Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes

Agir avec plus d’efficacité passe par l’application de principes ou règles.

La mise en oeuvre, elle, de ces principes est effectuée grâce à des outils, simples donc efficaces.

D’une manière générale, la simplicité des principes et des outils favorisent le gain de temps et la productivité.

Sommaire :

Les bases de la productivité 1/4 : L’état d’esprit
Les bases de la productivité 2/4 : Les habitudes
Les bases de la productivité 3/4 : L’hygiène de vie
Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes

Voici quelques principes et outils pour être plus efficace et productif

Retenez et appliquez ces règles :

1. Visualisez votre raisonnement ou alors oubliez-le
2. Regardez les informations visuelles plutôt que du texte
3. Toutes les idées peuvent être simplifiées dans un schéma
4. Le matin, dessinez une carte des actions à mener
5. Simulez l’inaptitude quand vous en avez besoin
6. Si vous pouvez le faire en 2 minutes, faites-le maintenant
7. Écrivez des mails de moins de 5 lignes
8. Coupez tous vos appareils électroniques

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Les 7 catégories d’outils de la résolution de problème
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Le cercle des règles de la gestion du temps

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Récapitulatif 17 Organisation

Toutes les idées peuvent être simplifiées dans un schéma

Mais comment te dire ?

Dessine-moi un mouton !

Les émoticons, les idéogrammes chinois, les dessins rupestres de Lascaux ou d’Australie, les dessins du désert de Nazca et les logiciels de Mind mapping, les plans d’un barrage ou une vidéo de formation, ont tous pour objectif de transmettre une émotion, une idée, un savoir, une vision par l’image.

La réception de l’idée

Que l’image soit statique, comme les illustrations dans un livre, ou qu’elle bouge, comme une publicité à la télévision, l’image est le support idéal pour transmettre une idée.

La vue est le sens le plus développé chez les Humains.

Les informations visuelles sont traitées plus vite et mieux que celles transmis par du texte.

S’il faut un référentiel commun pour comprendre le message, il est possible de le transposer et, avec une certain imagination, la compréhension du message se fait quand il n’y en a pas.
C’est ainsi, par exemple, que le Croissant Rouge est une variante de la Croix Rouge. L’idée soutenue dans ces images est la même, prendre soin des blessés et des malades. Une idée d’altruisme.

De l’idée à l’image

Pour se faire comprendre par le plus grand nombre, il faut commencer par transformer son idée en image.

C’est là qu’intervient le référentiel commun et les clichés.

Comment donner envie d’acheter un parfum à la radio ou à la télévision, alors qu’il faut utiliser son nez pour le sentir ?
Ils y arrivent. Pour cela, il donne envie par association d’idées, par exemple une image de réussite sociale et un parfum va donner envie d’aller dans un magasin pour sentir le parfum, en laissant croire que c’est grâce à cela qu’est dû la réussite sociale.

Même les sensations les plus abstraites ou, au contraire, les idées les plus concrètes peuvent être simplifiées par un schéma.

C’est la cas des notices de montage pour des meubles à monter soi-même.

Avec un schéma, vous pouvez montrer :

• le point de départ de l’idée,
• le cheminement,
• une association d’idées grâce à un référentiel commun,
• le résultat attendu.

Et il est même possible d’ajouter du texte dans un schéma.

Cela donne des tableaux de bord de pilotage, des plans de construction d’immeuble ou des plans de bataille, etc.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Utilisez du papier quand l’ordinateur n’est pas nécessaire
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Récapitulatif 17 Communication
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Approche d’un schéma directeur

Faciliter la participation, l’appropriation

• Analyse des processus en groupe de travail => Prototypage , Ergonomie

Appréhender la personnalité de l’entreprise

• Reformuler les objectifs généraux
• Déterminer les facteurs clés de succès
•  Identifier les priorités
• Identifier les processus clefs
• Caractériser la situation existante

Dessiner les grands axes de l’architecture future

• Priorités
• Processus clés / fonctionnalités
• Nouveaux concepts de gestion
• Architecture de référence
• Solutions du marché
• Architectures techniques
• Coûts / Valeur
• Contraintes / Risques

Décliner les orientations

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Les schémas directeurs classiques
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Récapitulatif 5 Management

Schéma général d’un Plan de Reprise d’Activité

Pour illustrer le PRA, voici le schéma général d’un Plan de Reprise d’Activité pour vous aider à en comprendre le principe

PRA = Plan de Reprise d’Activité

PCA = Plan de Continuité d’Activité

Ces deux notions sont souvent liées. La première permet de reprendre une activité après un sinistre, la seconde de poursuivre une activité malgré un sinistre. En réalité, ce sont les réponses à la même question :

Qu’est-ce qu’on fait quand l’informatique ne marche plus ?

Quand toutes les mesures de sécurité préventive (PCA) ont été prises et que le sinistre, au sens large, arrive, c’est alors au plan  de secours de se mettre en application (PRA), sans oublier toutes les tâches non informatisées qu’il faudra reprendre quand l’informatique fonctionnera à nouveau.

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