Réunion de travail : Définition et objectif
Sommaire :
À quoi sert une réunion de travail
Bien préparer une réunion de travail
Réussir l’animation d’une réunion de travail
Le rapport ou compte-rendu de réunion
Dans toute organisation, les réunions sont un pilier du bon fonctionnement, en plus d’être inévitable.
Il y a les réunions obligatoires, individuelles ou collectives, définies par la loi, telles que la réunion de seconde partie de carrière ou les négociations entre les représentants du patronat et représentants des salariés.
Les échanges d’informations peuvent prendre différentes formes et passer par différents canaux.
Cependant, la réunion à plusieurs permet, de raccourcir les échanges par un contact direct entre les participants.
Le déroulement d’une réunion dépend beaucoup de la culture d’entreprise et de la culture du pays.
C’est ainsi que le mode de fonctionnement « à la française » est incompréhensible pour un anglo-saxon, sans, pour autant, que la productivité en soit diminué, bien que :
Les participants se coupent la parole ou la prennent sans prévenir,
- Les heures prévues de début, avec un quart d’heure de retard minimum, et de fin, qui s’éternise,
- Des discussions sans aucune décision n’aient été prises,
- Certains s’endorment ou presque pendant que d’autres parlent,
- Etc.
À quoi sert une réunion ?
La fameuse réunionite est une réunion régulière, fixée à l’avance, sans objectif particulier et qui donne l’impression aux participants de perdre leur temps.
C’est pourquoi, pour être efficace, une réunion de travail doit répondre aux questions suivantes :
- Cette forme d’échanges d’informations est-elle utile ?
- Quel est l’objectif ou quels sont les résultats attendus à l’issue de la réunion ?
- Qui doit y assister et pourquoi ?
Un réunion qui consiste à recueillir les compte-rendus de ses collaborateurs n’est pas une réunion de travail.
C’est une réunion d’informations où le responsable souhaite que chaque participant sache où en sont rendus les autres dans leur travail.
Si ces informations sont utiles d’être partagées à plusieurs, alors une réunion est organisée, sinon il s’agit d’un échange entre le responsable et chacune des autres personnes qui lui fait un rapport sur son activité.
D’autres canaux d’échanges peuvent être utilisés en dehors d’une réunion de travail, par exemple le téléphone ou la messagerie interne
L’objectif d’une réunion
Sans objectif, une réunion est inutile. Elle s’apparente alors un moment de pause où les participants s’échangent des informations pour rien.
Une réunion sert pour :
- Transmettre un message, sans débat, par exemple pour informer le personnel d’une décision de la Direction
- Faire le point sur un projet en cours
- Chercher et trouver une solution à un problème, un conflit, un dysfonctionnement, etc.
- Créer de nouveaux services ou produits
- Prendre une décision en demandant l’avis de tous les participants
- Former les participants
C’est à l’organisateur de la réunion d’indiquer le but de la réunion et le résultat attendu.
Il indiquera aussi quels seront les participants, et fixera le moment et la durée de la réunion, ainsi que les moyens matériels utiles pour son bon déroulement.
Lorsque c’est nécessaire, il fournira aux participants des indications sur le rôle de chaque participant ainsi que l’ordre des interventions.
Ainsi avertis, les participants pourront préparer leurs interventions.
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
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