Mener un entretien d’évaluation d’un collaborateur

En tant que manager encadrant du personnel, vous avez à mener un entretien d’évaluation annuel ou entretien individuel.

Voici quelques lignes directrices pour vous aider dans cet exercice difficile.

Objectifs

Trois types d’objectifs qui se complètent :

• Les objectifs concernant le personnel : activités actuelles et futures, promotion, confiance, motivation.
• Les objectifs de la hiérarchie : façon dont l’employé voit ses supérieurs hiérarchiques, , mesures de développement des connaissances de l’employé dans son secteur, planification de ressources.
• Les objectifs de l’entreprise : réduction des conflits et des pertes, amélioration des prestations.

Principes

• L’entretien est effectué tous les ans. Il concerne tous les collaborateurs ayant au moins six mois d’ancienneté dans la collaboration avec le supérieur hiérarchique.
• L’entretien porte tout d’abord sur l’activité, les performances et le comportement du collaborateur.
• Le comportement en dehors de l’entreprise ne devrait venir dans la conversation que si les intérêts de l’entreprise sont en jeu.
• Les problèmes personnels de l’employé sont évoqués uniquement à son initiative.
• L’entretien doit être une conversation, c’est-à-dire un échange.

Préparation

Au cours de l’année

• Bien percevoir le collaborateur.
• Parler plus souvent avec le collaborateur : le complimenter tout de suite, le critiquer tout de suite.

L’entretien

• Fixer la date, l’heure et le lieu.
• Inviter le collaborateur et informer sur l’ordre du jour.
• Lui remettre les documents d’évaluation.
• Planifier le déroulement de l’entretien.
• Ne déplacez pas, si possible, le rendez-vous.

Le dossier d’évaluation

Le dossier d’évaluation doit comporter les rubriques suivantes :

• Les objectifs de l’année en cours et futurs
• L’évaluation de l’année en cours.
• Éventuellement la description du poste.
• Éventuellement le rapport de développement personnel convenu.
• Les résultats des performances.
• Les objectifs d’amélioration, à convenir après l’entretien d’évaluation.

Important !

Dans tous les cas, noter tous les écarts exprimés durant le déroulement de l’entretien.

Les documents ne sont « qu’une » aide à l’entretien.

Déroulement

Mise en œuvre possible

• Établir un contact positif.
• Expliquer/Convenir de l’objectif et de la méthode.
• Discuter des différents critères.
• Fixer objectifs personnels et mesures.
• Résumer l’entretien (documents).
• Fixer des objectifs d’amélioration.
• Conclure positivement.

Attitude encourageant la conversation

• Si possible utiliser le « je ».
• Indiquer directement ce qui vous dérange, ce qui vous plaît, comment vous voyez les choses.
• Séparer les perceptions et interprétations.
• Donner l’occasion à l’autre de s’exprimer librement.
• Pratiquer l’écoute active et attentive, par exemple:
  • Par des encouragements,
  • Par des paraphrases.
• Si possible rechercher des solutions communes (Faut-il prendre des mesures).
• Observer ses réactions.
• Notifier ou discuter, si nécessaire, des réactions émotionnelles.
• Garder le contact visuel.
• Respecter le feedback (si nécessaire le déclencher).

Comportements qui freinent la conversation

• Toujours utiliser « on parle ».
• Poser des questions injustes ou piégeantes non motivées.
• Interpréter dans un seul sens.
• Monologuer.
• Changer de sujet, sans prévenir.
• Donner des conseils, s’efforcer de convaincre.
• Condamner, «étiqueter».
• Ignorer, sous-estimer les sentiments.
• Contourner les observations de l’autre d’une manière ouverte, déraisonnable.
• Ne pas respecter son interlocuteur.

Après l’entretien

• Communiquer au Service du personnel toute information à prendre en compte en particulier en ce qui concerne le développement du collaborateur.
• Fixer la date de la prochaine étape de contrôle.

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En complément :

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