animation d’une réunion de travail
Le rapport ou compte-rendu de réunion
La préparation des participants
Lorsque l’on est invité ou convoqué à une réunion, surtout une réunion de travail, il est préférable d’être prêt afin de rester concentré sur son sujet, sans se disperser en évoquant d’autres sujets que ceux de l’ordre du jour. Ceux-ci feront l’objet d’une ou d’autres réunions.
Si le participant a reçu un document de l’organisateur, il en prendra connaissance avant la réunion.
S’il doit, lui, produire un ou des documents, il le préparera, également avant la réunion. Idem pour des réponses à un questionnaire reçu.
Si, au contraire, la réunion de travail doit être une réunion de créativité commune, alors ce sont les interactions entre les idées émises des uns et des autres au cours de la réunion qui donneront un résultat, impossible à prévoir à l’avance.
Le lieu et le moment
Avant de choisir le lieu et de planifier la réunion, l’animateur choisira la langue de travail durant la réunion, dans le cas où les participants pratiqueraient des langues différents, par exemple à l’international ou en Suisse.
Le lieu sera choisi en fonction :
- du nombre des participants,
- des moyens techniques de communication, tels que projecteur, écran, caméra, vitesse de la connexion Internet, tableau blanc, etc.
- de l’accessibilité : proximité de la salle de réunion, parking, etc.
- de la durée de la réunion : debout pour une réunion de quelques minutes ou fauteuils confortables pour une réunion de plus d’une heure
Le moment sera choisi :
- en fonction des disponibilités des participants, dans la mesure où la présence de chacun est impérative,
- en évitant les périodes de moindre attention, entre 14:00 et 16:00
- en évitant les moments difficiles dans les déplacements lorsque la réunion a lieu à l’extérieur
- suffisamment à l’avance pour permettre aux participants de se préparer, surtout s’il leur ait demandé de produire un document
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com
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