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TCO : Les coûts de logiciels dans le Coût total de possession

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Les coûts des logiciels sont intégrés dans le calcul du TCO ou Coût total de possession

coût total de possession ou TCOGénéralement, on ne dispose que de l’usage des logiciels. On parle d’acheter un logiciel, alors qu’en fait on n’en dispose pas les droits, sinon tout le monde pourrait modifier le logiciel et le revendre, ce qui n’est le cas que pour des développements spécifiques internes.

Il y a donc un coût initial et un coût d’évolution et de maintenance. Là encore, ces coûts pour la bureautique se limitent généralement aux coûts de la formation du personnel à l’utilisation de tels logiciels.

Les fournisseurs de logiciels, ERP et logiciels métiers, mettent à disposition du personnel de hotline, rémunérés par des contrats de maintenance des clients, et du personnel de développement des nouvelles versions, soit au travers de contrats séparés ou inclus dans les contrats de maintenance.

En tout état de cause, il s’agit de coûts récurrents connus dès le départ et donc à prendre en compte dans le calcul du TCO.
Les coûts de maintenance à la panne et les coûts de consommables sont variables.

Cependant, si le parc est important, les coûts mensuels sont à peu prêt les mêmes, c’est une loi de statistique.
Si le parc est faible, il peut y avoir des variations d’un mois sur l’autre.

Comme le TCO est calculé avec une échelle minimale au mois, il faut alors regrouper les coûts pour un parc restreint au trimestre ou à l’année, mais on perd de la finesse de calcul.

Ceci explique aussi pourquoi le TCO est l’apanage des entreprises avec un parc important.
Important est un mot sans indication du nombre, car c’est l’activité de l’entreprise qui permet de chiffrer le parc.

S’il s’agit d’une entreprise technologique, on peut comprendre qu’elle va utiliser un parc informatique important.
Il est en de même s’il s’agit d’une entreprise qui imprime beaucoup (catalogue, listes de prix, etc.).

A l’inverse, lorsque l’informatique est rare ou de constitue pas l’activité principale, par exemple un commerce alors le parc est faible et le TCO n’a aucun besoin d’être calculé puisqu’il n’est alors pas un critère significatif du renouvellement.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Le MTBF ou temps moyen entre 2 pannes : second critère de choix après le TCO ou coût total de possession

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Le MTBF ou temps moyen entre 2 pannes influence la décision de changer de matériel

schéma du MTBFLe MTBF est un critère de choix important au même titre que le TCO ou Coût total de possession

Durant la période de location, généralement 3 ans, le TCO d’un matériel acheté ou loué est identique, même si le coût d’une location est généralement plus élevé. Par contre, il est différent au delà de cette période, car un matériel amorti coût moins qu’un matériel loué, du moins comptablement

Selon que le matériel a un MTBF long ou court, il faudra ajouter des coûts de réparation, ou de remplacement, au TCO.
En général, la panne parvient après la période d’amortissement, ce qui impliquerait un TCO plus élevé sur du matériel acheté que du matériel loué

Plus une machine est vieille et plus elle coût chère car elle va être de plus en plus en panne
En général, les entreprises n’hésitent pas trop longtemps pour changer des PC. C’est beaucoup plus difficile pour des imprimantes

En effet, si les imprimantes individuelles sont peu chères, leurs consommables, eux, sont chers
Elles sont aussi sujettes à des pannes répétitives et le coût d’une réparation est souvent plus élevé que celui du remplacement d’une telle imprimante
Elles sont aussi souvent remplacées par des imprimantes de réseau où tout le personnel d’un service ou d’une zone géographique à l’intérieur de l’entreprise, bref tout ceux qui sont à proximité de l’imprimante vont y chercher ses impressions

C’est aussi le cas des copieurs qui servent aussi d’imprimantes de service car disposant de dispositif de connexion au réseau de l’entreprise.
Or, la plupart des copieurs font l’objet d’un contrat de type location – maintenance – consommables où tout est pris en compte et il est ainsi possible de diminuer le stock de consommables qu’il faut avoir en cas de besoin de changer un toner
Les imprimantes, au contraire, nécessitent un stock plus important et celui-ci est perdu en cas de changement d’imprimantes.

Les constructeurs d’imprimantes s’arrangent souvent pour fabriquer des cartouches incompatibles entre les imprimantes de leur catalogue. Business is business.

Selon la taille du parc informatique, serveurs, PC, imprimantes, etc., il faut regarder si les maintenances peuvent avoir lieu en interne et donc il faudra ajouter les coûts de personnel et de leurs emplacements de travail, ou si elles peuvent être effectuées par une société extérieure, à condition d’accepter un délai de réparation, ce qui n’est pas toujours acceptable car le matériel doit, en principe, fonctionner en permanence.
Imaginez une caisse enregistreuse en panne dans un magasin…

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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TCO : Les éléments à prendre en compte pour le calcul

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Le TCO ou coût total de possession est composé de plusieurs éléments

stockage consommables informatiquesIl est donc important de bien connaître l’ensemble des coûts d’un service informatique, en particulier sur ces deux postes : le matériel et le logiciel

Il est tout aussi important de connaître les coûts des consommables : papier, encre, clé USB, écran, clavier, télécommunication, supports de sauvegarde, etc. car ils sont aussi à inclure dans le TCO

Selon les entreprises, d’autres sources de coûts sont intégrées ou non dans le TCO
Par exemple, les coûts de climatisation de la salle informatique sont souvent pris en compte

Par contre, les coûts électriques sont souvent pris dans les frais généraux, idem pour les coûts de stockage des matériels en attente d’installation, en cours d’installation ou en cours de maintenance. Il faut, en effet, de la place pour stocker les cartons qui arrivent avant de les installer sur les postes de travail, et aussi de la place pour stocker les matériels en fin de vie et qu’il faut recycler (les jeter est interdit)

Pour les coûts de stockage, soit ils sont pris dans les frais généraux, soit ils sont calculés au m2 et répartis sur le service informatique en fonction de la surface qu’il occupe pour les raisons évoquées juste ci-dessus

Notion de temps

Soit le matériel est acheté, soit il est loué.

Lorsque le matériel est acheté, il est amorti dans le temps

Lorsqu’il est loué, les clauses du contrat de location, devraient faire apparaître le coût de relocation, en cas de prolongation de la durée de location parce qu’on garde le matériel plus longtemps, ainsi que le coût de recyclage.
A priori, puisque le matériel est loué, c’est au propriétaire de se charger de son recyclage.

Si je prends du matériel en location, je le rends sans m’en préoccuper.
Je dois alors le rendre en bon état, donc engager des frais de réparation, et que je dois vider les mémoires et disques durs des données qu’il contient, aussi pour des questions de sécurité informatique pour éviter des fuites de données (PC, télécopieur, fax, etc.)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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TCO, LCC et MTBF expliqués pour les nuls

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TCO, LCC et MTBF expliqués pour les nuls

assistance_informatique Ça y est, les gros mots sont lâchés. Bon ! Commençons par savoir ce que c’est

TCO = Total Cost of Ownership ou Coût Total de Possession

LCC = Life Cost Cycle ou Coût du Cycle de Vie

MTBF = Mean Time Between Failures ou Temps Moyen Entre deux pannes

–    Euh ! Moi pas comprendre

–   OK ! J’explique :

TCO, LCC et MTBF sont trois indicateurs qui permettent de savoir combien coûte un produit dans le temps. Ils permettent de savoir quand il faut en changer.
Quand on achète un produit, on dépense l’argent pour s’en procurer. C’est le coût initial et le début de vie du produit, pour soi.
Ce coût est différent si le produit est neuf ou d’occasion, bien sûr

–    Là, je comprends. Une voiture par exemple perd de sa valeur avec le temps et je l’achète moins cher quand elle est plus vieille.

–    Très bien ! Mais achèterais-tu une voiture de 15 ans d’âge avec 300 000 kilomètres au compteur ?

–    Sûrement pas ! Les réparations me coûteraient plus cher que la voiture elle-même

–    Ça, c’est la notion de LCC : le coût évolue dans le temps. Tu entretiens bien ta voiture, tu fais réviser régulièrement ta voiture, donc plus tu l’entretiens, plus elle te coûte

–   C’est vrai, Mais, je ne change pas de voiture quand je change mes pneus hiver ou quand mon cendrier est plein

–    Bien sûr ; ces dépenses sont des coûts faibles par rapport à la valeur de ta voiture. Pourtant, plus tu as de pannes avec ta voiture et plus vite tu chercheras à la remplacer. C’est le MTBF, la durée entre deux pannes qui va te faire anticiper le changement de ta voiture

–    Oui. A un moment donné, la réparation coûtera plus que ma voiture

–    De plus, tu ne peux pas t’en débarrasser comme ça : il faudra aussi payer pour l’amener au ferrailleur

–   Ouais ! Mais comment je sais quand il faut changer ?

–    Il faut d’abord répertorier tous les coûts directs et indirects liés à l’achat, à l’utilisation et à la fin de vie du produit.
Ensuite, il faut faire une estimation des coûts au fur et à mesure que le temps passe. Par exemple, la première panne va, vraisemblablement, arriver après une plus ou moins longue période sans panne, si tu as un produit neuf, alors qu’avec un produit d’occasion, elle va se produire plus tôt. Sauf si tu tombes sur une mauvaise série, dont la qualité est insuffisante, et alors la période de garantie est là pour ça, quand une garantie est proposée par ton fournisseur.
Quand tu arrives à un montant que tu estimes trop élevé, en cumulant tous les coûts, tu as calculé le TCO et alors tu changes ton produit

–    C’est pour ça que je paye une voiture plus chère à l’achat. Je veux de la qualité. J’en veux pour mon argent

–   Au fait ! C’est pareil quand tu commercialises un produit

–    Comment ça ?

–    Facile, le calcul est le même, sauf que tu compares ce que te coûte un produit, sa conception, son stockage, ses coûts de publicité et de commercialisation, la part des frais généraux inclus dans son prix de revient, etc., et ce qu’il te rapporte. Moins de personnes l’achètent, ou plus cher il te coûte, et plus vite tu remplaceras ce produit par un autre dans ton offre de vente

–    Alors, TCO, LCC et MTBF, c’est facile à comprendre !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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