Astuces pour que vos mails soient lus


Astuces pour que vos mails soient lus

lecture d'un emailUn gros avantage que dispose un mail par rapport à un appel téléphonique est sa lecture en différée.

Il peut être lu au moment choisi par le lecteur alors qu’avec le téléphone, les deux interlocuteurs doivent être simultanément disponibles.

Un courriel permet donc de joindre une personne en très peu de temps et même plusieurs. Ce phénomène peut aller jusqu’aux campagnes de mailing où le même message est envoyé à des destinataires en grand nombre.

Oui, mais voilà. Votre mail sera-t-il lu ?

Voici plus de quinze d’astuces pour s’en assurer

  1. Envoyer votre courriel à partir d’une boîte aux lettres qui porte un nom de personne plutôt qu’une fonction ou pire, une expression généraliste comme « contact », « administrateur », etc.
  2. Mettre un objet qui intéresse et qui soit cohérent avec le contenu du message
  3. Rédiger un objet qui ne dépasse pas cinquante caractères et qui contient plus que trois mots
  4. Éviter que son courriel soit considéré comme un spam, en évitant les mots utilisés par les spammeurs ;: « gratuit », « offre », « promo », « urgent », « 100% », « prix » et les points d’exclamation ou tout en majuscules
     
  5. Bien choisir les premières lignes, celles qui apparaissent par défaut dans les messageries, en allant droit au but
  6. Cibler correctement ses destinataires, ceux qui ont un intérêt potentiel à vous lire
  7. Personnaliser votre message, pour que chacun de vos destinataires éviter de penser n’être qu’un parmi tant d’autres
  8. Envoyer votre mail au « bon » moment, celui où il sera moins « noyé » dans la masse des mails du lundi matin ou du vendredi soir
     
  9. Envoyer votre mail à la « bonne heure », celle où votre destinataire sera disponible pour le lire et selon ses habitudes horaires de présence au travail : le soir s’il est « du soir »,…
  10. Demander confirmation de lecture permet de s’assurer que le message est bien arrivé à destination
  11. Avertir préalablement son interlocuteur du prochain envoi de votre mail, pour les courriels importants par leur contenu
  12. Éviter les messages trop longs, et les pièces jointes trop volumineuses, dont la durée de téléchargement est longue et qui sont les premiers à être éliminer quand votre interlocuteur « fait du ménage » dans sa boîte aux lettres
     
  13. Envoyer un lien dans votre message vers le serveur qui stocke les pièces qui évitent ainsi d’être jointes au mail
  14. Utiliser un correcteur d’orthographe pour supprimer le désagrément qu’aurait le destinataire à lire un courriel contenant des fautes
  15. Mettre la ponctuation à bon escient avec des virgules pour la respiration et pour le rythme de la lecture et en supprimant les points d’exclamation en surnombre.
  16. Rester sobre et professionnel, sans ajouter de smileys ou d’expressions plus ou moins triviales comme « mdr » ou « lol »

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Les rôles dans la communication ou sachez pourquoi vous communiquez mal
Schéma de la déperdition de l’information
Mail bloqué : Explications

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
L’origine du spam
Signalez un mail frauduleux

Autres Communication et Informatique :

Récapitulatif 6 Communication
Récapitulatif 6 informatique

Tous les articles de cette catégorie sont listés dans la page Informatique et la page Communication

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

Messagerie Comment choisir Fonctionnalités


Messagerie, Comment choisir : Fonctionnalités

Pour bien choisir votre messagerie, plusieurs critères existent

les étapes de l'envoi d'un mailIl y a d’abord la boite aux lettres que votre Fournisseur d’Accès à Internet a créé pour vous lors de votre abonnement.

Il y a aussi les messageries indépendantes de votre FAI et dont l’accès se fait généralement par Webmail.

Le logiciel de messagerie présent sur votre ordinateur peut aussi prendre en compte ces dernières.

Oui, mais lequel choisir ?

Le choix que vous ferez dépend du système présent sur votre ordinateur.

Selon que vous avez Windows, Apple ou Linux, le choix des logiciels de messagerie sera différent.

Ensuite, viennent les fonctionnalités proposées par les logiciels de messageries :

  1. Connexion automatique avec enregistrement une seule fois du mot de passe d’accès au serveur de messagerie
  2. Envoi et réception automatique de vos courriels
  3. Enregistrement automatique de l’adresse de votre correspondant dans la liste de vos contacts à la réception ou/et à l’envoi de votre courriel
    .
  4. Filtres permettant de diriger le message entrant directement dans un sous-dossier de votre boîte de réception
  5. Anti-virus
  6. Anti-spam, paramétrage plus ou moins puissant pour filtrer les messages entrant
    .
  7. Vérification automatique d’orthographe, mono- ou/et multi-langues, y compris la présence d’un dictionnaire personnel auto enrichissable à tout moment
  8. Copie des messages envoyés
  9. Archivage d’un choix de courriels, selon différents critères, en automatique ou manuellement. Par exemple, les plus anciens au-delà d’une certaine durée, ou avant que la boîte aux lettres soit pleine et donc saturée
    .
  10. Récupération automatique de flux RSS
  11. Possibilité de trier la liste des messages reçus selon vos propres critères
  12. Ajout d’informations aux courriels, reçus ou envoyés, permettant de les retrouver facilement, de préférence par un marquage visuel ou de couleur
    .
  13. Visualisation des messages avant de les ouvrir
  14. Indicateurs de différents types : je suis le seul destinataire ou il y en a d’autres, je suis destinataire principal ou en copie, présence de pièces jointes de type compressées etc.
  15. Transformation d’un courriel en action ou en entrée dans un Agenda associé à la messagerie
    .
  16. Possibilité de demander un accusé de réception
  17. Possibilité de ne pas répondre à une demande d’accusé de réception
  18. Ajout automatique d’une signature ou d’une image, avec choix entre plusieurs signatures possibles, y compris sous forme de dessin
    .
  19. Ajout optionnel d’une carte de visite électronique aux mails sortant
  20. Intégration dans votre carnet d’adresse de la carte de visite électronique de votre contact, jointe au courriel reçu
  21. Utilisation automatique d’un fond de page personnalisé pour la rédaction des mails sortant
    .
  22. Suppression automatique des messages supprimés à la fermeture du logiciel de messagerie ou, au contraire, possibilité de récupération des mails mis à la corbeille, ou choix entre les deux
  23. Utilisation de caractères de remplacement de caractères spéciaux pour éviter d’avoir des lettres disparues ou des petits carrés à la place des lettres accentuées, ou autres caractères comme : €, ç, œ, etc.
  24. Prise en compte des caractères de polices autres que les caractères latins. Par exemple, cyrillique, arabe, chinois
    .
  25. Possibilité et facilité d’insertion d’une image ou d’une photo dans le corps même du courriel et non pas en tant que pièce jointe
  26. Intégration possible d’un son, à entendre à l’ouverture du mail envoyé par votre messagerie
  27. Gestion de plusieurs adresses mail avec le même logiciel de messagerie, tout en séparant les boîtes aux lettres pour identifier l’origine des messages reçus
    .
  28. Possibilité de transfert automatique d’un courriel reçu dans une Boîte Aux Lettres vers une autre BAL
  29. Possibilité d’importation et d’exportation des carnets d’adresses ou liste de contact, sous un format au choix
  30. Exportation d’un courriel en un format bureautique pour une utilisation hors logiciel de messagerie
  31. Exportation ou/et importation de l’ensemble ou d’un choix de courriels vers un autre logiciel de messagerie

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Mail bloqué : Explications
Avantage d’une boîte-aux-lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)

Moyens de protection d’accès à mon PC
Durée d’archivage des documents
Efficacité : Fermer sa messagerie

Autres Informatique :

Récapitulatif 5 Informatique

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

Mail bloqué : Explications


Mail bloqué : Explications

mail bloquéVotre contact vous signale, qu’il vous a envoyé un courriel.

Vous avez beau regarder votre messagerie : il n’est pas là.

Ou, vous essayez d’envoyer un message : il ne part pas.

Plusieurs explications sont possibles :

1) Boîte pleine

Votre boîte-aux-lettres électronique est peut-être pleine.

Supprimez certains courriels, par exemple, les plus vieux, les plus gros, les moins intéressants, les copies des messages envoyés.

Puis retentez de synchroniser votre messagerie avec le serveur de messagerie pour récupérer les mails non encore arrivés

2) Abonnement non payé

Votre Fournisseur d’Accès à Internet vous bloque le message.

Vérifiez que votre abonnement, s’il est payant, a été réglé.

En l’absence de paiement, votre messagerie est bloquée

3) Mail trop gros

Le message envoyé par votre contact est peut-être trop volumineux.

S’il dépasse une certaine taille, le serveur de messagerie, ou votre logiciel de messagerie sur votre ordinateur, va se bloquer.

Prévenez alors votre contact de vous transmettre un message plus petit.

S’il est trop gros à cause qu’une pièce jointe alors demandez-lui d’utiliser un logiciel pour compresser son fichier, type .zip ou .rar par exemple.
Ces logiciels de compression peuvent aussi découper un fichier joint en plusieurs parties.

Votre contact vous enverra alors chaque partie dans un courriel différent et le logiciel de compression dont vous aurez préalablement fait l’acquisition (généralement par téléchargement gratuit), reconstituera le fichier joint initial à partir des différentes parties réparties sur les différents courriels reçus.

4) Courriel porteur d’un virus

Le courriel de votre contact contient peut-être un virus ou autre logiciel malveillant.

Votre fournisseur d’accès à Internet (FAI) ou votre anti-virus, présent sur votre ordinateur, va bloquer le message, et ne le délivrera pas.

Prévenez votre contact du problème pour qu’il désinfecte son ordinateur avant de vous renvoyer le mail.

5) Anti-spam trop sélectif

Autre cause possible, l’anti-spam de votre Fournisseur d’Accès à Internet, ou de votre box (si vous en avez une, ou de votre ordinateur, si vous en avez installé un, peut bloquer le courriel de votre contact.

S’il comporte des informations qui pourraient le faire prendre pour un spam, alors il sera bloqué.

Pour récupérer le mail, vous pouvez, soit demander à votre contact de réécrire son message sous une autre forme pour qu’il se distingue d’un spam, soit vous demandez au logiciel anti-spam de délivrer le message considéré à tort comme un message non sollicité (spam)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Avantage d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)
Messagerie Comment choisir Fonctionnalités

L’origine du spam
Signalez un mail frauduleux
Astuces pour que vos mails soient lus

Autres Informatique :

Récapitulatif 5 Informatique

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

Avantage d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)


Avantages d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)

boite-aux-lettres électronique

Avec l’abonnement à Internet,

votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI) vous met à disposition une Boîte-Aux-Lettres électroniques (BAL), appelée aussi Adresse mail.
Avec le logiciel de messagerie dont vous disposez sur votre ordinateur vous pouvez créer, envoyer et recevoir des courriels.

Si vous changez de FAI, vous perdez les messages qui se trouvent encore sur le serveur de messagerie de votre ancien fournisseur.

De plus, avec votre nouveau FAI, vous obtenez une autre boîte-aux-lettres électroniques et donc un autre nom.

Vous devez alors prévenir tous vos correspondants du changement de nom de votre BAL, sans en oublier aucun.

Avec l’accès à Internet,

vous pouvez vous procurer, gratuitement dans la quasi-totalité des cas, une adresse mail auprès d’un autre fournisseur, indépendamment de votre FAI.

Vous pouvez configurer votre logiciel de messagerie, présent sur votre ordinateur, de façon à ce qu’il aille chercher les courriels que vous recevez dans cette nouvelle boîte aux lettres électronique indépendante de votre FAI.

Vous pouvez aussi y accéder directement par Webmail.

Conclusion

L’avantage principal de ce mode d’accès et d’une BAL indépendante est de pouvoir y accéder à tout moment, de n’importe quel ordinateur connecté à Internet, sans avoir besoin d’en changer si vous changez de Fournisseur d’Accès à Internet

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Mail bloqué : Explications

e-mail ou Courriel
Données de trafic de télécommunication Exigence de conservation des opérateurs
Conservation des logs dans une entreprise

Autres Informatique :

Récapitulatif 5 Informatique

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?


Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?

webmailLe Webmail est la messagerie électronique à partir d’Internet.

Habituellement, le chemin parcouru par un message est le suivant :

1) Sur l’ordinateur de l’émetteur, se trouve un logiciel de messagerie. L’émetteur écrit son message, puis l’envoie.

2) Le message est envoyé à un serveur de messagerie au travers de la liaison Internet du lieu où est connecté l’ordinateur de l’émetteur.

3) Lorsque le destinataire du courriel se connecte à Internet, et démarrage sur logiciel de messagerie sur son ordinateur, une liaison s’établit entre son ordinateur et le serveur de messagerie. Le message est alors copié sur l’ordinateur du destinataire.

Le Webmail consiste, pour le destinataire à se connecter à Internet SANS démarrer le logiciel de messagerie de son ordinateur.

Il accède, sur Internet, directement au serveur de messagerie, au travers d’une URL (http…). Il peut alors consulter ses courriels.

Non seulement le destinataire connecté au serveur de sa messagerie pourra lire ses courriels mais encore il pourra en écrire et envoyer.
Toutes les fonctions contenues dans le logiciel de messagerie dont il dispose sur son ordinateur existent aussi sur le serveur de messagerie.

Le webmail est donc le service de messagerie (mail) directement accessible via Internet (web)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

e-mail ou Courriel
Internet
Messagerie Comment choisir Fonctionnalités

Mail bloqué : Explications
Avantage d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)
Courriel publicitaire : Que dit la Loi pour la confiance dans l’économie numérique LCEN

Autres Informatique :
Récapitulatif 5 Informatique

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

%d blogueurs aiment cette page :