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Votre employeur a le droit de consulter vos mails sauf…

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Si ! Votre employeur a le droit de consulter vos mails !

quand ton patron surveille ta messagerieLa messagerie au bureau est un incontournable pour communiquer avec l’intérieur et surtout avec l’extérieur de l’entreprise.

Durant le temps de travail, vous êtes censé travailler.
C’est-à-dire que la totalité de votre temps doit être consacré à effectuer les tâches pour lesquelles vous êtes payés en tant que salarié.

Bon ! Ceci dit, la réalité est différente.

L’utilisation de la messagerie est autorisée aussi pour les communications privées.

Deux problèmes se posent :

  1. Quand le temps pour les communications privées prend le pas sur le travail
  2. Quand vous êtes absent (e)

1. Abus d’échanges privés

Pour répondre au premier problème, c’est une question de management, de respect et de définition de votre poste.

Si votre travail pâtit du temps pris sur votre temps de travail, et que votre responsable vous le reproche, il ou elle a raison. Vous risquez une sanction, proportionnelle à la faute.

La présence d’une Charte informatique ou numérique permet de connaître les limites fixées à l’intérieur de votre établissement.

2. Droit d’interventions sur la messagerie

Pour répondre au deuxième problème, la jurisprudence est plus précise, suite à des décisions de la cours de cassation.

En cas d’absence du salarié, l’employeur a le droit de consulter sa messagerie et même de supprimer les mails professionnels.

Il a, par contre, interdiction de lire les mails qui portent la mention « privé personnel » ou « privé ».

Le salarié a lui, obligation de fournir les mots-clés (mots de passe) qui permettent d’accéder à son ou ses boîtes-aux-lettres électroniques, sur simple demande de son employeur.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Comment reconnaître un mail de phishing ou frauduleux
Écrivez des mails de moins de 5 lignes
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Blacklistage : C’est quoi et que faire ?

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Qu’est-ce que le blacklistage ?

Blacklistage est un mot franglais, qui vient de « black », noir en français, et « list », liste en français.

Le blacklistage est le fait de mettre sur une liste noire, c’est-à-dire sur une liste d’indésirables.

blacklist

Ces indésirables sont :

  • Un nom de personne, ou/et
  • Un nom de programme, ou/et
  • Un nom de domaine, ou/et
  • Une adresse mail, ou/et
  • Une adresse IP

La messagerie ou boîte mail

La conséquence principale d’une messagerie blacklistée est qu’elle ne peut plus émettre de messages.

Les serveurs qui devraient transmettre vos mails à vos destinataires vérifient systématiquement que votre boite-aux-lettres électronique est absente d’une blacklist.

Quand l’une des données indésirables de la liste ci-dessus est présente dans une blacklist alors le serveur refuse de transmettre le mail à son destinataire.

Un blocage, pourquoi ?

La principale raison d’un blocage est l’envoi de spams.

Pour être déclarée spammeur, votre messagerie doit envoyer des mails non sollicités en masse, c’est-à-dire plus de 500 mails par jour sur la plupart des messageries.

Ces messages sont déclarés non sollicité, quand la personne à qui le message est destiné, n’a rien demandé, voire même a refusé précédemment de recevoir des mails en provenance de votre messagerie, votre serveur, votre adresse IP, etc.

Pas ma faute !

Figurer dans une blacklist peut être la conséquence d’une faille de sécurité de votre messagerie.

Des spammeurs peuvent avoir piraté votre messagerie ou votre serveur et ainsi usurpé votre nom, votre adresse IP, etc.

Vous vous rendez compte d’un blacklistage quand brusquement plus aucun de vos courriels n’est reçu par vos destinataires.

Que faire en cas de blacklistage ?

En premier, appelez votre fournisseur de messagerie pour lui demander conseil.

Votre FAI, ou fournisseur d’accès à internet, est aussi à mettre dans le coup car l’effacement de votre blacklistage passera par lui.

Ensuite, il faut trouver les raisons qui ont poussé les serveurs à vous mettre sur une blacklist ou liste noire.

  • Détection d’un virus sur votre réseau ou votre ordinateur ou votre smartphone ou tablette
  • Usurpation d’identité par un spammeur, par exemple dans un réseau fantôme
  • Absence ou authentification lacunaire de l’utilisateur de votre serveur de messagerie
  • Votre hébergeur a été blacklisté et vous en subissez les conséquences sans jamais avoir été vous-même blacklisté

Pour découvrir ce qui s’est passé, vous utiliserez un ou plusieurs logiciels sur le marché ou les services d’une société spécialisée en informatique ou en sécurité informatique.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Sécurité informatique : Supprimer les « faux positifs »
Messagerie professionnelle : Gagner de la place
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RGPD : Le registre des activités de traitement
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Récapitulatif 18 Sécurité

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Écrivez des mails de moins de 5 lignes

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Écrivez des mails de moins de 5 lignes

mail 5 lignesGain de temps

La messagerie professionnelle est devenu indispensable dans une entreprise, à partir du moment où elle a une organisation décentralisée en plusieurs établissements ou quand elle atteint une certaine taille.

Envoyez des mails à des collègues est devenu une réalité quotidienne pour nombre de personnes.

Ce mode de communication interne a des avantages indéniables quant au gain de temps dans la transmission d’informations et donc dans le travail au quotidien.

Perte de temps

Le revers de la médaille est qu’il est tellement simple d’envoyer des mails que ceux-ci dépassent le cadre purement de transfert d’informations.

Il y a bien sûr les collègues qui vous envoient un mail au lieu de parler dans le téléphone ou directement en allant à votre poste de travail. Ceux-là sont des incorrigibles.
Dès que vous voyez que l’auteur du mail est l’un d’eux, passez sans le lire.

Il y a aussi le mail boule de neige. Le message du collaborateur à un autre, ou un courriel extérieur est retransmis en copie à son chef. Lequel va le retransmettre à son tour à son supérieur hiérarchique.

Cet effet boule de neige va engorger la boîte-aux-lettres au fur et à mesure que l’on remonte dans la hiérarchie. Souvent ces retransmissions s’arrêtent au supérieur, simplement pour le mettre au courant.

De nos jours, une grande partie du temps d’un manager est passée à s’occuper de sa messagerie au détriment des tâches à effectuer.

Gagner du temps

Une bonne organisation consiste à demander aux collaborateurs de retransmettre une information que dans la mesure où une décision doit être prise.

Informer le chef en cours du traitement de la tâche sans avoir besoin de lui, peut se faire autrement que par mail ou à la fin de l’action.

De toutes les manières, plus un mail est court, 5 lignes au maximum et plus vous devez synthétiser les informations de façon que le destinataire du mail utilisera moins de temps à sa lecture.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


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Comment faire pour ne pas être dérangé au travail et gagner du temps
Messagerie professionnelle : 20 conseils pour un meilleur usage

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Récapitulatif 17 Organisation

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Hoax : Des problèmes dans les télécommunications

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Quand le canular créé des problèmes avec Internet

Internet + hoax = problèmesEn français, le Web est appelé, officiellement, la Toile. Si le terme officiel existe, à part les francophones puristes du français parlé au Canada, c’est le mot Web qui est utilisé.

Un canular électronique ou hoax est un message que l’on reçoit et que l’on retransmet à d’autres pour être diffusé le plus largement possible.

Que ce soit pour faire bénéficier aux autres d’une aubaine, comme le gain d’un jeu facile, ou pour se plaindre auprès d’un organisme, d’une entreprise ou d’une personne, la réaction peut être d’une apparence bonhomme ou violente.

Dans tous les cas, le canular génère un trafic important sur Internet. Les messages sont très nombreux et circulent sur la Toile, d’un serveur à l’autre, sur des lignes de télécommunications de tous débits.

Seulement voilà, comme le trafic routier, il ne peut pas passer plus de message sur une ligne de télécommunication que de véhicules sur une route.

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À un moment donné, c’est l’embouteillage

Quand il y a plus d’eau à couler dans le lavabo que l’eau à échapper par le trou d’évacuation, ça déborde.

Le système d’information de l’administration, de la société, du particulier, qui recevra un nombre trop important de messages, de demandes de renseignements, de volonté de soutien ou de réclamation, d’insultes ou de protestations, sera saturé à très brève échéance.

Il sera alors bloqué comme la boîte-aux-lettres devant chez soi qui serait remplie par des prospectus publicitaires.

En conséquence, les messages, les vrais, ceux qui ont un sens pour le destinataire, ne lui parviennent pas.

C’est la paralysie totale, injuste et dangereuse à cause d’un canular, d’une fausse information.

Alors, avant de vous lancer dans l’envoi d’un message de soutien ou de protestation, prenez le temps de réfléchir à la véracité de l’information et aux conséquences d’une réaction trop rapide.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Internet : Les femmes ne surfent pas comme les hommes
Internet : Composer votre guide des bonnes pratiques vous-même
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Messagerie professionnelle : Gagner de la place !

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Boîte-aux-lettres pleine : Que faire ?

boite-aux-lettres pleineBien utiliser sa messagerie

QUI : A Identifiez clairement le(s) destinataires(s) du message et
utilisez votre carnet d’adresses
CC Mettez en copie les destinataires UNIQUEMENT pour information
CCi Mettez la ‘copie masquée’ si vous ne souhaitez pas que les destinataires connaissent la liste de diffusion

 

QUOI : Soyez pertinent dans le libellé du message.

Insérez vos coordonnées avec la signature électronique

 

COMMENT : Soyez simple et bref. Évitez les mails de plusieurs pages,
il vaut mieux faire une synthèse de 5 lignes avec un fichier joint

ATTENTION :

Pensez à stocker ou à supprimer vos messages après traitement.

Le surf sur Internet n’est pas gratuit.

Soyez vigilant au temps qui passe !

N’oubliez pas de fermer votre connexion en cas d’absence.

Messagerie professionnelle : Plus de place, que faire ?

Le phénomène est bien connu dans les entreprises, la messagerie interne sert à s’échanger des informations, a priori, professionnelles.

Rapidement les boîtes-aux-lettres se remplissent avec :

  • des mails d’ordre privé,
  • des mails reçus en copie, sans avoir d’action à mener à la clé,
  • des mails au contenu inutile,
  • de la publicité et des spams,
  • des pièces jointes volumineuses, parfois remplacées par d’autres pièces jointes dans d’autres mails.

En majorité, les messageries professionnelles font partie du système d’information interne à l’entreprise et les messages, avec leurs pièces jointes, sont stockés en interne sur un serveur (ordinateur) de l’entreprise.

Qu’elle soit interne à l’entreprise ou présente sur le Web, dans le fameux Cloud (Nuage), la taille réservée sur un serveur pour la boîte-aux-lettres d’un utilisateur est limitée.

Selon l’usage et le poste que vous occupez dans l’entreprise, vous avez plus ou moins de place à votre disposition.

Le stockage à un coût !

Parce que c’est une préoccupation technique, au départ, et donc sous la responsabilité du service informatique de l’organisation, le volume de stockage des mails est occupé au maximum par le collaborateur.

SON principe est : plus longtemps et plus je conserve les mails et mieux je peux travailler, puisque tout est à porter de quelques clics.

Seulement, quand il a épuisé la place disponible, il se tourne vers le service informatique pour lui demander un surplus de stockage.

Bien entendu, c’est toujours une « exception » et la Direction, ayant les mêmes soucis que tous les autres utilisateurs, profite de sa position pour que les techniciens accordent ce supplément.

Toutefois, à un moment donné, généralement au moment de parler des investissements dans l’entreprise, au moment d’établir un budget, ou au moment où le serveur de messagerie est plein, alors la Direction exige de faire plus sans avoir à augmenter la taille globale des disques durs du serveur de messagerie, ou, pire, de changer le serveur. Problème bien connu qui consiste à faire rentrer un cube dans une sphère ou un cercle dans un carré.

« Faire du ménage »

C’est alors que les informaticiens demandent aux utilisateurs de « faire du ménage ». Ce terme, un peu technique, signifie en clair :

  1. supprimez vos anciens mails et tous ceux qui sont inutiles, vraiment inutiles,
  2. copiez les pièces jointes, utiles à votre travail, puis supprimez-les de votre messagerie.

Seulement voilà, quel collaborateur, hormis les informaticiens, va prendre suffisamment de temps pour faire ce ménage ?
Son temps est précieux pour l’entreprise et il sert à exécuter les tâches dont il est directement responsable.

A quelques exceptions près, personne ne fait ce ménage, en espérant que d’autres le feront pour libérer la place commune de stockage sur le serveur, ou alors il est fait sommairement, partiellement, juste ce qu’il faut pour gagner UN PEU de place et continuer à respecter la limite de volume accordé à soi.

Le problème est repoussé, pas résolu pour autant.

Il existe pourtant des solutions. Elle passe par l’établissement et le respect, par tous, de règles du bon usage de l’e-mail.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Efficacité : Fermer sa messagerie
Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

Manager à distance : Mode d’emploi en 10 points
Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
Mail bloqué : Explications

Autres Informatique :

Récapitulatif 14 Informatique

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Lettre de motivation : Adresser la lettre à …

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… qui

enveloppe pour une lettrePlus qu’une lettre dans laquelle on exprime pourquoi on postule à CE poste, dans CETTE entreprise, la lettre de motivation est une lettre de candidature dans laquelle on signale à l’entreprise qu’elle a tout intérêt à vous convoquer à un entretien d’embauche

Le but de la lettre, spontanée ou en réponse à une annonce, est de se faire connaître et de susciter l’intérêt du recruteur

C’est pourquoi, bien rédiger une lettre de motivation est extrêmement important. Les détails sont les éléments qui font qu’une candidature va déboucher par une entrevue de recrutement

Adresser la lettre à …

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1. …La bonne entreprise

La lettre de candidature est toujours personnalisée. C’est le plus sûr moyen de s’adresser à la bonne entreprise, surtout si vous postulez à des postes dans des entreprises différentes. La personnalisation permet de s’adresser en montrant tout son intérêt pour l’entreprise.

Imaginez que vous écriviez à une entreprise avec un discours qui s’adresse à une autre, ou dont le nom de la personne est celui d’une personne d’une autre société, vous mettriez le lecteur dans un état d’esprit défavorable avant même que cette personne lise votre courrier

2. …La bonne personne

Il est désagréable de recevoir une lettre qui ne vous est pas adressée. Donc rechercher le nom de la personne qui lira votre lettre en premier. Soit le nom est indiqué dans l’annonce et il est impensable de se tromper sur le nom, soit il est inconnu et il faut le trouver. Pour cela, Internet permet de découvrir les noms sur les sites des entreprises ou, simplement, en téléphonant à l’entreprise et en demandant le nom de la personne qui s’occupe des candidatures.

3. …La bonne adresse postale

La lettre de motivation est envoyée par courrier postal ou par messagerie électronique

Dans les deux cas, écrivez correctement l’adresse. Pour un courrier postal, l’adresse sera celle de la personne qui lira votre courrier, au siège où se situe le service des ressources humaines ou à la filiale où se trouve le futur poste. Le choix dépend aussi du poste à pouvoir ou objet de votre candidature spontanée : un cadre s’adressera au service RH, un ouvrier au responsable de l’établissement si ce dernier est différent du lieu du service du personnel

4. …La bonne adresse mail

Dans le cas d’une adresse mail, un message d’anomalie est retourné, parfois avec un décalage dans le temps de quelques minutes, lorsque le nom de la boîte aux lettres de votre destinataire est erronée. Il faut alors recommencer un nouveau message et surtout éviter de transférer le message initial.

De plus, lorsque l’adresse mail est inconnue, mieux vaut se renseigner auprès de l’entreprise en demandant à l’accueil, téléphonique ou en face à face, l’adresse de la personne à qui vous envisagez d’envoyer une candidature. Les adresses mails, sauf quand elles sont bien identifiées comme étant celles du service RH, présentes sur le site web de l’entreprise, sont généralement des boîtes aux lettres génériques qui débouchent dans les services commerciaux, qui sont très rarement destinataires des lettres de candidature

5. …Madame ou Monsieur

Soit vous vous adressez à une femme, soit à un homme. Même si vous savez ou supposez que votre lettre sera lue par plusieurs personnes, elle sera lue en premier par une personne. Que ce soit dans les premiers mots de la lettre ou dans la formule de politesse, prêtez votre attention à rester cohérent. Vos chances sont quasi nulles si vous avez une lettre de candidature qui démarre par Madame et dont la formule de politesse contient un Monsieur, ou l’inverse

Philippe Garin

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Boosteremploi : la barre des 700 sites d’emploi atteinte pour démarrer la nouvelle année 2012, plus de 1000 désormais
Cadremploi : Speed recruiting pour décrocher un job en 7 minutes
CV, lettre de motivation : Le format des pièces jointes

Autre structure de la lettre de motivation
Lettre de motivation : Canada vs Europe
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Efficacité : Fermer sa messagerie

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Efficacité : Fermer sa messagerie

Si, Si ! C’est possible !

fermer_sa_messagerieQuand l’information est vraiment urgente, c’est par le téléphone que vous serez averti.

La messagerie est là pour recevoir de l’information et la consulter quand on est disponible, pas pour être averti à chaque mail qui entre !

Sommaire :

Laissez le téléphone sonner

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC
« Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »

N’allez pas à des réunions
Isolez-vous phoniquement
Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

La dictature du courriel existe si vous êtes à l’affut et si vous regardez sans arrêt si vous avez reçu un nouveau mail. Alors

  • Enlevez la sonnerie et l’avertissement visuel de l’arrivée d’un message
  • Ouvrez votre messagerie à heures fixes, au début de demi-journée et à la fin de la journée par exemple
  • Réservez-vous des plages horaires pour répondre et pour rédiger vos propres courriels
  • Ne paniquez pas, la probabilité que vous « perdiez » un mail et/ou que vous ne soyez pas averti « à temps » est très, très faible.

Comment faisait-on avant, quand il n’y avait que sa bonne boîte aux lettres physique ou le courrier papier interne dans l’entreprise ?

Une réponse ? : contactez-moi : phgarin@gmail.com

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour en savoir plus :


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Faire face à un contact agressif au téléphone
Le principe d’Eisenhower
Les bonnes questions pour se fixer ses priorités

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Mot de passe : en changer tous les combien ?

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Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

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Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

répondre à tousDepuis le 1er septembre 2001, Pôle emploi a reçu pour consigne de privilégier la messagerie électronique pour communiquer avec les personnes qui sont inscrites comme demandeurs d’emploi

A priori cela semble être une avancée technologique

  • gain de temps : le message est envoyé immédiatement, pas de retard dans l’acheminement, grève à la poste ou pas
  • gain d’argent : économie substantielle sur les enveloppes, le papier, les timbres et le personnel qui s’en occupait au Pôle emploi

Attention à votre messagerie

  1. Pas question de laisser passer un message en provenance du Pôle emploi : les radiations sont aussi envoyées par courriel
  2. Sachez identifier les mails en provenance du Pôle emploi parmi les dizaines, centaines, milliers de mails que vous recevez
  3. Faites attention que les courriels de Pôle emploi soient bien identifiés comme de vrais messages et non pas comme spam, et ceci à chaque mail
  4. Pensez à consulter votre messagerie quand vous partez en vacances : votre voisin n’ira pas vider votre boîte aux lettres électronique comme il le fait pour votre boîte aux lettres postale durant votre absence physique
  5. Vous n’avez pas le droit d’avoir une panne électrique; ne faites jamais sauter les plombs, attention à la foudre !!
  6. Ne changez pas de boîte-aux-lettres électronique, ou prévenez immédiatement le Pôle emploi en cas de changement d‘adresse mail
  7. Pas question d’avoir un message qui disparaît; n’utilisez pas de messagerie qui efface vos mails quand vous les transférer sur votre PC
  8. Interdiction d’avoir une panne d’ordinateur, ou du terminal qui vous permet de consulter votre messagerie

Bref ! Le plus simple eut été de ne pas donner votre adresse mail à Pôle emploi, sauf que c’est devenu obligatoire pour s’inscrire ou se réinscrire

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
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5 différences entre l’Arbeitsamt en Allemagne et le Pôle emploi français
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Récapitulatif 7 Emploi
Récapitulatif 6 informatique
Récapitulatif 7 Informatique

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Anti-virus intégré à un webmail

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Anti-virus intégré à un webmail

antivirus jaune noirLorsque l’on veut s’affranchir des boîtes aux lettres électroniques des Fournisseurs d’Accès à Internet (FAI), il est très facile de créer une boîte aux lettres indépendante, par exemple celles proposées par les navigateurs ou les sites de réseaux sociaux.

Ces boîtes aux lettres sont accessibles au travers d’Internet, et ce mode d’accès est appelé Webmail.

Comme vous n’avez pas la main sur le serveur qui l’héberge ni sur le programme de messagerie, vous pourriez craindre de recevoir des virus avec un courriel.

Vérifiez, auprès de votre fournisseur de boîte électronique en webmail, ou en cherchant cette information dans l’aide en ligne de votre messagerie, les conditions de protection antivirale.

Les virus parviennent au travers des pièces jointes.

N’ouvrez une pièce jointe que si l’origine de l’e-mail vous est connue.

Les pièces jointes sont vérifiées par les antivirus présents dans les messageries en webmail.

Cependant, il faut prêter une attention particulière sur le traitement apporté aux pièces qui sont des fichiers compressés.

Un fichier compressé est un fichier dont l’extension, le suffixe, est généralement .zip ou .rar, mais aussi .tar, .tgz, .taz, .gz et autres.

La plupart des anti-virus, désormais, vérifie la présence d’un fichier exécutable, c’est-à-dire dont l’extension est .exe

Si la messagerie dont vous disposez ne vérifie pas les pièces jointes qui sont des fichiers compressés, alors il vaudrait mieux, pour vous protégez, de changer de messagerie.

Le traitement apporté aux fichiers exécutables présents dans les fichiers compressés peut être :

  • La suppression du virus, puis la livraison du message
  • La suppression ou la mise en quarantaine du courriel
  • Le retour à l’envoyeur de l’e-mail suspect

Les mots « message », « courriel », « e-mail », « email », « mel » sont des synonymes de la désignation officielle en français du mot courriel.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Messagerie professionnelle : 20 conseils pour un meilleur usage
Informations Fichiers Données sur le Lexique informatique de Philippe Garin
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Récapitulatif 3 Sécurité
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Messagerie Comment choisir Fonctionnalités

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Messagerie, Comment choisir : Fonctionnalités

Pour bien choisir votre messagerie, plusieurs critères existent

les étapes de l'envoi d'un mailIl y a d’abord la boite aux lettres que votre Fournisseur d’Accès à Internet a créé pour vous lors de votre abonnement.

Il y a aussi les messageries indépendantes de votre FAI et dont l’accès se fait généralement par Webmail.

Le logiciel de messagerie présent sur votre ordinateur peut aussi prendre en compte ces dernières.

Oui, mais lequel choisir ?

Le choix que vous ferez dépend du système présent sur votre ordinateur.

Selon que vous avez Windows, Apple ou Linux, le choix des logiciels de messagerie sera différent.

Ensuite, viennent les fonctionnalités proposées par les logiciels de messageries :

  1. Connexion automatique avec enregistrement une seule fois du mot de passe d’accès au serveur de messagerie
  2. Envoi et réception automatique de vos courriels
  3. Enregistrement automatique de l’adresse de votre correspondant dans la liste de vos contacts à la réception ou/et à l’envoi de votre courriel
    .
  4. Filtres permettant de diriger le message entrant directement dans un sous-dossier de votre boîte de réception
  5. Anti-virus
  6. Anti-spam, paramétrage plus ou moins puissant pour filtrer les messages entrant
    .
  7. Vérification automatique d’orthographe, mono- ou/et multi-langues, y compris la présence d’un dictionnaire personnel auto enrichissable à tout moment
  8. Copie des messages envoyés
  9. Archivage d’un choix de courriels, selon différents critères, en automatique ou manuellement. Par exemple, les plus anciens au-delà d’une certaine durée, ou avant que la boîte aux lettres soit pleine et donc saturée
    .
  10. Récupération automatique de flux RSS
  11. Possibilité de trier la liste des messages reçus selon vos propres critères
  12. Ajout d’informations aux courriels, reçus ou envoyés, permettant de les retrouver facilement, de préférence par un marquage visuel ou de couleur
    .
  13. Visualisation des messages avant de les ouvrir
  14. Indicateurs de différents types : je suis le seul destinataire ou il y en a d’autres, je suis destinataire principal ou en copie, présence de pièces jointes de type compressées etc.
  15. Transformation d’un courriel en action ou en entrée dans un Agenda associé à la messagerie
    .
  16. Possibilité de demander un accusé de réception
  17. Possibilité de ne pas répondre à une demande d’accusé de réception
  18. Ajout automatique d’une signature ou d’une image, avec choix entre plusieurs signatures possibles, y compris sous forme de dessin
    .
  19. Ajout optionnel d’une carte de visite électronique aux mails sortant
  20. Intégration dans votre carnet d’adresse de la carte de visite électronique de votre contact, jointe au courriel reçu
  21. Utilisation automatique d’un fond de page personnalisé pour la rédaction des mails sortant
    .
  22. Suppression automatique des messages supprimés à la fermeture du logiciel de messagerie ou, au contraire, possibilité de récupération des mails mis à la corbeille, ou choix entre les deux
  23. Utilisation de caractères de remplacement de caractères spéciaux pour éviter d’avoir des lettres disparues ou des petits carrés à la place des lettres accentuées, ou autres caractères comme : €, ç, œ, etc.
  24. Prise en compte des caractères de polices autres que les caractères latins. Par exemple, cyrillique, arabe, chinois
    .
  25. Possibilité et facilité d’insertion d’une image ou d’une photo dans le corps même du courriel et non pas en tant que pièce jointe
  26. Intégration possible d’un son, à entendre à l’ouverture du mail envoyé par votre messagerie
  27. Gestion de plusieurs adresses mail avec le même logiciel de messagerie, tout en séparant les boîtes aux lettres pour identifier l’origine des messages reçus
    .
  28. Possibilité de transfert automatique d’un courriel reçu dans une Boîte Aux Lettres vers une autre BAL
  29. Possibilité d’importation et d’exportation des carnets d’adresses ou liste de contact, sous un format au choix
  30. Exportation d’un courriel en un format bureautique pour une utilisation hors logiciel de messagerie
  31. Exportation ou/et importation de l’ensemble ou d’un choix de courriels vers un autre logiciel de messagerie

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Mail bloqué : Explications
Avantage d’une boîte-aux-lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)

Moyens de protection d’accès à mon PC
Durée d’archivage des documents
Efficacité : Fermer sa messagerie

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Mail bloqué : Explications

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Mail bloqué : Explications

mail bloquéVotre contact vous signale, qu’il vous a envoyé un courriel.

Vous avez beau regarder votre messagerie : il n’est pas là.

Ou, vous essayez d’envoyer un message : il ne part pas.

Plusieurs explications sont possibles :

1) Boîte pleine

Votre boîte-aux-lettres électronique est peut-être pleine.

Supprimez certains courriels, par exemple, les plus vieux, les plus gros, les moins intéressants, les copies des messages envoyés.

Puis retentez de synchroniser votre messagerie avec le serveur de messagerie pour récupérer les mails non encore arrivés

2) Abonnement non payé

Votre Fournisseur d’Accès à Internet vous bloque le message.

Vérifiez que votre abonnement, s’il est payant, a été réglé.

En l’absence de paiement, votre messagerie est bloquée

3) Mail trop gros

Le message envoyé par votre contact est peut-être trop volumineux.

S’il dépasse une certaine taille, le serveur de messagerie, ou votre logiciel de messagerie sur votre ordinateur, va se bloquer.

Prévenez alors votre contact de vous transmettre un message plus petit.

S’il est trop gros à cause qu’une pièce jointe alors demandez-lui d’utiliser un logiciel pour compresser son fichier, type .zip ou .rar par exemple.
Ces logiciels de compression peuvent aussi découper un fichier joint en plusieurs parties.

Votre contact vous enverra alors chaque partie dans un courriel différent et le logiciel de compression dont vous aurez préalablement fait l’acquisition (généralement par téléchargement gratuit), reconstituera le fichier joint initial à partir des différentes parties réparties sur les différents courriels reçus.

4) Courriel porteur d’un virus

Le courriel de votre contact contient peut-être un virus ou autre logiciel malveillant.

Votre fournisseur d’accès à Internet (FAI) ou votre anti-virus, présent sur votre ordinateur, va bloquer le message, et ne le délivrera pas.

Prévenez votre contact du problème pour qu’il désinfecte son ordinateur avant de vous renvoyer le mail.

5) Anti-spam trop sélectif

Autre cause possible, l’anti-spam de votre Fournisseur d’Accès à Internet, ou de votre box (si vous en avez une, ou de votre ordinateur, si vous en avez installé un, peut bloquer le courriel de votre contact.

S’il comporte des informations qui pourraient le faire prendre pour un spam, alors il sera bloqué.

Pour récupérer le mail, vous pouvez, soit demander à votre contact de réécrire son message sous une autre forme pour qu’il se distingue d’un spam, soit vous demandez au logiciel anti-spam de délivrer le message considéré à tort comme un message non sollicité (spam)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Avantage d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)
Messagerie Comment choisir Fonctionnalités

L’origine du spam
Signalez un mail frauduleux
Astuces pour que vos mails soient lus

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Avantage d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)

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Avantages d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)

boite-aux-lettres électronique

Avec l’abonnement à Internet,

votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI) vous met à disposition une Boîte-Aux-Lettres électroniques (BAL), appelée aussi Adresse mail.
Avec le logiciel de messagerie dont vous disposez sur votre ordinateur vous pouvez créer, envoyer et recevoir des courriels.

Si vous changez de FAI, vous perdez les messages qui se trouvent encore sur le serveur de messagerie de votre ancien fournisseur.

De plus, avec votre nouveau FAI, vous obtenez une autre boîte-aux-lettres électroniques et donc un autre nom.

Vous devez alors prévenir tous vos correspondants du changement de nom de votre BAL, sans en oublier aucun.

Avec l’accès à Internet,

vous pouvez vous procurer, gratuitement dans la quasi-totalité des cas, une adresse mail auprès d’un autre fournisseur, indépendamment de votre FAI.

Vous pouvez configurer votre logiciel de messagerie, présent sur votre ordinateur, de façon à ce qu’il aille chercher les courriels que vous recevez dans cette nouvelle boîte aux lettres électronique indépendante de votre FAI.

Vous pouvez aussi y accéder directement par Webmail.

Conclusion

L’avantage principal de ce mode d’accès et d’une BAL indépendante est de pouvoir y accéder à tout moment, de n’importe quel ordinateur connecté à Internet, sans avoir besoin d’en changer si vous changez de Fournisseur d’Accès à Internet

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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En complément :

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
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e-mail ou Courriel
Données de trafic de télécommunication Exigence de conservation des opérateurs
Conservation des logs dans une entreprise

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Données de trafic de télécommunication Exigence de conservation des opérateurs

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Données de trafic de télécommunication Exigence de conservation des opérateurs

conservation des données par les opérateursLa durée de conservation des données de trafic imposée aux opérateurs de télécommunication est de un an, à partir de l’enregistrement de la communication, selon l’article L34-1 du Code des postes et des communications électroniques (CPE).

Cet enregistrement concerne uniquement les données techniques et ne doit pas contenir d’information sur le contenu dont la diffusion est interdite.

A des fins statistiques des moteurs de recherche conservent aussi des données sur le trafic qui passent par eux.

Les informations légales, à conserver, d’après l’Article R 10-13 du CPE sont les suivantes :

  • L’identification de l’utilisateur : adresse IP, boîte aux lettres, etc.
  • La date, les heures de début et de fin, la durée de la communication
  • Les données relatives aux services complémentaires demandés ou utilisés et leurs fournisseurs
  • L’identification du ou des destinataires de la communication

Le non-respect de cette obligation est sanctionnée pénalement d’un an d’emprisonnement et de 75 000 euros d’amende, 375 000 euros s’il s’agit d’une personne morale.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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En complément :

Site Web Obligation légale et Dispenses de déclaration auprès de la CNIL
Nom de domaine Réservation Disponibilité
Conditions d’utilisation d’un site Web

Forum de discussion Règles ou charte d’utilisation
Identification Exigence de conservation des données
Surveillance en entreprise : caméra, micro et charte informatique

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Arobase ce drôle de signe

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Arobase ce drôle de signe

Ray TomlinsonRay Tomlinson, un programmeur, précurseur d’Internet Arpanet, apporta ce symbole en 1972.

Il a cherché sur le clavier un caractère qui ne se trouve dans aucun nom ni prénom et qui permettrait de repérer immédiatement une adresse à l’intérieur d’une boîte aux lettres électronique.

Il a choisi le signe avec le numéro 64 dans le code ASCII (American Standard Code for Information Interchange).

Par ailleurs, les meilleurs cerveaux se disputent toujours sur l’origine lointaine du caractère @. Ce disant, il existait déjà au 15 siècle, comme unité de mesure.
En Espagne, le @ par exemple, est utilisé depuis des années comme unité dans le commerce. Il vient toutefois de l’arabe et mesure un quart.

Il existe d’autres termes pour notre drôle d’arobase :

  • Colimaçon en Allemagne
     
  • Les Italiens appellent la partie centrale de l’adresse e-mail la maison de l’escargot
     
  • Les Danois parlent d’une queue de porc
     
  • Les Tchèques du Rollmops
     
  • Les Anglais y voient un Whirlpool (jacuzzi)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

ASCII
e-mail ou Courriel
Bit et Octet

Système
Norme ISO 3166 Codes YATA des Pays – 1 –   – 2 –
Suffixes AA – BR des noms de domaine ISO 3166   BS – EC   EE – GW   GY – KY
KZ – MV   MW – PY   QA – TJ   TK – ZW

Autres Informatique :

Récapitulatif 4-1 Informatique
Récapitulatif 4-2 Informatique

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