Messagerie professionnelle : Gagner de la place !


Boîte-aux-lettres pleine : Que faire ?

 boite-aux-lettres pleineBien utiliser sa messagerie

QUI : A Identifiez clairement le(s) destinataires(s) du message et
utilisez votre carnet d’adresses
CC Mettez en copie les destinataires UNIQUEMENT pour information
CCi Mettez la ‘copie masquée’ si vous ne souhaitez pas que les destinataires connaissent la liste de diffusion

 

QUOI : Soyez pertinent dans le libellé du message.

Insérez vos coordonnées avec la signature électronique

 

COMMENT : Soyez simple et bref. Évitez les mails de plusieurs pages,
il vaut mieux faire une synthèse de 5 lignes avec un fichier joint

ATTENTION :

Pensez à stocker ou à supprimer vos messages après traitement.

Le surf sur Internet n’est pas gratuit.

Soyez vigilant au temps qui passe !

N’oubliez pas de fermer votre connexion en cas d’absence.

Messagerie professionnelle : Plus de place, que faire ?

Le phénomène est bien connu dans les entreprises, la messagerie interne sert à s’échanger des informations, a priori, professionnelles.

Rapidement les boîtes-aux-lettres se remplissent avec :

  • des mails d’ordre privé,
  • des mails reçus en copie, sans avoir d’action à mener à la clé,
  • des mails au contenu inutile,
  • de la publicité et des spams,
  • des pièces jointes volumineuses, parfois remplacées par d’autres pièces jointes dans d’autres mails.

En majorité, les messageries professionnelles font partie du système d’information interne à l’entreprise et les messages, avec leurs pièces jointes, sont stockés en interne sur un serveur (ordinateur) de l’entreprise.

Qu’elle soit interne à l’entreprise ou présente sur le Web, dans le fameux Cloud (Nuage), la taille réservée sur un serveur pour la boîte-aux-lettres d’un utilisateur est limitée.

Selon l’usage et le poste que vous occupez dans l’entreprise, vous avez plus ou moins de place à votre disposition.

Le stockage à un coût !

Parce que c’est une préoccupation technique, au départ, et donc sous la responsabilité du service informatique de l’organisation, le volume de stockage des mails est occupé au maximum par le collaborateur.

SON principe est : plus longtemps et plus je conserve les mails et mieux je peux travailler, puisque tout est à porter de quelques clics.

Seulement, quand il a épuisé la place disponible, il se tourne vers le service informatique pour lui demander un surplus de stockage.

Bien entendu, c’est toujours une « exception » et la Direction, ayant les mêmes soucis que tous les autres utilisateurs, profite de sa position pour que les techniciens accordent ce supplément.

Toutefois, à un moment donné, généralement au moment de parler des investissements dans l’entreprise, au moment d’établir un budget, ou au moment où le serveur de messagerie est plein, alors la Direction exige de faire plus sans avoir à augmenter la taille globale des disques durs du serveur de messagerie, ou, pire, de changer le serveur. Problème bien connu qui consiste à faire rentrer un cube dans une sphère ou un cercle dans un carré.

« Faire du ménage »

C’est alors que les informaticiens demandent aux utilisateurs de « faire du ménage ». Ce terme, un peu technique, signifie en clair :

  1. supprimez vos anciens mails et tous ceux qui sont inutiles, vraiment inutiles,
  2. copiez les pièces jointes, utiles à votre travail, puis supprimez-les de votre messagerie.

Seulement voilà, quel collaborateur, hormis les informaticiens, va prendre suffisamment de temps pour faire ce ménage ?
Son temps est précieux pour l’entreprise et il sert à exécuter les tâches dont il est directement responsable.

A quelques exceptions près, personne ne fait ce ménage, en espérant que d’autres le feront pour libérer la place commune de stockage sur le serveur, ou alors il est fait sommairement, partiellement, juste ce qu’il faut pour gagner UN PEU de place et continuer à respecter la limite de volume accordé à soi.

Le problème est repoussé, pas résolu pour autant.

Il existe pourtant des solutions. Elle passe par l’établissement et le respect, par tous, de règles du bon usage de l’e-mail.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Le baromètre de la consommation 2014 de Google


Google nous livre des informations sur l’usage d’Internet

Fort de son espionnage gratuit de la navigation des internautes sur le Web, Google recueille des informations sur nos modes de consommation.Baromètre Google

Google établit ainsi chaque année un baromètre dont voici des extraits sur la consommation en France.

Pour les autres pays, consultez directement le baromètre de Google.

Extraits

En moyenne les Français disposent de 2,2 appareils pour se connecter à Internet

De 16 à plus de 50 ans, de 87 à 73 % des Français sont connectés tous les jours à Internet

On photographie deux fois plus (58%) que l’on joue avec son smartphone (32%).

50 % des internautes Français achètent des billets de transports par Internet

Les vidéos sont vues essentiellement pour se distraire ou comme passe-temps.
Seules 15 % sont vues pour apprendre et 4 % pour trouver des informations sur un produit avant l’achat.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Internet : Les femmes ne surfent pas comme les hommes


Internet : Les femmes ne surfent pas comme les hommes

surf femme homme baleineS’il y a autant de femmes que d’hommes à surfer, chacun navigue à sa manière

Vous y reconnaissez-vous ?

NB : Il s’agit ici de surfer sur Internet !!

Femmes

Hommes

Comparent les prix
avant un achat

57%

67%

Achètent

45%

40%

Messagerie instantanée

50%

40%

Membre d’un
site communautaire

68%

65%

Participent à des forums

36%

47%

Utilisent Twitter

5%

10%

Téléchargent un logiciel

22%

40%

Autres activités

  Albums photos 20%

  Blog 33%, Jeux, Vidéo en ligne

source : Mediamétrie dans son Observatoire des Usages Internet.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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