Aménager son bureau : Pas si simple


L’équipement de base d’un bureau

bureau du maire de Quimper

bureau du maire de Quimper

Nous y vivons souvent, au travail ou/et à la maison. Que ce soit un bureau fermé ou un bureau ouvert, quel est l’équipement de base d’un bureau ?

Un bureau doit être équipé d’une table et d’un fauteuil ou d’une chaise.

La taille et la forme de l’un et de l’autre dépend de la forme de votre activité, sédentaire ou nomade, du temps que vous allez passer assis ou debout, ainsi que du type d’affaires traitées, seul (e) ou avec accueil de visiteurs.

Si vous avez à déplacer votre siège, mieux vaut qu’il possède des roulettes. Pour le confort, un fauteuil avec accoudoir permet de reposer les bras et de s’appuyer dessus pour se lever.

Un repose-pied peut vous permettre de régler l’angle formé entre vos cuisses et vos jambes pour les soulager.

Le dossier du siège doit vous éviter de vous avachir dedans, grâce à un renfort au niveau du bas du dos.

L’épaisseur du coussin dépend de votre poids.

L’éclairage est important, selon qu’il y ait ou non un éclairage naturel avec fenêtre ou sans fenêtre, selon qu’il y a des néons, une lampe sur pied ou sur la table, ainsi que du nombre de prises électriques et de leurs positions dans la pièce.

Les rangements peuvent être sous forme de tiroirs faisant partie du bureau ou séparés donc amovibles.

Si vous travaillez beaucoup par ordinateur ou que vous devez conserver des papiers, vous aurez besoin de plus ou moins de place de rangements et des procédés de classement différents, horizontaux ou verticaux, là encore, selon votre activité.

Ensuite, il y a le petit équipement, les fournitures de bureau, le papier, les cartouches d’encre, etc.
Un récipient pour trouver tout de suite ce dont vous avez besoin doit être à portée de main.

La corbeille à papier sera placées du côté droit si vous êtes droitier et inversement. A proximité de votre siège, sans gêner l’ouverture des tiroirs.

Les moyens de communication sont aussi une nécessité : Téléphone et Internet.

Le premier sera fixe ou mobile selon votre habitude d’usage. Le téléphone sera à porter de main, sur le bureau ou à votre ceinture selon le cas.

Quant à Internet, sur un bureau il est préférable de le placer en face de soi, tout en gardant à l’esprit qu’il doit être à la bonne hauteur des yeux, que vous ne vous prenez pas les pieds dans les câbles.

Les câbles traversent la pièce en longeant les murs et non pas au travers de la salle, à moins d’utiliser le sans-fil, Wifi ou Bluetooth.

Ensuite, chacun aménage son bureau comme il l’entend, selon son travail, ses goûts et ses moyens.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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En complément :

Quels sont les éléments qui composent un bureau bien conçu ?
10 risques quand une baie de serveurs est installée hors d’une salle informatique
Au bureau, vous êtes agacé (e) par …

Psychologie du travail dans l’organisation du bureau
Encombrement de la table de bureau
Analyse de mon poste de travail ou mon bureau est-il bien aménagé

Autres Organisation :

Récapitulatif 17 Organisation

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Open space : Nuisances et solutions


Open space : Nuisances et solutions

open space années 30

open space années 30

L’open space est ce vaste espace où plusieurs personnes vont travailler, chacune à son poste de travail, à des tâches qui sont généralement individuelles.

Cet aménagement de l’espace de ce grand bureau permet à l’entreprise d’économiser de la surface louée ou achetée, et d’avoir un nombre d’employés au m2 plus important que s’ils étaient dans des bureaux séparés.

Sommaire :

Les nuisances

Si l’open space représente un avantage pour l’entreprise, y travailler implique 2 types de nuisances :

  1. Les nuisances liées à l’aménagement physique de l’open space
  2. Les nuisances liées à celles et ceux qui y travaillent

Dans un bureau individuel, on y trouve :

  • La table,
  • Le siège du collaborateur, voire plus s’il est amené à recevoir des visiteurs internes ou externes à l’entreprise,
  • L’équipement de bureau,
  • Des rangements pour les flux physiques d’informations

Dans un open space, on y trouve les mêmes objets, à ceci près que l’équipement de bureau peut-être partagé entre plusieurs personnes et que les rangements le sont aussi.

La taille de l’open space importe peu sur le comportement des employés. Il suffit qu’un seul ne respecte pas les règles de savoir-vivre en open space pour que la vie des autres soit perturbée pendant les heures communes de présence.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Un effet bénéfique de l’Open space
En poste ET en recherche d’emploi : Prudence
Les causes des dysfonctionnements

Télétravail : La Loi Warsmann adoptée le 29 février 2012
Présumé professionnel est l’usage d’Internet sur le lieu de travail
Conséquences de l’absence de déclaration à la CNIL d’un système de badgeage

Autres Management et Organisation :

Récapitulatif 12 Management
Récapitulatif 12 Organisation

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Durée d’archivage des documents


Durée d’archivage des documents

archivage de documentsEn France, les documents suivants DOIVENT être conservés durant le temps indiqué.

Ils servent de preuve en cas de conflit juridique ou fiscal.
 

Documents

Durée minimale d’archivage

Résultats de gestion

Aucune obligation légale, ne s’agissant pas de documents comptables
Conseillé : 5 ans

Documents comptables :

  • Bilans, comptes de résultats en annexes
  • Pièces de comptabilité, journaux, balances, banques, grands livres, etc.
  • Provisions / clients

 

  • Illimitée (minimum 10 ans en original)
  • Au moins 3 ans + exercice en cours au minimum (= éventuel contrôle fiscal)
  • En fait : 10 ans

Bordereaux de réception

10 ans (idem factures fournisseurs)

  • Tarifs de vente
  • Tarifs achats
  • Listings de stocks
    • provision pour hausse de prix
    • provisions

  • 5 ans + année en cours
  • 5 ans + année en cours
  • 5 ans + année en cours

Bons de commande (reçus des clients ou passés aux fournisseurs)

Exercice en cours

  • Factures clients
  • Factures fournisseurs
  • Factures immobilisations
  • 10 ans
  • 10 ans dont 6 ans en original
  • + 3 ans – classement distinct des autres factures

Bordereaux de livraison signés par le client + factures au comptant et factures de caisse

10 ans car constituent le fait générateur de la facture

Propositions de prix, lettres aux clients, lettres aux fournisseurs

Aucune valeur juridique : à l’appréciation, conseillé 2 ans commercialement

Bulletins de salaires

En principe 3 ans + année en cours, en cas de contrôle de l’URSSAF et 5 ans pour les demandes éventuelles de rappel de salaire (Prud’hommes) mais, en fait, il faut les garder pour une durée illimitée en cas de reconstruction de carrière pour dossiers de retraite

Confirmation de commandes

2 ans

Cahier de présence, pointage par badge

1 an d’après le code du travail pour un contrôle éventuel de l’Inspecteur du Travail, mais de fait 5 ans en cas de rappel de salaire

Cahiers d’inventaire (prises d’inventaire)

5 ans

Livre journal, livre d’inventaire (comptabilité)

10 ans après la date de la dernière opération enregistrée

Informatique

  • Documents de base
  • Programmes
  • Documentation des programmes

Sur support magnétique ou optique dans un local séparé du SI

  • 5 ans
  • 5 ans
  • 5 ans

Objectifs : répondre à un contrôle des comptabilités informatisées, récupération d’historiques

Logiciel liasse fiscale

5 ans

Contrats commerciaux

10 ans à compter de leur terme

  • Livre de paie
  • Registre unique du personnel

  • En principe, 10 ans après la date de la dernière inscription
  • 5 ans après la date de la dernière inscription

En fait : illimité

Bordereaux de cotisations sociales

5 ans minimum
En pratique : 30 ans

Disques tachygraphes transports

2 ans

Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers ou fonciers

30 ans

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :


En complément :

Quels sont les différents procédés de rangement
Quels sont les éléments qui composent un bureau bien conçu
Encombrement de la table de bureau
Analyse de mon poste de travail ou mon bureau est-il bien aménagé

Je peux le faire ! ou motivation personnelle en 8 étapes
Guide méthodologique de mon organisation du travail personnelle
Comment je me facilite le travail de routine au moyen de listes de contrôle ou check lists

Autres Organisations :
Récapitulatif 1 JuridiqueRécapitulatif 1 Organisation
Récapitulatif 2 organisation

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Analyse de mon poste de travail ou mon bureau est-il bien aménagé


Analyse de mon poste de travail ou mon bureau est-il bien aménagé ?

bureau encombréPour vous aider à répondre la question : mon poste de travail est-il bien aménagé ? Voici une grille d’analyse de mon poste de travail :

Caractéristiques de mon poste de travail / processus / équipement

L’affirmation correspond à ma situation

Souvent / très souvent

En partie / de temps en temps

Rarement / jamais

1.J’allais souvent chercher du matériel et des documents

2.Je dois souvent appeler au téléphone ou « laisser tomber » lorsqu’on me demande des renseignements immédiats (les chiffres, des données et les faits se trouvent dans le dossier, mais ne sont pas à portée de la main)

3.Pour contrôler les délais, je dois tenir deux classeurs, l’un pour les délais, l’autre pour les noms et les sujets

4.Les chiffres, les données et les faits dont j’ai souvent besoin ne se trouvent pas à mon poste de travail

5.Je dois souvent chercher des documents « introuvables »

6.J’ai toujours trop de paperasses sur mon bureau

7.Souvent dérangé par du bruit et des nuisances optiques à mon poste de travail

8.Mon poste de travail est équipé de :

Oui

Non

Commentaire

– dictaphone

– calculatrice de table

– interphone

– téléphone à touches

– téléphone avec dispositif automatique de sélection

– téléphone avec appel direct (de l’extérieur)

– dispositif d’écoute

– chevalet de conférence

– autres possibilités de visualisation

– dernier annuaire téléphonique

– dossiers suspendus

– tiroirs pour dossiers

– ordinateur individuel

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En complément :

Quels sont les différents procédés de rangement
Quels sont les éléments qui composent un bureau bien conçu
Encombrement de la table de bureau

Durée d’archivage des documents
Rangement et tri
Productivité : Utilisez un code couleur pour vos tâches

Autres Organisation :

Récapitulatif 1 Organisation
Récapitulatif 3 Organisation

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Encombrement de la table de bureau


Encombrement de la table de bureau

table et chaise dans le désertVotre bureau est encombré ?
Vous vous cachez derrière vos piles de dossiers ?

Vous mettez un temps fou à retrouver ce fichu document que vous êtes sûr(e) d’avoir mis sur la pile ou… plutôt sur celle-ci ou…celle-là…
Bref !

Votre table de bureau est encombrée.

Voici quelques conseils pour améliorer votre situation :

  • Rangez chaque soir votre table de bureau
  • Confiez les travaux de classement à votre secrétaire, sinon classez-les au fur et à mesure : dossiers suspendus, chemises avec le nom du sujet écrit dessus, tiroirs vous seront utiles.
    Utilisez des couleurs différentes selon les sujets ou l’importance du traitement des sujets
  • Ne gardez que le strict nécessaire, jeter le reste à la corbeille
  • Ne laissez personne mettre un dossier sur votre bureau sans l’avoir demander auparavant
  • Déléguez davantage
  • Contrôlez les résultats et laissez à vos subordonnés le soin d’exécuter.
    Vous gagnez ainsi aussi du temps
  • Avant une longue absence, désignez votre (vos) remplaçant (e)(s).
  • Laissez des papiers transiter par d’autres bureaux que le vôtre.
    Pas tout pour vous
  • N’encombrer pas votre bureau avec des objets dont vous ne vous servez pas journellement.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Aménager son bureau : Pas si simple
Rangement et tri

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Quels sont les éléments qui composent un bureau bien conçu


Quels sont les éléments qui composent un bureau bien conçu

Les directives à suivre en matière d’organisationbureau bien conçu

dans le cadre d’un bureau moderne peuvent se résumer ainsi :

  • Poste conforme aux exigences de l’organisation générale
  • Aménagement de plans de travail et de rangement personnel à portée de main
  • Unité de travail avec des responsabilités distinctes
  • Groupe de travail dans lesquels l’individualité est cependant sauvegardée
  • Exploitation rationnelle et logique de la place disponible
  • Voies de communication courtes
  • Encadrement optique et acoustique des groupes de travail par des structures utilisables suivant les besoins aussi pour le rangement de classeurs, etc.

Les quatre plans d’un poste de travail :

  • Le plan de travail
  • Le plan de rangement
  • Le plan des appareils et des machines
  • Le plan d’organisation

Caractéristiques d’un plan de travail :

  1. Tables réglables en hauteur de 65 à 75 cm, possibilités d’incliner le plateau de travail
  2. Amenée des câbles électriques et autres dans des canaux courant le long du mobilier, sur des plans horizontaux et verticaux
  3. Éléments d’ameublement de conception modulaire
  4. Montage d’un troisième niveau pour des besoins particuliers
  5. Plans de travail suffisamment vastes
  6. Matériaux, formes et couleurs modernes
  7. Aire personnelle à portée de main pour des dossiers et des imprimés
  8. Utilisation de moyens d’archivage adéquats
  9. Rangement approprié des instruments de travail
  10. Sièges rotatifs parfaitement ergonomiques

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TMS troubles musculo squelettiques Comment les éviter
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Quels sont les différents procédés de rangement


Quels sont les différents procédés de rangement

Procédés de rangement

Horizontal

Étienne Poubelle a donné son nom à un procédé de rangement

Étienne Poubelle

Avantages :

  • Accès rapide par une bonne signalisation
  • Expansibilité et aisée

Inconvénients :

  • Risque de détérioration par de fréquentes manipulations
  • Difficultés de reclassement
  • Coût relativement élevé du mobilier par rapport au volume classé

Utilisation : nature des supports

  • Prospectus, imprimés, dossier formés et épais, dossiers minces en petit nombre, registres, catalogues épais

Vertical posé, Classement debout

Avantages :

  • Facilité de manipulation
  • Recherche rapide à l’aide d’une bonne signalisation

Inconvénients :

  • Risque d’affaissement pour les derniers éléments rangés si un système de compression n’est pas prévu

Utilisation : nature des supports

  • Registres, livres, revues et catalogues épais et rigides

Vertical posé, Classement ordinaire

Avantages :

  • Facilité de manipulation
  • Recherche rapide à l’aide d’une bonne signalisation, le dessus formant le réceptacle
  • Remise en place sans erreurs avec un classement en accordéon

Inconvénients :

  • Risque d’affaissement pour les derniers éléments rangés si un système de compression n’est pas prévu

Utilisation : nature des supports

  • Dossiers peu volumineux, fiches

Vertical suspendu, A visibilité supérieure

Avantages :

  • Facilité de manipulation
  • Bonne visibilité supérieure par rehaussement, cavaliers, onglets, etc.

Inconvénients :

  • Encombrement

Utilisation : nature des supports

  • Dossiers de mêmes dimensions placés dans des hamacs en papier Kraft, stencils, listings d’ordinateurs

Vertical suspendu, A visibilité latérale

Avantages :

  • Facilité de manipulation
  • Bonne visibilité supérieure par rehaussement, cavaliers, onglets, etc.
  • Lecture sur des bandelettes de signalisation améliorée par le grossissement des inscriptions due aux portes-étiquettes en matière plastique transparente formant loupe

Inconvénients :

  • Lecture verticale sur des bandelettes de signalisation peu aisée
  • Coût relativement élevé du mobilier

Utilisation : nature des supports

  • Dossiers de mêmes dimensions placés dans des hamacs, en nombre important est fréquemment utilisés

Couleurs

À éviter : Blanc, violet, rouge, noir

Restent : Bleu, vert, jaune, orange


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Les règles d’or de la sauvegarde
Efficacité : « Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »
Durée d’archivage des documents

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