Messagerie professionnelle : Gagner de la place !


Boîte-aux-lettres pleine : Que faire ?

 boite-aux-lettres pleineBien utiliser sa messagerie

QUI : A Identifiez clairement le(s) destinataires(s) du message et
utilisez votre carnet d’adresses
CC Mettez en copie les destinataires UNIQUEMENT pour information
CCi Mettez la ‘copie masquée’ si vous ne souhaitez pas que les destinataires connaissent la liste de diffusion

 

QUOI : Soyez pertinent dans le libellé du message.

Insérez vos coordonnées avec la signature électronique

 

COMMENT : Soyez simple et bref. Évitez les mails de plusieurs pages,
il vaut mieux faire une synthèse de 5 lignes avec un fichier joint

ATTENTION :

Pensez à stocker ou à supprimer vos messages après traitement.

Le surf sur Internet n’est pas gratuit.

Soyez vigilant au temps qui passe !

N’oubliez pas de fermer votre connexion en cas d’absence.

Messagerie professionnelle : Plus de place, que faire ?

Le phénomène est bien connu dans les entreprises, la messagerie interne sert à s’échanger des informations, a priori, professionnelles.

Rapidement les boîtes-aux-lettres se remplissent avec :

  • des mails d’ordre privé,
  • des mails reçus en copie, sans avoir d’action à mener à la clé,
  • des mails au contenu inutile,
  • de la publicité et des spams,
  • des pièces jointes volumineuses, parfois remplacées par d’autres pièces jointes dans d’autres mails.

En majorité, les messageries professionnelles font partie du système d’information interne à l’entreprise et les messages, avec leurs pièces jointes, sont stockés en interne sur un serveur (ordinateur) de l’entreprise.

Qu’elle soit interne à l’entreprise ou présente sur le Web, dans le fameux Cloud (Nuage), la taille réservée sur un serveur pour la boîte-aux-lettres d’un utilisateur est limitée.

Selon l’usage et le poste que vous occupez dans l’entreprise, vous avez plus ou moins de place à votre disposition.

Le stockage à un coût !

Parce que c’est une préoccupation technique, au départ, et donc sous la responsabilité du service informatique de l’organisation, le volume de stockage des mails est occupé au maximum par le collaborateur.

SON principe est : plus longtemps et plus je conserve les mails et mieux je peux travailler, puisque tout est à porter de quelques clics.

Seulement, quand il a épuisé la place disponible, il se tourne vers le service informatique pour lui demander un surplus de stockage.

Bien entendu, c’est toujours une « exception » et la Direction, ayant les mêmes soucis que tous les autres utilisateurs, profite de sa position pour que les techniciens accordent ce supplément.

Toutefois, à un moment donné, généralement au moment de parler des investissements dans l’entreprise, au moment d’établir un budget, ou au moment où le serveur de messagerie est plein, alors la Direction exige de faire plus sans avoir à augmenter la taille globale des disques durs du serveur de messagerie, ou, pire, de changer le serveur. Problème bien connu qui consiste à faire rentrer un cube dans une sphère ou un cercle dans un carré.

« Faire du ménage »

C’est alors que les informaticiens demandent aux utilisateurs de « faire du ménage ». Ce terme, un peu technique, signifie en clair :

  1. supprimez vos anciens mails et tous ceux qui sont inutiles, vraiment inutiles,
  2. copiez les pièces jointes, utiles à votre travail, puis supprimez-les de votre messagerie.

Seulement voilà, quel collaborateur, hormis les informaticiens, va prendre suffisamment de temps pour faire ce ménage ?
Son temps est précieux pour l’entreprise et il sert à exécuter les tâches dont il est directement responsable.

A quelques exceptions près, personne ne fait ce ménage, en espérant que d’autres le feront pour libérer la place commune de stockage sur le serveur, ou alors il est fait sommairement, partiellement, juste ce qu’il faut pour gagner UN PEU de place et continuer à respecter la limite de volume accordé à soi.

Le problème est repoussé, pas résolu pour autant.

Il existe pourtant des solutions. Elle passe par l’établissement et le respect, par tous, de règles du bon usage de l’e-mail.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Efficacité : Fermer sa messagerie
Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

Manager à distance : Mode d’emploi en 10 points
Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
Mail bloqué : Explications

Autres Informatique :

Récapitulatif 14 Informatique

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Devise 021 : Ne met jamais l’amitié au-dessus du profit (Star Trek, Deep Space Nine, DS9)


Devise 021 des Devises de l’Acquisition des Ferengi (Star Trek)

« Ne met jamais l’amitié au-dessus du profit« 

« Never place friendship above profit »

source : Episode « Les Devises de l’acquisition » (Rules of Acquisition) (DS9)amitié bouledogue vache

Littéralement

Ne place jamais l’amitié au-dessus du profit

Interprétation

Dans l’échelle de valeurs, lorsqu’il s’agit de faire des affaires et de faire du profit, l’amitié passe après.

C’est gagner de l’argent qui prime

Commentaires

Quand le choix se pose entre gagner de l’argent au détriment de l’amitié, ou ne pas en gagner par respect de l’ami(e), alors tant pis pour l’ami(e).

C’est un choix cornélien qui disparaît au travers de cette règle, qui indique précisément que le sentiment d’amitié, l’inclinaison que l’on peut avoir pour une personne, est mis de côté et passe après toute opportunité matérielle de gagner de l’argent.

Un ami, une amie, on peut toujours s’en faire, alors que pour faire du profit, aucune occasion ne doit être négligée

Ce qui est logique et « normal » pour un Ferengi l’est-il pour vous ?

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Star Trek et ses dérivés sont propriétés de Paramount Pictures (CBS)

Pour en savoir plus :


En complément :

Devise 018 Un Ferengi qui ne fait pas de profit ne mérite pas le nom de Ferengi
Devise 019 : Satisfaction n’est pas garantie

Devise 022 : Le sage entend le profit dans le vent
Les seuls gens riches sont ceux
Les 6 erreurs humaines d’après Cicéron

Définition des critères d’exigence dans le domaine de la Prise de décisions.
La pyramide de Maslow
Règles pour être un humain

Autres Bien-être et Science-Fiction :

Récapitulatif 7 Bien-être
Récapitulatif 7 Science-Fiction

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Prud’hommes = victoire à la Pyrrhus


Gagner aux Prud’hommes est une victoire à la Pyrrhus

Définitions

Pyrrhus 1er

Pyrrhus 1er

Litige

En cas de licenciement, le salarié peut en contester la validité. En langage juridique cela s’appelle un litige

Transaction

Art. 2044 du Code civil : « La transaction est l’acte par lequel les parties mettent fin à une contestation née ou préviennent une contestation à naître « 

Prud’hommes

Le conseil de Prud’hommes est une juridiction paritaire composées de juges non professionnels et élus par leur pairs , il tranche les litiges de droit du travail entre employeurs et salariés

Transaction ou Prud’hommes

Le Code Civil a prévu qu’un salarié et un employeur peuvent résoudre le litige, causé par le licenciement, en signant entre eux une transaction

L’objectif de la transaction est de régler le conflit par une procédure plus rapide qu’une décision du conseil des Prud’hommes pour obtenir une indemnisation du préjudice causé par la rupture du contrat de travail

Le salarié peut estimer que les sommes perçues lors de son licenciement sont insuffisantes

L’employeur peut estimer que les sommes versées lors du licenciement du salarié sont trop importantes

Soit ils s’arrangent entre eux, par une négociation, et parviennent à se mettre d’accord sur le montant à verser, en acceptant, chacun, des concessions par rapport aux exigences réciproques initiales, sachant que Le montant de la transaction est obligatoirement supérieur au montants des indemnités légales, c’est-à-dire, qu’ils signent une transaction

Soit ils ne parviennent pas à se mettre d’accord, et l’un ou l’autre peut saisir le conseil des Prud’hommes, qui juge et décide du montant à verser, sur la base des arguments présentés par les avocats des deux parties, des motifs du licenciement, des motifs de la plainte, des sommes légales à verser.

Le plaignant doit d’attendre à n’obtenir aucune compensation pour préjudice moral !

Seuls les Prud’hommes jugent et décident des indemnités prises en compte, et seulement parmi celles-ci :

  • Indemnité pour licenciement irrégulier : lorsque la procédure de licenciement n’est pas respectée
  • Indemnité pour licenciement injustifié : lorsque le licenciement est « sans cause réelle et sérieuse »
  • Indemnité pour licenciement abusif : lorsqu’il a crée un préjudice particulier au salarié
  • Indemnité pour licenciement nul : lorsqu’il est contraire à une loi ou à un droit fondamental
  • Indemnités conventionnelles de licenciement : celles qui sont prévues par la convention collective applicable

C’est l’un ou l’autre, mais pas les deux !

Lorsqu’une transaction est signée, alors ni l’employeur ni le salarié ne peut déposer plainte auprès des Prud’hommes

Si le conseil des Prud’hommes est saisi, alors il n’est plus possible de transiger à l’amiable, donc de signer une transaction

Annulation de la transaction au conseil des Prud’hommes

Les parties disposent de 5 ans à compter de la signature le la transaction pour en demander l’annulation au conseil de Prud’hommes

La transaction sera annulée si elle :

  • a été signée avant que la lettre de licenciement ait été remise au salarié
  • contient des vices du consentement : erreur, pression sur l’autre partie (violence, chantage…), …
  • ne contient pas de concessions réciproques

En cas d’annulation, chaque partie peut décider de faire valoir ses droits, pendant 30 ans

Gagner aux Prud’hommes est une victoire à la Pyrrhus

Lorsqu’un litige apparaît à la suite d’un licenciement, et que l’une ou l’autre des parties décide de saisir le conseil des Prud’hommes, alors qu’elles savent qu’il s’agit d’une procédure juridique lourde, longue, coûteuse et dont l’issue est incertaine pour l’une ou l’autre des parties, même en étant persuadée de gagner, c’est qu’il s’agit d’un échec

C’est un échec de la négociation. C’est aussi et surtout un échec personnel

C’est un échec si vous perdez. C’est aussi un échec si vous gagnez

Le licenciement est déjà traumatisant en soi. Vous y ajoutez la négociation et le fait de devoir faire des concessions, en cas de transaction, ou/et vous en rajouter quelle que soit la décision des Prud’hommes

MAIS qu’avez-vous obtenu aux Prud’hommes ?

Si vous perdez : rien. Pire, vous devez rembourser les frais de justice de l’autre partie

Si vous gagnez : une somme d’argent, plus ou moins importante que celle que vous auriez obtenue ou versée à l’autre partie en cas de transaction

Et après ?

Que vous soyez l’employeur ou le salarié, votre réputation en a pris un coup

C’est le fait d’avoir un procès aux Prud’hommes qui sera regardé et reproché, pas celui d’avoir gagné ou perdu

Si vous êtes l’employeur, vous risquez d’avoir du mal à recruter du personnel qualifié et compétent, qui sera obligatoirement rebuté par la très mauvaise réputation de l’entreprise, sans parler des clients qui risquent de se détourner de votre entreprise, jusqu’au pire, le dépôt de bilan

Si vous êtes salarié, vous risquez de vous faire fermer les portes par les futurs employeurs qui refuseront d’embaucher un salarié ayant eu affaire au conseil des Prud’hommes. Ils agiront sous le principe de précaution et choisiront systématiquement un employé qui n’a jamais eu de conflit avec un employeur

Le risque est énorme pour le salarié, même et surtout gagnant aux Prud’hommes, de ne pas retrouver un travail

Et, même si vous décidez de créer votre propre entreprise, pensant ne pas avoir à justifier votre passé, vous allez rencontrer de grosses difficultés, avec les autres chefs d’entreprise, qui vous reprocherons toujours ce passé, avec les éventuels futurs employés, avec les clients qui voudront faire pression sur vous, sans compter que la création elle-même de votre entreprise sera soumise à l’appréciation des banquiers, etc.

N’oubliez pas votre e-réputation !

Les journaux, Internet, les réseaux sociaux sont des amplificateurs de réputation

Plus une e-réputation est mauvaise, et plus elle fait parler d’elle ! Et cela pour très longtemps !

Conclusion

En cas de litige lié à un licenciement, négociez et acceptez une transaction, reportez le plus possible la saisie du conseil des Prud’hommes

La négociation est parfois difficile, le découragement ou/et la colère peuvent se faire sentir, l’envie de traiter par la justice peut sembler le seul moyen d’obtenir satisfaction alors que rien n’est sûr. Alors menacez de déposer plainte aux Prud’hommes pour que l’autre partie accepte une transaction, acceptez de faire des concessions

Vous gagnerez en temps, et surtout vous gagnerez pour votre avenir, pour votre réputation, pour votre famille, pour vos projets professionnels, en évitant les Prud’hommes. Ce conseil s’adresse autant au salarié qu’à l’employeur

« Une victoire à la Pyrrhus est une victoire avec un coût dévastateur pour le vainqueur. L’expression est une allusion au roi Pyrrhus Ier d’Epire (une région de Grèce), dont l’armée souffrit de pertes irremplaçables quand il défit les Romains »

source : Wikipedia

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :


En complément :

Conseil de prud’hommes Art. L 512-1 et L 512-8 du Code du travail
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Votre e-réputation sur le Web 2.0

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