Messagerie professionnelle : Gagner de la place !


Boîte-aux-lettres pleine : Que faire ?

 boite-aux-lettres pleineBien utiliser sa messagerie

QUI : A Identifiez clairement le(s) destinataires(s) du message et
utilisez votre carnet d’adresses
CC Mettez en copie les destinataires UNIQUEMENT pour information
CCi Mettez la ‘copie masquée’ si vous ne souhaitez pas que les destinataires connaissent la liste de diffusion

 

QUOI : Soyez pertinent dans le libellé du message.

Insérez vos coordonnées avec la signature électronique

 

COMMENT : Soyez simple et bref. Évitez les mails de plusieurs pages,
il vaut mieux faire une synthèse de 5 lignes avec un fichier joint

ATTENTION :

Pensez à stocker ou à supprimer vos messages après traitement.

Le surf sur Internet n’est pas gratuit.

Soyez vigilant au temps qui passe !

N’oubliez pas de fermer votre connexion en cas d’absence.

Messagerie professionnelle : Plus de place, que faire ?

Le phénomène est bien connu dans les entreprises, la messagerie interne sert à s’échanger des informations, a priori, professionnelles.

Rapidement les boîtes-aux-lettres se remplissent avec :

  • des mails d’ordre privé,
  • des mails reçus en copie, sans avoir d’action à mener à la clé,
  • des mails au contenu inutile,
  • de la publicité et des spams,
  • des pièces jointes volumineuses, parfois remplacées par d’autres pièces jointes dans d’autres mails.

En majorité, les messageries professionnelles font partie du système d’information interne à l’entreprise et les messages, avec leurs pièces jointes, sont stockés en interne sur un serveur (ordinateur) de l’entreprise.

Qu’elle soit interne à l’entreprise ou présente sur le Web, dans le fameux Cloud (Nuage), la taille réservée sur un serveur pour la boîte-aux-lettres d’un utilisateur est limitée.

Selon l’usage et le poste que vous occupez dans l’entreprise, vous avez plus ou moins de place à votre disposition.

Le stockage à un coût !

Parce que c’est une préoccupation technique, au départ, et donc sous la responsabilité du service informatique de l’organisation, le volume de stockage des mails est occupé au maximum par le collaborateur. SON principe est : plus longtemps et plus je conserve les mails et mieux je peux travailler, puisque tout est à porter de quelques clics.

Seulement, quand il a épuisé la place disponible, il se tourne vers le service informatique pour lui demander un surplus de stockage.

Bien entendu, c’est toujours une « exception » et la Direction, ayant les mêmes soucis que tous les autres utilisateurs, profite de sa position pour que les techniciens accordent ce supplément.

Toutefois, à un moment donné, généralement au moment de parler des investissements dans l’entreprise, au moment d’établir un budget, ou au moment où le serveur de messagerie est plein, alors la Direction exige de faire plus sans avoir à augmenter la taille globale des disques durs du serveur de messagerie, ou, pire, de changer le serveur. Problème bien connu qui consiste à faire rentrer un cube dans une sphère ou un cercle dans un carré.

« Faire du ménage »

C’est alors que les informaticiens demandent aux utilisateurs de « faire du ménage ». Ce terme, un peu technique, signifie en clair :

  1. supprimez vos anciens mails et tous ceux qui sont inutiles, vraiment inutiles,
  2. copiez les pièces jointes, utiles à votre travail, puis supprimez-les de votre messagerie.

Seulement voilà, quel collaborateur, hormis les informaticiens, va prendre suffisamment de temps pour faire ce ménage ? Son temps est précieux pour l’entreprise et il sert à exécuter les tâches dont il est directement responsable.

A quelques exceptions près, personne ne fait ce ménage, en espérant que d’autres le feront pour libérer la place commune de stockage sur le serveur, ou alors il est fait sommairement, partiellement, juste ce qu’il faut pour gagner UN PEU de place et continuer à respecter la limite de volume accordé à soi.

Le problème est repoussé, pas résolu pour autant.

Il existe pourtant des solutions. Elle passe par l’établissement et le respect, par tous, de règles du bon usage de l’e-mail.

Philippe Garin, plus de 20 ans manager en entreprise

Pour une meilleure communication en entreprise, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


Voir aussi :

Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Efficacité : Fermer sa messagerie
Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

Manager à distance : Mode d’emploi en 10 points
Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
Mail bloqué : Explications

Autres Informatique :

Récapitulatif 14 Informatique

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Comment se libérer une ancre négative


Comment se libérer une ancre négative

Une ancre étant un phénomène qui, par un son, un contact, une odeur que vous percevez, vous ressentez un sentiment basé sur une expérience passé. Le souvenir remonte à la surface à chaque fois que vous percevez ce son, ce contact physique, cette odeur ou cette couleur.

La plupart de ces souvenirs sont négatifs et la colère, l’angoisse, l’anxiété, ou la dépression, que vous avez ressentie à ce moment-là de la vie, revient et vous empêche d’exécuter une tâche, de prendre une décision. Bref ! Vous empoisonne la vie.

Voici un moyen simple pour vous sentir mieux.

Condition préalable : être deux, vous et une autre personne qui va vous toucher comme indiqué plus loin.

1)      Choisissez l’expérience négative que vous avez vécue et qui revient à votre esprit et dont l’impact sur votre présent est persistant.

2)      Recréez cette expérience dans votre imagination. Ne parlez pas. Vous pouvez même fermer les yeux, si vous le souhaitez. Revivez les circonstances de la situation, ce qui s’est passé.

3)      Quand vous avez atteint le point de votre histoire le plus déplaisant, levez l’index. Votre partenaire va alors poser sa main sur votre bras gauche pendant 15 secondes

4)      Répétez cette procédure trois fois

5)      Enchaînez avec une expérience parmi les plus agréables que vous ayez eu et qui s’est très bien terminée

6)      Pensez-y très fort et levez l’index quand vous êtes arrivé, dans votre imagination, au point culminant de ce très beau moment de votre passé

7)      Votre partenaire va alors poser sa main sur votre main droite pendant 30 secondes. Pendant ce temps, continuez de penser à cette expérience positive de votre vie.

8)      Répétez cette procédure trois fois

9)      Soufflez, vous y êtes presque. Ne pensez maintenant ni à votre situation passée négative, ni à la positive. Laissez votre partenaire vous touchez, simultanément, votre bras gauche et votre main droite pendant 30 secondes.

Vous allez revivre simultanément les deux situations grâce à ces deux ancres, bras gauche et main droite. Ces deux expériences antagonistes vont se neutraliser.

10)   Vérifiez, en ramenant à votre mémoire l’expérience négative vécue. Vous n’aurez plus ce sentiment désagréable que vous aviez avant la neutralisation. Certes, vous y penserez mais l’effet sur vos sentiments en sera considérablement amoindri.

Philippe Garin, plus de 20 ans manager en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi: phgarin@gmail.com

Voir aussi :

L’ancrage ou l’imprégnation
L’impact des couleurs sur le subconscient
Ne passe pas de temps à la recherche d’un obstacle

Psychologie positive, Pensée positive, Parler positif
Point faible : compensez avec des gants de cuir
Le veinard et le malchanceux

Autres Communication :

Récapitulatif 4 Communication

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