Messagerie professionnelle : 20 Conseils pour un meilleur usage

20 Conseils pour un meilleur usage de votre messagerie

Que ce soit un problème de place et d’argent, quand le serveur de la messagerie professionnelle est plein, il faut passer par la phase de ménage » réclamée par les informaticiens, qui en sont responsables.

Pour retarder ce rappel à l’ordre, désagréable, chronophage et souvent « oublié » le plus vite possible, voici quelques règles à respecter à CHAQUE usage de votre messagerie :

Utilisez la messagerie à bon escient

Si vous pouvez vous déplacer,
si vous décrocher le téléphone,
si vous fixez un rendez-vous, une réunion,

alors faites-le sans utilisez la messagerie.

A chacun son usage :

• Mails, pour la correspondance électronique qui remplace le courrier papier,
• SMS ou texto, pour de très courts messages entre collègues
• Téléphone, pour un échange direct et synchrone avec votre (vos) correspondant (s)
• Affichage interne sur les panneaux d’affichage pour informer l’ensemble du personnel, plutôt que d’envoyer un mail à « tout le personnel ».

Le mail

1. Mettez à jour votre carnet d’adresses. La plupart des messageries permet d’ajouter automatiquement tous les destinataires nouveaux à qui vous écrivez ou qui vous écrivent.
2. Complétez la fiche de votre correspondant dans votre carnet d’adresses pour mieux le retrouver.
3. Utilisez votre carnet d’adresses pour identifier clairement le(s) destinataires(s) de votre message.
4. Choisissez votre (vos) destinataires (zone A: ), pour Action.
5. Mettez en copie (zone CC: ) les destinataires UNIQUEMENT pour Information.
6. Mettez en copie masquée (zone CCi: ) les destinataires qui sont sensés être absents de la liste de diffusion et que vous souhaitez cacher des autres destinataires.
7. Remplissez TOUJOURS la zone Objet, pour que votre (vos) destinataire(s) sache(nt) de quoi il s’agit dans votre mail.
8. Soyez pertinent dans le libellé de votre message.
9. Soyez simple et bref, droit au but. Évitez les longs mails : mieux vaut 5 lignes et une pièce jointe
10. Utilisez des liens à la place des pièces jointes. Mieux vaut stocker une seule fois une pièce jointe sur un serveur et écrire un lien dans un mail qui va permettre de lire la pièce jointe sans avoir à la télécharger avec le message. Cela suppose de connaître l’emplacement de sa pièce jointe, bien entendu.
11. Utilisez une signature électronique, avec votre nom, celui de votre organisation, vos coordonnées pour que votre destinataire puisse vous identifier immédiatement et vous contacter. Attention une signature avec logo ou autre image prend beaucoup de place.
12. Ajoutez à votre signature électronique, les mentions que vous jugez nécessaires sur la confidentialité, la sécurité, la responsabilité de l’auteur du mail, et autres mentions légales, juridiques ou écologiques. Mettez-les en français, et éventuellement dans la langue de votre correspondant.
13. Utilisez un code qui permet d’ajouter une priorité à votre message, à bon escient, c’est-à-dire sans abuser de la priorité « haute »
14. Traitez les mails de haute priorité avant les autres
15. Utilisez un cryptage des messages, si vous avez besoin d’assurer une meilleure sécurité de votre correspondance. Prévenez votre (vos) destinataires pour qu’il(s) prend (prennent) les mesures appropriées pour la réception et de décryptage de vos mails.
16. Supprimez automatiquement et systématiquement les spams. Un paramétrage de la messagerie est disponible pour cela.
17. Pensez utilisation responsable et évitez d’imprimer vos mails.
18. Téléchargez et supprimez les pièces jointes. Conserver uniquement la dernière version de chaque pièce jointe qui a changée depuis un précédent mail.
19. Informez vos destinataires de votre mode de fonctionnement avec la messagerie pour qu’ils le respectent, au mieux.

20. Stockez ou supprimez vos messages après traitement.
    Une boîte-aux-lettres vide = messages tous lus et traités

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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QUI :

A

Identifiez clairement le(s) destinataires(s) du message et utilisez votre carnet d’adresses

CC

Mettez en copie les destinataires UNIQUEMENT pour information

CCi

Mettez la ‘copie masquée’ si vous ne souhaitez pas que les destinataires connaissent la liste de diffusion

 

QUOI :

Soyez pertinent dans le libellé du message. Insérez vos coordonnées avec la signature électronique

 

COMMENT :

Soyez simple et bref. Évitez les mails de plusieurs pages, il vaut mieux faire une synthèse de 5 lignes avec un fichier joint

ATTENTION :

Pensez à stocker ou à supprimer vos messages après traitement.

Le surf sur Internet n’est pas gratuit.

Soyez vigilant au temps qui passe !

N’oubliez pas de fermer votre connexion en cas d’absence.

Messagerie professionnelle : Plus de place, que faire ?

Le phénomène est bien connu dans les entreprises, la messagerie interne sert à s’échanger des informations, a priori, professionnelles.

Rapidement les boîtes-aux-lettres se remplissent avec :

• des mails d’ordre privé,
• des mails reçus en copie, sans avoir d’action à mener à la clé,
• des mails au contenu inutile,
• de la publicité et des spams,
• des pièces jointes volumineuses, parfois remplacées par d’autres pièces jointes dans d’autres mails.

En majorité, les messageries professionnelles font partie du système d’information interne à l’entreprise et les messages, avec leurs pièces jointes, sont stockés en interne sur un serveur (ordinateur) de l’entreprise.

Qu’elle soit interne à l’entreprise ou présente sur le Web, dans le fameux Cloud (Nuage), la taille réservée sur un serveur pour la boîte-aux-lettres d’un utilisateur est limitée.

Selon l’usage et le poste que vous occupez dans l’entreprise, vous avez plus ou moins de place à votre disposition.

Le stockage à un coût !

Parce que c’est une préoccupation technique, au départ, et donc sous la responsabilité du service informatique de l’organisation, le volume de stockage des mails est occupé au maximum par le collaborateur.

SON principe est : plus longtemps et plus je conserve les mails et mieux je peux travailler, puisque tout est à porter de quelques clics.

Seulement, quand il a épuisé la place disponible, il se tourne vers le service informatique pour lui demander un surplus de stockage.

Bien entendu, c’est toujours une « exception » et la Direction, ayant les mêmes soucis que tous les autres utilisateurs, profite de sa position pour que les techniciens accordent ce supplément.

Toutefois, à un moment donné, généralement au moment de parler des investissements dans l’entreprise, au moment d’établir un budget, ou au moment où le serveur de messagerie est plein, alors la Direction exige de faire plus sans avoir à augmenter la taille globale des disques durs du serveur de messagerie, ou, pire, de changer le serveur. Problème bien connu qui consiste à faire rentrer un cube dans une sphère ou un cercle dans un carré.

« Faire du ménage »

C’est alors que les informaticiens demandent aux utilisateurs de « faire du ménage ». Ce terme, un peu technique, signifie en clair :

1. supprimez vos anciens mails et tous ceux qui sont inutiles, vraiment inutiles,
2. copiez les pièces jointes, utiles à votre travail, puis supprimez-les de votre messagerie.

Seulement voilà, quel collaborateur, hormis les informaticiens, va prendre suffisamment de temps pour faire ce ménage ?
Son temps est précieux pour l’entreprise et il sert à exécuter les tâches dont il est directement responsable.

A quelques exceptions près, personne ne fait ce ménage, en espérant que d’autres le feront pour libérer la place commune de stockage sur le serveur, ou alors il est fait sommairement, partiellement, juste ce qu’il faut pour gagner UN PEU de place et continuer à respecter la limite de volume accordé à soi.

Le problème est repoussé, pas résolu pour autant.

Il existe pourtant des solutions. Elle passe par l’établissement et le respect, par tous, de règles du bon usage de l’e-mail.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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