Embauche : Création de poste ou remplacement


Pourquoi recrutez-vous ?

C’est une des questions primordiales que doit poser un candidat à un entretien d’embauche.

effet domino en recrutement

Effet domino : ? ? = Vous

Création de poste

En effet, lorsqu’il s’agit d’une création du poste, il est intéressant de savoir, pourquoi le poste est créé :

  • Extension d’activité pour cause de croissance de l’entreprise
  • Réorganisation de l’entreprise pour une meilleure efficacité
  • Diversification des activités de l’entreprise
  • etc.

Chacun de ces motifs apporte son lot de questions supplémentaires. Ils nécessitent des éclaircissements de la part du recruteur, et des qualités à trouver chez les candidats différentes.

Dans une entreprise en croissance, il s’agit de reproduire, plus ou moins, un schéma et des processus existants. Il faut trouver un candidat capable de reproduire l’existant et de l’adapter dans un autre lieu ou pour une autre clientèle.

En cas de réorganisation, l’entreprise est peut-être sur une pente descendante et recrute un bon organisateur capable de motiver ses collègues ou ses collaborateurs.

Pour une diversification d’activité, le candidat devra faire preuve d’imagination, de créativité et d’autonomie.

Remplacement d’une personne partie

Partie ou en passe de l’être. Il est important de faire la distinction, car une période de transition est parfois possible. Durant cette période où le poste est occupé par deux personnes à la fois, la personne, qui s’en va, partage son savoir à la nouvelle, avec plus ou moins de bonne volonté selon le motif de son départ.

Le motif de départ peut être :

  • Un départ volontaire: démission ou rupture conventionnelle, pour raison personnelle ou ras le bol de la boîte
  • Un départ involontaire : licenciement économique ou pour incompétence ou pour faute, ou toutes autres raisons plus ou moins avouables, ou rupture conventionnelle à l’initiative de l’employeur

Pour le candidat, il est indispensable de connaître le motif du départ du salarié précédent à ce poste.

Il lui faut éviter de répéter les erreurs du prédécesseur. Il a besoin de connaître les rapports hiérarchiques et interpersonnels entre l’ancien titulaire du poste et les autres.

S’il s’agit de relationnel ou d’un manque de résultat, l’attitude recherchée chez le candidat sera celle d’une personne de bonne compagnie ou/et très compétente dans son domaine.

Recruteur ou candidat, même question

En fait, les raisons pour lesquelles le poste est créé ou le poste est vacant, sont aussi importante pour le recruteur que pour le candidat.

Que le recruteur soit interne à l’entreprise, employeur ou une personne des Ressources Humaines, ou externe, un cabinet de recrutement, il a besoin de connaître les motifs pour définir les qualités du profil recherché, au moins autant, sinon plus, que les compétences que doit posséder le candidat ou la candidate.

Quant au candidat ou à la candidate, il vaut mieux savoir où l’on met les pieds et agir en fonction des attentes de l’employeur. Dire non si le poste est trop à risque pour le candidat évite de se lancer dans un emploi qui ne va pas convenir sur la durée.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Poste de travail vacant : Pallier aux causes extérieures


La vacance du poste de travail : Pallier aux causes extérieures

Pallier aux causes extérieures à la vacance d'un poste de travailEn dehors de la maladie, d’un accident et même du décès d’un (e) salarié (e), d’autres causes extérieures peuvent rendre un poste vacant.

Plus précisément, si les premières causes rendre un seul poste vacant, sauf épidémie, les causes extérieures génèrent une interruption d’activité de plusieurs postes de travail, jusqu’à la totalité de l’entreprise.

Il convient alors de préparer un plan de continuité de l’activité.

Sommaire :

La vacance du poste de travail : Les causes
Poste de travail vacant : Les besoins PRÉVISIBLES de transition
Poste de travail vacant : Les besoins de transition des causes IMPRÉVISIBLES
Exemples de mesures de transition en cas de poste vacant
La vacance du poste de travail : Pallier aux causes extérieures

Il s’agit, pour chaque cause potentielle d’interruption, de lister les mesures, dans le détail, de façon à permettre le fonctionnement du poste de travail dans les meilleures conditions, sachant que celles-ci sont, de toute façon, dégradées par rapport au fonctionnement habituel du poste et de l’entreprise.

Exemple en cas de mouvements sociaux

grève, blocus, enlèvement de cadres, prise en otage des locaux, etc. :

  • Déplacer l’activité sur un autre établissement, délocaliser le personnel ou/et les outils de travail
  • Embaucher, à titre provisoire des remplaçants aux personnes indisponibles
  • Etc.

Exemple en cas de panne matérielle

du poste de travail ou qui empêche le bon fonctionnement du poste de travail :

  • Mettre en place une climatisation, un générateur d’électricité, un stock de pièces détachées de remplacement
  • Passer des accords avec des fournisseurs pour des livraisons expresses de matériels ou/et de matières premières

Ne confondez pas Plan de continuité de l’activité ou PCA avec Plan de reprise d’activité ou PRA.

Le premier a pour objectif de faire en sorte que l’activité de l’entreprise continue, malgré une situation dégradée.

Le second a pour objectif de relancer l’activité interrompue de l’entreprise suite à un sinistre.

Dans le premier cas, l’information (papier, informatisée) et les flux physiques (produits, services) continue à être actifs alors que dans le second, il y a interruption, puis reprise des informations perdues et de l’activité perdue d’avant le sinistre et durant le sinistre, jusqu’à reprise complète de l’activité.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Poste de travail vacant : Les mesures de transition


Exemples de mesures de transition en cas de poste vacant

Les transitions en cas de vacance du poste de travailChaque cause d’un poste de travail rendu vacant doit faire l’objet d’une procédure de transition.

Que cette vacance doit prévue ou imprévue, les conséquences sont les mêmes : « the show must go on », l’activité doit continuer.

Sommaire :

La vacance du poste de travail : Les causes
Les besoins PRÉVISIBLES de transition
Les besoins de transition des causes IMPRÉVISIBLES
Exemples de mesures de transition en cas de poste vacant
La vacance du poste de travail : Pallier aux causes extérieures

« Diriger, c’est prévoir ». Cette maxime s’applique particulièrement bien à tous les cas de transition en cas de vacance du poste de travail.

Plus les procédures sont préparées, écrites et diffusées à l’intérieur de l’entreprise, et plus facile sera la transition, même lorsque règlement, lois et convention collectives décrivent les règles à appliquer, celles-ci doivent être définies pour chaque entreprise et autre organisation, collectivité, association, etc.

Le compte-rendu écrit

Quel que soit le niveau hiérarchique du poste vacant ou le degré de technicité du poste, tous les salariés devraient rédiger un compte-rendu écrit.

Pour les postes à faible valeur ajoutée, des fiches préparatoires sont prédéfinies de telle sorte que le salarié ait un minimum de cases à remplir ou/et à cocher. Par exemple, une fiche par action prévue dans la journée ou dans la semaine, selon la criticité du poste.

Pour les postes à forte valeur ajoutée, chaque collaborateur va rapporter à son supérieur hiérarchique, le compte-rendu exhaustif de son activité. Chaque manager va faire de même à son supérieur hiérarchique et ainsi de suite, en ne retenant que les points principaux qui doivent être portés à la connaissance de son chef. Là encore, à défaut d’avoir des formulaires tout près, les rubriques qui doivent faire l’objet d’un point détaillé par le (la) salarié (e), seront prédéfinis, y compris la rubrique « divers » pour pallier à tous les cas de figure, y compris l’imprévu.

La description de poste

La description de poste est du ressort du manager pour ses collaborateurs. En général, cette description est demandée par le service des Ressources Humaines, garant de la cohérence entre les postes et vis-à-vis de la convention collective dont dépend l’entreprise.

Cette description de poste comporte, entre autres, une liste des tâches les plus courantes du poste, les responsabilités associées au poste.

La description du poste permet :

  1. De recruter un (e) remplaçant (e) à titre provisoire ou définitif de la personne qui laisse son poste vacant
  2. De faire connaître en interne, les actions à mener en cas de remplacement total ou partiel par une ou des personnes présentes dans l’entreprise et amenées à remplacer, pour un temps ou définitivement, la personne qui laisse son poste vacant

Les formations du personnel

Le plan de formations continues pour le personnel est un des outils de transition.

Il permet de connaître les besoins de l’entreprise, en matière de formation, de façon, à ce que les salariés (es) puissent assurer une continuité des actions d’une autre personne qui laisserait son poste vacant, peu importe pour quelle raison.

Cela suppose une connaissance des savoir-faire et des connaissances des salariés (es) en place, même si ces connaissances et expériences sont extérieurs à celles nécessaires dans l’exercice du poste actuel du (de la) remplaçant (e). Cette cartographie des compétences s’avère très utile en cas de vacance d’un poste, et aussi en cas de promotion ou de mobilité interne.

En effet, par exemple, un poste vacant peut être occupé par une personne en interne, et un recrutement externe vient combler le vide laissé par la personne mutée au premier poste.

Autres mesures de transition

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Poste de travail vacant : Les causes


La vacance du poste de travail : Les causes

Poste de travail vacantDépart imprévu du poste

Lorsqu’un (e) salarié (e) annonce son départ de l’entreprise, au travers d’une démission ou une demande de rupture conventionnelle, un vent de panique ou un grand soulagement en est souvent l’une des réactions immédiates au sein de l’entreprise, à commencer par le responsable hiérarchique direct et le chef d’entreprise, quand ce sont deux personnes différentes.

Sommaire :

La vacance du poste de travail : Les causes
Poste de travail vacant : Les besoins PRÉVISIBLES de transition
Poste de travail vacant : Les besoins de transition des causes IMPRÉVISIBLES
Exemples de mesures de transition en cas de poste vacant
La vacance du poste de travail : Pallier aux causes extérieures

Cette réaction est un effet de la surprise, vite maîtrisée, et des conséquences de la vacance du poste.

D’autres causes de la vacance inattendue d’un poste existent :

  • Maladie ou accident de la personne en poste
  • Panne matérielle du poste de travail ou qui empêche le bon fonctionnement du poste de travail
  • Causes extérieures à l’entreprise : inondation, destruction, conflit civil ou militaire, etc.

Départ prévu du poste

Plus facilement contrôlé, il se peut que le poste devienne vacant pour une autre raison :

  • Une mobilité interne :
    • Mutation dans le même établissement ou dans un autre,
    • Promotion dans le même service ou dans un autre
  • Un départ à la retraite
  • Une formation longue
  • Les « vacances » du (de la) salarié (e) : Congé ou RTT
  • Changement de service lorsque l’entreprise travaille sur 2 x8 ou 3 x8, c’est-à-dire sur 16 ou 24 heures par jours.

Cas particuliers

Le congé de maternité

Le congé de maternité fait plus partie des causes « prévisibles » qui font qu’un poste sera laissé par son titulaire, dans la mesure où la femme enceinte se doit de prévenir l’entreprise de sa condition, ce qui laisse le temps à celle-ci d’organiser son remplacement. La procédure est suffisamment décrite dans la loi et dans les conventions collectives. Il n’empêche que l’annonce d’une grossesse amène une réaction d’un type proche de celle à l’annonce d’un départ imprévu.

La grève

Il est rare qu’une grève soit « prévisible » ou « imprévisible ». Certains diront qu’il existe autant de motif d’une grève que de grève, toutefois lorsqu’une grève arrive, elle est annoncée officiellement à l’avance.

Une grève est déclenchée toujours avec un motif. C’est le moment et la durée de la grève qui sont généralement inconnue, ainsi que le nom des postes qui seront touchés. Soit le nom de chaque gréviste est connu, peu de temps à l’avance, soit il est découvert quand la grève est déclenchée.

La grève peut amener à la paralysie de l’entreprise ou de l’organisation. Dans certains cas, une réquisition de certains grévistes est prévue par la loi : hôpitaux, transports, etc.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Test congés payés à l’usage des employeurs


Test congés payés à l’usage des employeurs

Répondez par Vrai ou Faux commémoration des congés payés de 1936

1.      Il est interdit au salarié d’avoir une activité rémunérée pendant ses congés payés ?

2.      La durée des congés payés des salariés à temps partiel est fonction de leur horaire de travail ?

3.      Vous devez décompter le samedi à un salarié qui part en congés à compter du vendredi inclus ?

4.      Un jour férié inclus dans une période de congés prolonge systématiquement d’autant la durée des congés du salarié ?

5.      Vous ne pouvez pas fermer votre entreprise si certains de vos salariés n’ont pas suffisamment de jours de congés ?

6.      Vous devez obligatoirement accorder quatre semaines consécutives de congés pendant l’été ?

7.      Les salariés ne peuvent pas renoncer aux jours supplémentaires de congés accordés dans le cadre du fractionnement du congé principal ?

Voir les réponses : Congés payés réponses au test

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