Blacklistage : C’est quoi et que faire ?


Qu’est-ce que le blacklistage ?

blacklistBlacklistage est un mot franglais, qui vient de « black », noir en français, et « list », liste en français.

Le blacklistage est le fait de mettre sur une liste noire, c’est-à-dire sur une liste d’indésirables.

Ces indésirables sont :

  • Un nom de personne, ou/et
  • Un nom de programme, ou/et
  • Un nom de domaine, ou/et
  • Une adresse mail, ou/et
  • Une adresse IP

La messagerie ou boîte mail

La conséquence principale d’une messagerie blacklistée est qu’elle ne peut plus émettre de messages.

Les serveurs qui devraient transmettre vos mails à vos destinataires vérifient systématiquement que votre boite-aux-lettres électronique est absente d’une blacklist.

Quand l’une des données indésirables de la liste ci-dessus est présente dans une blacklist alors le serveur refuse de transmettre le mail à son destinataire.

Un blocage, pourquoi ?

La principale raison d’un blocage est l’envoi de spams.

Pour être déclarée spammeur, votre messagerie doit envoyer des mails non sollicités en masse, c’est-à-dire plus de 500 mails par jour sur la plupart des messageries.

Ces messages sont déclarés non sollicité, quand la personne à qui le message est destiné, n’a rien demandé, voire même a refusé précédemment de recevoir des mails en provenance de votre messagerie, votre serveur, votre adresse IP, etc.

Pas ma faute !

Figurer dans une blacklist peut être la conséquence d’une faille de sécurité de votre messagerie.

Des spammeurs peuvent avoir piraté votre messagerie ou votre serveur et ainsi usurpé votre nom, votre adresse IP, etc.

Vous vous rendez compte d’un blacklistage quand brusquement plus aucun de vos courriels n’est reçu par vos destinataires.

Que faire en cas de blacklistage ?

En premier, appelez votre fournisseur de messagerie pour lui demander conseil.

Votre FAI, ou fournisseur d’accès à internet, est aussi à mettre dans le coup car l’effacement de votre blacklistage passera par lui.

Ensuite, il faut trouver les raisons qui ont poussé les serveurs à vous mettre sur une blacklist ou liste noire.

  • Détection d’un virus sur votre réseau ou votre ordinateur ou votre smartphone ou tablette
  • Usurpation d’identité par un spammeur, par exemple dans un réseau fantôme
  • Absence ou authentification lacunaire de l’utilisateur de votre serveur de messagerie
  • Votre hébergeur a été blacklisté et vous en subissez les conséquences sans jamais avoir été vous-même blacklisté

Pour découvrir ce qui s’est passé, vous utiliserez un ou plusieurs logiciels sur le marché ou les services d’une société spécialisée en informatique ou en sécurité informatique.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Récapitulatif 18 Informatique
Récapitulatif 18 Sécurité

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Écrivez des mails de moins de 5 lignes


Écrivez des mails de moins de 5 lignes

mail 5 lignesGain de temps

La messagerie professionnelle est devenu indispensable dans une entreprise, à partir du moment où elle a une organisation décentralisée en plusieurs établissements ou quand elle atteint une certaine taille.

Envoyez des mails à des collègues est devenu une réalité quotidienne pour nombre de personnes.

Ce mode de communication interne a des avantages indéniables quant au gain de temps dans la transmission d’informations et donc dans le travail au quotidien.

Perte de temps

Le revers de la médaille est qu’il est tellement simple d’envoyer des mails que ceux-ci dépassent le cadre purement de transfert d’informations.

Il y a bien sûr les collègues qui vous envoient un mail au lieu de parler dans le téléphone ou directement en allant à votre poste de travail. Ceux-là sont des incorrigibles.
Dès que vous voyez que l’auteur du mail est l’un d’eux, passez sans le lire.

Il y a aussi le mail boule de neige. Le message du collaborateur à un autre, ou un courriel extérieur est retransmis en copie à son chef. Lequel va le retransmettre à son tour à son supérieur hiérarchique.

Cet effet boule de neige va engorger la boîte-aux-lettres au fur et à mesure que l’on remonte dans la hiérarchie. Souvent ces retransmissions s’arrêtent au supérieur, simplement pour le mettre au courant.

De nos jours, une grande partie du temps d’un manager est passée à s’occuper de sa messagerie au détriment des tâches à effectuer.

Gagner du temps

Une bonne organisation consiste à demander aux collaborateurs de retransmettre une information que dans la mesure où une décision doit être prise.

Informer le chef en cours du traitement de la tâche sans avoir besoin de lui, peut se faire autrement que par mail ou à la fin de l’action.

De toutes les manières, plus un mail est court, 5 lignes au maximum et plus vous devez synthétiser les informations de façon que le destinataire du mail utilisera moins de temps à sa lecture.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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e-mail ou Courriel

Autres Organisation:

Récapitulatif 17 Organisation

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Hoax : Des problèmes dans les télécommunications


Quand le canular créé des problèmes avec Internet

Internet + hoax = problèmesEn français, le Web est appelé, officiellement, la Toile. Si le terme officiel existe, à part les francophones puristes du français parlé au Canada, c’est le mot Web qui est utilisé.

Un canular électronique ou hoax est un message que l’on reçoit et que l’on retransmet à d’autres pour être diffusé le plus largement possible.

Que ce soit pour faire bénéficier aux autres d’une aubaine, comme le gain d’un jeu facile, ou pour se plaindre auprès d’un organisme, d’une entreprise ou d’une personne, la réaction peut être d’une apparence bonhomme ou violente.

Dans tous les cas, le canular génère un trafic important sur Internet. Les messages sont très nombreux et circulent sur la Toile, d’un serveur à l’autre, sur des lignes de télécommunications de tous débits.

Seulement voilà, comme le trafic routier, il ne peut pas passer plus de message sur une ligne de télécommunication que de véhicules sur une route.

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À un moment donné, c’est l’embouteillage

Quand il y a plus d’eau à couler dans le lavabo que l’eau à échapper par le trou d’évacuation, ça déborde.

Le système d’information de l’administration, de la société, du particulier, qui recevra un nombre trop important de messages, de demandes de renseignements, de volonté de soutien ou de réclamation, d’insultes ou de protestations, sera saturé à très brève échéance.

Il sera alors bloqué comme la boîte-aux-lettres devant chez soi qui serait remplie par des prospectus publicitaires.

En conséquence, les messages, les vrais, ceux qui ont un sens pour le destinataire, ne lui parviennent pas.

C’est la paralysie totale, injuste et dangereuse à cause d’un canular, d’une fausse information.

Alors, avant de vous lancer dans l’envoi d’un message de soutien ou de protestation, prenez le temps de réfléchir à la véracité de l’information et aux conséquences d’une réaction trop rapide.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Internet : Les femmes ne surfent pas comme les hommes
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Récapitulatif 14 Communication
Récapitulatif 15 Informatique
Récapitulatif 15 Sécurité

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Messagerie professionnelle : Gagner de la place !


Boîte-aux-lettres pleine : Que faire ?

 boite-aux-lettres pleineBien utiliser sa messagerie

QUI : A Identifiez clairement le(s) destinataires(s) du message et
utilisez votre carnet d’adresses
CC Mettez en copie les destinataires UNIQUEMENT pour information
CCi Mettez la ‘copie masquée’ si vous ne souhaitez pas que les destinataires connaissent la liste de diffusion

 

QUOI : Soyez pertinent dans le libellé du message.

Insérez vos coordonnées avec la signature électronique

 

COMMENT : Soyez simple et bref. Évitez les mails de plusieurs pages,
il vaut mieux faire une synthèse de 5 lignes avec un fichier joint

ATTENTION :

Pensez à stocker ou à supprimer vos messages après traitement.

Le surf sur Internet n’est pas gratuit.

Soyez vigilant au temps qui passe !

N’oubliez pas de fermer votre connexion en cas d’absence.

Messagerie professionnelle : Plus de place, que faire ?

Le phénomène est bien connu dans les entreprises, la messagerie interne sert à s’échanger des informations, a priori, professionnelles.

Rapidement les boîtes-aux-lettres se remplissent avec :

  • des mails d’ordre privé,
  • des mails reçus en copie, sans avoir d’action à mener à la clé,
  • des mails au contenu inutile,
  • de la publicité et des spams,
  • des pièces jointes volumineuses, parfois remplacées par d’autres pièces jointes dans d’autres mails.

En majorité, les messageries professionnelles font partie du système d’information interne à l’entreprise et les messages, avec leurs pièces jointes, sont stockés en interne sur un serveur (ordinateur) de l’entreprise.

Qu’elle soit interne à l’entreprise ou présente sur le Web, dans le fameux Cloud (Nuage), la taille réservée sur un serveur pour la boîte-aux-lettres d’un utilisateur est limitée.

Selon l’usage et le poste que vous occupez dans l’entreprise, vous avez plus ou moins de place à votre disposition.

Le stockage à un coût !

Parce que c’est une préoccupation technique, au départ, et donc sous la responsabilité du service informatique de l’organisation, le volume de stockage des mails est occupé au maximum par le collaborateur.

SON principe est : plus longtemps et plus je conserve les mails et mieux je peux travailler, puisque tout est à porter de quelques clics.

Seulement, quand il a épuisé la place disponible, il se tourne vers le service informatique pour lui demander un surplus de stockage.

Bien entendu, c’est toujours une « exception » et la Direction, ayant les mêmes soucis que tous les autres utilisateurs, profite de sa position pour que les techniciens accordent ce supplément.

Toutefois, à un moment donné, généralement au moment de parler des investissements dans l’entreprise, au moment d’établir un budget, ou au moment où le serveur de messagerie est plein, alors la Direction exige de faire plus sans avoir à augmenter la taille globale des disques durs du serveur de messagerie, ou, pire, de changer le serveur. Problème bien connu qui consiste à faire rentrer un cube dans une sphère ou un cercle dans un carré.

« Faire du ménage »

C’est alors que les informaticiens demandent aux utilisateurs de « faire du ménage ». Ce terme, un peu technique, signifie en clair :

  1. supprimez vos anciens mails et tous ceux qui sont inutiles, vraiment inutiles,
  2. copiez les pièces jointes, utiles à votre travail, puis supprimez-les de votre messagerie.

Seulement voilà, quel collaborateur, hormis les informaticiens, va prendre suffisamment de temps pour faire ce ménage ?
Son temps est précieux pour l’entreprise et il sert à exécuter les tâches dont il est directement responsable.

A quelques exceptions près, personne ne fait ce ménage, en espérant que d’autres le feront pour libérer la place commune de stockage sur le serveur, ou alors il est fait sommairement, partiellement, juste ce qu’il faut pour gagner UN PEU de place et continuer à respecter la limite de volume accordé à soi.

Le problème est repoussé, pas résolu pour autant.

Il existe pourtant des solutions. Elle passe par l’établissement et le respect, par tous, de règles du bon usage de l’e-mail.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Efficacité : Fermer sa messagerie
Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

Manager à distance : Mode d’emploi en 10 points
Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
Mail bloqué : Explications

Autres Informatique :

Récapitulatif 14 Informatique

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Lettre de motivation : Adresser la lettre à …


… qui

enveloppe pour une lettrePlus qu’une lettre dans laquelle on exprime pourquoi on postule à CE poste, dans CETTE entreprise, la lettre de motivation est une lettre de candidature dans laquelle on signale à l’entreprise qu’elle a tout intérêt à vous convoquer à un entretien d’embauche

Le but de la lettre, spontanée ou en réponse à une annonce, est de se faire connaître et de susciter l’intérêt du recruteur

C’est pourquoi, bien rédiger une lettre de motivation est extrêmement important. Les détails sont les éléments qui font qu’une candidature va déboucher par une entrevue de recrutement

Adresser la lettre à …

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1. …La bonne entreprise

La lettre de candidature est toujours personnalisée. C’est le plus sûr moyen de s’adresser à la bonne entreprise, surtout si vous postulez à des postes dans des entreprises différentes. La personnalisation permet de s’adresser en montrant tout son intérêt pour l’entreprise.

Imaginez que vous écriviez à une entreprise avec un discours qui s’adresse à une autre, ou dont le nom de la personne est celui d’une personne d’une autre société, vous mettriez le lecteur dans un état d’esprit défavorable avant même que cette personne lise votre courrier

2. …La bonne personne

Il est désagréable de recevoir une lettre qui ne vous est pas adressée. Donc rechercher le nom de la personne qui lira votre lettre en premier. Soit le nom est indiqué dans l’annonce et il est impensable de se tromper sur le nom, soit il est inconnu et il faut le trouver. Pour cela, Internet permet de découvrir les noms sur les sites des entreprises ou, simplement, en téléphonant à l’entreprise et en demandant le nom de la personne qui s’occupe des candidatures.

3. …La bonne adresse postale

La lettre de motivation est envoyée par courrier postal ou par messagerie électronique

Dans les deux cas, écrivez correctement l’adresse. Pour un courrier postal, l’adresse sera celle de la personne qui lira votre courrier, au siège où se situe le service des ressources humaines ou à la filiale où se trouve le futur poste. Le choix dépend aussi du poste à pouvoir ou objet de votre candidature spontanée : un cadre s’adressera au service RH, un ouvrier au responsable de l’établissement si ce dernier est différent du lieu du service du personnel

4. …La bonne adresse mail

Dans le cas d’une adresse mail, un message d’anomalie est retourné, parfois avec un décalage dans le temps de quelques minutes, lorsque le nom de la boîte aux lettres de votre destinataire est erronée. Il faut alors recommencer un nouveau message et surtout éviter de transférer le message initial.

De plus, lorsque l’adresse mail est inconnue, mieux vaut se renseigner auprès de l’entreprise en demandant à l’accueil, téléphonique ou en face à face, l’adresse de la personne à qui vous envisagez d’envoyer une candidature. Les adresses mails, sauf quand elles sont bien identifiées comme étant celles du service RH, présentes sur le site web de l’entreprise, sont généralement des boîtes aux lettres génériques qui débouchent dans les services commerciaux, qui sont très rarement destinataires des lettres de candidature

5. …Madame ou Monsieur

Soit vous vous adressez à une femme, soit à un homme. Même si vous savez ou supposez que votre lettre sera lue par plusieurs personnes, elle sera lue en premier par une personne. Que ce soit dans les premiers mots de la lettre ou dans la formule de politesse, prêtez votre attention à rester cohérent. Vos chances sont quasi nulles si vous avez une lettre de candidature qui démarre par Madame et dont la formule de politesse contient un Monsieur, ou l’inverse

Philippe Garin

Pour être accompagné (e) dans votre évolution professionnelle, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


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Boosteremploi : la barre des 700 sites d’emploi atteinte pour démarrer la nouvelle année 2012, plus de 1000 désormais
Cadremploi : Speed recruiting pour décrocher un job en 7 minutes
CV, lettre de motivation : Le format des pièces jointes

Autre structure de la lettre de motivation
Lettre de motivation : Canada vs Europe
Principes ajoutés pour la lettre de motivation

Autres Emploi :

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Efficacité : Fermer sa messagerie


Efficacité : Fermer sa messagerie

Si, Si ! C’est possible !

fermer_sa_messagerieQuand l’information est vraiment urgente, c’est par le téléphone que vous serez averti.

La messagerie est là pour recevoir de l’information et la consulter quand on est disponible, pas pour être averti à chaque mail qui entre !

Sommaire :

Laissez le téléphone sonner

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC
« Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »

N’allez pas à des réunions
Isolez-vous phoniquement
Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

La dictature du courriel existe si vous êtes à l’affut et si vous regardez sans arrêt si vous avez reçu un nouveau mail. Alors

  • Enlevez la sonnerie et l’avertissement visuel de l’arrivée d’un message
  • Ouvrez votre messagerie à heures fixes, au début de demi-journée et à la fin de la journée par exemple
  • Réservez-vous des plages horaires pour répondre et pour rédiger vos propres courriels
  • Ne paniquez pas, la probabilité que vous « perdiez » un mail et/ou que vous ne soyez pas averti « à temps » est très, très faible.

Comment faisait-on avant, quand il n’y avait que sa bonne boîte aux lettres physique ou le courrier papier interne dans l’entreprise ?

Une réponse ? : contactez-moi : phgarin@gmail.com

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour en savoir plus :


En complément :

Faire face à un contact agressif au téléphone
Le principe d’Eisenhower
Les bonnes questions pour se fixer ses priorités

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Mail bloqué : Explications
Mot de passe : en changer tous les combien ?

Autres Organisation :

Récapitulatif 1 Organisation
Récapitulatif 7 Organisation

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