Poste de travail vacant : Pallier aux causes extérieures


La vacance du poste de travail : Pallier aux causes extérieures

Pallier aux causes extérieures à la vacance d'un poste de travailEn dehors de la maladie, d’un accident et même du décès d’un (e) salarié (e), d’autres causes extérieures peuvent rendre un poste vacant.

Plus précisément, si les premières causes rendre un seul poste vacant, sauf épidémie, les causes extérieures génèrent une interruption d’activité de plusieurs postes de travail, jusqu’à la totalité de l’entreprise.

Il convient alors de préparer un plan de continuité de l’activité.

Sommaire :

La vacance du poste de travail : Les causes
Poste de travail vacant : Les besoins PRÉVISIBLES de transition
Poste de travail vacant : Les besoins de transition des causes IMPRÉVISIBLES
Exemples de mesures de transition en cas de poste vacant
La vacance du poste de travail : Pallier aux causes extérieures

Il s’agit, pour chaque cause potentielle d’interruption, de lister les mesures, dans le détail, de façon à permettre le fonctionnement du poste de travail dans les meilleures conditions, sachant que celles-ci sont, de toute façon, dégradées par rapport au fonctionnement habituel du poste et de l’entreprise.

Exemple en cas de mouvements sociaux

grève, blocus, enlèvement de cadres, prise en otage des locaux, etc. :

  • Déplacer l’activité sur un autre établissement, délocaliser le personnel ou/et les outils de travail
  • Embaucher, à titre provisoire des remplaçants aux personnes indisponibles
  • Etc.

Exemple en cas de panne matérielle

du poste de travail ou qui empêche le bon fonctionnement du poste de travail :

  • Mettre en place une climatisation, un générateur d’électricité, un stock de pièces détachées de remplacement
  • Passer des accords avec des fournisseurs pour des livraisons expresses de matériels ou/et de matières premières

Ne confondez pas Plan de continuité de l’activité ou PCA avec Plan de reprise d’activité ou PRA.

Le premier a pour objectif de faire en sorte que l’activité de l’entreprise continue, malgré une situation dégradée.

Le second a pour objectif de relancer l’activité interrompue de l’entreprise suite à un sinistre.

Dans le premier cas, l’information (papier, informatisée) et les flux physiques (produits, services) continue à être actifs alors que dans le second, il y a interruption, puis reprise des informations perdues et de l’activité perdue d’avant le sinistre et durant le sinistre, jusqu’à reprise complète de l’activité.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Poste de travail vacant : Les mesures de transition


Exemples de mesures de transition en cas de poste vacant

Les transitions en cas de vacance du poste de travailChaque cause d’un poste de travail rendu vacant doit faire l’objet d’une procédure de transition.

Que cette vacance doit prévue ou imprévue, les conséquences sont les mêmes : « the show must go on », l’activité doit continuer.

Sommaire :

La vacance du poste de travail : Les causes
Les besoins PRÉVISIBLES de transition
Les besoins de transition des causes IMPRÉVISIBLES
Exemples de mesures de transition en cas de poste vacant
La vacance du poste de travail : Pallier aux causes extérieures

« Diriger, c’est prévoir ». Cette maxime s’applique particulièrement bien à tous les cas de transition en cas de vacance du poste de travail.

Plus les procédures sont préparées, écrites et diffusées à l’intérieur de l’entreprise, et plus facile sera la transition, même lorsque règlement, lois et convention collectives décrivent les règles à appliquer, celles-ci doivent être définies pour chaque entreprise et autre organisation, collectivité, association, etc.

Le compte-rendu écrit

Quel que soit le niveau hiérarchique du poste vacant ou le degré de technicité du poste, tous les salariés devraient rédiger un compte-rendu écrit.

Pour les postes à faible valeur ajoutée, des fiches préparatoires sont prédéfinies de telle sorte que le salarié ait un minimum de cases à remplir ou/et à cocher. Par exemple, une fiche par action prévue dans la journée ou dans la semaine, selon la criticité du poste.

Pour les postes à forte valeur ajoutée, chaque collaborateur va rapporter à son supérieur hiérarchique, le compte-rendu exhaustif de son activité. Chaque manager va faire de même à son supérieur hiérarchique et ainsi de suite, en ne retenant que les points principaux qui doivent être portés à la connaissance de son chef. Là encore, à défaut d’avoir des formulaires tout près, les rubriques qui doivent faire l’objet d’un point détaillé par le (la) salarié (e), seront prédéfinis, y compris la rubrique « divers » pour pallier à tous les cas de figure, y compris l’imprévu.

La description de poste

La description de poste est du ressort du manager pour ses collaborateurs. En général, cette description est demandée par le service des Ressources Humaines, garant de la cohérence entre les postes et vis-à-vis de la convention collective dont dépend l’entreprise.

Cette description de poste comporte, entre autres, une liste des tâches les plus courantes du poste, les responsabilités associées au poste.

La description du poste permet :

  1. De recruter un (e) remplaçant (e) à titre provisoire ou définitif de la personne qui laisse son poste vacant
  2. De faire connaître en interne, les actions à mener en cas de remplacement total ou partiel par une ou des personnes présentes dans l’entreprise et amenées à remplacer, pour un temps ou définitivement, la personne qui laisse son poste vacant

Les formations du personnel

Le plan de formations continues pour le personnel est un des outils de transition.

Il permet de connaître les besoins de l’entreprise, en matière de formation, de façon, à ce que les salariés (es) puissent assurer une continuité des actions d’une autre personne qui laisserait son poste vacant, peu importe pour quelle raison.

Cela suppose une connaissance des savoir-faire et des connaissances des salariés (es) en place, même si ces connaissances et expériences sont extérieurs à celles nécessaires dans l’exercice du poste actuel du (de la) remplaçant (e). Cette cartographie des compétences s’avère très utile en cas de vacance d’un poste, et aussi en cas de promotion ou de mobilité interne.

En effet, par exemple, un poste vacant peut être occupé par une personne en interne, et un recrutement externe vient combler le vide laissé par la personne mutée au premier poste.

Autres mesures de transition

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Manager : Augmentation, Prime, Promotion, 4 astuces pour dire Non


Comment refuser une demande individuelle d’augmentation de salaire, une prime ou une promotion

dire nonTous les chefs sont confrontés à l’exercice de dire non à une demande d’augmentation individuelle de salaire

En général, elle est seule, il arrive aussi qu’elle s’accompagne d’une demande de promotion ou, même d’une prime.

En tant que manager,

  • que vous soyez cadre, chef d’une équipe,
  • cadre supérieur ou
  • patron,
  • que vous soyez décideur ou
  • que vous devez en référer à votre propre hiérarchie,
  • que ce soit une fois par an, après le bilan de l’année
  • ou individuellement par un (e) collaborateur (trice),

vous êtes confronté à sa sollicitation de la reconnaissance du travail effectué par une demande d’augmentation de salaire, voire d’une demande de promotion ou d’une prime.

Seulement voilà, votre budget ne vous le permet pas.

Votre attitude de manager, tout au long de l’année, conditionne l’impulsion de vos collaborateurs (trices).


Astuce 1 : Des objectifs élevés

Pour éviter de devoir reconnaître un travail bien fait, très bien fait, exceptionnel, mettez la barre des objectifs très haute.

De cette façon, peu de collaborateurs atteindront la limite haute que vous aurez fixée, ce qui entraîne moins de sollicitations et permet de dire non plus facilement sur le critère d’objectifs non atteints

Ce peut être une marge brute minimum à atteindre pour le collaborateur, le service ou l’entreprise entière. Ou/et des économies de temps et donc d’argent.

Avantages :

  • L’une ou l’autre des solutions vous permettra d’utiliser le surplus de trésorerie pour les augmentations éventuelles, que vous auriez néanmoins accordées.
  • Le degré de qualité et un objectif ambitieux génère une activité plus importante du (de la) collaborateur (trice) tout au long de l’année

Inconvénient :

  • A trop tirer sur la corde, elle se casse. Le (la) collaborateur (trice) va chercher ailleurs, si pour le même salaire ou plus, le travail, qui sera plus facile ou plus simple, moins stressant.

Astuce 2 : Des objectifs multiples

Plus vous fixez d’objectifs à chaque collaborateur, et plus vous multipliez les efforts qu’il doit produire pour atteindre chacun d’eux.

Avantage :

  • Qu’un seul ne soit pas atteint vous donne une excuse supplémentaire pour refuser augmentation, prime ou promotion.

Inconvénient :

  • Un trop grand nombre d’objectifs peut décourager le (la) collaborateur (trice) plus enclin (e) à se contenter de son salaire et de son poste plutôt qu’à ne plus savoir où donner de la tête et concentrer ses efforts

Astuce 3 : Des objectifs variés

  • Reprenez les objectifs fixés pour l’année, lors de l’entretien individuel annuel
  • Éliminez de la liste de l’année suivante, les objectifs atteints
  • Remettez les objectifs non atteints, quitte à les augmenter s’ils ont été presque atteints
  • Fixez des objectifs nouveaux, qualitatifs ou quantitatifs

Avantage :

  • Les objectifs qualitatifs induisent une notion d’arbitraire dans l’estimation que vous en ferez. Cela vous donne une marge de manœuvre pour refuser une prime ou une augmentation

Inconvénients :

  • Votre imagination va se tarir car il faut renouveler  et inventer de nouveaux objectifs. A long termes cela se complique chaque année
  • Le (la) collaborateur (trice) « sent » le piège, et reste avec un sentiment d’injustice puisque son appréciation va forcément lui être plus favorable que votre appréciation

Astuce 4 : Des éloges rapprochés

Plus souvent vous félicitez vos collaborateurs, moins l’éloge sera rare. Tous les jours, encouragez-les à faire du bon travail pour qu’ils voient, entendent, sentent que vous appréciez, au quotidien, leur travail.

Avantage :

  • Quand le travail sera au-dessus de la norme que vous vous êtes fixé, exceptionnel, félicitez le (la) collaborateur (trice) fait déjà partie de votre panel d’encouragement. Une prime, une augmentation ou une promotion ne se justifie plus, puisque c’est « normal »
  • L’ambiance au travail sera plus sympathique et les collaborateurs mettront plus facilement du coeur à l’ouvrage

Inconvénient :

  • Sachez aussi réprimander quand le travail est au-dessous de la norme que vous avez fixée. Ce n’est pas parce que vous félicitez votre collaborateur (trice) que celui-ci (celle-ci) doit relâcher ses efforts

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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