Déléguer implique de rectifier, sanctionner, féliciter
Le manager, qui a délégué une partie de son travail, se doit d’informer son collaborateur de son avis sur le travail de celui-ci.
L’avantage d’avoir délégué est la capacité de recul que le collaborateur n’a pas toujours.
Le manager peut mettre les actions dans le cadre, ce qu’on appelle « recadrer ».
Le responsable hiérarchique peut sanctionner, en faisant la part entre la responsabilité de la personne à qui il a fait confiance pour la délégation et lui-même.
Si un collaborateur a pris trop ou pas assez d’initiatives à l’intérieur du cadre, est-ce de l’incompétence ou un cadre donnée trop contraignant ?
C’est au manager de rectifier le cadre, si besoin, et de sanctionner ou de féliciter son collaborateur pour le travail effectué.
Féliciter son collaborateur permet de lui confirmer la confiance que le manager a en lui ou lui redonner confiance dans les moments de doute.
Sanctions ou avis défavorable, remontrances vont de pair avec félicitations, encouragements et conseils.
Les uns comme les autres sont à utiliser avec parcimonie pour garder la stabilité de la relation avec la personne à qui le manager a délégué.
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
Déléguer, c’est demander à un (e) subordonné (e) d’effectuer une tâche ou une série de tâches, appelée mission ou projet, qui se trouve dans son propre périmètre de responsabilité.
Cela implique de confier une partie de ses responsabilités pour la bonne exécution de la tâche déléguée. En tant que responsable hiérarchique, la responsabilité finale vis-à-vis de sa propre hiérarchie, voire de ses actionnaires, reste. Celle qui est déléguée, c’est celle de l’exécution de la mission.
Cela suppose que le responsable va confier à son collaborateur aussi la responsabilité de cette mission, en lui fournissant un pouvoir de décision à l’intérieur du périmètre de la mission.
Le cadre de la délégation
Le manager donne à son collaborateur les moyens de la mission déléguée. Un cadre doit lui être donné pour son projet :
Objectif (s) à atteindre
Documents ou résultats à produire, appelés aussi « délivrables »
Budget
Durée ou date de fin
Contrôle et supervision de la délégation
Il est exclu que le manager se frotte les mains pour s’être débarrasser d’une tâche ingrate ou trop chronophage, sans qu’il contrôle que la tâche soit bien exécutée.
D’un côté, il doit accepter de ne pas être « ;sur le dos » du collaborateur et donc lui laisser la bride sur le cou. D’un autre côté, il doit éviter que son collaborateur assume cette délégation en étant loin du cadre fixé.
C’est pourquoi, il est indispensable qu’un contrôle se fasse sur
Les actions menées,
Les dépenses effectuées,
Les résultats intermédiaires,
Le planning
Les difficultés rencontrées et les solutions mises en œuvre
En fonction de l’ampleur de la mission, le superviseur reçoit de la part de son collaborateur des comptes-rendus d’activités, écrits et oraux et le rencontre pour se tenir informer de l’avancement du projet.
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
Les jeunes de la génération Y acceptent de confronter leurs points de vue sur les méthodes de travail avec celles de leurs aînés.
S’ils sont convaincus du bien-fondé de celles-ci, ils les adopteront.
Ils iront jusqu’à proposer des améliorations, en particulier si ces améliorations concernent l’usage d’outils de communication et d’information qui permettent de gagner du temps, donc de l’efficacité.
Au manager de freiner les emballements qui préconisent des solutions ou des changements inadaptés à la situation, par exemple à cause des investissements nécessaires ou des formations indispensables.
Une entreprise se compose aussi de personnes d’autres générations, moins à l’aise avec l’internet et les réseaux sociaux.
Les écarts de points de vue peuvent aller jusqu’à des échanges verbaux ou via messageries et autres moyens de communication, vigoureux.
C’est là qu’intervient le manager
pour expliquer ce qui ne convient pas, y compris l’attitude,
pour faire part de ses sentiments et prendre en compte celui du jeune de la génération Y,
pour expliquer ou réexpliquer les besoins et la situation,
et pour écouter les suggestions dans un échange plus fructueux, constructif, positif et non violent.
Une attitude de professeur envers un élève est la pire attitude à avoir.
Quoique l’indifférence est aussi très mal prise par la génération Y, avide de reconnaissance, comme tout un chacun.
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
a) La nécessite de recadrer certains membres devant les autres
Recadrer un collaborateur se fait entre 4 yeux, hors de portée des oreilles des autres membres de votre équipe. Ceux-ci sont déjà au courant qu’il y a une « remontée de bretelles », les détails doivent rester entre les personnes concernées directement.
Si, en réunion, un collaborateur dépasse les limites du respect entre les personnes, que ce soit les autres membres de l’équipe, ou, le manager, ou des personnes extérieures à l’équipe, votre rôle est de le prendre à part et de lui faire comprendre qu’il, ou elle, est allé trop loin.
b) Le manque d’implication des membres de l’équipe
Quand le manager fait l’effort de faire participer l’équipe à la réussite commune, certains prennent plus facilement la parole que d’autres.
Le manager se doit d’écouter tous les membres de son équipe. Il doit freiner les uns et encourager les autres à prendre la parole.
Le manque d’implication et de participation est un indicateur de bien-être ou de mal-être du collaborateur.
En cas de répétition du manque d’implication, une écoute dans un cadre plus confidentiel, formelle ou informelle, s’avère alors nécessaire, sur le plan humain et sur le plan de la réussite des objectifs communs.
c) Les discussions sans fin ni décision
Les latins ont la réputation d’être de grands bavards.
Les pays du nord de l’Europe ou d’Amérique ont parfois du mal à comprendre comment les pays du sud de l’Europe parviennent à maintenir un niveau d’efficacité et de rendement aussi élevés.
Les Suisses sont les spécialistes du respect des horaires. « Avant l’heure ce n’est pas l’heure, après l’heure ce n’est plus l’heure ».
Une réunion de travail ou une discussion devant la machine à café sont autant de lieux de convivialité que de travail.
Le manager doit parvenir à faire comprendre à ses collaborateurs qu’il y a un temps pour se distraire et un temps pour être concentré sur son travail.
Il y a le temps de la discussion et le temps de la décision. C’est au manager, là encore, de fixer les règles. Au -delà d’une durée, qu’il fixe à l’avance, une décision doit être prise, ne serait-ce que de reporter la décision à un autre moment.
La meilleure réponse est
b) Le manque d’implication des membres de l’équipe
Le manager, qui a délégué une partie de son travail, se doit d’informer son collaborateur de son avis sur le travail de celui-ci.
Blog de Philippe Garin 