Écrivez des mails de moins de 5 lignes


Écrivez des mails de moins de 5 lignes

mail 5 lignesGain de temps

La messagerie professionnelle est devenu indispensable dans une entreprise, à partir du moment où elle a une organisation décentralisée en plusieurs établissements ou quand elle atteint une certaine taille.

Envoyez des mails à des collègues est devenu une réalité quotidienne pour nombre de personnes.

Ce mode de communication interne a des avantages indéniables quant au gain de temps dans la transmission d’informations et donc dans le travail au quotidien.

Perte de temps

Le revers de la médaille est qu’il est tellement simple d’envoyer des mails que ceux-ci dépassent le cadre purement de transfert d’informations.

Il y a bien sûr les collègues qui vous envoient un mail au lieu de parler dans le téléphone ou directement en allant à votre poste de travail. Ceux-là sont des incorrigibles.
Dès que vous voyez que l’auteur du mail est l’un d’eux, passez sans le lire.

Il y a aussi le mail boule de neige. Le message du collaborateur à un autre, ou un courriel extérieur est retransmis en copie à son chef. Lequel va le retransmettre à son tour à son supérieur hiérarchique.

Cet effet boule de neige va engorger la boîte-aux-lettres au fur et à mesure que l’on remonte dans la hiérarchie. Souvent ces retransmissions s’arrêtent au supérieur, simplement pour le mettre au courant.

De nos jours, une grande partie du temps d’un manager est passée à s’occuper de sa messagerie au détriment des tâches à effectuer.

Gagner du temps

Une bonne organisation consiste à demander aux collaborateurs de retransmettre une information que dans la mesure où une décision doit être prise.

Informer le chef en cours du traitement de la tâche sans avoir besoin de lui, peut se faire autrement que par mail ou à la fin de l’action.

De toutes les manières, plus un mail est court, 5 lignes au maximum et plus vous devez synthétiser les informations de façon que le destinataire du mail utilisera moins de temps à sa lecture.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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40 pièges pour perdre du temps
Comment faire pour ne pas être dérangé au travail et gagner du temps
Messagerie professionnelle : 20 conseils pour un meilleur usage

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Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
e-mail ou Courriel

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Répondre hors sujet dans un entretien d’embauche


Répondre à côté de la question : La gaffe ou le ridicule

cacher son rire devant le ridiculeC’est en sortant de l’entretien d’embauche que vous vous rendez compte que vous avez répondu hors sujet.

Sans le vouloir, vous étiez content (e) de votre réponse, puis soudain vous réalisez qu’une question attendait une réponse tout autre.
Vous vous sentez ridicule. Vous avez un pincement au coeur.

Comment rattraper ce que vous considérez comme une gaffe ?

Se sentir ridicule est une émotion

C’est exactement une des réactions possibles attendues par le recruteur.

Dans un entretien d’embauche, certaines questions sont ridicules aussi et cela n’empêche pas le recruteur de vous les poser.
Gardez cela en mémoire, quand vous en entendez une.

Attention cependant, ce qui peut vous paraît ridicule peut être pris sérieusement par l’employeur et réciproquement.

Lorsque cela arrive, une réaction positive est le sourire, le sourire bienveillant pas la grimace qui donne envie de mordre.
L’humour est à pratiquer avec parcimonie. Un entretien d’embauche, c’est sérieux.

Néanmoins, quand la tension est trop forte ou que vous avez une question vraiment inattendue, vous pouvez donner vous-même des indications à votre interlocuteur.
Par exemple : je ne m’attendais pas à cette question, laissez-moi réfléchir un instant.

Autre exemple devant une question inattendue : « Pourquoi », vous pouvez demander au recruteur pourquoi il vous pose la question.
À utiliser une seule fois au cours de l’entretien.
Cela vous permet de gagner du temps pour trouver une réponse.

Et dans l’autre sens ?

Quand vous sortez d’une entrevue, et que vous vous dites que vous auriez dû donner une autre réponse, vous pouvez encore le faire.

Pour cela, quand vous arrivez chez vous, vous écrivez un mail au recruteur, à qui vous aurez demandé son adresse mail, si vous ne l’avez pas déjà.

Dans ce courriel, vous le remercierez de vous avoir reçu en entretien et vous referez un paragraphe avec sa question et votre nouvelle réponse.
Ne mettez pas en cause la première réponse que vous lui avez donné, indiquez simplement que vous complétez votre réponse avec une nouvelle information.

Vous pouvez aussi écrire sur le sujet : « ce que j’ai compris du poste ».

Cette technique qui consiste à écrire un mail de remerciement au recruteur, permet de montrer une motivation certaine pour le poste.
C’est particulièrement intéressant et efficace lorsque le recruteur a encore des candidats à recevoir avant de prendre sa décision.

Répondre à côté de la plaque est votre point de vue.
Tant que le recruteur continue la conversation, c’est qu’il est satisfait de la réponse, surtout quand vous ignorez pourquoi il a posé cette question.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Emploi chauffeur ou une belle arnaque


Décryptage d’une arnaque à l’emploi

Après avoir dénoncé plusieurs fois des arnaques à l’emploi, voilà que j’ai reçu directement ce courriel dans ma boîte-aux-lettres électronique (boîte mails) :

Arnaque à l'emploiVoyons ce qui m’a mis la puce à l’oreille et fait immédiatement penser à une arnaque.

1/ Je ne le connais pas

Bien sûr, il m’arrive de recevoir des messages d’inconnus. Ils appartiennent à des entreprises ou font référence à quelque chose que je connais.
Là, la seule référence est que j’ai (malheureusement pour moi) un compte sur le site de Pôle emploi, en tant que demandeur d’emploi et pas seulement en tant que recruteur ou employé de cette grande institution.

2/ Chauffeur, moi ?

J’ai 2 CV sur le site de Pôle emploi, parmi les 5 CV possibles. Et, si j’ai effectivement le permis B, comme des millions de personnes, aucun de mes CV ne fait mention d’une quelconque expérience de chauffeur de personnes.

3/ Taxi ou Uber ?

Pourquoi ferait-on appel à moi alors qu’il existe des professionnels, habilités à voiturage de personnes, valides ou handicapées ?

4/ Un Français à l’Étranger

Venant d’en dehors de la France, cette personne embauche-t-elle un chauffeur différent à chaque fois qu’elle revient en France ? Il y a de quoi en douter

5/ J’habite où ?

Il semble que cette personne soit incapable de citer le nom de ma ville. Et comment va-t-il y venir ? Il devrait me demander de le chercher à la descente de son avion, sauf que le plus proche aéroport en provenance de New-York est à plus d’une heure de ma ville.

6/ Quel hôtel ?

La date et l’heure sont précises. Le nom et l’adresse de l’hôtel sont complètement absents du mail.

7/ Mon devoir ?

Mon job, plutôt. « Devoir » est un terme canadien et encore ! Avez-vous déjà entendu quelqu’un parler de devoir pour un poste de chauffeur ? Pas moi. Cela ressemble à une « mission impossible » (série télévisée américaine).

8/ Durée de travail imprécise

5 jours par semaine, de 9 à 15h, font 30 heures par semaine. A aucun moment, cette durée, pourtant obligatoire dans un contrat de travail, n’est mentionnée. Et que ferait-il durant les weekends ? Il resterait à son hôtel ?
De plus, aucune pause, même pas pour manger le midi. La pause obligatoire et légale est passée sous silence !
Quant à une prime de panier, là encore aucune indication.

9/ Une voiture de location ?

Et pourquoi ne pas prendre un chauffeur avec cette location de véhicule ? Il aurait tout en une seule fois : voiture et chauffeur.
Et pourquoi ne pas louer une voiture adaptée pour son handicap ? OK, pas de permis. Alors qu’il amène son chauffeur américain ! Car, comment fait-il là-bas pour ses déplacements ? ça lui coûterait moins cher qu’un contrat en France.
Où aller chercher la voiture ? Quelle compagnie ? Pas de réponse à ces questions de base.

10/ Une date d’embauche très proche

Il est possible de procéder à la déclaration préalable à l’embauche la veille du premier jour de travail. Toutefois, de l’Étranger, il faudrait avoir un correspondant en France pour les démarches, même si, depuis la Loi Travail, la visite chez le médecin du travail n’est plus obligatoire.

11/ 600 euros net par semaine

Il est vrai qu’aux USA, le salaire est versé toutes les semaines. En France, c’est tous les mois !
Et comme ça ne suffit pas, le mot « NET » est en majuscule pour donner plus de poids. Serait-il un travail au noir ? Illégal et dangereux !

12/ Des fautes de français

Le niveau de la langue française a baissé depuis des années et de nombreuses fautes sont commises. Venant de la part d’un chef d’entreprise, je m’attends à un « s » au pluriel dans « euros » et à un infinitif dans « envoyer ». On dit « revenir vers moi » et non pas « revenir à moi », à moins qu’il s’agisse d’une traduction automatique d’un texte écrit dans une autre langue que sa langue maternelle.

13/ Un contrat de travail ?

Contrat de travail américain ou français ? Français, bien sûr, puisque le travail est en France. Ou américain, avec un détachement en France, puisque l’employeur est aux Etats-Unis ? Pas clair, tout ça !

14/ à quel nom le contrat de travail ?

Il ne cite pas mon nom, ni le nom de son entreprise. S’agit-il d’un contrat avec lui, en tant que particulier, alors qu’il pourrait le faire au nom de sa société et en déduire les frais pour faire baisser ses impôts ? Un peu de jugeote !

Conclusion

signalement de l'arnaque sur Internet

Mon signalement

Un bel exemple de fausse offre d’emploi. Pleine d’erreurs et d’incohérences.

Et pourtant, je suis persuadé que certains de ceux qui ont reçu le même message y ont répondu dans l’espoir de gagner de l’argent.

Je leur signale qu’il faut systématiquement refuser de répondre à de telles offres. Au contraire, signalez les mails frauduleux !

Ayez le bon réflexe. Ne dites pas ! « Tiens ! Pourquoi pas ? », dites « Méfiance ! »
Surtout, n’envoyez jamais vos coordonnées, votre numéro de Sécurité sociale ou de compte bancaire.

Ne signez rien sans avoir rencontré votre futur employeur et vérifiez bien que toutes les mentions légales d’un contrat de travail figurent bien sur le papier que votre futur employeur demande de signer.

Vous risquez de vous faire dérober votre argent, de devoir rembourser des dépenses que vous n’avez pas faite puisque votre identité aura été usurpée. Sans compter votre réputation de pigeon.

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Arnaques, fraude, virus : Pôle emploi met en garde
De fausses embauches font de vous un Vrai complice de vols
Embauche : Les employeurs étaient des tueurs de candidats

Signalez un mail frauduleux
Des offres d’emploi trop belles
Déposer plainte sur Internet pour escroquerie

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Récapitulatif 17 Juridique
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Compétences numériques : Sécurité informatique


Compétences numériques : Sécurité informatique

protection non numériqueLe summum des problèmes vient des autres. Déjà, résoudre des problèmes numériques nécessite certaines compétences.

La sécurité sert à prévenir des attaques de toutes sortes que, par jeu ou par malveillance, menacent l’intégrité de vos données, de vos applications et de vos matériels informatiques.

Pourtant, certaines règles simples permettent de se protéger et de résoudre des problèmes liés à la sécurité informatique. C’est l’occasion d’augmenter ses chances en utilisant le CV européen pour montrer son savoir-faire.

Voici une grille pour découvrir comment vous vous en sortez.

Utilisateur élémentaire

  • Je peux prendre des mesures simples pour protéger mes appareils (par ex. en utilisant des anti-virus ou des mots de passe).
  • Je sais que l’information disponible en ligne en ligne n’est pas toujours fiable.
  • Je sais que mon identité numérique (identifiant et mot de passe) peuvent être volés.
  • Je sais que je ne dois pas dévoiler d’information privée en ligne.
  • Je sais qu’une utilisation intensive des technologies numériques peut nuire à ma santé.
  • Je prends des mesures simples pour économiser l’énergie.

Utilisateur indépendant

  • J’ai installé des programmes pour sécuriser le(s) appareil(s) que j‘utilise pour accéder à l’Internet (par ex. anti-virus ou pare-feu).
  • J’exécute et mets à jour régulièrement ces programmes.
  • J’utilise différents mots de passe pour accéder aux équipements, appareils et services numériques ; je le modifie périodiquement.
  • Je sais identifier les sites web ou les courriels qui peuvent être utilisés à des fins frauduleuses (scam).
  • Je sais reconnaître un courriel de filoutage (phishing).
  • Je peux configurer mon identité numérique en ligne et conserver la trace de mon empreinte numérique.
  • Je suis conscient des risques pour la santé associés à l’utilisation des technologies numériques (par ex. ergonomie, risqué de dépendance).
  • Je suis conscient de l’impact, positif et négatif, de la technologie sur l’environnement.

Utilisateur expérimenté

  • Je vérifie régulièrement la configuration et les systèmes de sécurité de mes appareils et/ou des applications que j’utilise.
  • Je sais comment réagir si mon ordinateur est infecté par un virus.
  • Je peux configurer ou modifier le pare-feu et les paramètres de sécurité de mes appareils numériques.
  • Je peux encrypter des courriels ou des fichiers.
  • Je peux filtrer les pourriels (spams).
  • Je fais une utilisation raisonnable des technologies de l’information et de la communication, afin d’éviter les problèmes de santé (physique ou psychologique).
  • J’ai un avis éclairé sur l’impact des technologies numériques sur la vie quotidienne, la consommation en ligne et l’environnement.

Source : Europass

Les niveaux de compétences des 5 domaines du numérique :

  1. Traitement de l’information
  2. Création de contenu
  3. Communication
  4. Résolution de problème
  5. Sécurité

Pour vous aider à autoévaluer votre propre niveau, cliquer sur les liens pour accéder aux grilles

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour un accompagnement personnalisé, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Internet : Naviguer en toute sécurité
L’audit des vulnérabilités
Méthodes et outils de résolution de problèmes

Sécurité des données : Les 7 points capitaux du comportement responsable
Liste des acteurs de la Sécurité
Enlèvement d’enfant : Des mesures simples de protection

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Récapitulatif 16 Emploi
Récapitulatif 16 Informatique
Récapitulatif 16 Sécurité

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Candidature : Les délais de réponse


Combien de temps pour une réponse à une candidature ?

sablierCertaines candidatures génèrent un mail automatique qui indique que « sans réponse d’ici trois semaines, considérez que la réponse est négative » ou quelque tournure de phrase dans le genre.

Même sans courriel automatique, c’est aussi le temps qu’il faut patienter avant de relancer le recruteur ou de perdre espoir.

Pourquoi 3 semaines ?

Après la date de parution de l’annonce, le délai de trois semaines est une moyenne que l’on retrouve très répandue pour les raisons suivantes :

Première semaine

Rien. Il ne se passe généralement rien.

Les candidatures s’amoncellent. Le recruteur attend qu’il y en ait suffisamment pour se bloquer du temps. Il évite ainsi de travailler au fur et à mesure, ce qui serait décousu donc improductif.
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Deuxième semaine

Là, c’est la période du premier choix avec examen des CV et tri en 3 piles : « à retenir », « au cas z’où », « éliminés ».

La lecture des lettres de candidature se fait pour des CV de la pile « à retenir ».

Puis viennent les premiers contacts téléphoniques, histoire de voir si les candidats sont toujours intéressés par le poste.
C’est le premier entretien d’embauche qui permet de prendre la décision de convoquer le candidat en entretien d’embauche ou de déplacer le CV dans la pile des « éliminés ».

Déjà , dès la fin de la deuxième semaine sans nouvelle, c’est que la candidature est mal partie. Bien que quelques chances existent encore.

Troisième semaine

C’est la semaine la plus chargée pour le recruteur avec les convocations à envoyer ou à confirmer et les entretiens d’embauche à tenir.

C’est la semaine de la sélection des candidats. Il y a ceux qui ont raté leur entretien, pour des raisons diverses et variées, et ceux que le chargé de recrutement va placer dans la redoutée « short-list ».

Pour un cabinet de recrutement, c’est celle-ci qui contient 3 à 5 candidats à présenter à son client : l’employeur.

Si le recruteur est directement l’employeur, il va décider si un second entretien d’embauche est nécessaire. Dans ce cas, le candidat est prévenu et d’autres membres du personnel, souvent les encadrants reçoivent les derniers candidats en liste.

La décision d’embauche est prise, pour le candidat qui sort du lot, qui plaît à tout le monde.

Selon le cabinet de recrutement ou/et l’employeur, les réponses négatives sont envoyées aux candidats éliminés définitivement.
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Et au delà de trois semaines ?

Philippe Garin

Candidat ou recruteur, pour réussir à faire le bon choix, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

5 facteurs qui favorisent votre candidature
4 conseils pour inspirer confiance aux recruteurs
Entretien d’embauche : Votre corps parle

Les recettes magiques vers l’échec
Les 7 fautes du recruteurs qui ruinent l’entretien d’embauche
Entretien d’embauche : Pourquoi remercier

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Messagerie professionnelle : Gagner de la place !


Boîte-aux-lettres pleine : Que faire ?

 boite-aux-lettres pleineBien utiliser sa messagerie

QUI : A Identifiez clairement le(s) destinataires(s) du message et
utilisez votre carnet d’adresses
CC Mettez en copie les destinataires UNIQUEMENT pour information
CCi Mettez la ‘copie masquée’ si vous ne souhaitez pas que les destinataires connaissent la liste de diffusion

 

QUOI : Soyez pertinent dans le libellé du message.

Insérez vos coordonnées avec la signature électronique

 

COMMENT : Soyez simple et bref. Évitez les mails de plusieurs pages,
il vaut mieux faire une synthèse de 5 lignes avec un fichier joint

ATTENTION :

Pensez à stocker ou à supprimer vos messages après traitement.

Le surf sur Internet n’est pas gratuit.

Soyez vigilant au temps qui passe !

N’oubliez pas de fermer votre connexion en cas d’absence.

Messagerie professionnelle : Plus de place, que faire ?

Le phénomène est bien connu dans les entreprises, la messagerie interne sert à s’échanger des informations, a priori, professionnelles.

Rapidement les boîtes-aux-lettres se remplissent avec :

  • des mails d’ordre privé,
  • des mails reçus en copie, sans avoir d’action à mener à la clé,
  • des mails au contenu inutile,
  • de la publicité et des spams,
  • des pièces jointes volumineuses, parfois remplacées par d’autres pièces jointes dans d’autres mails.

En majorité, les messageries professionnelles font partie du système d’information interne à l’entreprise et les messages, avec leurs pièces jointes, sont stockés en interne sur un serveur (ordinateur) de l’entreprise.

Qu’elle soit interne à l’entreprise ou présente sur le Web, dans le fameux Cloud (Nuage), la taille réservée sur un serveur pour la boîte-aux-lettres d’un utilisateur est limitée.

Selon l’usage et le poste que vous occupez dans l’entreprise, vous avez plus ou moins de place à votre disposition.

Le stockage à un coût !

Parce que c’est une préoccupation technique, au départ, et donc sous la responsabilité du service informatique de l’organisation, le volume de stockage des mails est occupé au maximum par le collaborateur. SON principe est : plus longtemps et plus je conserve les mails et mieux je peux travailler, puisque tout est à porter de quelques clics.

Seulement, quand il a épuisé la place disponible, il se tourne vers le service informatique pour lui demander un surplus de stockage.

Bien entendu, c’est toujours une « exception » et la Direction, ayant les mêmes soucis que tous les autres utilisateurs, profite de sa position pour que les techniciens accordent ce supplément.

Toutefois, à un moment donné, généralement au moment de parler des investissements dans l’entreprise, au moment d’établir un budget, ou au moment où le serveur de messagerie est plein, alors la Direction exige de faire plus sans avoir à augmenter la taille globale des disques durs du serveur de messagerie, ou, pire, de changer le serveur. Problème bien connu qui consiste à faire rentrer un cube dans une sphère ou un cercle dans un carré.

« Faire du ménage »

C’est alors que les informaticiens demandent aux utilisateurs de « faire du ménage ». Ce terme, un peu technique, signifie en clair :

  1. supprimez vos anciens mails et tous ceux qui sont inutiles, vraiment inutiles,
  2. copiez les pièces jointes, utiles à votre travail, puis supprimez-les de votre messagerie.

Seulement voilà, quel collaborateur, hormis les informaticiens, va prendre suffisamment de temps pour faire ce ménage ? Son temps est précieux pour l’entreprise et il sert à exécuter les tâches dont il est directement responsable.

A quelques exceptions près, personne ne fait ce ménage, en espérant que d’autres le feront pour libérer la place commune de stockage sur le serveur, ou alors il est fait sommairement, partiellement, juste ce qu’il faut pour gagner UN PEU de place et continuer à respecter la limite de volume accordé à soi.

Le problème est repoussé, pas résolu pour autant.

Il existe pourtant des solutions. Elle passe par l’établissement et le respect, par tous, de règles du bon usage de l’e-mail.

Philippe Garin, plus de 20 ans manager en entreprise

Pour une meilleure communication en entreprise, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


Voir aussi :

Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Efficacité : Fermer sa messagerie
Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

Manager à distance : Mode d’emploi en 10 points
Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
Mail bloqué : Explications

Autres Informatique :

Récapitulatif 14 Informatique

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