Que doit contenir un rapport d’activité ?


Le contenu d’un rapport d’activité en entreprise

rapport d'activité du coeur

source : Wikipedia

Que l’auteur du rapport d’activité soit nouveau dans l’entreprise ou est un « ancien » dans la « boîte », il doit appliquer les règles rédactionnelles en cours.

Clair, concis doit être le contenu, pour que le rapport soit lu et compris.

Dans un rapport d’activité, il faut trouver

Des faits

Les faits sont identifiables, mesurables, sans ambiguïté, irréfutables.

Des opinions et des recommandations

Les opinions et les recommandations sont subjectives, en complément des faits, donc dans des phrases à part et argumentées.

Des noms

Des noms de personnes ou de groupes de personnes ou services.
Ce sont les acteurs, les responsables, les décideurs.

À notifier d’une manière neutre. les critiques sur les personnes passent plus facilement et laissent moins de traces lorsqu’elles sont exprimées oralement que par écrit, car cela peut se retourner contre son auteur.

Des dates, délais, chiffres

Les nombres et les dates servent d’illustrations aux faits et aux opinions. Ils facilitent la mémorisation du contenu.

abonnez_vous_ICI_a_la_NewsletterDes éléments communs

Les éléments suivants sont communs à tous les rapports :

  1. Le nom de l’auteur, sa fonction ou/et son service
  2. La date, voire l’heure du rapport
  3. S’il s’agit d’un rapport après des entretiens ou réunions, la liste des participants ou des personnes interrogées, y compris les personnes absentes à la réunion si le cas s’est présenté
  4. La liste du ou des destinataires du rapport, c’est-à-dire la personne qui l’a demandé et celles qui vont en recevoir une copie
  5. L’objet du rapport
  6. Un rappel des circonstances du rapport, par exemple si ce rapport fait suite à un autre rapport, ou la demande qui a conduit à la rédaction du présent rapport

Optionnels :

  1. Si nécessaire une liste d’actions à mener suite à ce rapport.
  2. Si nécessaire la date du prochain rapport, ou/et de la prochaine réunion.
    Cette notion de date a un sens pour les rapports réguliers.
    Pour un rapport à une demande ponctuelle ou une initiative ponctuelle, aucune date de prochain rapport n’est à mettre.

Selon la taille du contenu du rapport, il est préférable de rédiger avec des titres et des sous-titres. Cela permet la création d’un sommaire à placer au début du rapport

De même, un résumé peut s’avérer efficace. Il peut se placer juste après le sommaire ou en tout début si aucun sommaire ou en fin du rapport en guise de conclusion.
Ce résumé a pour objectif de fournir une information rapide et d’éviter à son lecteur de lire l’ensemble du rapport ou l’inciter à le faire s’il veut des détails.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :

En complément :

Dégradation de la relation personnelle avec le responsable hiérarchique
L’origine du français et son orthographe
Astuces pour que vos mails soient lus

Comment construire un tableau de bord
Indicateurs d’activité exemples
Plan compte rendu Comité de projet

Autres Organisation :

Récapitulatif 15 Organisation

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Sommaire d’une charte informatique


Composition d’une charte informatique

10 conseils de la CNILS’il y a bien un moyen d’encadrer l’utilisation des outils du système d’information d’une organisation, c’est la Charte informatique ou Charte informatique et Internet.

La difficulté pour le responsable de la rédaction d’une telle charte est de savoir quoi y mettre.

Tout d’abord, il y a des règles présentes dans l’entreprise. Certaines sont documentées, d’autres sont simplement appliquées par les utilisateurs, d’autres encore sont laissées à la discrétion de qui veut bien les appliquer.

Or la responsabilité du chef de l’entreprise ET de l’utilisateur est engagée dans la mesure où les actions menées grâce aux outils informatiques de l’entreprise sont répréhensibles par la loi et par la jurisprudence.

Il peut d’agir d’actions de la part ou en direction d’instances extérieures à l’entreprise, particuliers, entreprises, administrations, etc. ou d’actions de l’entreprise contre un salarié ou d’un salarié contre l’entreprise.

Par conséquent, et puisque la loi est peu, mal ou pas connue, il est bon de fixer dans une charte informatique, les règles qui vont régir les usages, les droits et les devoirs de chacun au sein de l’organisation.

Comme chaque charte informatique est unique et définie à l’intérieur d’une entreprise, il est impossible de donner un exemple complet. Cependant, voici un exemple de sommaire d’une charte informatique :

1. Définitions

Rien de plus ennuyeux, pour un document qui sera associé au règlement intérieur, que de contenir des termes, mots ou expression, que seuls des informaticiens peuvent comprendre.

C’est pourquoi, le premier chapitre d’une charte informatique, comme pour d’autres types de documents, doit contenir les définitions du jargon informatique, ainsi que tout acronyme et définitions propres à l’entreprise.

En effet, la charte informatique s’applique à tous les collaborateurs des sous-traitants amenés à travailler avec les outils de l’entreprise. Donc, ils doivent comprendre aussi les termes issus du vocabulaire propre à celle-ci.

2. Accès aux ressources informatiques et services Internet

Les conditions d’accès aux outils informatiques, comme les autorisations à des matériels ou à la manipulation de données sont à décrire dans ce chapitre. On y retrouve les démarches que doit accomplir un demandeur pour un accès au système d’information ou à une partie de celui-ci, ou pour l’installation d’un nouveau logiciel.

3. Règles d’utilisation, de sécurité et de bon usage

Ce chapitre doit contenir tout ce qu’un utilisateur a droit et tout ce qui lui est interdit.

En outre, il doit savoir ce qui est possible sous certaines conditions. Beaucoup de ses règles sont des principes de bon sens, surtout en matière d’utilisation d’Internet. Par exemple, interdiction de regarder la télévision en streaming sur le réseau.

4. Mesures de sécurité et de contrôle, et les responsabilités des informaticiens

C’est dans ce chapitre que sont décrits les moyens mis en place pour la sécurité du système d’information, ainsi que les contrôles auxquelles les actions du personnel, en la matière, sont soumis. Cette description doit rester succincte, bien que complète pour respecter les droits des salariés.

C’est aussi pour cette raison que la responsabilité des informaticiens amenés à installer, maintenir, utiliser ces outils de sécurité et de surveillance, est décrite. Par exemple, l’utilisation de la messagerie professionnelle, peut être supervisée par un administrateur réseau, car il aura mis en place un logiciel anti-spam et sera amené à lire les messages considérés par l’automate comme un spam, pour s’assurer que c’est bien le cas. En aucune façon, il n’aura le droit d’informer toute sa hiérarchie du contenu du mail, quand bien même celui-ci est négatif pour l’entreprise, à l’exception des manquements à la loi par l’auteur du mail.

Rien que cet exemple montre la complexité de la rédaction d’une charte informatique.

5. Rappel des principales lois

Comme la loi contient de plus en plus de droits et de devoirs, les articles de loi sur lesquels se basent les articles de la charte informatique, y figurent, ainsi que les jurisprudences au moment de la rédaction de la charte

6. Sanctions

Comme dans tout texte de ce type, des sanctions sont prévues, comme dans le règlement intérieur, à l’encontre de ceux qui ne respecteraient pas la charte. Les sanctions sont proportionnées à la faute : d’un simple avertissement à la radiation des effectifs pour faute grave.

7. Application

Les modalités d’application de la charte informatique sont décrites dans ce chapitre, à commencer par la date d’application.

Cela concerne aussi les mises à jour de la charte informatique pour tenir compte des changements de la loi, de la jurisprudence, des outils informatiques de l’entreprise et de son organisation interne.

C’est pourquoi, avant sa diffusion à l’ensemble du personnel, elle doit faire l’objet de la même procédure de validation que le règlement intérieur

8. Formulaire d’acceptation

Cette dernière partie de la charte informatique est très importante. Chaque membre du personnel, et de ses sous-traitants, doit s’engager personnellement à la respecter. C’est pourquoi, la charte doit être lue, du début à la fin, individuellement ou à plusieurs selon les modalités décidées par le chef d’entreprise et les représentants du personnel.

Un refus de s’engager au respect de la charte équivaut à refuser de s’engager à respecter le règlement intérieur. Si c’est le contrat de travail qui sert d’engagement au respect du règlement intérieur, c’est aussi le cas pour tout nouveau collaborateur. Cependant, pour ceux qui font partie des effectifs à la date d’application de la charte informatique, leur engagement par écrit est indispensable.

Conclusion

Si vous une charte informatique dans votre organisation, vérifiez son sommaire. Il se peut qu’il soit différent. Merci d’avance de partager avec nous, le sommaire de Votre charte et faites-nous part des différences, svp :

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :

En complément :

Livret d’accueil sommaire
Appel d’offres : exemple de sommaire
Plan d’un rapport d’audit en entreprise

Surveillance en entreprise : caméra, micro et charte informatique
Démission d’un salarié = fuite d’informations : Comment s’en prémunir
Pare-feu : Filtrage par le parefeu : Tout ou rien

Autres Informatique, Juridique et Management :

Récapitulatif 14 Informatique
Récapitulatif 14 Juridique
Récapitulatif 14 Management

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Livret d’accueil sommaire


Sommaire d’un livret d’accueil en entreprise

livret d'accueilUne entreprise bien organisée se doit de posséder un livret d’accueil pour tout nouvel employé quel qu’il soit.

Le but est de faciliter son intégration dans l’entreprise en lui fournissant un maximum d’informations concernant celle-ci et concernant les conditions dans lesquelles il est reçu.

Une présentation de l’organigramme, pour que le nouveau salarié trouve sa place, les conditions de travail et la protection sociale y ont, notamment, leur place.

Voici un exemple de sommaire de livret d’accueil :

1 Aspects économiques

1.1 Le groupe / La société

1.2 Les implantations

2 Aspects sociaux

2.1 Salaires

2.2 Participation et intéressement

2.3 Conventions collectives et règlement intérieur

2.4 Charte informatique

2.5 Prévoyance

2.6 Retraite

2.7 Congés

2.8 Représentants du Personnel

2.9 Politique de communication

2.10 … (exemples : l’outil informatique, fournitures aux employés, pauses café, etc.)

2.x A qui s’adresser

Philippe Garin, plus de 20 ans de management entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Le nouvel emploi sur http://www.boosteremploi.com
La charte informatique
Test congés payés à l’usage des employeurs

Guide d’observation d’une visite d’entreprise
Devise 033 : ça ne fait pas de mal de flatter son patron
Main chaude = Succès à l’entretien d’embauche, Recrutement assuré ?

Autres Management :

Récapitulatif 3 Management

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Méthode de rédaction de la documentation utilisateur


Méthode de rédaction de la documentation utilisateur

En informatique, c’est souvent le développeur qui est chargé de rédiger la documentation à l’usage des utilisateurs. C’est une ERREUR fondamentale.

Documentation passive

En effet, par exemple, le programmeur à tendance à indiquer que dans telle zone, il est possible de saisir tel ou tel code, paramètre ou information. Parfois, il ajoute la compatibilité entre les zones à saisir dans un écran. C’est la DOCUMENTATION PASSIVE.

Il ne faut cependant pas supprimer entièrement ce type de documentation car il est ainsi possible de créer une table des fonctions informatisées par ordre alphabétique, avec l’indication des domaines fonctionnels où elles sont utilisées. Cette table permet de retrouver rapidement les documentations utilisateurs actives pour les modifier lorsqu’un processus ou un programme est modifié.

Documentation active

La documentation utilisateur doit être rédigée par un utilisateur, un organisateur ou une personne du service qualité. Bref, par une personne qui connaît bien le fonctionnement de l’entreprise ou du service où le programme sera utilisé.

C’est cette personne qui sera à même de positionner le nouveau programme à l’intérieur du processus fonctionnel.

C’est pourquoi, la documentation sera rédigée pour décrire les PROCESSUS.

C’est la DOCUMENTATION ACTIVE

Le sommaire, ou table des matières, de la documentation, comprendra des phrases avec un verbe d’action, en utilisant le vocabulaire fonctionnel, de telle façon que l’utilisateur sache COMMENT faire.

Exemple de table des matières d’une documentation utilisateur

Pour chacune des fonctions du processus, un texte explicatif indiquera à l’utilisateur de qu’il doit faire et comment le faire, que la fonction soit informatisée ou pas.

Dans un magasin :
A)      Le client se présente (ou téléphone) pour un besoin de marchandises

A1)     Vous savez exactement quel est le produit à remettre ainsi que la quantité

A11)   Le client veut enlever la marchandise immédiatement

A12)   Le client veut être livré ou passera enlever la marchandise plus tard

A2)     Vous ne pouvez pas définir exactement l’article que cherche le client

A21)   L’article et la quantité peuvent être précisés au magasin

A22)   Le client veut une remise de prix, un devis

A221)  Création d’un devis

A222)  Copie d’un devis en commande

A23)   Le commercial va prendre en charge le client à l’écart de la réception

Philippe Garin, plus de 20 ans manager en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Voir aussi :

Durée d’archivage des documents
Modes de pilotage en entreprise
Texte dans un site Web : 20 Questions à se poser avant de rédiger

Processus
Méthode ACTE : Les deux définitions
Affinement pas à pas ou effet de loupe

Autres Organisation :

Récapitulatif 1 Organisation

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