Astuces pour que vos mails soient lus
Un gros avantage que dispose un mail par rapport à un appel téléphonique est sa lecture en différée.
Il peut être lu au moment choisi par le lecteur alors qu’avec le téléphone, les deux interlocuteurs doivent être simultanément disponibles.
Un courriel permet donc de joindre une personne en très peu de temps et même plusieurs. Ce phénomène peut aller jusqu’aux campagnes de mailing où le même message est envoyé à des destinataires en grand nombre.
Oui, mais voilà. Votre mail sera-t-il lu ?
Voici plus de quinze d’astuces pour s’en assurer
- Envoyer votre courriel à partir d’une boîte aux lettres qui porte un nom de personne plutôt qu’une fonction ou pire, une expression généraliste comme « contact », « administrateur », etc.
- Mettre un objet qui intéresse et qui soit cohérent avec le contenu du message
- Rédiger un objet qui ne dépasse pas cinquante caractères et qui contient plus que trois mots
- Éviter que son courriel soit considéré comme un spam, en évitant les mots utilisés par les spammeurs ;: « gratuit », « offre », « promo », « urgent », « 100% », « prix » et les points d’exclamation ou tout en majuscules
- Bien choisir les premières lignes, celles qui apparaissent par défaut dans les messageries, en allant droit au but
- Cibler correctement ses destinataires, ceux qui ont un intérêt potentiel à vous lire
- Personnaliser votre message, pour que chacun de vos destinataires éviter de penser n’être qu’un parmi tant d’autres
- Envoyer votre mail au « bon » moment, celui où il sera moins « noyé » dans la masse des mails du lundi matin ou du vendredi soir
- Envoyer votre mail à la « bonne heure », celle où votre destinataire sera disponible pour le lire et selon ses habitudes horaires de présence au travail : le soir s’il est « du soir »,…
- Demander confirmation de lecture permet de s’assurer que le message est bien arrivé à destination
- Avertir préalablement son interlocuteur du prochain envoi de votre mail, pour les courriels importants par leur contenu
- Éviter les messages trop longs, et les pièces jointes trop volumineuses, dont la durée de téléchargement est longue et qui sont les premiers à être éliminer quand votre interlocuteur « fait du ménage » dans sa boîte aux lettres
- Envoyer un lien dans votre message vers le serveur qui stocke les pièces qui évitent ainsi d’être jointes au mail
- Utiliser un correcteur d’orthographe pour supprimer le désagrément qu’aurait le destinataire à lire un courriel contenant des fautes
- Mettre la ponctuation à bon escient avec des virgules pour la respiration et pour le rythme de la lecture et en supprimant les points d’exclamation en surnombre.
- Rester sobre et professionnel, sans ajouter de smileys ou d’expressions plus ou moins triviales comme « mdr » ou « lol »
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com
Pour en savoir plus :
En complément :
Les rôles dans la communication ou sachez pourquoi vous communiquez mal
Schéma de la déperdition de l’information
Mail bloqué : Explications
Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
L’origine du spam
Signalez un mail frauduleux
Autres Communication et Informatique :
Récapitulatif 6 Communication
Récapitulatif 6 informatique
Tous les articles de cette catégorie sont listés dans la page Informatique et la page Communication
Blog de Philippe Garin 