À quoi sert une réunion de travail


Réunion de travail : Définition et objectif

à quoi sert une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Dans toute organisation, les réunions sont un pilier du bon fonctionnement, en plus d’être inévitable.

Il y a les réunions obligatoires, individuelles ou collectives, définies par la loi, telles que la réunion de seconde partie de carrière ou les négociations entre les représentants du patronat et représentants des salariés.

Les échanges d’informations peuvent prendre différentes formes et passer par différents canaux.
Cependant, la réunion à plusieurs permet, de raccourcir les échanges par un contact direct entre les participants.

Le déroulement d’une réunion dépend beaucoup de la culture d’entreprise et de la culture du pays.

C’est ainsi que le mode de fonctionnement « à la française » est incompréhensible pour un anglo-saxon, sans, pour autant, que la productivité en soit diminué, bien que :

Les participants se coupent la parole ou la prennent sans prévenir,

  • Les heures prévues de début, avec un quart d’heure de retard minimum, et de fin, qui s’éternise,
  • Des discussions sans aucune décision n’aient été prises,
  • Certains s’endorment ou presque pendant que d’autres parlent,
  • Etc.

À quoi sert une réunion ?

La réunionite !

La fameuse réunionite est une réunion régulière, fixée à l’avance, sans objectif particulier et qui donne l’impression aux participants de perdre leur temps.

C’est pourquoi, pour être efficace, une réunion de travail doit répondre aux questions suivantes :

  • Cette forme d’échanges d’informations est-elle utile ?
  • Quel est l’objectif ou quels sont les résultats attendus à l’issue de la réunion ?
  • Qui doit y assister et pourquoi ?

Un réunion qui consiste à recueillir les compte-rendus de ses collaborateurs n’est pas une réunion de travail.
C’est une réunion d’informations où le responsable souhaite que chaque participant sache où en sont rendus les autres dans leur travail.

Si ces informations sont utiles d’être partagées à plusieurs, alors une réunion est organisée, sinon il s’agit d’un échange entre le responsable et chacune des autres personnes qui lui fait un rapport sur son activité.

D’autres canaux d’échanges peuvent être utilisés en dehors d’une réunion de travail, par exemple le téléphone ou la messagerie interne

L’objectif d’une réunion

Sans objectif, une réunion est inutile. Elle s’apparente alors un moment de pause où les participants s’échangent des informations pour rien.

Une réunion sert pour :

  • Transmettre un message, sans débat, par exemple pour informer le personnel d’une décision de la Direction
  • Faire le point sur un projet en cours
  • Chercher et trouver une solution à un problème, un conflit, un dysfonctionnement, etc.
  • Créer de nouveaux services ou produits
  • Prendre une décision en demandant l’avis de tous les participants
  • Former les participants

C’est à l’organisateur de la réunion d’indiquer le but de la réunion et le résultat attendu.

Il indiquera aussi quels seront les participants, et fixera le moment et la durée de la réunion, ainsi que les moyens matériels utiles pour son bon déroulement.

Lorsque c’est nécessaire, il fournira aux participants des indications sur le rôle de chaque participant ainsi que l’ordre des interventions.

Ainsi avertis, les participants pourront préparer leurs interventions.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Entreprise : Pourquoi les structures transversales remplacent les structures verticales ?


Pourquoi les entreprises substituent-elles des structures transversales aux anciennes structures verticales ?

La structure verticalestructure verticale d'une entreprise classique

Le principe de la structure verticale est que le « sachant » est le supérieur hiérarchique.
D’ailleurs, rien que le terme « supérieur » indique une notion de supériorité intellectuelle en plus de l’autorité qui va avec le poste.

Les subordonnés sont considérés comme des outils.
On parle pour les postes hiérarchiques intermédiaires de « courroie de transmission » car ils sont là pour transmettre les ordres du haut vers le bas.

Inversement, quand un subordonné émet une idée, il l’a transmet à son supérieur direct, qui décide de la faire remonter à son propre supérieur hiérarchique ou de l’abandonner.
Ce phénomène conduit à une étroitesse et à la déperdition d’informations ou/et d’idées, notamment d’amélioration.

Il conduit aussi à l’isolement d’un niveau de la hiérarchie entre son niveau juste au-dessus et son niveau juste en dessous.
Aucune passerelle pour aller au-delà. Chacun a sa place.

L’ambition personnelle est de « grimper » dans la hiérarchie pour avoir « plus de monde » donc « plus de pouvoir » « sous » soi.

Dans une structure verticale, les sentiments sont laissés de côté, chacun les garde pour soi.

Plus on reste dans l’entreprise et plus on a de chance de monter en grade.
On se méfie de ceux « d’en-dessous » qui peuvent/veulent prendre votre place et on cherche à prendre la place de son supérieur.

Les relations humaines sont pleines de sous-entendus, de coups bas à la moindre faute de son supérieur ou de soi-même.

Quant à ceux qui sont bien dans leur poste, la routine s’installe.

Le moteur est une relation de pouvoir. Les rouages sont bien huilés, chacun sait ce qu’il a à faire et généralement il le fait bien.

La structure transversale

Dans une structure transversale, le principe est que chacun collabore avec les autres pour « libérer » le potentiel des collaborateurs.

Le responsable hiérarchique permet à chacun de montrer et de démontrer son savoir et son savoir-faire, pour que l’entreprise profite au maximum des efforts de tous.

La récompense est indépendante de la hiérarchie, elle est différente d’une progression hiérarchique et est plus dans l’accomplissement personnel du collaborateur et la satisfaction de son responsable d’avoir choisi un collaborateur efficace.

Les énergies et les potentiels sont libérés, les gens s’expriment plus librement.
Plus le collaborateur est content dans son travail et plus il travaille.

Dans une structure transversale, les sentiments s’expriment, la créativité se déclenche, le partage d’idées conduit à une collaboration étroite entre des personnes sur des objectifs communs, même s’ils sont dans des hiérarchies ou dans des niveaux de hiérarchie différents.

La méfiance vient plus de la maîtrise du savoir et de la gestion des relations humaines.

Le respect n’est plus en fonction de sa position hiérarchique mais en fonction de ses capacités personnelles et des actions au sein d’un projet ou pour un objectif commun.

La routine s’installe dans le dynamisme de l’équipe. La moindre défaillance ou fatigue se fait immédiatement remarquée.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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IST ou MST : Dépistage et conseils


IST = Infection Sexuellement Transmissible

publicité pour le traitement contre la blennoragie ou gonorhée

1944 aux USA

L’acronyme IST remplace officiellement MST, Maladie sexuellement transmissible.

Il est plus approprié, car si l’infection mène souvent à la maladie, il est possible de dépister très tôt une IST sans attendre que la maladie soit déclarée.
Par exemple, être porteur du IST, VIH et Sida
VIH signifie être susceptible de développer le SIDA avant que celui-ci soit effectif.

Sommaire :

IST ou MST : Dépistage et conseils
IST : Signes, Risques, Complications
IST, VIH et Sida
IST : La prévention

Qu’est-ce qu’une IST ?

Les IST se transmettent principalement lors de relations sexuelles, c’est à dire lorsqu’il y a un contact entre la vulve, le vagin, le pénis, l’anus, les lèvres, la bouche et la main, ou une partie d’entre eux.

La plupart des IST se soignent facilement. Par contre, en l’absence de traitement, des complications très graves en sont la conséquence.

Le dépistage des Infections Sexuellement Transmissibles

Les IST se transmettent très facilement. Les signes sont parfois très peu visibles.
En cas de doute, il est important de consulter un médecin pour effectuer un dépistage.

C’est souvent la honte ou la peur qui fait reculer le dépistage auprès de son médecin de famille.
C’est pourquoi des centres spécialisés ont été mis en place :

  • Les CDAG ou Consultations de dépistage anonyme et gratuit
  • Les CIDDIST ou Centres d’information, de dépistage et de diagnostic des IST
  • Les CPEF ou Centre de planification et d’éducation familiale

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Les conseils

Il est impossible de guérir une IST sans l’aide de traitements efficaces, prescrits par un médecin.

Les traitements

  • luttent contre la maladie,
  • évitent la transmission des IST et
  • stoppent leur évolution

Jamais seul (e)

L’automédication sans avis médical est inefficace : pommade, désinfectant ou antibiotiques, doivent être prescrits après un vrai diagnostic par un médecin.

Jusqu’au bout

La dose et la durée du traitement prescrit sont impérativement à respecter.

Durant le traitement, le préservatif est systématiquement utilisé à chaque rapport.

En parler aux personnes concernées

Partenaires occasionnels, ou réguliers : tous doivent être prévenus.
Ils doivent

  • consulter,
  • se faire dépister et
  • prendre le traitement qui leur convient.

Cela permet de limiter la contagion et de diminuer les risques personnels, y compris de réinfection (s) mutuelle (s).

Lignes d’information et d’écoute

Sida Info Service : 0 800 840 800, appel anonyme et gratuit
Hépatites Info Service : 0 800 845 800, appel anonyme et gratuit

source : www.protegetoi.org et www.sida-info-service.org

Philippe Garin

Pour échanger, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :

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Le calendrier de 10 vaccins
Devise 023 Rien n’est plus important que la santé… sauf l’argent
Indice de développement humain IDH

Comment éviter les intoxications au monoxyde de carbone
Burnout : Symptômes, Causes et Conséquences
Décès : Les formalités bancaires

Autres Bien-être:

Récapitulatif 16 Bien-être

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Déperdition de l’information : Pourquoi


Pourquoi la déperdition d’information ?

déperdition de l'informationLa déperdition orale

La déperdition de l’information est une perte de compréhension entre un émetteur et un récepteur, c’est-à-dire entre deux personnes.

Chaque personne a sa propre culture, l’éducation qu’elle a reçue, ses habitudes familiales, son expérience de vie, etc.
C’est que l’on appelle les filtres.

Celui qui veut transmettre un message d’information, utilise son propre vocabulaire. Il y met l’intonation, son accent, et sa compréhension des mots qu’il choisit. C’est son filtre à lui.

Celui qui va recevoir le message, entend et interprète le message à sa façon. Un mot, une tournure de phrase que la première émet, est comprise par le récepteur du message avec son propre filtre.

Comme chaque filtre est propre à chaque personne, pour que l’information sans transmise sans déperdition, il faudrait que les deux filtres soient identiques, ce qui est impossible par nature.

La déperdition écrite

La transmission d’informations par écrit est moins soumise à la déperdition d’information.

D’abord, on n’écrit pas comme on parle. L’exercice qui consiste à écrire demande un mode de réflexion différent et donc on formule les phrases différemment.

Quant à celui qui lit le texte, il peut relire, reprendre le texte, chercher les mots inconnus ou l’on a un doute sur la signification.

De plus, en dehors du cerveau, le texte transmis oralement se fait par la bouche et la réception se fait par l’oreille.

Dans le message écrit, ce sont les mains pour l’un et les yeux de l’autre qui sont sollicités. Or nos yeux sont l’organe le mieux utilisé chez l’être humain.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en avoir plus :


En complément :

L’origine du français et de son orthographe
Leçon de français aux francophiles
Schéma de la déperdition de l’information

Une information précise est proche de l’expérience sensorielle
Information – Définition
Les rôles dans la communication ou sachez pourquoi vous communiquez mal

Autres Communication :

Récapitulatif 1 Communication
Récapitulatif 10 Communication

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SNMP ou Simple Network Management Protocol


SNMP ou Simple Network Management Protocol

architecture SNMPUn des protocoles informatiques de transmission de l’information est SNMP, à voir sur le

Lexique informatique de Philippe Garin

Voir aussi :

Protocole
Réseau
Standard
TPC/IP

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Pour en savoir plus :


En complément :

WBEM ou l’ancêtre du Cloud Computing ?
Protocole en informatique à ne pas confondre avec Protokolle
Normes informatiques sur le lexique informatique de Philippe Garin

Réseau et architecture sur des piliers de l’informatique
Parefeu : Segmenter le réseau
Déperdition de l’information : Pourquoi

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Récapitulatif 4-1 Informatique
Récapitulatif 4-2 Informatique

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Baud


Baud

Emile Baudot

Émile Baudot

Baud, d’après l’ingénieur français Émile Baudot, unité de débit sur des lignes de transmission.

Un Baud est un signal qui a une durée fixée et peut être un flux électrique, une tension ou un changement de fréquence.
Au travers de modulations successives en étage, on peut transmettre deux ou plusieurs bits en un seul paquet.
De cette façon, la transmission reste identique pour des débits identiques.

On utilise actuellement des processus de modulation et de combinaison différents, qui sont possibles dans le réseau téléphonique.

Baud : Une mesure de vitesse de transmission de signaux selon l’échelle de Baud n’est pas égale à un bit par seconde, puisque l’on peut transmettre plusieurs bits par seconde.

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Pour en savoir plus :


En complément :

ITU et CCITT
Bit et Octet
Données

TCP/IP Acronyme de Transmission Control Protocol/Internet Protocol
Réseau LAN ou WAN ralenti : Causes et parades 2/2
L’Alphabet Radio International

Autres Informatique :

Récapitulatif 4-1 Informatique
Récapitulatif 4-2 Informatique

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Définition des critères d’exigence dans le domaine de la Communication.


Définition des critères d’exigence dans le domaine de la Communication.

Que ce soit pour une recherche d’emploi, l’encadrement de personnes, son bien-être personnel, il existe des domaines pour lesquels il convient d’être vigilant et exigeant.communication via téléphone

Sommaire :

Définition des critères d’exigence dans le domaine de :

Connaissances et compétences professionnelles
Personnel
Motivation

Relations entre les personnes
Prise de décision
Comportement de manager

Voici des critères d’exigence dans le domaine de la Communication.

D        La communication

D1      L’écoute

Utilisation de l’information enregistrée par l’écoute des autres.

D2      Expression orale / présentation

Mener des entretiens pleinement efficaces avec des individus ou des groupes (y compris la communication non verbale).

D3      Expression écrite

Formuler par écrit des faits et des pensées de manière claire et grammaticalement correcte.

D4      Transmission de l’information en fonction de l’interlocuteur

Présenter l’information scientifique ou technique dans une forme compréhensible aux profanes.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Les rôles dans la communication ou sachez pourquoi vous communiquez mal
Les cinq clés de la communication
Communication interne : Flux d’information et climat social

La process Communication : Les 6 personnalités
Compréhension dans la communication
Quatre règles mnémotechniques de Communication

Autres Bien-être et Communication :

Récapitulatif 1 Bien-être
Récapitulatif 1 Communication

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