Comment je me facilite le travail de routine au moyen de listes de contrôle, appelées aussi check-lists
routine avant le travail
Étape 1 : Analyse de ma tâche (travail)
- En quelles étapes élémentaires détaillées puis-je découper cette tâche ?
Étape 2 : Relier les étapes
- Quelles sont les étapes détaillées de mon travail ?
- Dans quel ordre les différentes étapes détaillées doivent-elles être exécutée ?
Étape 3 : Fixer les conditions
- Quelles sont les informations importantes ou les conditions de travail existantes au moment de l’élaboration de la liste de contrôle (check-list) ?
NB : Le travail de routine est transposé dans la liste de contrôle sous une forme où tout doit y figurer – Pensez qu’en cas d’absence d’informations ou de conditions importantes, vous risquez que le travail routinier change, sans que la liste de contrôle les prenne en compte et qu’elle ne soit pas mise à jour.
Étape 4 : Enregistrer les tâches précédentes
- Quels travaux doivent être achevés avant de pouvoir commencer ma tâche ?
- Qui doit les exécuter ?
Étape 5 : Se procurer les documents
- Quels sont les documents nécessaires avant le début de mon travail ?
- Qui doit se les procurer ?
- Où (auprès de qui) se les procurer ?
Étape 6 : Se faire assister
- Qui vous assiste dans l’accomplissement du travail ?
- Quelles sont les tâches élémentaires dont votre assistant se charge ?
Étape 7 : Définir des plages de temps
- A quel endroit les plages de temps nécessaires sont-elles à placer dans le calendrier de mes collaborateurs et à ajouter dans mon agenda ?
- Quelle est la durée de ces plages de temps ?
- Comment protégez-vous ces plages de temps contre votre environnement de travail (c’est-à-dire comment évitez-vous d’être dérangé) ?
- Quelles alternatives proposez-vous à ceux qui, pendant la période de travail routinier, vous font parvenir des travaux inattendus ?
Étape 8 : Vos propres critères pour le travail de routine ?
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com
Pour en savoir plus :
En complément :
Le cercle des règles de la gestion du temps
Le principe d’Eisenhower
Analyse journalière de mon emploi du temps et de mes activités
On perd ou on gagne du temps
Avec le temps vient le conseil
C’est toujours le bon moment
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