Si vous pouvez le faire en 2 minutes, faites-le maintenant


Si vous pouvez le faire en 2 minutes, faites-le maintenant

maintenant en plusieurs languesIl est très facile de perdre du temps. Beaucoup plus que d’en gagner.

Dans une journée, il y a ce que l’on a prévu de faire et ce que l’on fait.

Comme nous sommes des êtres humains, nous vivons en communauté. Nous agissons en commun, notamment au travail et en famille.

Quel que soit son degré de sociabilité, nous sommes influencés par les autres et nous les influençons à notre tour. Ce qui est évoqué ici sont les interactions des uns envers les autres et non les influences d’opinion.

C’est ainsi que nous devons répondre aux sollicitations des autres, qu’ils s’appellent chef, collègue, collaborateurs, ou conjoint (e), enfant, voisin, par exemple, ou encore client, fournisseur, fonctionnaire.

Maintenant ou plus tard

Lorsque l’on est sollicité, que l’on sollicite, l’action est cours est interrompue ou vient de se terminer. Avant de commencer la suivante, il faut s’imaginer le temps qu’elle va prendre.

Lorsque l’action à mener est rapide, en moins de 2 minutes, alors exécutez-la. Inutile d’attendre, de la repousser à plus tard.

En effet, reprendre ou démarrer une activité, c’est recommencer à se mettre au courant de ce qu’il y a à faire.
« Se remettre dans le bain » implique de passer moins de 2 minutes à se remémorer ce qu’il y a à faire.

Alors pourquoi perdre ces précieuses minutes ?

Autre conséquence d’une action rapide : Plus besoin de la planifier à nouveau. Terminée l’action, place à l’action suivante.

Évidemment, il peut y avoir une suite à l’action menée. Peu importe le moment où elle est exécutée, elle aura la même suite à donner.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Coupez tous vos appareils électroniques


Coupez tous vos appareils électroniques

sans électricitéDrame. Catastrophe. Imaginez une coupure de courant durable qui fait qu’aucun de vos appareils électriques et électroniques ne fonctionnent.

Pire ! Des interférences bloquent vos communications téléphoniques fixes ou smartphones.

Et maintenant, travaillez !

Outre ce scénario apocalyptique, que se passerait-il si vous faites une pause, libre de tous appareils électroniques.

  • Fermez votre ordinateur,
  • éteignez votre smartphone,
  • Pas de montre ou autre objet connecté.

Le monde continuerait de tourner.

Combien de temps allez-vous tenir ? Comment allez-vous travailler ?

Il était une fois, au vingtième siècle et jusque dans le milieu des années 80, un monde sans téléphone portable, sans Internet grand public, dans lequel l’information passait par la télévision, quelques chaînes, la radio et la Presse écrite sur du papier journal.

On prenait ses rendez-vous avec un téléphone fixe. On se rendait chez son client ou son fournisseurs, son partenaire commercial, en voiture, pour apprendre que le rendez-vous était annulé.

Par contre, on faisait le trajet dans le calme et la tranquillité.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Écrivez des mails de moins de 5 lignes


Écrivez des mails de moins de 5 lignes

mail 5 lignesGain de temps

La messagerie professionnelle est devenu indispensable dans une entreprise, à partir du moment où elle a une organisation décentralisée en plusieurs établissements ou quand elle atteint une certaine taille.

Envoyez des mails à des collègues est devenu une réalité quotidienne pour nombre de personnes.

Ce mode de communication interne a des avantages indéniables quant au gain de temps dans la transmission d’informations et donc dans le travail au quotidien.

Perte de temps

Le revers de la médaille est qu’il est tellement simple d’envoyer des mails que ceux-ci dépassent le cadre purement de transfert d’informations.

Il y a bien sûr les collègues qui vous envoient un mail au lieu de parler dans le téléphone ou directement en allant à votre poste de travail. Ceux-là sont des incorrigibles.
Dès que vous voyez que l’auteur du mail est l’un d’eux, passez sans le lire.

Il y a aussi le mail boule de neige. Le message du collaborateur à un autre, ou un courriel extérieur est retransmis en copie à son chef. Lequel va le retransmettre à son tour à son supérieur hiérarchique.

Cet effet boule de neige va engorger la boîte-aux-lettres au fur et à mesure que l’on remonte dans la hiérarchie. Souvent ces retransmissions s’arrêtent au supérieur, simplement pour le mettre au courant.

De nos jours, une grande partie du temps d’un manager est passée à s’occuper de sa messagerie au détriment des tâches à effectuer.

Gagner du temps

Une bonne organisation consiste à demander aux collaborateurs de retransmettre une information que dans la mesure où une décision doit être prise.

Informer le chef en cours du traitement de la tâche sans avoir besoin de lui, peut se faire autrement que par mail ou à la fin de l’action.

De toutes les manières, plus un mail est court, 5 lignes au maximum et plus vous devez synthétiser les informations de façon que le destinataire du mail utilisera moins de temps à sa lecture.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Le matin, dessinez une carte des actions à mener


Démarrez votre journée par un dessin

carte des actions à menerLe diagramme de Gantt est un mode de présentation des différentes tâches à accomplir pour un projet industriel, de construction de bâtiment ou informatique, etc.

C’est compliqué d’utiliser cet outil pour organiser sa journée de travail.
Cependant, il est possible de l’adapter à votre manière pour dessiner une carte des actions à mener, en appliquant certains des principes de cette méthode

Que faut-il pour bien préparer sa journée ?

D’abord, il faut savoir ce qu’il a à faire.

La liste des tâches, appelée en anglais la to-do-list, vous permet de choisir celles que vous allez mener au cours de la journée.

Certaines de ces tâches sont déjà planifiées. Par exemple, participer à une réunion de 10:00 à 11:00.

D’autres n’ont pas d’horaire précis. Vous savez seulement qu’elles sont à faire dans la journée.
Vous allez estimer le temps dont vous avez besoin pour chacune des tâches.

Vous commencez votre carte des actions à mener dans la journée, par la première que vous prévoyez.

Puis vous continuez à écrire les tâches les unes sous les autres, tant qu’elles n’ont pas de point commun.

Lorsqu’une tâche doit attendre qu’une autre tâche soit terminée avant de démarrer, alors écrivez-la avec un décalage vers la droite et vous reliez les deux tâches par une flèche.

Si entre les deux tâches, vous avez une tâche planifiée, et donc que vous allez avoir une interruption, écrivez la tâche planifiée entre les deux tâches qui doivent se suivre.

En continuant ainsi, vous obtenez en un rapide coup d’oeil l’ordre des tâches à mener.

Rayez-les de la carte au fur et à mesure que vous les avez exécutées.

Si, à la fin de votre journée de travail, il reste des tâches à accomplir, alors mettez-les à l’ordre du jour dans la carte du lendemain.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Toutes les idées peuvent être simplifiées dans un schéma


Toutes les idées peuvent être simplifiées dans un schéma

schéma tactique football

Mais comment te dire ?

Dessine-moi un mouton !

Les émoticons, les idéogrammes chinois, les dessins rupestres de Lascaux ou d’Australie, les dessins du désert de Nazca et les logiciels de Mind mapping, les plans d’un barrage ou une vidéo de formation, ont tous pour objectif de transmettre une émotion, une idée, un savoir, une vision par l’image.

La réception de l’idée

Que l’image soit statique, comme les illustrations dans un livre, ou qu’elle bouge, comme une publicité à la télévision, l’image est le support idéal pour transmettre une idée.

La vue est le sens le plus développé chez les Humains.

Les informations visuelles sont traitées plus vite et mieux que celles transmis par du texte.

S’il faut un référentiel commun pour comprendre le message, il est possible de le transposer et, avec une certain imagination, la compréhension du message se fait quand il n’y en a pas.
C’est ainsi, par exemple, que le Croissant Rouge est une variante de la Croix Rouge. L’idée soutenue dans ces images est la même, prendre soin des blessés et des malades. Une idée d’altruisme.

De l’idée à l’image

Pour se faire comprendre par le plus grand nombre, il faut commencer par transformer son idée en image.

C’est là qu’intervient le référentiel commun et les clichés.

Comment donner envie d’acheter un parfum à la radio ou à la télévision, alors qu’il faut utiliser son nez pour le sentir ?
Ils y arrivent. Pour cela, il donne envie par association d’idées, par exemple une image de réussite sociale et un parfum va donner envie d’aller dans un magasin pour sentir le parfum, en laissant croire que c’est grâce à cela qu’est dû la réussite sociale.

Même les sensations les plus abstraites ou, au contraire, les idées les plus concrètes peuvent être simplifiées par un schéma.

C’est la cas des notices de montage pour des meubles à monter soi-même.

Avec un schéma, vous pouvez montrer :

  • le point de départ de l’idée,
  • le cheminement,
  • une association d’idées grâce à un référentiel commun,
  • le résultat attendu.

Et il est même possible d’ajouter du texte dans un schéma.

Cela donne des tableaux de bord de pilotage, des plans de construction d’immeuble ou des plans de bataille, etc.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Parlez-moi de vos erreurs en entretien d’embauche


Comment gérer ses erreurs au travail

c'était pas moi, c'était luiC’est une des questions pièges d’un entretien d’embauche. Mieux vaut préparer au moins une réponse.

Comment répondre ?

La qualité de votre travail

Y a-t-il dans votre travail des moyens de contrôle pour éviter les erreurs ? Sûrement !

Listez-les ! Vous pourrez vous servir de cette liste dans les entretiens d’embauche, en montrant pourquoi c’est important dans votre métier, que vous êtes parfaitement au courant du comment cela se passe et des conséquences d’une erreur.

Nous parlons ici de savoir-faire. Bien sûr le recruteur va rebondir en vous demandant de citer un exemple d’erreur que vous avez commise.

Cherchez une réponse qui ne soit pas trop pénalisante, même s’il vous demande votre pire erreur.
Enchaînez en disant que vous avez vu pire et racontez en précisant que l’erreur vient d’un (e) collègue.

Le recruteur cherchera, peut-être, à vous déstabiliser en vous incitant à faire part de moments difficiles dans votre carrière.
Ce qu’il veut, ce n’est pas une histoire triste ou un mea culpa, mais quels sont les enseignements que vous avez tirés des erreurs que vous avez commises ou que vous avez vues ou entendues.

L’employeur veut savoir ce qui vous avez fait pour minimiser les conséquences de l’erreur et surtout que vous ne l’avez faite qu’une seule fois.

Le droit à l’erreur

Le droit à l’erreur est exclu de la législation du travail.
Chacun est censé faire son travail sans erreur.

Certaines erreurs se paient cher.
Elles peuvent vous coûter votre place ou la vie ou la santé de quelqu’un.

Le droit à l’erreur n’existe pas sauf chez les chirurgiens et les aiguilleurs du ciel, ainsi que dans de très rares professions, comme les forces de l’ordre.

Plaie d’argent n’est pas mortelle

Un bon entrepreneur aura inclus dans ses prix de ventes, un montant ou un pourcentage pour les frais internes, erreurs ou mauvaise qualité de ses produits et/ou services inclus, ainsi que le service après-vente.

Vous avez le sens des responsabilités.
C’est une qualité recherchée par les employeurs.

Que faites-vous quand vous remarquez une anomalie ?

Vous vous tordez les bras, paniquée ou en pleurs, en criant Mon Dieu, Mon Dieu ?
Ou vous prenez les choses en main, trouvez une solution immédiate, tirez profit de la situation pour montrer ce qu’il faut éviter de faire et ce qu’il faut faire ?

Préparez vos réponses et partagez-les avec moi, s’il vous plait :

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Visualisez votre raisonnement pour être au plus performant


Visualisez votre raisonnement ou alors oubliez-le

Visualisez le but et le chemin

visualiser le coloriage

Un des principes de l’efficacité est de prendre quelques instants pour visualiser son raisonnement.

Imaginez le résultat que vous souhaitez obtenir. Voyez-le dans votre esprit.

Faites de même avec les différentes alternatives qui vous permettraient d’atteindre votre but.

Que ce soit par une image, un film ou un écrit, le fait de visualiser sa réflexion permet de graver dans son esprit le but, le chemin pour l’atteindre et les différentes conséquences, positives et négatives des alternatives.

Cela vous permet de choisir le moyen le plus approprié pour parvenir au résultat que vous attendez.

Ces quelques instants de réflexion, avec une image précise de ce que vous avez à faire, va vous gagner du temps et va améliorer la qualité de votre action.

C’est comme si vous étiez dans un labyrinthe et que vous réfléchissiez avant de vous lancer tête baissée dans l’action. Si vous prenez le premier chemin qui vous vient à l’esprit, il est possible qu’il soit le bon, bien qu’en général, il y ait un meilleur chemin.

Et quand on connait le chemin

À part une action répétitive, déjà issue d’une réflexion précédente, prenez le temps de vous posez des questions, de visualiser ce que vous avez à faire et vous gagnerez en efficacité.

C’est ce que font les sportifs; Par exemple, un sauteur à la perche, un skieur d’un slalom géant ou un participant à un rallye automobile, sans parler des joueurs d’échecs.

Nombreux sont les exemples dans le domaine sportif de haut niveau. Cela s’applique aussi au quotidien, au travail ou même à la maison.

Avant de se mettre à cuisiner, mieux vaut visualiser le plat à réaliser et tous les gestes qui sont nécessaire. Cela permet d’éviter d’oublier un ingrédient ou une partie de la recette.

Bon appétit, bon exercice physique et intellectuel et bon efficacité. Soyez les meilleurs dans votre domaine et vous obtiendrez satisfaction et reconnaissance.

Et quand on n’y parvient pas

Quand vous ne parvenez pas à visualiser votre raisonnement, soit il est trop abstrait, soit vos efforts se perdent dans la multitude des alternatives, alors appuyez-vous sur des méthodes de résolution de problèmes.
Ou alors oubliez tout car vous êtes un robot.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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