Votre employeur a le droit de consulter vos mails sauf…

Si ! Votre employeur a le droit de consulter vos mails !

La messagerie au bureau est un incontournable pour communiquer avec l’intérieur et surtout avec l’extérieur de l’entreprise.

Durant le temps de travail, vous êtes censé travailler.
C’est-à-dire que la totalité de votre temps doit être consacré à effectuer les tâches pour lesquelles vous êtes payés en tant que salarié.

Bon ! Ceci dit, la réalité est différente.

L’utilisation de la messagerie est autorisée aussi pour les communications privées.

Deux problèmes se posent :

1. Quand le temps pour les communications privées prend le pas sur le travail
2. Quand vous êtes absent (e)

1. Abus d’échanges privés

Pour répondre au premier problème, c’est une question de management, de respect et de définition de votre poste.

Si votre travail pâtit du temps pris sur votre temps de travail, et que votre responsable vous le reproche, il ou elle a raison. Vous risquez une sanction, proportionnelle à la faute.

La présence d’une Charte informatique ou numérique permet de connaître les limites fixées à l’intérieur de votre établissement.

2. Droit d’interventions sur la messagerie

Pour répondre au deuxième problème, la jurisprudence est plus précise, suite à des décisions de la cours de cassation.

En cas d’absence du salarié, l’employeur a le droit de consulter sa messagerie et même de supprimer les mails professionnels.

Il a, par contre, interdiction de lire les mails qui portent la mention « privé personnel » ou « privé ».

Le salarié a lui, obligation de fournir les mots-clés (mots de passe) qui permettent d’accéder à son ou ses boîtes-aux-lettres électroniques, sur simple demande de son employeur.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Signalez un mail frauduleux
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Mail bloqué : Explications

Autres Communication, Informatique, Juridique et Management :

Récapitulatif 19 Communication
Récapitulatif 19 Informatique
Récapitulatif 19 Juridique
Récapitulatif 19 Management

Messagerie professionnelle : 20 Conseils pour un meilleur usage

20 Conseils pour un meilleur usage de votre messagerie

Que ce soit un problème de place et d’argent, quand le serveur de la messagerie professionnelle est plein, il faut passer par la phase de ménage » réclamée par les informaticiens, qui en sont responsables.

Pour retarder ce rappel à l’ordre, désagréable, chronophage et souvent « oublié » le plus vite possible, voici quelques règles à respecter à CHAQUE usage de votre messagerie :

Utilisez la messagerie à bon escient

Si vous pouvez vous déplacer,
si vous décrocher le téléphone,
si vous fixez un rendez-vous, une réunion,

alors faites-le sans utilisez la messagerie.

A chacun son usage :

• Mails, pour la correspondance électronique qui remplace le courrier papier,
• SMS ou texto, pour de très courts messages entre collègues
• Téléphone, pour un échange direct et synchrone avec votre (vos) correspondant (s)
• Affichage interne sur les panneaux d’affichage pour informer l’ensemble du personnel, plutôt que d’envoyer un mail à « tout le personnel ».

Le mail

1. Mettez à jour votre carnet d’adresses. La plupart des messageries permet d’ajouter automatiquement tous les destinataires nouveaux à qui vous écrivez ou qui vous écrivent.
2. Complétez la fiche de votre correspondant dans votre carnet d’adresses pour mieux le retrouver.
3. Utilisez votre carnet d’adresses pour identifier clairement le(s) destinataires(s) de votre message.
4. Choisissez votre (vos) destinataires (zone A: ), pour Action.
5. Mettez en copie (zone CC: ) les destinataires UNIQUEMENT pour Information.
6. Mettez en copie masquée (zone CCi: ) les destinataires qui sont sensés être absents de la liste de diffusion et que vous souhaitez cacher des autres destinataires.
7. Remplissez TOUJOURS la zone Objet, pour que votre (vos) destinataire(s) sache(nt) de quoi il s’agit dans votre mail.
8. Soyez pertinent dans le libellé de votre message.
9. Soyez simple et bref, droit au but. Évitez les longs mails : mieux vaut 5 lignes et une pièce jointe
10. Utilisez des liens à la place des pièces jointes. Mieux vaut stocker une seule fois une pièce jointe sur un serveur et écrire un lien dans un mail qui va permettre de lire la pièce jointe sans avoir à la télécharger avec le message. Cela suppose de connaître l’emplacement de sa pièce jointe, bien entendu.
11. Utilisez une signature électronique, avec votre nom, celui de votre organisation, vos coordonnées pour que votre destinataire puisse vous identifier immédiatement et vous contacter. Attention une signature avec logo ou autre image prend beaucoup de place.
12. Ajoutez à votre signature électronique, les mentions que vous jugez nécessaires sur la confidentialité, la sécurité, la responsabilité de l’auteur du mail, et autres mentions légales, juridiques ou écologiques. Mettez-les en français, et éventuellement dans la langue de votre correspondant.
13. Utilisez un code qui permet d’ajouter une priorité à votre message, à bon escient, c’est-à-dire sans abuser de la priorité « haute »
14. Traitez les mails de haute priorité avant les autres
15. Utilisez un cryptage des messages, si vous avez besoin d’assurer une meilleure sécurité de votre correspondance. Prévenez votre (vos) destinataires pour qu’il(s) prend (prennent) les mesures appropriées pour la réception et de décryptage de vos mails.
16. Supprimez automatiquement et systématiquement les spams. Un paramétrage de la messagerie est disponible pour cela.
17. Pensez utilisation responsable et évitez d’imprimer vos mails.
18. Téléchargez et supprimez les pièces jointes. Conserver uniquement la dernière version de chaque pièce jointe qui a changée depuis un précédent mail.
19. Informez vos destinataires de votre mode de fonctionnement avec la messagerie pour qu’ils le respectent, au mieux.

20. Stockez ou supprimez vos messages après traitement.
    Une boîte-aux-lettres vide = messages tous lus et traités

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Messagerie professionnelle : Gagner de la place !
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Open space : Nuisances et solutions

Mention « personnel » contre « caractère professionnel » des documents en entreprise
Comment décrypter une petite annonce 1/2
Orthographe, grammaire, conjugaison, … : Points forts ou points faibles

Autres Informatique :

Récapitulatif 14 Informatique

Impôts 2012 : Les nouveautés

2012 apporte son lot de nouveautés pour les impôts

Grande nouveauté : une application smartphone

A partir du site www.impots.gouv, il est possible de télécharger une application spécifiquement concue pour déclarer ses impôts à partir de son smartphone

Non seulement, la déclaration est déjà pré-remplie, comme sur Internet à partir d’un PC, mais, en plus, il sera possible de payer ses impôts à partir du deuxième acompte au mois de mai

Autres nouveautés

• La contribution exceptionnelle sur les hauts revenus,
• La taxe « Exit tax » pour les exilés fiscaux à l’important patrimoine mobilier
• La déclaration unique ou double déclaration l’année du mariage et du pacs

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Impôts 2012 : Les dates limites pour la déclaration
Hors Europe : Liste d’associations de consommateurs
Comment réclamer en Europe : un même formulaire pour tous les Européens

Instructions 13 L-6-91 du 14 octobre 1991 et 13 L-9-96 du 24 décembre 1996 du livre des procédures fiscales du code des impôts à propos de la vérification des comptabilités informatisées
e-justice Le portail européen sur la Justice

Autres Juridique :

Récapitulatif 7 Juridique
Récapitulatif 8 Juridique

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Efficacité : Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC

Les smartphones et certaines tablettes sont de vrais petits bijoux de technologie qui permettent l’accès à Internet, en plus de téléphoner.

Le revers de la médaille, comme avec un ordinateur est qu’on se prend au jeu et que l’on passe du temps à surfer au lieu de se concentrer sur sa tâche, même quand celle-ci consiste à rechercher de l’information sur Internet.

Sommaire :

« Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Fermer sa messagerie
Laissez le téléphone sonner
N’allez pas à des réunions

Isolez-vous phoniquement
Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

Il est tellement facile de perdre de précieuses minutes ou heures avec toutes les sollicitations que l’on trouve sur la Toile.

• Réservez-vous des moments « sans Internet ». Fermez la fenêtre ou réduisez-la.
• Supprimez l’actualisation automatique de la page que vous lisez pour éviter la mise à jour de la publicité qui y est incluse
• Paramétrez votre navigateur pour ne pas recevoir de pop-up d’affichage de publicité ou d’avertissement de l’arrivée d’un nouveau mail
• Utilisez un bon choix de mots-clés pour trouver les pages Web les plus pertinentes et consultez uniquement ces pages
• Ne cliquez sur les liens dans les pages que s’ils vous apportent une information qui va vous servir
• Pas de vidéo ni de musique, et encore moins de film pendant les heures de bureau et arrêtez-les avant la fin quand il faut reprendre le travail, en arrivant le matin ou en reprenant après une pause
• Utilisez le copier-coller uniquement pour les informations utiles à votre activité et que vous allez exploiter. Ne prenez pas celles que vous pouvez retrouver facilement, (les favoris ou marque-pages sont faits pour ça) pour vous concentrez sur celles que vous allez utiliser tout de suite

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En complément :

Internet : Les femmes ne surfent pas comme les hommes
BYOD ou AVEC : Définition et limites
Réseau LAN ou WAN ralenti : Comprendre 1/2

Bonnes pratiques de navigation sur Internet
Les risques du téléchargement et quelques principes utiles
Texte dans un site Web : 20 Questions à se poser avant de rédiger

Autres Organisation :

Récapitulatif 2 Organisation
Récapitulatif 7 Organisation

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