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Mon mail n’arrive pas à destination, pourquoi ?

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Pourquoi un courriel est refusé

Vous envoyez un courriel à un correspondant. Sans réaction de sa part. Il ne l’a pas reçu.

Au lieu de mettre en doute sa bonne foi, voyons les raisons pour lesquelles un mail ne parvient pas à destination.

courriel refusé

courriel refusé

Les causes simples

L’adresse mail erronée. Une erreur dans la saisie de l’adresse au clavier et il s’agit d’une adresse différente. Si cette « fausse » adresse existe alors espérez que le mauvais correspondant vous signalera l’erreur, sinon regardez parmi vos mails envoyés à quel endroit dans le nom de l’adresse vous vous êtes trompé.

Votre correspondant a bloqué tous les mails en provenance de votre boîte-aux-lettres ou de votre nom de domaine. Le nom de domaine est tout ce qui se trouve après l’arobase (@).

Autre cause d’un refus de mail est que la boîte est pleine. Chaque fournisseur de messagerie donne un quota, c’est-à-dire une limite maximale de stockage des courriels. La seule solution est de supprimer des mails pour faire de la place sur le serveur de messagerie.

Votre mail contient une pièce jointe trop volumineuse. Généralement, vous êtes prévenu que chaque mail a une limite en taille. Utilisez alors un stockage sur Internet pour y placer votre pièce jointe et envoyez un lien vers la pièce stockée à votre correspondant. Votre mail sera alors très allégé.

D’autres causes

Chaque fournisseur d’accès à Internet décide du nombre d’envois en erreur maximum qu’il autorise. Si vous avez envoyé un mail erroné de trop alors votre boîte-aux-lettres est bloquée par la boîte réceptrice.

oc fai internetCertains refus de recevoir vos mails sont plus rares et néanmoins connus :

  • La boîte de votre correspondant est mal configurée ou inactive
  • Le serveur de messagerie du destinataire est en panne ou déconnecté
  • Le serveur de messagerie de votre correspondant a reçu trop de mails pendant un certain temps
  • Votre courrier a été bloqué en raison de son contenu. Les mots utilisés ou votre nom de domaine font partie des thèmes rejetés par le serveur de messagerie de votre contact
  • Votre message contient un virus rejeté par le serveur destinataire
  • Votre mail est considéré comme un spam et est rejeté par le système anti-spam de votre contact
  • Votre courriel ne peut pas être relayé d’un serveur de messagerie à un autre jusqu’au serveur de votre correspondant
  • Votre nom de domaine est inexistant car votre boîte-aux-lettres est gratuite
  • Les lois du pays de votre correspondant sont plus exigeantes que celles de votre pays

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :

En complément :

Pourquoi je préfère le mail au téléphone
Votre employeur a le droit de consulter vos mails sauf…
Comment reconnaître un mail de phishing ou frauduleux

Les 10 règles d’Or pour vos mails
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Votre employeur a le droit de consulter vos mails sauf…

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Si ! Votre employeur a le droit de consulter vos mails !

quand ton patron surveille ta messagerieLa messagerie au bureau est un incontournable pour communiquer avec l’intérieur et surtout avec l’extérieur de l’entreprise.

Durant le temps de travail, vous êtes censé travailler.
C’est-à-dire que la totalité de votre temps doit être consacré à effectuer les tâches pour lesquelles vous êtes payés en tant que salarié.

Bon ! Ceci dit, la réalité est différente.

L’utilisation de la messagerie est autorisée aussi pour les communications privées.

Deux problèmes se posent :

  1. Quand le temps pour les communications privées prend le pas sur le travail
  2. Quand vous êtes absent (e)

1. Abus d’échanges privés

Pour répondre au premier problème, c’est une question de management, de respect et de définition de votre poste.

Si votre travail pâtit du temps pris sur votre temps de travail, et que votre responsable vous le reproche, il ou elle a raison. Vous risquez une sanction, proportionnelle à la faute.

La présence d’une Charte informatique ou numérique permet de connaître les limites fixées à l’intérieur de votre établissement.

2. Droit d’interventions sur la messagerie

Pour répondre au deuxième problème, la jurisprudence est plus précise, suite à des décisions de la cours de cassation.

En cas d’absence du salarié, l’employeur a le droit de consulter sa messagerie et même de supprimer les mails professionnels.

Il a, par contre, interdiction de lire les mails qui portent la mention « privé personnel » ou « privé ».

Le salarié a lui, obligation de fournir les mots-clés (mots de passe) qui permettent d’accéder à son ou ses boîtes-aux-lettres électroniques, sur simple demande de son employeur.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Comment reconnaître un mail de phishing ou frauduleux
Écrivez des mails de moins de 5 lignes
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Récapitulatif 19 Communication
Récapitulatif 19 Informatique
Récapitulatif 19 Juridique
Récapitulatif 19 Management

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Pourquoi avoir son CV sur un jobboard ou site d’emploi

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Du bon usage d’un site d’emploi

Un site d’emploi, appelé aussi jobboard ou job board, est un site qui propose des offres d’emploi et d’autres services.

part des jobboards du top 10 en mars 2019Les caractéristiques des job boards

Le plus connu est certainement, en France, celui de Pôle emploi.

Comme les autres, il propose des offres d’emploi. En fait, c’est toute la gestion du dossier des demandeurs d’emploi qui se fait au travers de ce site.

Pour qu’un site d’emploi soit efficace, il faut proposer des services supplémentaires à la liste d’offres d’emploi.
C’est pourquoi, ils proposent tous d’enregistrer son CV en ligne.

Avoir son CV en ligne, c’est, pour le chercheur d’emploi, se montrer, et, pour un recruteur, l’occasion de trouver un profil qui contient les caractéristiques attendues pour le poste à pourvoir.

Certains sites ont leur propre définition du CV et le candidat doit enregistrer ses informations guidés par le site et sa base de données.
D’autres et parfois les mêmes permettent de télécharger son CV de façon à avoir l’original à votre façon.

En général, les sites d’emploi sont gratuits pour les candidats et payant pour les entreprises.
Lorsqu’ils sont gratuits, ils sont mieux fréquentés : Un recrutement est toujours un investissement pour l’entreprise et a donc un coût.

La recherche d’offres d’emploi se fait avec au moins deux critères : Mot-clé et localisation.
En réalité de multiples critères existent, plus ou moins variés et nombreux selon le site.

Comment s’en servir

Un critère de choix pour le candidat est l’enregistrement de sa recherche et l’envoi automatique, dans sa messagerie, des offres nouvelles qui correspondent à ses critères de sélection.
De cette façon, tous les jours il suffit au candidat d’analyser les offres reçues via l’alerte enregistrée.

L’avantage d’avoir son CV sur un jobboard est la possibilité de l’envoyer en même temps que sa candidature à l’entreprise qui a publié l’offre d’emploi.
Comme certains sites permettent d’enregistrer plusieurs CV par profil, vous avez le choix de celui que vous envoyez.

Le suivi de vos candidatures est grandement facilité par les sites d’emploi.
C’est ainsi que vous savez quand et à qui vous avez envoyé votre candidature. Pratique pour faire le point mensuel avec son conseiller de Pôle emploi.

Parmi les prestations de service figure l’enregistrement de la lettre ou courriel de motivation.
Pour les candidats, il peut s’avérer intéressant de la préparer en ligne car son envoi se fait avec celui du CV.

Les écueils des job boards

Il est possible de trouver plusieurs fois la même offre en parcourant plusieurs sites d’emploi.
Cela implique de faire le tri pour éviter de postuler par deux biais différents.

Utiliser les services de plusieurs sites, c’est s’obliger à déposer le même CV sur tous les sites où l’on s’inscrit.
Quand une entreprise, qui vous intéresse, publie sur 2 sites, inutile d’avoir 2 CV : Faites un choix pour conserver uniquement le site qui vous convient le mieux.

Certaines annonces sur ces sites sont obsolètes, soit parce que l’entreprise a trouvé son collaborateur ou a abandonné son recrutement, soit parce que le site souhaite montrer un nombre important de résultat de recherche.

C’est pourquoi, il faut toujours regardé « l’âge » de l’offre pour savoir si elle est toujours valable.
Certaines offres disparaissent uniquement lorsque la période d’essai est terminée !

A l’inverse, pour qu’une entreprise trouve votre CV, il faut le mettre régulièrement à jour, car elles consultent les CV de moins d’un mois, partant du principe que les candidats peuvent avoir trouvé un emploi entre temps.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour allonger la liste des avantages et des inconvénients de l’utilisation des sites d’emploi, laissez-moi un commentaire ou contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Recrutement : Palmarès des moyens les plus utilisés par les employeurs
14 pistes pour trouver un emploi en ligne
Fausses offres d’emploi

Emploi : Pourquoi être sur les réseaux sociaux
Les secteurs d’activités dans les offres d’emploi
Emploi : Des sites d’annonces gratuites irresponsables ?

Autres Emploi :

Récapitulatif 19 Emploi

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Blacklistage : C’est quoi et que faire ?

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Qu’est-ce que le blacklistage ?

Blacklistage est un mot franglais, qui vient de « black », noir en français, et « list », liste en français.

Le blacklistage est le fait de mettre sur une liste noire, c’est-à-dire sur une liste d’indésirables.

blacklist

Ces indésirables sont :

  • Un nom de personne, ou/et
  • Un nom de programme, ou/et
  • Un nom de domaine, ou/et
  • Une adresse mail, ou/et
  • Une adresse IP

La messagerie ou boîte mail

La conséquence principale d’une messagerie blacklistée est qu’elle ne peut plus émettre de messages.

Les serveurs qui devraient transmettre vos mails à vos destinataires vérifient systématiquement que votre boite-aux-lettres électronique est absente d’une blacklist.

Quand l’une des données indésirables de la liste ci-dessus est présente dans une blacklist alors le serveur refuse de transmettre le mail à son destinataire.

Un blocage, pourquoi ?

La principale raison d’un blocage est l’envoi de spams.

Pour être déclarée spammeur, votre messagerie doit envoyer des mails non sollicités en masse, c’est-à-dire plus de 500 mails par jour sur la plupart des messageries.

Ces messages sont déclarés non sollicité, quand la personne à qui le message est destiné, n’a rien demandé, voire même a refusé précédemment de recevoir des mails en provenance de votre messagerie, votre serveur, votre adresse IP, etc.

Pas ma faute !

Figurer dans une blacklist peut être la conséquence d’une faille de sécurité de votre messagerie.

Des spammeurs peuvent avoir piraté votre messagerie ou votre serveur et ainsi usurpé votre nom, votre adresse IP, etc.

Vous vous rendez compte d’un blacklistage quand brusquement plus aucun de vos courriels n’est reçu par vos destinataires.

Que faire en cas de blacklistage ?

En premier, appelez votre fournisseur de messagerie pour lui demander conseil.

Votre FAI, ou fournisseur d’accès à internet, est aussi à mettre dans le coup car l’effacement de votre blacklistage passera par lui.

Ensuite, il faut trouver les raisons qui ont poussé les serveurs à vous mettre sur une blacklist ou liste noire.

  • Détection d’un virus sur votre réseau ou votre ordinateur ou votre smartphone ou tablette
  • Usurpation d’identité par un spammeur, par exemple dans un réseau fantôme
  • Absence ou authentification lacunaire de l’utilisateur de votre serveur de messagerie
  • Votre hébergeur a été blacklisté et vous en subissez les conséquences sans jamais avoir été vous-même blacklisté

Pour découvrir ce qui s’est passé, vous utiliserez un ou plusieurs logiciels sur le marché ou les services d’une société spécialisée en informatique ou en sécurité informatique.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :

En complément :

Sécurité informatique : Supprimer les « faux positifs »
Messagerie professionnelle : Gagner de la place
Botnet et machines zombies

RGPD : Le registre des activités de traitement
Astuces pour que vos mails soient lus
Sécurité informatique : L’audit des vulnérabilités

Autres Informatique et Sécurité :

Récapitulatif 18 Informatique
Récapitulatif 18 Sécurité

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Écrivez des mails de moins de 5 lignes

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Écrivez des mails de moins de 5 lignes

mail 5 lignesGain de temps

La messagerie professionnelle est devenu indispensable dans une entreprise, à partir du moment où elle a une organisation décentralisée en plusieurs établissements ou quand elle atteint une certaine taille.

Envoyez des mails à des collègues est devenu une réalité quotidienne pour nombre de personnes.

Ce mode de communication interne a des avantages indéniables quant au gain de temps dans la transmission d’informations et donc dans le travail au quotidien.

Perte de temps

Le revers de la médaille est qu’il est tellement simple d’envoyer des mails que ceux-ci dépassent le cadre purement de transfert d’informations.

Il y a bien sûr les collègues qui vous envoient un mail au lieu de parler dans le téléphone ou directement en allant à votre poste de travail. Ceux-là sont des incorrigibles.
Dès que vous voyez que l’auteur du mail est l’un d’eux, passez sans le lire.

Il y a aussi le mail boule de neige. Le message du collaborateur à un autre, ou un courriel extérieur est retransmis en copie à son chef. Lequel va le retransmettre à son tour à son supérieur hiérarchique.

Cet effet boule de neige va engorger la boîte-aux-lettres au fur et à mesure que l’on remonte dans la hiérarchie. Souvent ces retransmissions s’arrêtent au supérieur, simplement pour le mettre au courant.

De nos jours, une grande partie du temps d’un manager est passée à s’occuper de sa messagerie au détriment des tâches à effectuer.

Gagner du temps

Une bonne organisation consiste à demander aux collaborateurs de retransmettre une information que dans la mesure où une décision doit être prise.

Informer le chef en cours du traitement de la tâche sans avoir besoin de lui, peut se faire autrement que par mail ou à la fin de l’action.

De toutes les manières, plus un mail est court, 5 lignes au maximum et plus vous devez synthétiser les informations de façon que le destinataire du mail utilisera moins de temps à sa lecture.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

40 pièges pour perdre du temps
Comment faire pour ne pas être dérangé au travail et gagner du temps
Messagerie professionnelle : 20 conseils pour un meilleur usage

Efficacité : Fermer sa messagerie
Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
e-mail ou Courriel

Autres Organisation:

Récapitulatif 17 Organisation

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La compatibilité en informatique, c’est quoi ?

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La compatibilité des programmes et des données

On parle de compatibilité entre deux choses lorsqu’elles vont bien ensemble.

Les logiciels que l’on utilise sont :

  • issus d’un développement spécifique réalisé par le service informatique de l’entreprise ou par soi-même, ou
  • disponibles sur le marché sous forme de licences que l’on peut installer par un simple téléchargement ou directement dans son navigateur Internet.

compatibilités sanguines

compatibilités sanguines

Les versions de progiciels

Ces derniers sont aussi appelés progiciels, pour « produits logiciels ». L’exemple le plus connu et le plus répandu est la bureautique, c’est-à-dire le traitement de texte en premier et quelques autres : tableur, etc.

Les progiciels sont aussi plus complexes, comme la messagerie, la comptabilité, la paie ou les progiciels de gestion intégré ou PGI, ERP en anglais.

Les fournissent de ces progiciels ajoutent des fonctionnalités dans leurs programmes, corrigent les anomalies et comblent des failles de sécurité, au travers de nouvelles versions de leurs produits.

La compatibilité permet de travailler sur des fichiers créés dans d’anciennes versions, ce qui permet d’utiliser la dernière version sans perdre d’informations, sauf pour les informations créées uniquement grâce à la dernière version.

Ceci implique que le retour à une version précédente est impossible sauf à perdre les nouveautés et avec le risque de perdre des données.

Les changements de progiciels

Dès qu’un changement de logiciel a lieu, il faut que l’entreprise reprenne les informations et les rende « compatibles » avec le nouveau logiciel.

Pour cela, des programmes de transfert sont développés pour effectuer les transformations des données pour les rendre utilisables par le nouveau progiciel.

Ces programmes doivent reprendre tous les fichiers de l’ancien logiciel, un par un, vers le nouveau.

C’est indispensable lorsqu’une entreprise décide de passer d’un développement spécifique vers un progiciel ou l’inverse ou, lorsque les deux logiciels utilisent des systèmes différents ou encore des codifications différentes.

Par exemple, une date avec l’année sur 2 positions va devenir une date avec l’année sur 4 positions. Selon le cas « 30 » va devenir « 1930 » ou « 2030 ».

Autre exemple, les données d’un fichier accessible sous Unix sont inaccessibles ou incompatibles avec celles d’un fichier accessible sous Windows 10 ou SAP, et réciproquement. Impossibles à lire et à stocker, donc à utiliser.

Les changements dans les développements spécifiques.

Lorsqu’une activité dans une entreprise est unique dans son domaine, il est très difficile de trouver un progiciel sur le marché ou d’en trouver un qui prenne en compte le fonctionnement de l’entreprise.

Là, soit l’entreprise s’adapte au progiciel, soit elle adapte le progiciel à ses façons de faire, soit elle développe tous ses programmes-maison.

Les données sont, par définition, toujours compatibles, puisqu’il n’y a pas de versions issues du marché et en provenance d’un fournisseur externe.

Lorsque le logiciel fait l’objet d’améliorations, celles-ci sont intégrées au fur et à mesure des besoins, au rythme de l’entreprise.
Les modifications mineures sont intégrées directement.
Les modifications majeures se font de telle façon que les données restent compatibles avec les nouveautés.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :

En complément :

Etapes de la qualification d’un logiciel
Limites et réalités du partenariat pour un développement informatique spécifique
Lois de programmation des ordinateurs

Check-list pour l’achat de progiciel
Les étapes du développement d’application
Enregistrement et repérage des modifications apportées dans les programmes

Autres Informatique et Sécurité :

Récapitulatif 17 Informatique
Récapitulatif 17 Sécurité

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Compétences numériques : La Communication

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Compétences : Communication numérique

QR code pour mieux communiquerTraiter l’information et créer du contenu numérique sont deux compétences numériques définies dans le CV européen.

Cette troisième compétence concerne la capacité à communiquer en utilisant tous les outils que nous avons à notre disposition.

Voici une grille pour découvrir comment vous vous en sortez.

Utilisateur élémentaire

  • Je peux communiquer avec les autres par téléphone portable, voix sur IP (Skype, etc.), courriel ou bavardage en ligne – en utilisant les fonctions de base (messagerie vocale, SMS, envoi et réception de courriels, échange de textes, etc.).
  • Je peux partager des fichiers ou du contenu à l’aide d’outils simples.
  • Je sais que je peux utiliser les technologies numériques pour interagir avec des services (services publics, banques, hôpitaux, etc.).
  • Je sais qu’il existe des sites de réseautage social et des outils de collaboration en ligne.
  • Je sais que lors de l’utilisation des outils numériques, certaines règles de communication doivent être respectées (par ex. lorsqu’on poste un commentaire ou que l’on partage des informations personnelles).

Utilisateur indépendant

  • Je peux utiliser certaines fonctions complexes de plusieurs outils de communication (utiliser la voix sur IP et partager des fichiers, etc.).
  • Je peux utiliser les outils de collaboration et intervenir par ex. sur des documents ou fichiers partagés créés par quelqu’un d’autre.
  • Je peux utiliser certaines fonctions des services en ligne (par ex. services en ligne administratifs, bancaires ou commerciaux).
  • Je transmets ou partage des connaissances en ligne avec d’autres personnes (en utilisant les outils de réseautage social ou les communautés en ligne, etc.).
  • Je sais qu’il existe des règles de communication en ligne (« nétiquette ») et je les applique.

Utilisateur expérimenté

  • J’utilise activement une large gamme d’outils de communication (courriel, bavardage en ligne, SMS, messagerie instantanée, blogs, micro-blogs, réseaux sociaux) pour communiquer en ligne.
  • Je peux créer et gérer du contenu à l’aide d’outils de collaboration (par ex. agenda électronique, système de gestion de projet, correction en ligne, feuilles de calcul en ligne).
  • Je participe activement aux espaces en ligne et j’utilise plusieurs services (services en ligne administratifs, bancaires ou commerciaux, etc.).
  • Je peux utiliser des fonctions avancées des outils de communication (vidéoconférence, partage de données, partage d’application, etc.).

Source : Europass

Les niveaux de compétences des 5 domaines du numérique :

  1. Traitement de l’information
  2. Création de contenu
  3. Communication
  4. Résolution de problème
  5. Sécurité

Pour vous aider à autoévaluer votre propre niveau, cliquer sur les liens pour accéder aux grilles

Philippe Garin

Pour un accompagnement personnalisé, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Canular : Les dangers de la rumeur sur Internet
Astuces pour vos mails soient lus
Cybersquatting et typosquatting : Définitions

Votre e-réputation sur le Web 2.0
La Communication externe : Moyens et Diffusion
Emploi : Avoir un beau profil sur les réseaux sociaux

Autres Communication, Emploi et Informatique :

Récapitulatif 16 Communication
Récapitulatif 16 Emploi
Récapitulatif 16 Informatique

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Récapitulatif 15 informatique

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Récapitulatif 15 Informatique

Position des doigts sur un clavier

Depuis le dernier récapitulatif, début juillet 2015, j’ai écrit 77 nouveaux articles, toutes catégories confondues. Le rythme d’écriture reste autour de 3 articles par semaine.

Si vous souhaitez me faire part de sujets à traiter, que vous désirez voir développer, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Tous les liens sont regroupés dans la page : Informatique

Les articles :

Les 10 règles d’Or pour vos mails
Messagerie professionnelle : Gagner de la place !
Messagerie professionnelle : 20 Conseils pour un meilleur usage

Le CLAVIER

En complément :

Sommaire d’une charte informatique
Description des besoins : La Méthode DIC
Sécurité des données en entreprise : Les 12 bons réflexes

PCA ou Plan de Continuité d’Activité : Par quoi commencer pour en établir un ?
Sécurité des données : Les 7 points capitaux du comportement responsable
PCA et PRA : L’analyse des enjeux et des besoins

Pour en savoir plus :


Autres Informatique :

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Messagerie professionnelle : Gagner de la place !

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Boîte-aux-lettres pleine : Que faire ?

boite-aux-lettres pleineBien utiliser sa messagerie

QUI : A Identifiez clairement le(s) destinataires(s) du message et
utilisez votre carnet d’adresses
CC Mettez en copie les destinataires UNIQUEMENT pour information
CCi Mettez la ‘copie masquée’ si vous ne souhaitez pas que les destinataires connaissent la liste de diffusion

 

QUOI : Soyez pertinent dans le libellé du message.

Insérez vos coordonnées avec la signature électronique

 

COMMENT : Soyez simple et bref. Évitez les mails de plusieurs pages,
il vaut mieux faire une synthèse de 5 lignes avec un fichier joint

ATTENTION :

Pensez à stocker ou à supprimer vos messages après traitement.

Le surf sur Internet n’est pas gratuit.

Soyez vigilant au temps qui passe !

N’oubliez pas de fermer votre connexion en cas d’absence.

Messagerie professionnelle : Plus de place, que faire ?

Le phénomène est bien connu dans les entreprises, la messagerie interne sert à s’échanger des informations, a priori, professionnelles.

Rapidement les boîtes-aux-lettres se remplissent avec :

  • des mails d’ordre privé,
  • des mails reçus en copie, sans avoir d’action à mener à la clé,
  • des mails au contenu inutile,
  • de la publicité et des spams,
  • des pièces jointes volumineuses, parfois remplacées par d’autres pièces jointes dans d’autres mails.

En majorité, les messageries professionnelles font partie du système d’information interne à l’entreprise et les messages, avec leurs pièces jointes, sont stockés en interne sur un serveur (ordinateur) de l’entreprise.

Qu’elle soit interne à l’entreprise ou présente sur le Web, dans le fameux Cloud (Nuage), la taille réservée sur un serveur pour la boîte-aux-lettres d’un utilisateur est limitée.

Selon l’usage et le poste que vous occupez dans l’entreprise, vous avez plus ou moins de place à votre disposition.

Le stockage à un coût !

Parce que c’est une préoccupation technique, au départ, et donc sous la responsabilité du service informatique de l’organisation, le volume de stockage des mails est occupé au maximum par le collaborateur.

SON principe est : plus longtemps et plus je conserve les mails et mieux je peux travailler, puisque tout est à porter de quelques clics.

Seulement, quand il a épuisé la place disponible, il se tourne vers le service informatique pour lui demander un surplus de stockage.

Bien entendu, c’est toujours une « exception » et la Direction, ayant les mêmes soucis que tous les autres utilisateurs, profite de sa position pour que les techniciens accordent ce supplément.

Toutefois, à un moment donné, généralement au moment de parler des investissements dans l’entreprise, au moment d’établir un budget, ou au moment où le serveur de messagerie est plein, alors la Direction exige de faire plus sans avoir à augmenter la taille globale des disques durs du serveur de messagerie, ou, pire, de changer le serveur. Problème bien connu qui consiste à faire rentrer un cube dans une sphère ou un cercle dans un carré.

« Faire du ménage »

C’est alors que les informaticiens demandent aux utilisateurs de « faire du ménage ». Ce terme, un peu technique, signifie en clair :

  1. supprimez vos anciens mails et tous ceux qui sont inutiles, vraiment inutiles,
  2. copiez les pièces jointes, utiles à votre travail, puis supprimez-les de votre messagerie.

Seulement voilà, quel collaborateur, hormis les informaticiens, va prendre suffisamment de temps pour faire ce ménage ?
Son temps est précieux pour l’entreprise et il sert à exécuter les tâches dont il est directement responsable.

A quelques exceptions près, personne ne fait ce ménage, en espérant que d’autres le feront pour libérer la place commune de stockage sur le serveur, ou alors il est fait sommairement, partiellement, juste ce qu’il faut pour gagner UN PEU de place et continuer à respecter la limite de volume accordé à soi.

Le problème est repoussé, pas résolu pour autant.

Il existe pourtant des solutions. Elle passe par l’établissement et le respect, par tous, de règles du bon usage de l’e-mail.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Efficacité : Fermer sa messagerie
Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

Manager à distance : Mode d’emploi en 10 points
Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
Mail bloqué : Explications

Autres Informatique :

Récapitulatif 14 Informatique

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Les 10 règles d’Or pour vos mails

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Les 10 règles d’Or pour bien communiquer par e-mails

arobaseOutre qu’un mail est différent, par sa nature, d’un SMS ou d’un Twitt, il convient de savoir utiliser sa messagerie à bon escient.

Voici les 10 règles d’Or pour vos mails :

  1. Retenez que « A: » signifie ‘Lire et Agir » alors que « CC: » signifie simplement « pour info »
     
  2. Impliquez uniquement les correspondants utiles
     
  3. Pensez que vous vous adressez à une personne
     
  4. Un mail clair et concis, en limitant en strict nécessaire les documents joints, fait gagner du temps à vos correspondants
     
  5. Vérifiez la formulation et l’orthographe de l’objet et de votre message avant de l’envoyer
     
  6. Vérifiez attentivement ce que vous vous apprêtez à réexpédier à d’autres correspondants
     
  7. Conservez l’intégralité d’un mail sans en modifier le contenu sauf avec la permission expresse de l’auteur
     
  8. Gardez à l’esprit tout aspect légal et de sécurité lorsque vous adressez un mail
     
  9. Limitez autant que possible les allers-retours inutiles de mails
     
  10. Soyez indulgent à l’égard des fautes des autres

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
Messagerie : Comment choisir
Le Webmail : Qu’est-ce que c’est ?

Astuces pour que vos mails soient lus
Données de trafic de télécommunication Exigence de conservation des opérateurs
Signalez un mail frauduleux

Autres Communication et Informatique :

Récapitulatif 14 Communication
Récapitulatif 14 Informatique

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Concentrez vous sur les choses importantes plutôt que de rester concentré

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Concentrez-vous sur les choses importantes plutôt que de rester concentré

Se concentrer sur, ou être concentré?

se concentrer pour réfléchirC’est toujours difficile à admettre, mais nous adorons les distractions. En fait c’est une décharge de dopamine qui se produit chaque fois que quelque chose nous attire dans une autre direction. Pourquoi consultez-vous votre boite mail aussi souvent?

Pour être productif, la règle c’est une seule chose à la fois. Plus facile à dire qu’à faire.

1. Travailler sur les étapes plutôt que l’objectif

En écrivant « lancer le site web de la société » en tête de ce que vous avez à faire, c’est certainement le plus sûr moyen de ne pas y parvenir.
Décomposer la tâche en morceaux, et décomposez les morceaux jusqu’à ce que vous obteniez des activités que vous pouvez réaliser en quelques heures :

  • Dessinez l’architecture
  • Rédigez l’introduction de la page d’accueil
La réussite de ces tâches sera effective lorsque vous aller les barrer de votre liste.

2. Plusieurs choses à la fois

Ne tentez pas d’imiter Napoléon 1er en réalisant 7 chose à la fois. Zapper d’une tâche à une autre, ce n’est pas travailler. En réalité changer de tâches plus de 10 fois dans la journée est abrutissant et dépasse le seuil d’excitation.

L’excitation au travail, c’est 5 points de QI en moins.

Lorsque l’on est abruti(e) par le travail, c’est en moyenne 10 points de QI qui disparaissent, 15 points pour les hommes et seulement 5 points pour les femmes.
Eh oui messieurs, nous sommes trois fois moins performants que les femmes dans les activités multitâches.

3. Militez pour éliminer les distractions

  • Fermez votre porte, et placez y un écriteau pour ne pas vous déranger,
  • éteignez votre téléphone,
  • fermez votre messagerie électronique,
  • fermez votre session Internet.
  • Mettez vous dans un endroit calme et appliquez vous à ne réaliser qu’une seule tâche.

4. Planifiez la consultation de votre boite mail

Définissez au maximum 2 ou 3 périodes de la journée pour consulter votre boîte de réception de mails. En la consultant en permanence, cela peut être bruyant, mais cela tue à coup sûr votre productivité.

5. Utilisez votre téléphone

Un mail n’est pas synonyme de conversation. Ne répondez jamais plus de deux fois à un mail. Prenez plutôt votre téléphone.

6. Travaillez votre agenda

Ne laissez pas les autres gérer votre agenda. La plupart des gens consultent dès leur arrivée au bureau leurs mails et commencent à les triturer. Bien sûr, vous viendrez à bout de votre boîte de réception, mais vous n’avez rien géré du tout.

Au réveil, buvez pour vous réhydrater, prenez un bon petit-déjeuner pour faire le plein d’énergie, et ensuite fixez vous vos priorités pour la journée.

7. Travaillez par tranches de 60 à 90 minutes

Votre cerveau utilise plus de glucose que n’importe quelle autre activité physique.Vous avez, en 60 à 90 minutes, dépensé la plupart de vos réserves (C’est pour cette raison que vous vous sentez si épuisé(e) après une réunion interminable).

Alors faites une pause, allez marcher, mangez quelque chose, faites quelque chose de complètement différent pour recharger les batteries.

Cela signifie que vous devez prévoir une heure pour les pauses sans y inclure le déjeuner. Pour une durée de travail effective de 8 heures prévoyez d’être présent(e) entre 9 heures et demi à 10 heures.

Par Philippe Gaultier

Présenté par Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

7 règles pour rester concentrer sur son travail
Définition des critères d’exigence dans le domaine des Relations entre les personnes
Comment donner confiance à son interlocuteur

Déléguer : Pourquoi faire ? ou Neuf fausses bonnes raisons pour ne pas déléguer
Comment s’assurer que toutes les tâches prévues ont bien été menées
Kompetenz : La compétition allemande

Autres Organisation :

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Efficacité : Laissez le téléphone sonner

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Efficacité : Laissez le téléphone sonner

téléphone sonnePlus délicat que de laisser sa messagerie un moment sans la regarder, abandonner l’habitude, le réflexe, de décrocher le téléphone à chaque fois qu’il sonne est mission quasi impossible.

C’est d’autant plus difficile que le téléphone portable, mobile, et vous pourchasse jusque dans des endroits où habituellement il n’a rien à y faire.

Sommaire :

Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Fermer sa messagerie
« Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »
N’allez pas à des réunions

Isolez-vous phoniquement
Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

Cependant, plusieurs actions sont possibles quand le téléphone sonne :

  • Ne décrochez pas quand vous conduisez un véhicule. En dehors du fait que c’est répréhensible par le code de la route, vous éviterez d’être déconcentré (e) de l’exercice toujours périlleux de la conduite
  • Jetez un coup d’œil sur le nom de celui ou celle qui appelle et décrochez uniquement s’il s’agit de votre chef, de votre client ou tout autre personne dont vous attendez l’appel ou dont l’appel doit vraiment être pris immédiatement
  • Laissez votre correspondant parler sans décrochez, quand votre téléphone le permet. Si le message qu’il commence à laisser sur votre répondeur est important ou urgent, alors décrochez, sinon laissez-le enregistrer son message. Vous le rappellerez plus tard.
  • Prévenez votre interlocuteur que vous êtes occupé et qu’il vous contacte à une heure précise et pas seulement « plus tard ». Indiquez-lui les plages horaires dans lesquelles vous êtes habituellement disponible pour répondre au téléphone

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Contraventions susceptibles d’entraîner la suspension du permis de conduire
Ecoute, écoute, écoute la route
Recrutement : Palmarès des moyens les plus utilisés par les employeurs

SMS sans téléphone : c’est possible
Conseils pour l’utilisation du téléphone fixe au travail
Sécurité Smartphone : Danger avec les paiements par téléphone

Autres Organisation :

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Efficacité : Fermer sa messagerie

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Efficacité : Fermer sa messagerie

Si, Si ! C’est possible !

fermer_sa_messagerieQuand l’information est vraiment urgente, c’est par le téléphone que vous serez averti.

La messagerie est là pour recevoir de l’information et la consulter quand on est disponible, pas pour être averti à chaque mail qui entre !

Sommaire :

Laissez le téléphone sonner

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC
« Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »

N’allez pas à des réunions
Isolez-vous phoniquement
Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

La dictature du courriel existe si vous êtes à l’affut et si vous regardez sans arrêt si vous avez reçu un nouveau mail. Alors

  • Enlevez la sonnerie et l’avertissement visuel de l’arrivée d’un message
  • Ouvrez votre messagerie à heures fixes, au début de demi-journée et à la fin de la journée par exemple
  • Réservez-vous des plages horaires pour répondre et pour rédiger vos propres courriels
  • Ne paniquez pas, la probabilité que vous « perdiez » un mail et/ou que vous ne soyez pas averti « à temps » est très, très faible.

Comment faisait-on avant, quand il n’y avait que sa bonne boîte aux lettres physique ou le courrier papier interne dans l’entreprise ?

Une réponse ? : contactez-moi : phgarin@gmail.com

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour en savoir plus :


En complément :

Faire face à un contact agressif au téléphone
Le principe d’Eisenhower
Les bonnes questions pour se fixer ses priorités

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Mail bloqué : Explications
Mot de passe : en changer tous les combien ?

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7 règles pour rester concentré sur son travail

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Efficacité : 7 règles pour rester concentré (e) sur son travail

crepuscule_banc_silhouetteLa fin de la journée arrive. C’est l’heure du bilan et vous vous dites : « Déjà ! Mais je n’ai rien fait de la journée ! »

Pour éviter cela, voici quelques règles pour rester concentré(e) et améliorer son efficacité :

  1. Efficacité : Fermer sa messagerie
  2. Laissez le téléphone sonner
  3. Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC
  4. « Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »
  5. N’allez pas à des réunions
  6. Isolez-vous phoniquement
  7. Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

Tous ces sujets font l’objet d’un article dans ce blog

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Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Avec le temps vient le conseil
On perd ou on gagne du temps
Le bûcheron qui n’a pas le temps

Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet
Pour être un manager performant
Méthode d’Analyse de situation comment fixer des priorités

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