ATS ou Logiciel de recrutement : Les 12 fonctionnalités indispensables

Pourquoi les entreprises qui recrutent s’équipent en ATS

Dans tout processus de recrutement, la partie administrative interne à l’organisation est fastidieuse et chronophage.

A l’ère du numérique, les services RH et les spécialistes du recrutement utilisent de plus en plus des logiciels spécifiques à leur métier pour gagner du temps.
Plus ils ont de recrutements, plus le besoin d’informatisation se fait sentir.

Bien que les chiffres suivants datent de 2016, ils sont éloquents :

Source : Cadremploi

C’est quoi un ATS

L’Applicant Tracking System, ou, ATS ; est un logiciel qui aide à gérer le processus de recrutement dans les entreprises.

Que permet un ATS ?

Il y a de multiples logiciels donc chacun apporte des fonctionnalités, plus ou moins, complètes.

Toutefois, ils contiennent ou devraient contenir, les fonctionnalités suivantes :

1. Rédiger ses offres d’emploi, seul ou à plusieurs
    
2. Diffuser en une fois sur une sélection ou pré-sélection des environ 700 sites d’emploi en France, y compris sur son propre site
    
3. Recueillir les CV et Lettres de candidature (de motivation), en réponse à annonce, dans son propre site ou à partir d’un site d’emploi, appelé aussi Jobboard, extérieur, ou en spontané
    
4. Enregistrer CV et LM, les classer selon ses propres critères et les retrouver facilement, repérer et fusionner les doublons
    
5. Traiter et gérer les candidatures, avec attribution d’un statut selon leur intérêt et à date
    
6. Sélectionner les profils qui sont le plus en adéquation avec le besoin, selon des critères internes ou via un moteur de recherche sémantique
   
7. Effectuer des recherches sur les réseaux sociaux et, plus généralement via les grands moteurs de recherche, pour toucher les 8 profils sur 10 qui sont « seulement » à l’écoute du marché de l’emploi et qui ne postulent pas
    
8. Répondre automatiquement aux candidats écartés
    
9. Planifier les contacts avec les candidats
    
10. Enregistrer les notes diverses sur le CV, la Lettre de motivation ou prises durant l’entretien et après, y compris vocales ou par vidéo
     
11. Partager les dossiers des candidats avec toutes les personnes impliquées dans le recrutement, en interne ou externes (client) à l’entreprise
     
12. Gérer les cooptations de nouveaux profils par le personnel interne avec récompense à la clé, surtout que les « cooptés » restent en moyenne 3 ans en entreprise contre 14 mois des « recrutés via un site d’emploi », selon le livre blanc The social referral de Bill Booman

Comme vous pouvez le constater les petits robots qui traquent les CV en ligne sont une des fonctionnalités d’un ATS.

Certains se contentent de chercher exactement les mots-clés saisis, d’autres utilisent des dictionnaire de synonymes et d’équivalence pour être sûr de trouver tous les CV compatibles avec les mots-clés saisis.

Bonne chasse et bon recrutement !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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LES ANNUAIRES DE L’EMPLOI

Le mystère des 30 secondes de lecture d’un CV dévoilé : Partie 2/2

30 secondes pour retenir ou éliminer un CV !

Trente malheureuses et pourtant longues trente secondes.
C’est le temps moyen suffisant pour décider de conserver ou d’éliminer le CV durant le processus de recrutement.

Par quoi commence le recruteur ?

Que fait-il pendant cette lecture rapide ?

Il néglige la seconde page, donc toutes les informations sont à mettre dans la première page.
Un CV sur une page est la solution idéale.

Les premières secondes de la lecture

Il est généralement admis qu’un recruteur passe environ 30 secondes à parcourir le CV de chaque candidat.

Plus précisément, ce court moment contient les 3 à 5 premières secondes, avant la seconde période qui mène à plus ou moins 30 secondes, en moyenne ;

Durant ces toutes premières secondes, le recruteur va voir l’aspect général du CV.

Si le CV est trop chargé ou trop long, ou s’il est écrit avec une police de caractère trop petite, ou encore s’il est d’une couleur qui fait mal aux yeux, alors l’envie de lire le CV lui passe tout de suite.

S’il a peu de candidature, il poursuivra la lecture.
S’il en a beaucoup, il passera au CV suivant.

Conclusion : L’apparence joue beaucoup.

Un CV clair, bien lisible, a plus de chances qu’un CV où le candidat a voulu mettre un maximum d’informations.

Durant les secondes qui suivent

Le recruteur va commencer par chercher ses critères de sélection, c’est-à-dire les mots du CV qui correspondent aux critères de sélection.

Certains robots, plus perfectionnés, utilisent des bases de données de synonymes, ce qui facilite la recherche des profils par comparaison du vocabulaire.
Par exemple, Production et Fabrication peuvent convenir car ils sont très proches l’un de l’autre.

L’être humain est capable de faire ces comparaisons intuitivement.

Conclusion : Le choix des mots, leur position dans le CV, sont à mettre en évidence pour accrocher le plus vite possible de regard du lecteur.

La multiplicité des synonymes permet d’augmenter ses chances.
De même, plus le mot-clé sera positionné en haut dans le CV et plus vite il sera lu.
Un mot présent dans une annonce et retrouvé dans le CV, à commencer par le titre, rapproche plus facilement l’offre et la demande, alors plus il y en a mieux c’est.

Bon à savoir

Comme le recruteur a peu de temps à passer à la lecture d’un CV, il va se concentrer sur le titre et l’accroche du CV.

Une accroche percutante, originale, qui décrit bien le projet professionnel ou/et l’offre de services du candidat, va donner envie d’approfondir la suite de la lecture.

À l’inverse, une accroche banale que peuvent écrire tous les candidats, affaiblira l’envie et raccourcira le temps de lecture.

Toujours par faciliter, la lecture se poursuivra par les premiers mots de la première phrase des premiers paragraphes.

Un CV bien conçu va contenir des espaces, des lignes blanches pour définir des paragraphes.
Chaque paragraphe va commencer par le plus important, le plus en adéquation avec le besoin découvert par le candidat, dans l’annonce ou lors de sa recherche d’informations sur l’entreprise, notamment pour les candidatures spontanées.

Voilà, le mystère de l’utilisation des 30 secondes de lecture d’un CV par un recruteur vous est maintenant connu.

À vos CV !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Le mystère des 30 secondes de lecture d’un CV dévoilé : Partie 1/2

Ce que cherche un recruteur dans un CV

Le CV, élément indispensable et primordial de la recherche d’emploi, est devenu un élément de marketing personnel, de communication pour le candidat.

C’est aussi une mine d’informations pour le recruteur, à la recherche du profil idéal pour le poste à pourvoir.

Recruteur professionnel dans un cabinet spécialisé, chargé (e) de recrutement dans un service RH, ou entrepreneur qui occasionnellement recrute, tous ont à cœur de réussir à trouver la personne qui aura le meilleur profil face aux besoins.

Deux méthodes, un résultat

Outre le degré très variable de familiarité du recruteur avec le processus de recrutement, le recruteur va :

1. Rechercher un profil, ou
2. Recevoir des réponses à son annonce

Dans le premier cas, il va effectuer des recherches sur Internet, lui-même ou par l’intermédiaire d’un logiciel spécialisé.
Son objectif : trouver des CV avec les mots-clés qu’il recherche

Dans le second cas, il va recueillir un maximum de candidatures, sous la forme d’un CV et d’une lettre de motivation.
Son objectif : éliminer les CV trop en dehors des critères demandés pour le poste.

Dans un cas comme dans l’autre, le CV est le centre des résultats de la recherche.

Le recruteur cherche, dans le CV, tous les éléments qui lui permettent de sélectionner les profils qui ont le plus de points communs avec les critères indispensables pour embaucher.

Par quoi commence le recruteur

L’analyse du poste à pourvoir permet au recrutement de dresser une liste de critères, c’est-à-dire de mots-clés.

Certaines caractéristiques sont faciles à déterminer, comme le diplôme ou les langues.

D’autres nécessitent une légère analyse, comme le nombre d’année d’expérience qui est le résultat du calcul entre la première année du parcours professionnel et l’année en cours ou l’année de fin du dernier emploi.

D’autres encore sont plus subtils et impliquent fortement le savoir-faire du recruteur, comme le dynamisme, la clarté du discours, la présentation des réalisations et des résultats choisis par le candidat pour figurer dans son CV.

Comment se répartissent ces mystérieuses 30 secondes ? À lire dans le prochain article

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Recrutement : 15 pistes pour trouver les talents

La chasse de tête ou sourcing en 15 astuces

Les employeurs éprouvent de plus en plus de difficultés à recruter les talents.

Cette pénurie de profils bien précis a de multiples causes.

Pour trouver ou attirer de nouveaux candidats, les chasseurs de tête multiplient les sources d’informations et les actions de séduction directe et indirecte.

Voici 15 pistes

  1 Se concentrer sur certains jobboards, les plus intéressants dans le rapport investissement/succès

  2 Inciter aux candidatures spontanées sur les réseaux sociaux, principalement LinkedIn

  3 Organiser des rencontres, notamment lors de participation à des forums de l’emploi et journées portes ouvertes

  4 Campagne de recrutement par Internet, sur des réseaux sociaux dédiés à certains publics

  5 Lancer des programmes de cooptation

  6 Organiser des speeds meetings en face-à-face

  7 Favoriser la mobilité interne

  8 Privilégier la CVthèque

  9 Internaliser le sourcing

10 Mettre en place un CRM interne qui expose la vision des ressources humaines

11 Organiser des réunions d’après-travail (afterwork)

12 Utiliser l’Intelligence Artificielle ou IA pour trouver des profils

13 Multiplier les rencontres avec les étudiants

14 Organiser ou participer à des conférences ou des forums de discussion

15 Utiliser le canal de la publicité en ligne

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CV : Le chasseur de têtes

Comment travaille un chasseur de tête ?

Un chasseur de têtes est un recruteur avant tout. Il travaille pour un cabinet de recrutement sur la base d’un cahier des charges fournies par son client : l’entreprise.

À la différence d’un cabinet de recrutement classique, un chasseur de têtes va chercher sur Internet des informations sur les candidats.

Le chasseur de tête et les CV

Le chasseur de tête commence par

1. éplucher son propre catalogue de CV, puis
2. les CVthèques qui sont les bibliothèques de CV que les candidats ont déposé en ligne sur les sites d’emploi, dont le plus important est Pôle emploi,
3. les profils dans les réseaux sociaux en ligne

Un chasseur de têtes va sélectionner les CV les plus récents, les plus à jour, sur la base de :

1. le titre du CV,
2. l’accroche qui est le projet professionnel,
3. les compétences et atouts, s’ils sont indiqués en tête de CV dans une rubrique séparée, ce paragraphe est généralement réservé aux personnes expérimentées. Un débutant ne peut rien y mettre sauf à se discréditer lui-même,
4. Les titres des postes occupés la première ou 2^e ligne des réalisations,
5. les formations et diplômes obtenus

Attention : il met moins de temps à parcourir un CV qu’un recruteur classique, en raison du nombre très important de CV qu’il doit regarder et sélectionner.

L’analyse des informations

Dans un 2^e temps, le chasseur de têtes effectue des recoupements. Il va regarder la cohérence entre les différents CV d’une personne dans différentes CVthèques et sur les réseaux sociaux. En cas d’écart trop important, par exemple un CV ancien, ou des informations sur les réseaux sociaux en ligne défavorable aux potentiels candidats, il passera au suivant.

Une fois qu’il a sélectionné un CV, un chasseur de têtes prend contact avec le candidat pour s’assurer que celui-ci est toujours en recherche d’emploi et lui poser les questions éliminatoires, par exemple : ses prétentions salariales, son acceptation d’un éventuel déménagement, etc.

Très important : le chasseur de têtes s’intéresse à la fois au CV des demandeurs d’emploi et au CV des personnes en poste dans une entreprise.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Le sourcing dans le recrutement 2.0

Une technique récente dans la recherche d’emploi est le sourcing 2.0

Bref historique des moyens utilisés dans le recrutement

Auparavant, lorsqu’une entreprise cherchait à embaucher, elle passait une annonce dans le journal local ou affichait son offre d’emploi sur sa vitrine. Techniques simples et toujours efficaces, bien que limitées dans le nombre de personnes atteintes.

Ensuite, l’annonce s’est informatisée et se trouve désormais sur Internet, dans le site de l’entreprise ou/et dans des sites spécialisés de diffusion d’offres d’emploi.

En parallèle et selon le poste à pourvoir, l’entreprise fait appel à aux services d’un cabinet, spécialisé dans les Ressources Humaines, pour se charger de filtrer les candidatures et lui proposer les candidats qui répondent le mieux au cahier des charges du poste.

De même, l’entreprise informe ses différents contacts de l’existence du recrutement, en passant par le bouche à oreille, des salons de l’emploi.

Une technique récente, apparue avec l’Internet est la possibilité de trouver un candidat parmi les CVthèques, réservoir de CV que les chercheurs d’emploi remplissent, avec plus ou moins de succès selon les mots-clés employés dans le texte du CV

Le sourcing 2.0 va plus loin

C’est l’utilisation des moyens modernes d’accès aux milliards de pages d’Internet dans le recrutement et la recherche d’emploi.

Les réseaux sociaux, Facebook en tête avec ces centaines de millions de profils de candidats potentiels et qui ne le savent pas toujours, sont une source d’informations quasi inépuisable.

Les moteurs de recherche sont de plus en plus sophistiqués et permettent une sélection de plus en plus pointue de pages contenant les informations qui correspondent aux mots-clés recherchés.

Devant le nombre considérable de milliards de pages accessibles par Internet, les internautes utilisent de plus en plus des expressions ou une association de plusieurs mots pour affiner leurs recherches.

Les réseaux sociaux sont nombreux et diversifiés. Certains, comme Viadeo et LinkedIn, sont des sites de professionnels. D’autres sont plus généralistes, comme Twitter, tout en étant beaucoup utilisés par des professionnels qui font part de leurs expertises.

Blogs et réseaux sociaux contiennent donc toutes les informations utiles et nécessaires à un recruteur pour trouver des profils, des CV, des compétences, qui correspondent aux besoins de l’entreprise qui cherche à embaucher.

Ça marche dans les deux sens !

Pour se faire connaître, pour avoir l’avis des consommateurs, les entreprises utilisent les mêmes canaux de diffusion de l’information : le fameux net 2.0. C’est-à-dire les réseaux sociaux avec des pages d’entreprise et les blogs. Les deux permettent le dialogue avec les consommateurs, les clients, les prospects. Non seulement, l’entreprise peut vendre ses produits et ses services via Internet, mais aussi échanger avec les internautes.

Les gens n’hésitent plus à donner leur avis, en faveur ou à l’encontre d’un produit, d’un service, d’une entreprise.

Toutes ces données constituent aussi une source d’informations pour les personnes en recherche d’emploi.

La rencontre

Le recrutement trouve les profils qui conviennent au poste à pourvoir et le recruteur prend contact avec les candidats potentiels. C’est ce qu’on appelle aussi le chasseur de tête.

De l’autre, les candidats ont toutes les informations nécessaires pour rédiger une lettre de candidature spontanée qu’ils adressent aux entreprises qui les intéressent.

D’un côté comme de l’autre, à un moment, la rencontre se fait. L’entretien d’embauche est, à nouveau, le point convergent des différentes techniques précédentes et le processus de recrutement se poursuit, plus classiquement.

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