Comment mesurer l’efficacité des mesures prises contre les non-conformités ?

Indicateurs de qualité des solutions anti-non-conformités

Cet article a été rédigé en réponse à une question d’organisation posée par l’un de mes lecteurs.

Si vous aussi, vous avez à poser une question intéressante, ou si vous souhaitez partager vos réflexions,  je me ferais une joie de les publier ou simplement d’échanger entre nous.

Toutes vos suggestions sont les bienvenues. Contact en bas de l’article

Qu’est-ce qu’une non-conformité ?

Une non-conformité est le résultat d’une comparaison entre un produit fabriqué et la norme suivi selon les spécificités imposées par un organisme de normalisation ou une procédure interne.

Une non-conformité concerne également toute la documentation qui doit respecter des normes rédactionnelles et des processus de création et de mise à jour.

La correction de la non-conformité

Quand une non-conformité est détectée, c’est généralement au cours de la fabrication du produit ou d’un défaut dans le résultat, vérifié après coup.

La prise en charge de la ou des solutions à apporter est de la responsabilité d’un ou de plusieurs acteurs internes à l’organisation :

• Le service Qualité en est le principal
• Le service Maintenance
• La Production, en usine
• Le Bureau des Méthodes
• Le Bureau d’Études
• Le Service R&D
• ou tout autre service selon l’organisation interne.

La non-conformité est enregistrée, puis corrigée pour éviter qu’elle ne se reproduire.

Comment contrôler la qualité de la solution

1. L’intervalle entre deux non-conformités

Une fois la mesure correctrice décidée et mise en place, le seul moyen de vérifier l’efficacité de cette mesure est d’attendre qu’une nouvelle non-conformité identique ou proche de la première non -conformité se produise.

Le temps entre les deux non-conformités est un indicateur.
Plus il est long et plus la mesure a joué son rôle.

Si, bien sûr, aucune non-conformité ne revient, c’est que la mesure était idéale.

2. Le nombre de non-conformité

Le nombre de non-conformités sur une certaine durée est également un indicateur.

Si la fréquence de l’apparition des non-conformités augmente alors c’est que la mesure a été efficace, bien qu’incomplète.

3. La norme

La ou les mesures à mettre en place dépendent des moyens à déployer après l’analyse des causes de la non-conformité.

Pour être conforme, il y a la mesure de la déviation par rapport à une norme.

Comme la norme ne peut être modifiée, ce sont donc les processus et les outils du respect des normes qui sont donc à améliorer.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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La gestion de la réclamation
Insatisfactions et suggestions des clients : Les objectifs

Étapes de la qualification d’un logiciel
Vérification des comptabilités informatisées
Formulaires Qualité

Le médiateur de Pôle emploi : Qui, Quand, Comment

Un médiateur de Pôle emploi, ça existe !

Qui est le médiateur de Pôle emploi ?

Le médiateur de Pôle emploi a une fonction similaire au Défenseur des droits ou au Médiateur des entreprises, tout en étant limité au domaine exclusif des relations entre les demandeurs d’emploi, les employeurs et Pôle emploi.

Ce poste a été créé au moment de la fusion entre l’ANPE et les ASSEDIC par la loi du 1er août 2008.

C’est un médiateur. Il facilite les relations en examinant les demandes des employeurs et des demandeurs d’emploi qui ont reçus une réponse de Pôle emploi qui ne leur convient pas.

La médiation peut avoir pour résultat :

• Une recommandation à Pôle emploi sur votre cas particulier, ou
• Une explication donnée au demandeur d’emploi ou à l’employeur sur le bien-fondé de la décision de Pôle emploi

Quand faire appel au médiateur de Pôle emploi ?

C’est la voie de recours après et uniquement après avoir épuisé les autres possibilités de réclamation, auprès de Pôle emploi.

Le médiateur et la Justice sont deux instances sans lien.
Si la réponse obtenue a conduit à un dépôt de plainte et une instruction auprès d’un tribunal, ils sont poursuivis sans interruption.

Comment réclamer auprès du médiateur de Pôle emploi ?

Il existe un médiateur national et des médiateurs par Région française.

Le plus rapide et le plus simple est de transmettre toutes les pièces du dossier sous forme de pièces jointes à un courriel envoyé à l’une des adresses mail indiquées ci-après.

Chaque médiateur, national et régional, possède aussi une adresse postale.

Coordonnées des médiateurs Pôle emploi

Le Médiateur National
mediateur.national@pole-emploi.fr

Auvergne-Rhône-Alpes
mediateur.ara@pole-emploi.fr

Bourgogne-Franche-Comté
mediateur.bfc@pole-emploi.fr

Bretagne
mediateur.Bretagne@pole-emploi.fr

Centre-Val de Loire
mediateur.centre@pole-emploi.fr

Corse
mediateur.corse@pole-emploi.fr

Grand Est
mediation.grandest@pole-emploi.fr

Hauts-de-France
mediateur.hdf@pole-emploi.fr

Ile-de-France
mediateur.Idf@pole-emploi.fr

Normandie
mediateur.normandie@pole-emploi.fr

Nouvelle-Aquitaine
mediateur.alpc@pole-emploi.fr  

Occitanie
mediation.lrmp@pole-emploi.fr

PACA
mediateur.paca@pole-emploi.fr

Pays de la Loire
mediateur.pdl@pole-emploi.fr

Guyane
mediateur.97310@pole-emploi.fr

Guadeloupe
mediateur.guadeloupe@pole-emploi.fr

Martinique
mediateurmartinique.97210@pole-emploi.fr

Réunion
mediateur-reunion.97410@pole-emploi.fr

Mayotte
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Pôle Emploi Services
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Autres Emploi et Juridique :

Récapitulatif 18 Emploi
Récapitulatif 18 Juridique

Insatisfactions et suggestions des clients : Les objectifs

Les objectifs qualitatifs et quantitatifs concernent tous les acteurs d’une entreprise et pas seulement les commerciaux, comme nous venons de le voir dans les articles Gérer l’insatisfaction client et Gérer les suggestions des clients.

Sommaire :

1. Gérer les insatisfactions des clients
2. La relation avec le commercial : source d’insatisfactions
3. Insatisfaction client : Les causes financières
4. La gestion de la réclamation
5. Gérer les suggestions des clients
6. Insatisfactions et suggestions des clients : Les objectifs

Il convient donc de donner de tels objectifs à chaque personne ou/et à chaque service.

Une partie de la rémunération des salariés peut être liée, partiellement, en fonction du degré d’attente de ces objectifs.

Exemples d’objectifs par service :

• Pour le commercial, cela peut être, le nombre de commandes ou de lignes de commandes.
• Pour le SAV, le délai entre l’enregistrement de la réclamation et son règlement.
• Pour le service livraison : la capacité à fournir des livraisons totales et de diminuer le nombre de livraisons partielles.
• Pour la fabrication, le respect des instructions de fabrications et la diminution du nombre de produits défectueux.
• Pour les achats, la qualité des produits et services achetés, en conformité avec ses propres spécifications.

Parmi les critères qualitatifs, se trouve le respect des normes du marché ou définies par l’entreprise, la courtoisie, la ponctualité, la propreté, etc.

Si vous avez à partager vos réflexions, émettre des commentaires sur vos réflexions, je me ferais une joie de les publier ou simplement d’échanger entre nous. Ce serait ma satisfaction de prendre en compte vos suggestions.

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En complément :
Inventions grâce à la perception du temps
Méthode SBAM pour booster sa relation client
Comment retenir et valoriser ses propres idées

Pourquoi les propositions, recommandations, nouvelles idées sont-elles souvent refusées ?
Choix de projets : Méthode de la moyenne pondérée
Prise de décision : 10 méthodes

Autres Management et Organisation :

Récapitulatif 15 Management
Récapitulatif 15 Organisation

Gérer les suggestions des clients

C’est aussi tout au long du processus de la relation client qu’il faut examiner les suggestions des clients, les prendre en charge ou expliquer au prospect/client pourquoi ses suggestions sont impossibles à prendre en l’état ou avec aménagement.

Sommaire :

1. Gérer les insatisfactions des clients
2. La relation avec le commercial : source d’insatisfactions
3. Insatisfaction client : Les causes financières
4. La gestion de la réclamation
5. Gérer les suggestions des clients
6. Insatisfactions et suggestions des clients : Les objectifs

Cela va du cahier des charges ou de l’impossibilité de proposer un produit ou un service, jusqu’au traitement de la réclamation par une solution de substitution.

Par ailleurs, il existe aussi des suggestions du client sans rapport direct avec le produit ou le service dont il a besoin.
Il peut faire des remarques, des suggestions, des recommandations sur les sous-traitants à contacter, les méthodes de travail, l’organisation interne de son fournisseur, ou la création de nouveaux produits ou services.

Toutes les idées des clients sont à analyser :

• Le cycle de vie d’un produit ou d’un service,
• l’arrivée de concurrents,
• l’initiative,
• la recherche et développement

sont issues des suggestions des clients et des prospects.

Lorsque l’un d’eux amène, directement ou indirectement, une idée, celle-ci peut servir au fournisseur à développer une nouvelle offre, à ajouter dans sa panoplie de produits ou de services pour l’ensemble de ses clients.

Il est même possible, selon le secteur d’activité, que ces suggestions soient rémunérées ou compensées par d’autres moyens légaux à la disposition de l’entreprise.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Récapitulatif 15 Management
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La gestion de la réclamation

La réclamation fait partie du SAV, le Service Après-Vente.

Toute entrée d’une nouvelle réclamation, le nombre de réclamations, la fréquence de réclamation d’un même client ou de plusieurs clients, qui concerne un produit, un service, ou une série de produits, est à prendre dans les critères qui permettent de mesurer le degré d’insatisfaction d’un client.

Sommaire :

1. Gérer les insatisfactions des clients
2. La relation avec le commercial : source d’insatisfactions
3. Insatisfaction client : Les causes financières
4. La gestion de la réclamation
5. Gérer les suggestions des clients
6. Insatisfactions et suggestions des clients : Les objectifs

Il est alors très important pour le fournisseur d’analyser les réclamations et de statuer sur leurs causes :

• mauvaise fabrication,
• mauvaise organisation d’une prestation,
• prestation au-dessous des attentes du client,
• etc.

L’origine de ces désagréments peut se trouver parmi tous les personnels du fournisseur :

• commercial,
• administration des ventes,
• service achat pour des matières premières ou des composants ou des produits déjà tout prêts,
• fabrication,
• contrôle qualité,
• conditions de stockage,
• service livraison,
• sous-traitants,
• etc.

Sources fréquentes d’insatisfaction : La production et la livraison

Une fois les conditions définies et le bon de commande passé, vient alors la production ou/et la livraison des produits et/ou services commandés.

Il faut que les deux soient conformes au cahier des charges, et aux spécificités du client.

Les méthodes utilisées, la manière de faire, sont plus importantes dans le cas d’une prestation que fans la fabrication ou/et la livraison d’un produit standard.

Cependant, les sources d’insatisfaction viennent de différences entre la qualité du produit ou/et de la prestation livrée, du délai de livraison, des modes de transports de livraison ou encore du fait que la livraison ait lieu en plusieurs fois.

Pour les produits achetés au comptoir, comme dans la distribution ou une boutique, le délai de livraison est immédiat si le produit est présent, sinon l’insatisfaction peut venir de l’obligation de passer une commande ou une réservation et de devoir attendre qu’elle arrive.

Le traitement de la réclamation

Que l’insatisfaction vienne d’un dysfonctionnement des personnels ou d’une machine, de l’absence ou de lacunes dans des mesures de remplacement au fonctionnement normal de l’entreprise, importe peu le client.

L’insatisfaction du client peut être atténuée par la réponse que son fournisseur va donner à la suite de sa réclamation.

S’il s’agit d’un produit défectueux, ce sera son remplacement ou sa réparation.
S’il s’agit d’un service, un service de remplacement quand cela est possible, l’application d’une clause de réduction de la facture, etc.

Plus les conséquences pour l’entreprise sont importantes en cas d’insatisfaction du client et plus il devra inclure ces motifs dans les critères quantitatifs et qualitatifs, sans oublier d’avoir une assurance Responsabilité Civile Professionnelle, voire une assurance juridique à la hauteur des préjudices potentiels.

Philippe Garin , plus de 20 ans de management en entreprise

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Récapitulatif 15 Management
Récapitulatif 15 Organisation

L’entretien individuel : un exercice difficile pour le manager

Chaque année, les managers sont soumis à un exercice déplaisant que la loi leur impose : l’entretien individuel annuel avec chacun de ses collaborateurs et… avec son chef

Le cadre de l’entretien individuel annuel

C’est l’occasion pour le collaborateur de parler, en théorie, sur le même pied d’égalité, de fait part de ses souhaits, en matière d’évolution de carrière, de contenu de son travail, des conditions de travail, de la formation, du salaire

C’est aussi, pour ceux qui l’osent -et il y en a toujours-, l’occasion de faire part des griefs, revendications, plaintes, étalage de rumeurs fondées ou infondées et de rechercher la confrontation ou/et tentent d’imposer leur point de vue au manager

Le manager est confronté à la nécessité d’écouter, et de répondre aux aspirations, légitimes, et de faire la part des choses, entre ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas

Difficile de garder une bonne ambiance de travail tout le long de l’année, quand il faut, au moins une fois par an, signifier à son collaborateur que certaines de ses actions sont insuffisantes ou/et certaines attitudes sont non conformes aux attentes alors que le collaborateur est sur la défensive ou engagé vers dans un bras de fer

Le manager doit aussi fixer les objectifs de l’année qui vient après avoir établi le bilan de l’année qui vient de s’écouler.
Il doit décliner les objectifs de l’entreprise au niveau de son service ou de son équipe, c’est-à-dire les objectifs qui a lui-même reçus de son manager, au niveau de chacun de ses collaborateurs

Les réactions du manager

Le manager peut agir en imposant, à la différence du reste de l’année, qu’il doit, au moins durant l’entretien individuel annuel, écouter et prendre en compte ce qui lui est dit. Parfois, les réclamations sont bien dans le cadre de cet entretien, parfois les désidératas du collaborateur les dépassent

Pour pallier aux dérives de l’exercice, il est recommandé au manager de fixer, dès le début de l’entretien, le cadre et l’ordre du jour de celui-ci. Le manager va indiquer la durée fixée et s’y tenir.
Tout sujet qui dériverait du cadre devra faire l’objet d’une autre réunion avec le collaborateur, par exemple si celui-ci évoque la question du salaire, dénigre d’autres collaborateurs ou bien encore, s’il pose des questions auxquelles le manager ne peut répondre immédiatement

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Bien démarrer l’entretien individuel annuel avec un collaborateur
Être manager de nos jours : Entre sa hiérarchie et ses collaborateurs
Manager une équipe, c’est en être le coordinateur

Motiver un individu, une équipe
Règles pour un manager pour des phases difficiles de communication
Axe de qualification des collaborateurs

Autres Management :

Récapitulatif 5 Management
Récapitulatif 8 Management
Récapitulatif 6 Management

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Comment réclamer en Europe : un même formulaire pour tous les Européens

Un même formulaire de réclamation pour tous les Européens

De plus en plus, l’Union Européenne organise une harmonisation des procédures.

En raison des libres échanges à l’intérieur de l’Europe, le consommateur et le fournisseur peuvent se trouver dans des pays différents.

De plus, le consommateur est parfois mal informé de ses droits.

C’est ainsi que la Commission européenne a défini un formulaire de réclamation européen, traduit dans toutes les langues de l’Union Européenne et disponible par téléchargement sur son site, ainsi qu’au travers de cet article de mon blog.

Ce formulaire est également un document pour permettre au fournisseur de répondre à la réclamation du consommateur.

Pour accompagner ce document, la Commission européenne a rédigé un guide pour compléter le formulaire de réclamation.

Ce sont les législations locales qui déterminent les droits et les devoirs en matière de consommation. C’est pourquoi, si la Commission européenne met ce formulaire de réclamation à disposition des organismes de défense des consommateurs et des justices des pays, elle ne prend pas part au traitement des réclamations.

source : Commission Européenne

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Hors Europe : Liste d’associations de consommateurs
e-réputation : modèle de lettre pour réclamer (CNIL)
e-justice Le portail européen sur la Justice

Quelles lois et règles juridiques sont à respecter
Loi Chatel pour le développement de la concurrence au service des consommateurs
Protection des données personnelles : Un projet de la Commission européenne

Autres Juridique :

Récapitulatif 5 Juridique
Récapitulatif 6 Juridique

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Indicateurs d’activité exemples

Pour sa veille concurrentielle ou tout simplement pour savoir où elle en est, une entreprise se doit d’analyser des indicateurs de son activité, souvent sous forme de tableaux de bord.

Voici quelques exemples d’indicateurs d’activité :

1. Étude du réalisé par rapport à l’objectif
    
2. Coût retours = Coût matière x Quantité refusée
3. Coût de destruction des déchets
4. Retour en stock
5. Destruction de produits stockés
    
6. % nombre total de commandes expédiées en retard / nombre total de commande
    
7. Délai moyen de réponse au client
8. Situation à terminaison des réclamations
9. % d’une réponse communiquée au client concernant le suivi de son dossier sous 10 jours ouvrés
10. Nombre de jours ouvrés d’une réponse communiquée au client concernant le suivi de son dossier
     
11. Nombre de nouvelles matières premières étudiées
12. % de nouvelles matières premières homologuées / nouvelles matières
     
13. Nombre d’accidents du travail avec arrêt
14. Nombre d’accidents du travail sans arrêt

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Les recettes magiques vers l’échec
Comment construire un tableau de bord
Quels sont les bons critères pour des indicateurs de tableaux de bord

A quoi sert un tableau de bord d’entreprise
Toutes les idées peuvent être simplifiées dans un schéma
Modes de pilotage en entreprise

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