Le contenu d’un rapport d’activité en entreprise
Que l’auteur du rapport d’activité soit nouveau dans l’entreprise ou est un « ancien » dans la « boîte », il doit appliquer les règles rédactionnelles en cours.
Clair, concis doit être le contenu, pour que le rapport soit lu et compris.
Dans un rapport d’activité, il faut trouver
Des faits
Les faits sont identifiables, mesurables, sans ambiguïté, irréfutables.
source : Wikipedia
Des opinions et des recommandations
Les opinions et les recommandations sont subjectives, en complément des faits, donc dans des phrases à part et argumentées.
Des noms
Des noms de personnes ou de groupes de personnes ou services.
Ce sont les acteurs, les responsables, les décideurs.
À notifier d’une manière neutre. les critiques sur les personnes passent plus facilement et laissent moins de traces lorsqu’elles sont exprimées oralement que par écrit, car cela peut se retourner contre son auteur.
Des dates, délais, chiffres
Les nombres et les dates servent d’illustrations aux faits et aux opinions. Ils facilitent la mémorisation du contenu.
Des éléments communs
Les éléments suivants sont communs à tous les rapports :
- Le nom de l’auteur, sa fonction ou/et son service
- La date, voire l’heure du rapport
- S’il s’agit d’un rapport après des entretiens ou réunions, la liste des participants ou des personnes interrogées, y compris les personnes absentes à la réunion si le cas s’est présenté
- La liste du ou des destinataires du rapport, c’est-à-dire la personne qui l’a demandé et celles qui vont en recevoir une copie
- L’objet du rapport
- Un rappel des circonstances du rapport, par exemple si ce rapport fait suite à un autre rapport, ou la demande qui a conduit à la rédaction du présent rapport
Optionnels :
- Si nécessaire une liste d’actions à mener suite à ce rapport.
- Si nécessaire la date du prochain rapport, ou/et de la prochaine réunion.
Cette notion de date a un sens pour les rapports réguliers.
Pour un rapport à une demande ponctuelle ou une initiative ponctuelle, aucune date de prochain rapport n’est à mettre.
Selon la taille du contenu du rapport, il est préférable de rédiger avec des titres et des sous-titres. Cela permet la création d’un sommaire à placer au début du rapport
De même, un résumé peut s’avérer efficace. Il peut se placer juste après le sommaire ou en tout début si aucun sommaire ou en fin du rapport en guise de conclusion.
Ce résumé a pour objectif de fournir une information rapide et d’éviter à son lecteur de lire l’ensemble du rapport ou l’inciter à le faire s’il veut des détails.
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
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