Évolution du besoin en cours de projet


Évolution du besoin en cours de projet

évolution du besoin en cours du projetUne autre cause de retard dans un projet est l’évolution du besoin pendant le déroulement du projet.

Bien qu’un cahier des charges détaillé ait pu avoir été rédigé, le demandeur hésite rarement à demander des modifications.

Ce peut être des points de détails qui ne changeront rien, a priori, à la date finale prévue. Pourtant, même cette accumulation de petits riens devient gênante à la fin.

Quant aux demandes d’évolution plus importante, elles influencent directement et immédiatement sur le dérapage d’un projet.

Pour respecter les délais et la charge de travail, donc du budget, le meilleur moyen est de respecter le cahier des charges initial.

Chaque demande supplémentaire doit faire l’objet d’une réponse en rapport avec la charge supplémentaire demandée et les conséquences sur le retard possible du projet clairement expliquées aux décideurs.

En connaissance de cause, ils accepteront un décalage de la date de fin ou bien, décideront de considérer la demande comme un complément au projet ou comme un projet supplémentaire, dans la mesure où la demande est acceptée.

Faire intervenir de comité de projet pour prendre une décision d’un report éventuel de la fin d’un projet permet aussi de freiner les demandes en provenance des responsables fonctionnels qui généralement ne connaissent pas l’impact de leurs demandes sur le projet dans son ensemble.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Estimez la charge de travail, le coût et l’implication à leurs justes valeurs


Estimez la charge de travail, le coût et l’implication à leurs justes valeurs

charge de travailUne des erreurs très répandues dans la gestion de projet, informatique ou pas, est de sous-estimer la charge de travail et ses implications financières et humaines.

Pour diminuer les coûts liés à un projet, un moyen est souvent utilisé, à savoir de prendre en charge en interne une partie des travaux. L’idée en soi est intéressante. Elle nécessite que les ressources internes soient à même d’exécuter ces tâches et surtout qu’elles soient disponibles et impliquées.

Or, s’il est habituel de disposer des informaticiens dans un projet, il est aussi indispensable d’y impliquer des fonctionnels. Ce travail de projet s’ajoute à leur travail habituel et il y a des conflits d’intérêts. D’un côté assurer le travail au quotidien, qui justifie son poste de travail à plein temps, de l’autre, une surcharge de travail causée par un projet pour l’avenir dont l’utilité, pas toujours bien expliquée ou bien comprise, est parfois incompatible.

Essayez de mettre en place un progiciel de gestion de la relation client (CRM) alors que les commerciaux sont sur la route en quasi permanence et vous comprendrez les difficultés rencontrées par un chef de projet quand il n’a pas d’interlocuteur interne sous la main. Le retard est assuré.

Donc, dès la conception du projet, il vaut mieux prévoir de surdimensionner légèrement les besoin en ressources. Il est préférable de supprimer du temps prévu avec des ressources que d’en rajouter. De même, en ajoutant 20% au budget, un éventuel surcoût pourra être intégré au budget initial.

Il est préférable d’indiquer, lorsque le projet s’est bien déroulé, que vous avez fait des économies et que vous avez réussi à anticiper la date de fin du projet que l’inverse. Rappelez-vous, du retard, il y en aura, la question en est l’ampleur. Néanmoins, par expérience de plus de vingt ans de gestion de projets, je n’ai jamais vu un projet informatique finir par anticipation !

Lorsque, en tant que chef de projet, vous constatez un dérapage, alors agissez tout de suite auprès du Comité de projet, composé des décideurs de l’entreprise pour trouver des solutions, des arbitrages pour mettre à disposition les ressources qui conviennent sans trop déranger le travail au quotidien, et aussi pour prendre des décisions.
Le comité de projet est là pour cela. Et tant pis, si certaines susceptibilités internes sont froissées par votre manque de tact.
Une bonne explication pour rappeler que vous, vous êtes jugé sur le résultat du projet, suffit généralement pour motiver les troupes et pour éliminer les personnes les moins convaincues. Cela peut aussi leur coûter leur place et ils y réfléchiront sérieusement.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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