Entête d’une lettre de motivation ou d’un mail de motivation


Les préliminaires et formalisation d’une lettre de candidature

lettre du 17ème siècleRien de pire que de rater sa candidature par une lettre de motivation ou un mail de motivation qui ne respecte pas les règles et le formalisme que le recruteur attend.

Plus vous facilitez la tâche du recruteur et plus vous mettez de chances de votre côté.
Les candidatures échouent parfois sur du détail. Alors, autant éviter d’indisposer le futur employeur par un début de courrier mal fait.

Prénom, nom et coordonnées

Ecrire une lettre de motivation, c’est d’abord écrire une lettre, donc respectez les normes habituelles d’une entête de lettre.

Un lettre de motivation peut aussi être un mail de motivation.
Dans ce cas, l’entête sera différente.

Dans une lettre, on écrit son prénom, son nom et ses coordonnées, en haut à gauche.
Oon écrit le nom de la personne et de l’entreprise ou organisation destinataire ainsi que ses coordonnées postales, en haut à droite, même si la lettre sera envoyée sous forme d’une pièce jointe à un mail.

Dans un mail de motivation, l’identité de l’auteur et ses coordonnées sont à mettre en fin de mail en guise de signature. L’adresse du destinataire est inutile car remplacée par son adresse mail à qui on envoie sa lettre de candidature

La commune du candidat et la date du jour sont à écrire, à droite en laissant une ligne blanche entre l’adresse du destinataire et cette ligne.

Dans le cas d’un mail, c’est inutile.

Référence, Objet, Pièces jointes

La référence est le code de l’annonce lorsque vous répondez. Utilisez le nom « Réf. : » devant la référence, à mettre dans la lettre de motivation, après la ligne avec la date du jour ou à mettre dans l’objet du mail.

L’objet est du texte qui contient l’intitulé du poste à pourvoir. Il commence par « OBJET : Candidature pour le poste de« . La référence est à mettre comme indiqué ci-dessus, le mot OBJET lui est à mettre en majuscules, dans une lettre de motivation.

Pour un mail, l’objet se trouve dans la zone objet du mail avec la référence. Les deux informations sont collées l’une à côté de l’autre dans l’objet du mail.

Dans une candidature par mail, le destinataire sait tout de suite qu’il y a des pièces jointes, par exemple le CV ou la lettre de candidature, une lettre de recommandation ou un justificatif de diplôme. Donc inutile d’écrire quoi ce que soit dans le mail proprement dit.

Dans une lettre de candidature, c’est différent.
Il est préférable d’indiquer, sur la ligne dessous OBJET ou Réf., selon l’ordre dans lequel vous les avez écrit, le nombre de pièces jointes. Le formalisme est le suivant : « PJ :  » et le nombre de pièces jointes.

Une fois les préliminaires de l’entête d’une lettre ou d’un mail de motivations rédigés et formalisés, le courrier peut vraiment démarrer.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Lettre de motivation : Canada vs Europe
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Vidéoconférence : Entretien d’embauche ou pas, 6 conseils pour soigner votre communication
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Récapitulatif 18 Communication

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Internet : Naviguer en toute sécurité


Conseils pour surfer sur le net

le bon sens par DescartesUn peu de bon sens

L’envie de cliquer sur une page, une publicité, un courriel, qui propose monts et merveilles, un héritage ou un gain à un jeu mirifique, un emploi très rémunérateur sans rien faire ou presque, de maigrir de 10 kg en 3 jours ou une semaine, etc. est parfois tellement fort que cette technique de pirates, est très répandue.

Avec un peu de bon sens, posez-vous la question de savoir si cela a un sens, si le message ne cache pas une mauvaise intention

Signe d’alerte : langue et orthographe

Quand vous recevez un message en anglais, alors que vous ne parlez pas cette langue, est déjà un premier signe d’alerte. Pourquoi un tel message vous parvient-il alors que vous n’avez rien demandé ?

Un message ou une page avec des fautes d’orthographe flagrantes doit vous sauter aux yeux et vous faire réagir : s’agit-il d’une mauvaise traduction pour imiter un site officiel ou d’une incompétence du rédacteur.

URL et demande de renseignements

De nombreux courriels vous incitent à cliquer sur une pièce jointe ou à répondre à une demande de renseignements sous peine de perdre d’accès à un site. Ce sont des pièges.

Vous risquez de télécharger, involontaire de votre part, un virus avec toutes les conséquences graves pour vous et votre matériel.

Ne transmettez jamais de profil et mots de passe, par mail, en remplissant un formulaire ou par téléphone, surtout si c’est celui qui est dans la demande.

Vérifiez l’URL, « http… »,  du site ou l’adresse mail qui envoie le message. En cas d’incertitude, abstenez-vous. Les menaces d’interruption de service sont vides de sens, sans un courrier postal dans votre « vraie » boîte-aux-lettres.

Vos mots de passe

Trois consignes à respecter :

  1. Changez vos mots de passe régulièrement. Au moins trois fois par an
  2. Créez vos mots de passe avec majuscule, minuscule, chiffre, caractère spécial (surtout les lettres accentuées inexistantes sur les claviers qwerty)
  3. Jamais deux fois le même mot de passe : ne reprenez pas d’anciens mots de passe et utilisez un mot de passe pour un seul site ou compte pour éviter qu’en cas de piratage, vos autres comptes restent protégés

Mises à jour

Plus votre système, Microsoft, Linux ou Apple, est dans la dernière version et plus vous bénéficiez des protections les plus récentes contre les dangers d’Internet.

Privilégiez les mises à jour automatique de votre navigateur et de vos logiciels, même ceux que vous avez acheté sans les télécharger, surtout s’il s’agit de logiciels de sécurité, anti-virus, parefeu, etc.

Analyser votre matériel

Smartphone, tablette et PC ont besoin de protection. C’est pourquoi, lancer une analyse de votre système peut détecter des virus. En effet, il y a un certain temps entre le moment où un virus se propage et le moment où votre antivirus va pouvoir le détecter. Dans cette période, votre matériel peut être infecté et seule une analyse complète permet de détecter toute anomalie.

Philippe Garin

Pour une meilleure sécurité de votre informatique, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


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Sécurité informatique : Les scénarii de risques
Charte informatique : Le Garant ou Officier de sécurité
Devise 048 : Plus grand est le sourire, plus aiguisé est le couteau

Keylogger : Espionnage facile de votre PC
Enlèvement d’enfant : Des mesures simples de protection
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Récapitulatif 16 Informatique
Récapitulatif 16 Sécurité

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Messagerie professionnelle : Gagner de la place !


Boîte-aux-lettres pleine : Que faire ?

 boite-aux-lettres pleineBien utiliser sa messagerie

QUI : A Identifiez clairement le(s) destinataires(s) du message et
utilisez votre carnet d’adresses
CC Mettez en copie les destinataires UNIQUEMENT pour information
CCi Mettez la ‘copie masquée’ si vous ne souhaitez pas que les destinataires connaissent la liste de diffusion

 

QUOI : Soyez pertinent dans le libellé du message.

Insérez vos coordonnées avec la signature électronique

 

COMMENT : Soyez simple et bref. Évitez les mails de plusieurs pages,
il vaut mieux faire une synthèse de 5 lignes avec un fichier joint

ATTENTION :

Pensez à stocker ou à supprimer vos messages après traitement.

Le surf sur Internet n’est pas gratuit.

Soyez vigilant au temps qui passe !

N’oubliez pas de fermer votre connexion en cas d’absence.

Messagerie professionnelle : Plus de place, que faire ?

Le phénomène est bien connu dans les entreprises, la messagerie interne sert à s’échanger des informations, a priori, professionnelles.

Rapidement les boîtes-aux-lettres se remplissent avec :

  • des mails d’ordre privé,
  • des mails reçus en copie, sans avoir d’action à mener à la clé,
  • des mails au contenu inutile,
  • de la publicité et des spams,
  • des pièces jointes volumineuses, parfois remplacées par d’autres pièces jointes dans d’autres mails.

En majorité, les messageries professionnelles font partie du système d’information interne à l’entreprise et les messages, avec leurs pièces jointes, sont stockés en interne sur un serveur (ordinateur) de l’entreprise.

Qu’elle soit interne à l’entreprise ou présente sur le Web, dans le fameux Cloud (Nuage), la taille réservée sur un serveur pour la boîte-aux-lettres d’un utilisateur est limitée.

Selon l’usage et le poste que vous occupez dans l’entreprise, vous avez plus ou moins de place à votre disposition.

Le stockage à un coût !

Parce que c’est une préoccupation technique, au départ, et donc sous la responsabilité du service informatique de l’organisation, le volume de stockage des mails est occupé au maximum par le collaborateur. SON principe est : plus longtemps et plus je conserve les mails et mieux je peux travailler, puisque tout est à porter de quelques clics.

Seulement, quand il a épuisé la place disponible, il se tourne vers le service informatique pour lui demander un surplus de stockage.

Bien entendu, c’est toujours une « exception » et la Direction, ayant les mêmes soucis que tous les autres utilisateurs, profite de sa position pour que les techniciens accordent ce supplément.

Toutefois, à un moment donné, généralement au moment de parler des investissements dans l’entreprise, au moment d’établir un budget, ou au moment où le serveur de messagerie est plein, alors la Direction exige de faire plus sans avoir à augmenter la taille globale des disques durs du serveur de messagerie, ou, pire, de changer le serveur. Problème bien connu qui consiste à faire rentrer un cube dans une sphère ou un cercle dans un carré.

« Faire du ménage »

C’est alors que les informaticiens demandent aux utilisateurs de « faire du ménage ». Ce terme, un peu technique, signifie en clair :

  1. supprimez vos anciens mails et tous ceux qui sont inutiles, vraiment inutiles,
  2. copiez les pièces jointes, utiles à votre travail, puis supprimez-les de votre messagerie.

Seulement voilà, quel collaborateur, hormis les informaticiens, va prendre suffisamment de temps pour faire ce ménage ? Son temps est précieux pour l’entreprise et il sert à exécuter les tâches dont il est directement responsable.

A quelques exceptions près, personne ne fait ce ménage, en espérant que d’autres le feront pour libérer la place commune de stockage sur le serveur, ou alors il est fait sommairement, partiellement, juste ce qu’il faut pour gagner UN PEU de place et continuer à respecter la limite de volume accordé à soi.

Le problème est repoussé, pas résolu pour autant.

Il existe pourtant des solutions. Elle passe par l’établissement et le respect, par tous, de règles du bon usage de l’e-mail.

Philippe Garin, plus de 20 ans manager en entreprise

Pour une meilleure communication en entreprise, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


Voir aussi :

Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Efficacité : Fermer sa messagerie
Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

Manager à distance : Mode d’emploi en 10 points
Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
Mail bloqué : Explications

Autres Informatique :

Récapitulatif 14 Informatique

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Arnaques, fraude, virus : Pôle emploi met en garde


Usurpation d’identité de Pôle emploi pour voler les demandeurs d’emploi

La page Soyez vigilants de Pôle emploiÊtre au chômage, c’est être fragilisé. L’incertitude de l’avenir est grande. Des difficultés financières apparaissent. Des effets se font sentir : déprime, insatisfaction, rancœur, peur.

C’est alors qu’arrive un message dans votre boîte-aux-lettres électronique ou sur votre smartphone.

Pôle emploi met en garde : Soyez vigilant !

C’est le nom de la page http://www.pole-emploi.fr/candidat/soyez-vigilants–@/index.jspz?id=116414 accessible sur le site de Pôle emploi.

Cette page signale toutes les arnaques, fraudes et tentatives d’escroquerie dont sont victimes des demandeurs d’emploi, prêts à répondre pour trouver un emploi.

Consultez cette page régulièrement. Hélas ! Des escrocs profitent de l’état de faiblesse des demandeurs d’emploi pour les voler.

Des faux entretiens, de fausses offres

Ces offres ou ces entretiens ont pour but de vendre des formations ou, pire, de vous faire signer un contrat de travail fictif. Vous penseriez signer un contrat de travail, or il s’agit d’un contrat de dupe.

  • Ne signez rien avant d’en parler à votre conseiller Pôle emploi.
  • Ne payez jamais pour une offre d’emploi
  • Ne fournissez jamais de RIB et vos coordonnées bancaires Attendez pour cela d’être dans l’entreprise, si elle existe. Et ne donnez jamais vos codes d’accès à votre compte bancaire.

Ou des numéros surtaxés

Une annonce qui vous demande de téléphoner pour en savoir plus est le signe que votre conversation va vous coûter cher. Plus le numéro qui suit le 08 est élevé et plus la surtaxe est importante. Le pire : un numéro qui commence par 0899

De fausses applications à NE PAS télécharger

Les couleurs vous font croire que l’application est mise à votre disposition par Pôle emploi et vos codes d’identification vous sont volés

Ou de faux mails

Il est très attrayant de cliquer sur la pièce jointe dans ces mails qui vous proposent travail et richesse, sauf que vous introduisez un virus sur votre PC, tablette ou smartphone. À distance, le pirate va piller tous vos codes, saura sur quelles touches vous appuyez et volera tout votre argent de votre compte bancaire.

De fausses récompenses à des sondages

Vous pensez répondre à un sondage de Pôle emploi contre un cadeau.

Le soi-disant organisateur vide votre compte en banque avec les codes que vous donnez pour soi-disant recevoir votre récompense.

Ou lors de l’actualisation mensuelle

Des pirates interceptent votre connexion au moment où vous actualisez votre situation mensuelle, vous réclament vos données bancaires et vide votre compte quand vous pensiez recevoir un cadeau ou une petite somme d’argent

Protégez-vous !

Du bon sens avant tout

  • Dès qu’une offre vous semble suspecte par son contenu, n’y répondez pas.
  • Aucun recruteur ne fait de cadeau, ni vous demande de payer, ni demande des codes d’accès.
  • En cas de doute, consultez votre conseiller Pôle emploi. Ne vous laissez pas impressionner par un interlocuteur qui fait pression sur vous.
  • Signalez une fraude potentielle sur le portail officiel de signalement des contenus illicites sur internet.
  • Protégez votre smartphone, tablette ou PC.

Gardez la tête froide !

Source : Pôle emploi

Philippe Garin

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Des offres d’emploi trop belles
Signalez un mail frauduleux
Déposer plainte sur Internet pour escroquerie

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Employeurs trop curieux : Ils veulent accéder à votre page Facebook

Autres Emploi et Sécurité :

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Sécurité sur Internet : Les 10 commandements


Les 10 commandements de la sécurité sur Internet

ANSSI Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d'Informationpréconisés par l »Agence nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information

 

Extrait du Portail gouvernemental de la sécurité informatique : www.securite-informatique.gouv.fr

  1. Utiliser des mots de passe de qualité
  2. Avoir un système d’exploitation et des logiciels à jour : navigateur, antivirus, bureautique, pare-feu personnel, etc.
  3. Effectuer des sauvegardes régulières
  4. Désactiver par défaut les composants ActiveX et JavaScript
  5. Ne pas cliquer trop vite sur des liens
  6. Ne jamais utiliser un compte administrateur pour naviguer
  7. Contrôler la diffusion d’informations personnelles
  8. Ne jamais relayer des canulars
  9. Soyez prudent : l’internet est une rue peuplée d’inconnus !
  10. Soyez vigilant avant d’ouvrir des pièces jointes à un courriel : elles colportent souvent des codes malveillants

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

4 acteurs de la sécurité informatique
Services de lutte contre la cybercriminalité
Bonnes pratiques de navigation sur Internet

Les risques du téléchargement et quelques principes utiles
Pour créer un mot de passe sécurisé : quelques règles
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Autres Informatique et Sécurité

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CV, lettre de motivation : Le format des pièces jointes


Le format des pièces jointes pour le CV et la lettre de motivation

format pdfLa plupart des CV et lettre de motivation envoyés par messagerie aux cabinets de recrutement ou aux services RH des entreprises, sont au format Word ET au format pdf.

Pourtant, les cabinets réclament souvent ces pièces jointes en format Word, .doc ou .docx, sans expliquer pourquoi.

La raison principale pour laquelle un format précis est réclamé et qu’il ne s’agisse pas de pdf est l’utilisation de robots.
Il s’agit de programmes qui lisent les fichiers et analysent les mots utilisés dans le texte. Si le format n’est pas compatible -et c’est le cas avec pdf- alors le texte ne peut pas être analysé.

Le but de cette analyse est de comparer les mots utilisés avec les mots réclamés par le client, le futur employeur, et qui sont les critères de sélection. Par exemple, l’âge, le titre des postes, les termes techniques, les connaissances (en langue, en informatique…), le fameux « Bac+x ».
Les CV qui sont alors retenus par le robot sont ceux qui contiennent un maximum de mots communs avec les critères de sélection.

Les autres ? Bah ! Tant qu’il y a suffisamment de CV retenus ! Tans pis pour eux ! (propos ironique)

Leurs seules chances est d’être lus par un être humain. C’est seulement à partir de là que tous les efforts consentis dans la rédaction du CV et de la lettre de motivation peuvent porter leurs fruits.

La meilleure preuve de la présence de robots vient du message comme quoi « la candidature est prise en compte et que, sans réponse sous un délai… ».

Cette méthode vient des États-Unis où cette pratique est très courante.

Les américains sont des gens éminemment pragmatiques. Il faut mieux lister toutes les langues que l’on pratique, tous les logiciels que l’on connaît, même si on ne maîtrise pas totalement les unes et les autres, plutôt que de ne pas faire figurer le « sésame » qui est le mot-clé recherché.

La qualité de la candidature est donc ainsi remplacée par la quantité d’informations à faire figurer sur son CV.

CV non retenu = fin de la candidature. Ce n’est que lorsque le CV est passé dans la pile des « oui » ou dans la pile des « peut-être » que la lettre de motivation est lue.

Heureusement, les cabinets de recrutement en Europe sont, pour la plupart, tenus par des personnes ayant suivi des études en psychologie et autres matières « humaines ». C’est pourquoi, elles attachent plus d’importance que les américains au sens des phrases contenues dans le CV. Certains s’attachent même à lire la lettre de motivation.

Si vous aussi, vous souhaitez voir développer un thème précis, comme le lecteur que je remercie, alors n’hésitez pas à me contacter.

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