Proposition, Mémoire, Solution : Comment les présenter ?


Savoir présenter une proposition

proposition de loi 2223Dans sa vie professionnelle, nous sommes amené à devoir présenter une solution, une proposition, un mémoire.
Cela arrive durant les études devant un jury, dans son entreprise devant son chef ou le Comité de direction, devant une assemblée lors d’un colloque, etc. Les circonstances sont multiples.

Devant la page blanche, ou devant son écran, les idées sont absentes ou se bousculent. Pourtant, il faut les mettre dans un certain ordre pour parvenir à se faire comprendre et à convaincre pour obtenir un diplôme, un budget, l’adhésion à la mise en oeuvre de sa proposition.

Un plan simple

Rien ne vaut la simplicité dans le plan du document que l’on va remettre :

    1. Constat, description de l’existant
    2. Expression de la problématique
    3. Proposition de solutions et perspectives

1. Le constat

Reprise des éléments vécus, constatés, lus et les témoignages recueillis. Ce sont des faits sans prise de position, uniquement un rappel de ce qui est.

On peut y mettre aussi les références à des études effectuées par d’autres, pour autant qu’il s’agisse de constat. Il faut que le constat soit le plus neutre possible et que tout soit incontestable et illustré par des faits vérifiables.

C’est la partie la plus compliquée car on a tendance naturellement à empiéter sur les deux autres parties du plan. Si cela arrive, il suffit de faire le tri et de déplacer, vers l’une ou l’autre des deux autres parties, les phrases lors de la relecture finale ou durant la rédaction.

2. L’expression de la problématique

Une problématique s’exprime par la phrase suivante :

« Comment faire pour …. alors que …. ? »

Par exemple,
 » Comment faire pour bien accueillir un nouvel arrivant et pour qu’il réussisse son intégration alors que la procédure d’accueil se limite à un tour des locaux par le chef direct et par quelques documents à remplir fournis par le service RH comme l’adhésion à une mutuelle (en France du moins) et à la remise de la liste des téléphones internes, et alors qu‘aucune procédure d’intégration n’existe dans l’organisation ?  »

Ensuite, il faut détailler, c’est-à-dire donner son point de vue, agrémenté de citations et d’arguments en faveur de sa vision.

3. Les propositions de solutions et perspectives

Là, la question à laquelle il faut répondre est :

« Si j’avais tout pouvoir de décision ou de proposition au sein de l’organisation, je ferais quoi ? »

Il s’agit de lister les mesures à prendre, les actions à mener, les moyens financiers et humains et le calendrier de ces actions.

C’est alors une question d’imagination, de cogitations, de réflexions et de cohérence.

La partie « perspectives » est une sorte de lettre d’intention puisque, aujourd’hui, tout est encore théorique et la décision est encore à prendre.
Par contre, il est possible de montrer le degré d’acceptation des propositions auprès d’un échantillon de la population concernée par la proposition, la solution, les résultats du mémoire.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Que doit contenir un rapport d’activité ?


Le contenu d’un rapport d’activité en entreprise

rapport d'activité du coeur

source : Wikipedia

Que l’auteur du rapport d’activité soit nouveau dans l’entreprise ou est un « ancien » dans la « boîte », il doit appliquer les règles rédactionnelles en cours.

Clair, concis doit être le contenu, pour que le rapport soit lu et compris.

Dans un rapport d’activité, il faut trouver

Des faits

Les faits sont identifiables, mesurables, sans ambiguïté, irréfutables.

Des opinions et des recommandations

Les opinions et les recommandations sont subjectives, en complément des faits, donc dans des phrases à part et argumentées.

Des noms

Des noms de personnes ou de groupes de personnes ou services.
Ce sont les acteurs, les responsables, les décideurs.

À notifier d’une manière neutre. les critiques sur les personnes passent plus facilement et laissent moins de traces lorsqu’elles sont exprimées oralement que par écrit, car cela peut se retourner contre son auteur.

Des dates, délais, chiffres

Les nombres et les dates servent d’illustrations aux faits et aux opinions. Ils facilitent la mémorisation du contenu.

abonnez_vous_ICI_a_la_NewsletterDes éléments communs

Les éléments suivants sont communs à tous les rapports :

  1. Le nom de l’auteur, sa fonction ou/et son service
  2. La date, voire l’heure du rapport
  3. S’il s’agit d’un rapport après des entretiens ou réunions, la liste des participants ou des personnes interrogées, y compris les personnes absentes à la réunion si le cas s’est présenté
  4. La liste du ou des destinataires du rapport, c’est-à-dire la personne qui l’a demandé et celles qui vont en recevoir une copie
  5. L’objet du rapport
  6. Un rappel des circonstances du rapport, par exemple si ce rapport fait suite à un autre rapport, ou la demande qui a conduit à la rédaction du présent rapport

Optionnels :

  1. Si nécessaire une liste d’actions à mener suite à ce rapport.
  2. Si nécessaire la date du prochain rapport, ou/et de la prochaine réunion.
    Cette notion de date a un sens pour les rapports réguliers.
    Pour un rapport à une demande ponctuelle ou une initiative ponctuelle, aucune date de prochain rapport n’est à mettre.

Selon la taille du contenu du rapport, il est préférable de rédiger avec des titres et des sous-titres. Cela permet la création d’un sommaire à placer au début du rapport

De même, un résumé peut s’avérer efficace. Il peut se placer juste après le sommaire ou en tout début si aucun sommaire ou en fin du rapport en guise de conclusion.
Ce résumé a pour objectif de fournir une information rapide et d’éviter à son lecteur de lire l’ensemble du rapport ou l’inciter à le faire s’il veut des détails.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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