Vos priorités dans la vie


Vos priorités dans la vie

vos priorités dans la vieCertains, et même surtout certaines, décident de « sacrifier » leur carrière à leur famille ou leur famille à leur carrière.

D’autres réussissent parfaitement la combinaison des deux, et de plus en plus, un couple « moderne » partage les tâches familiales et ménagères autant que les joies et les peines du travail de chacun, n’est-ce pas ?

Certains préfèrent vivent à la campagne, alors que pour d’autres il est impensable de quitter Paris, ou une grande ville.

Certains vont là où ils trouvent un travail, quitte à se retrouver « célibataire géographique » pendant un temps plus ou moins long, alors que d’autres ne peuvent envisager de quitter leurs amis, leur logement ni de déménager.

Tout cela a une importance primordiale dans la recherche d’emploi

C’est une question de priorité dans la vie.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Analyse de poste
Des mots pour se définir
Plus de 50 ans : Comment souhaitez-vous être appelé ?

Comment évaluer votre niveau de connaissance d’une langue étrangère
Questions pour s’orienter ou se réorienter
Vos envies – Ce que vous aimez ou pas

Autres Emploi :

Récapitulatif 4 Emploi
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Analyse de flux un descriptif complémentaire indispensable


Analyse de flux un descriptif complémentaire indispensable

flux officeDans une analyse de flux, on dessine un graphique qui représente les flux et les fonctions qui traitent ces flux.

Hélas ! Le graphique ne suffit pas.
C’est pourquoi, il est indispensable d’y ajouter un descriptif complémentaire sous la forme d’un texte qui, pour chaque fonction élémentaire étudiée, on retrouve les même rubriques :

Acteur :

Service(s) ou département(s), poste de travail, pas de nom de personne

Nombre et fréquence :

Nombre de fois par période, et la durée du traitement

Système :

Manuel ou informatisé, si informatisé alors nom du logiciel ou de la fonction utilisée dans le logiciel

Conditions de fonctionnement :

Description de ce qui est fait avec toutes les informations nécessaires à la bonne compréhension de la fonction

Points faibles révélés :

RAS ou description des points faibles

La notion de système ici permettra de découvrir le degré d’informatisation de la fonction et donc de l’ensemble de l’objet de l’étude

La liste des points faibles permet de se rendre compte et de dévoiler à la Direction, qui souvent ignore le détail du travail de ses collaborateurs, l’ampleur de la tâche d’informatisation ou de modification, plus encore dans une optique d’optimisation de l’organisation que dans l’informatisation.

L’analyse de flux, plus généralement, sert de base à la création d’un cahier des charges et à l’examen des réponses au cahier des charges.

Elle permet aussi, en fonction des points faibles, de déterminer les secteurs de l’entreprise qui ont le plus besoin d’interventions, c’est-à-dire les priorités à fixer.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Approche Top-down
Approche Bottom-up
Les paramètres de la maturité des systèmes d’information

Évolution de l’informatique dans l’entreprise
Plan d’un rapport d’audit en entreprise
Méthode Yourdon : Éléments des schémas

Autres Informatique :

Récapitulatif 3 Informatique

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Principe de Pareto ou principe des 80-20


Principe de Pareto ou principe des 80-20

Sommaire :

  1. Principe de Pareto ou principe des 80-20
  2. Si être productif signifie être égoïste, alors soyez égoïste
  3. Ce n’est pas une question de temps, c’est une question d’énergie
  4. Démarrez seulement lorsque vous êtes vraiment prêt
  5. Laissez-vous guider par sa paresse permet de trouver le chemin le plus facile
  6. Faites ce qui permet d’avoir un résultat le plus rapidement
  7. Ralentissez quand vous pensez qu’il faut le faire
  8. Finissez rapidement, souvent, sans rechercher la perfection

Vilfredo Pareto

Vilfredo ParetoLe principe de Pareto vient de Vilfredo Pareto, 1848-1923, scientifique et sociologue italien

Il étudia, à la fin du 19ème siècle la répartition des biens en Italie et trouva que 80% des valeurs était concentrées chez 20% des familles.

Depuis lors, le principe de Pareto est appliqué dans différents domaines.

Par exemple, on le retrouve dans la gestion de stock, où 20% des codes articles font 80% de la valeur du stock.
Comme il est trop fastidieux de contrôler tous les articles, on mène une analyse ABC et on surveille seulement les articles de classe A, les plus chers.

Joseph Juran

Joseph JuranLe Dr. Joseph Juran, 1904-2008, un expert reconnu de la gestion de la qualité, applique le principe de Pareto aux problèmes de la qualité.
Une grande part des coûts, et donc des pertes, proviennent d’un petit nombre de problèmes.

Juran classifie les problèmes de qualité en « un peu de vital et beaucoup de trivial  » et propose, avec l’aide d’un diagramme de Pareto de fixer des priorités.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Méthode d’Analyse de situation comment fixer des priorités
Les bonnes questions pour se fixer ses priorités
La Qualité vue par Juran et Crosby

Quelles sont les caractéristiques de la Qualité
Efficacité ; Oubliez la perfection
Méthode d’Analyse de problème

Autres Organisation :

Récapitulatif 3 Organisation

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Méthode d’Analyse de situation comment fixer des priorités


Méthode d’Analyse de situation pour définir comment fixer des priorités

Lorsque plusieurs situations se présentent, il faut fixer l’ordre dans lequel elles doivent être traitées.choix entre 3 priorités

Pour cela, le tableau suivant procure une aide.

Pour chaque situation, vous attribuez de 1 à 3 points pour chacun des trois critères :

  • Signification
  • Urgence
  • Tendance

Puis vous additionnez les points attribués et vous traitez les situations dans l’ordre des totaux, croissant ou décroissant selon votre choix d’attribution des points.

Exemple (1 point est plus critique que 2 points, etc.) :

Situa-
tion

Signifi-
cation

Urgen-
ce

Ten-
dance

Prio-
rité

1 Le nombre d’acci-
dents du travail augmente depuis 6 mois
1 Augmen-
tation
de 20%
2 Arrêter l’augmen-
tation
sous un
mois
1 L’augmen-
tation
progresse
1+2+1
=4
2 M. Martin
a démis-
sionné
2 Respon-
sable
de service
1 A rem-
placer
immé-
diate-
ment
2 A déjà
démis-
sionné
2+1+2
=5
3 Le service Q1 est surchargé 3 30%
d’heures supplé-
mentaires
3 Peut
atten-
dre
3 Progres-
sion des
heures supplé-
mentaires
3+3+3
=9

En résumé

  1. La méthode employée pour la situation 1 est déterminante pour la mettre en première priorité
  2. Le remplacement de M. Martin est à déterminer avec l’aide de l’analyse de situation
  3. Laisser de côté la situation 3 : elle fait partie des situations qui se stabilisent d’elles-mêmes avec le temps

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Qu’est-ce qu’un objectif concret, smart ?
Les bonnes questions pour se fixer ses priorités
Idéaux personnels, objectifs, stratégies & mesures définitions et descriptions

Harmonisation des objectifs professionnels et privés
Cinq critères pour savoir ce que l’on veut
Vos priorités dans la vie

Autres Organisations :

Récapitulatif 1 Organisation
Récapitulatif 4 Organisation

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Guide méthodologique de mon organisation du travail personnelle


Guide méthodologique de mon organisation du travail personnelle

question check-listVoici une liste de questions que vous pouvez vous poser lorsque vous voulez être plus efficace et gagner du temps au travail, mais que vous ne savez pas par quoi commencer.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Prendre des mesures, les cinq types de mesures
Idéaux personnels, objectifs, stratégies & mesures définitions et descriptions
Objectifs et Priorités Modes d’emploi

Organisations de son travail personnel
Comment je me facilite le travail de routine au moyen de listes de contrôle ou check-lists
Comment s’assurer que toutes les tâches prévues ont bien été menées

Autres Organisation :

Récapitulatif 2 Organisation

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Questions clés à propos des quatre méthodes d’Analyse


Questions clés à propos des quatre méthodes d’Analyse

4 méthodes d'analyseFace à une situation, quatre méthodes d’analyse se présentent à nous.

Pour choisir la plus adaptée, il convient de se poser les questions clés suivantes :

Cette situation nécessite-t-elle une intervention?

Si Oui => Utilisez la méthode d’Analyse de la situation

Y a-t-il un écart ?

Est-ce que la cause de cet écart est inconnue ?

Est-ce que je veux en connaître la cause ?

Si Oui, Oui, Oui => Utilisez la méthode l’Analyse de problème

Faut-il prendre une décision ?

Ai-je à faire un choix ?

Si Oui, Oui => Utilisez la méthode d’Analyse de décision

Dans ce plan, qu’est-ce qui peut aller de travers ?

Si Oui => Utilisez la méthode d’Analyse des problèmes potentiels

Questions clés

Situation

1 2 3

Y a-t-il un écart ?

Oui

Oui

Oui

Est-ce que la cause de cet écart est inconnue ?

Non

Non

Oui

Est-ce que je veux en connaître la cause ?

Oui

Faut-il prendre une décision ?

Oui

Oui

Non

Ai-je à faire un choix ?

Non

Oui

Non

Méthodes de réflexion

Analyse de problème

Oui

Analyse de décision

Oui

Analyse des problèmes potentiels

Oui

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En complément :

Méthode d’Analyse de situation comment fixer des priorités
Méthode d’Analyse de problème
Les différentes Méthodes d’innovation

Méthode SCORE ou Chercher les causes profondes
L’analyse de décision orientée objectifs (ADOO)
Amélioration : 10 principes pour être efficace en entreprise et ailleurs

Autres Organisation :

Récapitulatif 2 Organisation

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Les rôles du manager Que fait un manager


Quels sont les rôles du manager

les rôles du managerQu’on l’appelle manager, chef, patron, boss, il faut reconnaître qu’il a sa place dans une structure hiérarchique.

Souvent critiqué par ses subordonnés, il assume pourtant des rôles indispensables au bon fonctionnement d’une organisation.

Regardons cela de plus près.

Surveillance et contrôles nécessaires

Identification des problèmes

  • Prévu,
  • Réalisé,
  • Écarts

Découper et classer par :

  • Urgence,
  • Importance,
  • Étendue

Description de l’écart

  • Quoi ?
  • Où ?
  • Quand ?
  • Ampleur ?
  • Particularités

Analyse des problèmes

  • Détermination des causes possibles
  • Changements dans une spécificité + une particularité

Actions nécessaires

  • Examen de la cause la plus probable
  • Explications du réalisé et du non réalisé
  • Suppositions, Preuves

Analyse de décisions

  • Développement de mesures alternatives
  • Regroupement des objectifs, ce qui doit être, les limites, les souhaits et la pondération
  • Définir les objectifs sur la base de résultats recherchés et des moyens utilisés

Planification et perspectives financières

  • Estimation des inconvénients : limitation de ces menaces à un minimum
  • Comparaison et sélection, de ce qui doit être, de ce qui est souhaité, de ce qui est possible

Analyse des problèmes potentiels

  • Anticiper les problèmes potentiels
  • Ce qui devrait être, ce qui pourrait être + écarts potentiels
  • Prise de décision

Mesures

  • Perspectives des causes possibles : estimation de leur probabilité
  • Découper et classer par :
    • Probabilité,
    • Portée,
    • Facteurs imprévisibles

Direction et contrôle

  • Classement des éventuelles mesures pour des conséquences du problème réduites au minimum
  • Prendre des mesures de prévention :
    • Élimination des causes
    • Contrôle,
    • Déclenchement de mesures éventuelles
    • Comparaison de l’avancement avec la planification

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Définition des critères d’exigence dans le domaine du Comportement de manager
Ce que doit faire un responsable hiérarchique, tâches du manager
Pour être un manager performant

Comment est-on un mauvais manager
Déléguer ET contrôler, sinon gare aux conséquences !
Management : À savoir pour manager la génération Y

Autres Management :

Récapitulatif 2 Management

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Harmonisation des objectifs professionnels et privés


Mode d’emploi pour harmoniser ses objectifs professionnels et privés

harmonisation Colombine et ArlequinVous pouvez vous sentir très bien dans votre vie professionnelle ou dans votre vie privée, mais pas toujours dans les deux à la fois.

Vous avez des choix à faire, pas toujours compatibles avec l’une ou l’autre de ces vies.

Le problème vient, peut-être, de la collision entre vos objectifs professionnels et des objectifs privés qui ne sont pas compatibles entre eux.

De plus, vos objectifs professionnels ne sont pas toujours, non plus, en phase avec les objectifs de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.

Commencez par définir les uns et les autres avant de les harmoniser.

Objectifs de l’entreprise :

  • Rendement du poste de travail
  • Objectifs de rentabilité
  • Délais prévus
  • Projets
  • Objectifs de croissance
  • Objectifs de survie
  • Etc.

=> Classez ces objectifs en fonction de la vision que vous pensez être celle de votre entreprise

Vos objectifs privés :

  • Santé
  • Famille
  • Sport
  • Hobbies
  • Politique
  • Harmonie du corps et de l’esprit
  • Etc.

=> Classez ces objectifs en commençant par le plus important à vos yeux

Objectifs personnels concernant la profession :

  • Sécurité de l’emploi
  • Travail intéressant
  • Salaire
  • Contacts sociaux
  • Reconnaissance par les autres de ses mérites personnels
  • Réalisation de soi
  • Réduction du stress
  • Etc.

=> Classez ces objectifs en commençant par le plus important à vos yeux

Puis, fusionnez ces trois listes pour concevoir un système harmonieux global d’objectifs présentant de bonnes chances de réalisation et des risques minimes d’entrer en conflit mutuellement, c’est-à-dire classez les objectifs de chacune des trois listes en commençant par le plus important de chacune des listes entre eux, jusqu’à l’objectif le moins important des trois listes.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Qu’est-ce qu’un objectif concret, smart ?
Les bonnes questions pour se fixer ses priorités
Analyse journalière de mon emploi du temps et de mes activités

Facteurs chronophages ou pourquoi je perds du temps
Méthode d’Analyse de situation comment fixer des priorités
Cinq critères pour savoir ce que l’on veut

Autres Organisations ;

Récapitulatif 2 Organisation
Récapitulatif 3 Organisation

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Les étapes pour établir le planning de ce jour efficacement


Les étapes pour établir le planning de ce jour efficacement

agenda multi langues papierPour être efficace dans l’établissement de son planning, voici les étapes pour y parvenir

Étape 1 : Lister les tâches

  1. Lister les tâches que vous prévoyez pour la journée sans se préoccuper de leur importance, simplement celles qui vous passent par la tête.
     
  2. Reprendre cette liste en utilisant une lettre que vous écrivez à gauche de chaque tâche pour indiquer le type de tâche, par exemple :
    T pour Téléphone,
    C pour Courrier,
    R pour Réunion,
    D pour Déplacement,
    V pour Visite,
    P pour Planification de votre temps,
    etc.

Étape 2 : Fixer les priorités

  1. Tout simplement, entourez la lettre du type de tâche avec un cercle pour indiquer que la tâche est prioritaire pour cette journée

Rappel : une tâche urgente est une tâche importante qui n’a pas été exécutée à temps

Étape 3 : Estimer le temps et calculer le total

  1. Pour chaque tâche, estimez la durée en minutes ou en fraction d’heure (0.25 = 15 minutes) dont vous pensez avoir besoin pour exécuter la tâche et écrivez cette estimation à droite de la tâche
     
  2. Additionner les durées estimées

Étape 4 : Planifier

  1. Comparer le total des durées estimées avec la durée totale disponible pour exécuter toutes les tâches (exemple 8 heures de travail dans la journée)
     
  2. Si le total est inférieur à un tiers à la moitié alors tout va bien, vous pouvez commencer votre journée avec les tâches prioritaires, en laissant un durée tampon entre chacune d’elles afin de se préserver des imprévus ou, plus simplement au cas où vous mettrez plus de temps que prévu
     
  3. Si le total dépasse un tiers à la moitié du temps, vous devez reprendre votre liste des tâches et la travailler :
    • Décaler les tâches non prioritaires à une autre journée
       
    • Surtout ne diminuez pas les durées estimées, même si vous avez « un peu exagéré ».
      Si c’était le cas, alors vous pourrez reprendre les activités repoussées au lendemain avant la fin de cette journée

Pas plus d’un tiers à la moitié de la journée ?

C’est tout simplement que, statistiquement, votre journée est faite de tâches prévues et imprévues et que ces dernières prennent de la moitié aux deux tiers de votre temps de travail quotidien.

Et dans la journée ?

    • Rayer (Biffer) les tâches exécutées au cours de la journée
       
    • Inscrivez la durée réelle, sur la droite de la tâche, à la fin de celle-ci.
      Vous enregistrez mentalement ainsi les corrections à apporter dans vos prochaines estimations de durée et serez plus efficace dans vos futures planifications

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Découpage du temps de travail
Quelques Règles pour bien planifier ses actions dans le temps
Principes de la planification

Les mauvais moments sont de bons sujets de conversation
C’était le bon temps, celui où l’on vivait selon le calendrier
les actes héroïques de nos ancêtres

Autres Organisation et Bien-être :

Récapitulatif 2 Organisation
Récapitulatif 2 Bien-être

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Idéaux personnels, objectifs, stratégies & mesures définitions et descriptions


Idéaux personnels, objectifs, stratégies & mesures définitions et descriptions

idéal personnel Facteur ChevalL’environnement, la société, la famille, la situation professionnelle, les supérieurs hiérarchiques influencent :

  • Vos idéaux personnels
  • Vos objectifs
  • Vos stratégies de mise en œuvre

1.       Définitions

Les idéaux personnels

ou philosophie personnelle sont les conditions-cadres permettant de formuler des objectifs et des stratégies d’après les échelles de valeur personnelles.

Les points forts personnels sont les facteurs de succès.

Ce sont les principaux champs d’activités sur les plans professionnel et privé.

Les objectifs

à long terme (stratégiques) doivent être plutôt qualitatifs.

Les objectifs à court terme (tactiques) doivent être, dans la mesure du possible, observables, mesurables.

Les stratégies

sont des modes de comportement à long terme en vue d’atteindre des objectifs d’un ordre supérieur.

Les mesures

sont des activités plutôt à court terme / Tactiques, avec des échéances précises, des plans d’exécution, des budgets et l’indication des ressources

2.       Descriptions

Pour vous aidez à décrire vos idéaux personnels, vos objectifs et vos stratégies / mesures, voici quelques questions auxquelles vous pouvez répondre :

Vos idéaux personnels :

  • Qui veux-je être ?
  • Qu’est-ce que je veux produire ?
  • Où travailler ?
  • Quel est / sera le bénéficiaire de mon travail ?
  • Quelles sont mes principales échelles de valeurs ?
  • Qu’est-ce que je trouve bon ?
  • Qu’est-ce que je trouve mal ?
  • Quel style de vie veux-je adopter ?

Vos objectifs:

  • Qu’est-ce que j’aimerais avoir réalisé d’ici telle date ?

Vos stratégies / mesures :

  • Comment, par quels moyens je veux atteindre les objectifs fixés ?

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Qu’est-ce qu’un objectif concret, smart ?
Les bonnes questions pour se fixer ses priorités
Harmonisation des objectifs professionnels et privés

Méthode d’Analyse de situation comment fixer des priorités
Cinq critères pour savoir ce que l’on veut
Confiance en soi : Un indicateur pour la mesurer

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Les bonnes questions pour se fixer ses priorités


Les bonnes questions pour se fixer ses priorités

questions pour se fixer des prioritéSe fixer des priorités semble a priori un exercice facile.

Toutefois, il semble que cela dépend du point de vue de chacun.

Quand une tâche doit être accomplie, alors chacun voit la priorité associée à ce travail à sa manière.

Voici une liste de questions pour aider à se fixer SES priorités :

1. Quelles sont les priorités internes et externes disponibles ?

2. Comment se positionne ma courbe d’efficacité dans la journée ?

3. En combien de temps puis-je obtenir des d’autres les informations préliminaires nécessaires ?

4. Que faut-il faire pour diminuer le risque de ma responsabilité ?

5. D’autres secteurs de travail sont-ils concernés ?

6. Quels sont les travaux que je peux déléguer ?

7. Quelles sont les conséquences d’un dépassement de la date (les conséquences sont-elles calculables) ?

8. Les tâches en retard peuvent-elles être rattrapées ?

9. Quelles sont les préoccupations du moment ?

10. Sur quels moments de libre puis-je compter ?

11. Que faut-il nécessairement faire et quand ?

12. Qu’est-ce que je veux faire moi-même ?

13. Dans quel ordre, je voudrais faire les tâches ?

14. Quel client est particulièrement important ?

15. De quels travaux préparatoires, suis-je dépendant ?

16. Comment supprimer les sources susceptibles de me déranger ?

17. Quelle tâche est plus efficace, celle qui apporte plus à l’entreprise ?

18. Comment éviter les temps morts pour moi ?

19. Quel est le travail pour lequel j’aurai le moins de difficultés, si je ne le faisais pas ?

20. Comment puis-je éviter le stress / Comment puis-je être bien physiquement ?

21. Quelles sont les tâches / travaux les plus appréciés par la hiérarchie ?

22. Comment puis-je atteindre mon but avec un minimum d’engagement ?

23. Quelle est la tâche la plus importante pour mon secteur / travail ?

24. Quel est travail que je fais / que je préfère ?

25. Où est-ce que je me réalise le plus ?

26. Qui fournit cette tâche ?

27. Quelles sont les tâches à traiter obligatoirement tous les jours ?

28. Cette tâche a-t-elle un effet sur l’extérieur ou sur l’intérieur ?

29. Que dois-je faire pour atteindre mon but, ce but ?

30. Quelles sont les conséquences négatives pour moi, si je ne fais pas (encore) cette tâche ?

31. En quoi, je vois ma mission principale ?

32. Quels sont les inconvénients pour mes clients / mon entreprise, si je ne fais pas  … ?

33. Qu’est-ce qui me fait le plus plaisir ?

34. Puis-je déléguer la tâche ?

35. Quelles sont les qualifications/compétences nécessaires pour cette tâche ? Les miennes ?

36. À quelles activités mes supérieurs / mes clients vont-ils mesurer mes qualités ?

37. Quel est le travail qui se fait de lui-même ?

38. Quels sont les inconvénients que j’aurais personnellement, si je ne fais pas  … ?

39. Comment puis-je éviter une situation de stress au quotidien ?

40. La politique de l’entreprise exige-t-elle nécessairement que j’exécute moi-même la tâche ?

41. Est-ce que le collaborateur, qui vient vers moi, a épuisé sa marge de décision ?

42. Que dois-je faire pour mettre mes collaborateurs le plus rapidement possible au travail ?

43. Puis-je éviter ce travail par une meilleure alternative ?

44. Puis-je gagner du temps par ce travail pour moi / mon entreprise ?

45. Ce travail est-il faisable ?

46. Est-ce que la demande (le travail) est liée à des problèmes ?

47. Quels sont les examens / contrôles à effectuer ?

48. Comment contrôler que les résultats escomptés soient présents à l’expiration de la période de travail ou, à défaut, qu’ils soient adaptés en conséquence ?

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Qu’est-ce qu’un objectif concret, smart ?
Idéaux personnels, objectifs, stratégies & mesures définitions et descriptions
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Méthode d’Analyse de situation Comment fixer des priorités
Cinq critères pour savoir ce que l’on veut
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Analyse journalière de mon emploi du temps et de mes activités


Analyse journalière de mon emploi du temps et de mes activités

emploi du temps école de fillesQuand la fin de la journée arrive, vous vous dites peut-être :

  • « Je n’ai rien fait de la journée » ou
  • « J’ai fais plein de choses mais pas ce que je souhaitais, pas ce qui m’aurait fait aller dans le bon sens

Vous avez l’impression d’avoir perdu votre temps et que vous ne vous êtes pas approché un seul instant des choses importantes pour vous, de vos objectifs.

Voici une méthode d’analyse journalière de mon emploi du temps et de mes activités

  • Pour y voir plus clair,
  • Pour analyser ce que vous avez fait dans la journée,
  • Et vous faire prendre conscience que vous avez, sans doute, des aménagements à faire dans votre emploi du temps et que vous devez réviser certaines de vos priorités.

Remplissez le tableau, et ajouter autant de lignes que nécessaire, en suivant les indications suivantes :

Activité

  • Que fais-je réellement ?
  • Tenir à jour régulièrement sans prononcer de jugement de valeur.
  • Nommer l’occasion/l’interlocuteur.
  • Représenter les dérangements par une flèche brisée.
  • Temps que j’organise à mon gré : je décide moi-même ce qu’il faut faire, je téléphone, je visite, j’invite, etc.
  • Emploi du temps imposé : d’autres m’imposent l’emploi de mon temps, me téléphonent, me visitent, m’invitent à des séances

Priorité

  • A = très important et urgent
  • B = important mais pas urgent
  • C = sans importance, moins urgent

NB : est important en ce qui m’aide à réaliser mes objectifs.

Commentaires :

  • L’activité était-elle nécessaire/susceptible d’être déléguée ?
  • Sa réalisation était-elle utile ?
  • Noter les possibilités d’amélioration dans les listes d’idées.

Évaluation du temps pour :

Priorité A :_____ minutes = _____ %

Priorité B :_____ minutes = _____ %

Priorité C :_____ minutes = _____ %

Total :  = ______ minutes = 100 %

 

Activité

Choisie O/N

Imposée O/N

Priorité

Commentaires

Durée

.
.
.
.

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En complément :

Le cercle des règles de la gestion du temps
Le principe d’Eisenhower
De combien de temps est-ce que je dispose ?

Comment faire pour ne pas être dérangé au travail et gagner du temps
Comment je me facilite le travail de routine au moyen de listes de contrôle ou checklistes
40 pièges pour perdre du temps

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Facteurs chronophages ou pourquoi je perds du temps


Facteurs chronophages ou pourquoi je perds du temps

facteurs chronophageSi vous avez l’impression de perdre du temps, de ne pas pouvoir faire tout ce que vous avez à faire, de n’être jamais tenir les délais impartis pour un travail, vous avez peut-être un problème d’organisation dans votre emploi du temps : les facteurs chronophages.

Liste de facteurs qui prennent du temps et n’apportent que des problèmes

Facteurs chronophages

Solutions

Perfectionnisme

Ne pas faire mieux que ce que l’on demande. Ne pas viser à la performance maximale. Quelles sont les exigences de notre donneur d’ordres ?

Tout faire soi-même

Déléguer

Faire beaucoup de choses en même temps

Faire une chose après l’autre. Fixer des priorités

Vouloir tout savoir

Faire confiance à ses collaborateurs. Demander de brefs comptes-rendus. Contrôler les résultats / les coefficients. Les collaborateurs règlent eux-mêmes les détails.

Les collaborateurs et les collègues ne respectent pas les délais

Fixer des échéances et les inscrire dans l’agenda (ceci étant valable pour les deux partenaires). Introduire le principe de l’engagement volontaire. Exhorter constamment les autres à tenir leurs délais. Les respecter soi-même.

Fréquents dérangements par le téléphone

Analyser les messages reçus. Déléguer davantage. Transférer les appels des correspondants vers les collaborateurs compétents. Introduire des périodes de non-interruption. Faites dévier les appels téléphoniques avant les entretiens / séances.

Ajourner les choses désagréables

Liquider d’abord les tâches désagréables ou du moins les accomplir en partie

Travailler sans plans d’action, sans avoir fixé de priorités

Fixer des objectifs pour chaque jour. Faire les choses importantes avant les choses urgentes

Dérangements trop nombreux causés par des visiteurs internes

Un entretien bien préparé vaut mieux que de nombreuses conversations spontanées. Regrouper les entretiens avec les subordonnées / Collègues. Faire intercepter les choses peu importantes par le secrétariat. Une claire formulation des objectifs et des tâches.

Lecture des périodiques professionnels

Utiliser des banques de données. S’abonner à des condensés. Déléguer des responsabilités pour certaines lectures. Échanger des informations sur les principaux sujets. Établir un fichier. Faire classer les périodiques. Lire en voyage

Entretiens / réunions non préparés, sans objectif

Fixer les objectifs de l’entretien. Préparer les documents.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Ne passe pas de temps à la recherche d’un obstacle
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Le principe d’Eisenhower


Le principe d’Eisenhower

Le Président américain Eisenhower devait gérer la crise mondiale et se devait de déléguer ce qu’il ne traitait pas lui-même.

Aucune mauvaise volonté de sa part, seulement un manque de temps.

Le principe décrit ici est issu de sa gestion des priorités et donc de sa gestion du temps.

principe_d_eisenhowerPlus de 600 autres définitions de termes informatiques sur
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Les bonnes questions pour se fixer ses priorités
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Analyse de mes habitudes de travail


Analyse de mes habitudes de travail

habitudes de travailPour vous aider à répondre la question :

Que puis-je modifier positivement dans mes habitudes ?

Voici une grille d’analyse :

Habitudes de travail

L’affirmation correspond à ma situation

Souvent / très souvent

En partie / de temps en temps

Rarement / jamais

1. J’ai tendance à remettre à plus tard des tâches désagréables

2. J’entreprends aussitôt un travail, sans réfléchir aux conditions et aux inconvénients

3. J’assiste à de nombreuses conférences souvent très longues

4. J’accueille volontiers les visiteurs et les collaborateurs, ce qui m’interrompt souvent de mon travail

5. J’interromps souvent mon travail pour effectuer une tâche plus urgente

6. Je n’utilise que rarement ou jamais le matériel technique disponible (dictaphone, téléphone la sélection automatique se, fax)

7. Je n’inscris que les rendez-vous avec des tiers de mon agenda (sans y planifier mon travail et mes délais de livraison)

8. Je suis perfectionniste en tout

9. Je ne commence un travail obligatoire que peu de temps avant le délai de livraison

10. J’ai planifié ma journée à 100 % ; les imprévus sont pour moi une source de stress

11. J’essaye d’effectuer beaucoup de choses à la fois

12. Je ne sais pas dire non lorsque les autres me sollicitent

Total des croix :

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En complément :

Indicateurs d’efficacité
Principes de la planification
Les 4 facteurs influençant les comportements

Psychologie positive, Pensée positive, Parler positif
Friday Wear ou Le vendredi relax
L’idéal pourrait être ainsi défini : Vivez de votre mieux

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Récapitulatif 3 Organisation

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