Réussir l’animation d’une réunion de travail


Réunion de travail : Une animation réussie

animation de réunionSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Avant la réunion

L’animateur de la réunion est généralement celui ou celle qui organise la réunion. Cependant, il peut s’agit de quelqu’un d’autre mandaté pour cela.

Avant la réunion, il :

  • choisit et invite les participants,
  • fixe l’objectif et l’ordre du jour,
  • indique le lieu, l’heure de début et la durée de la réunion, sachant que l’attention baisse après 50 à 60 minutes,
  • vérifie la logistique et les moyens techniques prévus pour le bon déroulement
  • distribue éventuellement les documents de préparation

L’animation de la réunion

Durant la réunion, le rôle de l’animateur consiste à :

  • rappeler l’objectif et les règles de fonctionnement de la réunion,
  • informer,
  • poser des questions aux participants,
  • faire en sorte que tous les participants s’expriment,
  • éviter les interruptions, par exemple sonnerie de téléphone, bruit extérieur, visite impromptue
  • recueillir les avis des uns et des autres,
  • donner un rythme approprié et dynamique
  • introduit les pauses, lors de réunions longues
  • veiller au respect des horaires et de la durée prévue,
  • rédiger un procès-verbal de la réunion, rôle qui peut être délégué à un participant ou à une assistante si l’animateur participe activement au travail du groupe
  • conclure la réunion

L’animateur est là pour animer la réunion. Encore faut-il qu’il s’y prenne avec doigté selon l’objectif à atteindre.

Il peut être discret, en laissant les participants échanger entre eux, notamment dans des séances de créativité, ou dirigiste, en donnant la parole à chacun, à tour de rôle, et en limitant le temps de parole.

Dans le monde de l’entreprise, l’oisiveté est considérée comme une perte de temps et comme le temps, c’est de l’argent…

Par conséquent, si l’habitude de commencer les réunions à l’heure et de les terminer à l’heure prévue alors les participants prendront l’habitude d’arriver à l’heure et pourront planifier leurs autres tâches à la suite de la réunion.

Qu’un seul participant déroge à cette règle et c’est une autre règle qui s’applique, avec dérangement pour tous.
Il en est de même en cas de dépassement de la durée d’une pause avant la reprise de la réunion.

Si, à la fin d’une réunion, il s’avère que sa durée est insuffisante ou qu’une décision reste encore à prendre, il faut cesser la réunion à l’heure prévue et en planifier une autre avant le départ des participants.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Problèmes fréquemment rencontrés au cours de réunions
Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe
Management, Déléguer : Rectifier, sanctionner, féliciter

Ces phrases qui tuent le dialogue
Je confie les tâches à bon escient
CNV Communication Non Violente : Les 4 étapes de l’OSBD

Autres Organisations :

Récapitulatif 19 Organisation

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Stress : Utilisez votre intuition 1/2


Utilisez votre intuition pour gérer votre stress

Votre intuition est votre amie

suivez votre intuitionNotre esprit est sollicité de tous les bords. Au travail ou à la maison, durant ses loisirs et les transports, notre cerveau est actif en permanence.

L’afflux d’informations et le nombre de tâches à réaliser sont renforcés par une (télé)communication qui ne nous lâche pas. Nous sommes connectés jour et nuit, 365 jours par an.

Même la nuit, nous éprouvons du mal à récupérer, tant notre esprit est (pré-)occupé.

Alors, nous nous organisons. Nous mettons en place une liste de tâches, appelée aussi to-do-list depuis la dominance de l’anglais dans les entreprises, et nous modifions tout le temps notre agenda pour tenir compte de l’avancement de nos tâches et des interruptions.

La concentration devient difficile en raison des sollicitations des autres, ou des interruptions pendant son travail, sans oublier nos manies de se précipiter sur nos mails entrants ou notre téléphone.

Fiez-vous à votre intuition

Combien de stress accumulez-vous ? Combien de retard prenez-vous dans vos actions ? Êtes-vous suffisamment concentré (e) pour les terminer et ne plus y penser ?

Votre intuition ne vous dit-elle pas qu’en continuant ainsi, vous risquez de saturer plus ou moins rapidement et de craquer ?
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Du calme !

Voici les premières recommandations à ériger en règle au quotidien :

1.      Une seule action à la fois et jusqu’au bout

Quel que soit ce que vous commencez à faire, faites uniquement cela

Ne commencez aucune autre tâche avant d’en avoir terminé avec celle-là.

2.      Agissez en toute conscience

Quand vous commencez une tâche, donnez-lui un nom ou/et une description.

Prendre conscience que vous exécutez une tâche permet de se concentrer sur elle, que ce soit une tâche routinière ou une nouvelle.

3.      Soufflez entre deux tâches

Une brève pause est nécessaire entre deux actions.

Cette pause vous permet de sortir la précédente de votre esprit, de reprendre votre souffle physiquement ou/et intellectuellement, avant de passer à la suivante.

Fermez les yeux quelques secondes ou buvez une seule gorgée vous permet de choisir la prochaine action à mener.

4.      Écoutez les autres

Chefs, collaborateurs, collègues, clients, fournisseurs, partenaires, sont tous des briseurs de concentration. Comme il est impossible ou inconvenant de les éloigner sans les écoutez, écoutez-les avec attention.

Sans cette attention, votre esprit sera occupé à se demander ce que l’importun voulait alors que vous auriez pu vous en débarrasser immédiatement, en écoutant vraiment.

Si l’interruption nécessite une action de votre part alors laissez votre intuition décider de quand vous allez vous y consacrer : tout de suite car il y a urgence, quitte à devoir reprendre plus tard la tâche en cours au moment du dérangement, ou plus tard, parmi toutes les autres tâches qui vous attendent.

Les autres recommandations sont dans l’article : Stress : Utilisez votre intuition 2/2

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :

En complément :

Tests de réaction au stress et aux tensions
Stress technologique : comment le maîtriser
Burn out : Les symptômes pour le repérer

A quoi sert un planning
7 règles pour rester concentré sur son travail
Principes de la planification

Autres Bien-être et Organisation :

Récapitulatif 15 Bien-être
Récapitulatif 15 Organisation

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La première mission du dirigeant : Planifier


La première mission du dirigeant : Planifiercycle DPCA

Sommaire :

Les 4 missions du dirigeant

La deuxième mission du dirigeant : Structurer
La troisième mission du dirigeant : Coordonner, entraîner
La quatrième mission du dirigeant : Pilotes, diriger

La première mission est de planifier l’activité de son entreprise.

  • Définir ses politiques
     
  • Définir ses stratégies
     
  • Planifier et budgétiser ses plans tactiques
     
  • Planifier et budgétiser ses plans opérationnels
     
  • Prendre des décisions
     
  • Déléguer à bon escient
     
  • S’adapter à son environnement, d’une manière permanente
     
  • Évoluer, innover, prendre en compte la veille technologique

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Quelques Règles pour bien planifier ses actions dans le temps
Principes de la planification
Les étapes pour établir le planning de ce jour efficacement

Productivité : Ignorez les  » mange temps « 
A quoi sert un planning
40 pièges pour perdre du temps

Autres Management et Organisation :

Récapitulatif 5 Management
Récapitulatif 2 Organisation

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Les 4 missions du dirigeant


Les 4 missions du dirigeantquatre_missions

  1. Planifier, c’est-à-dire Maîtriser l’environnement
  2. Structurer, c’est-à-dire Organiser l’entreprise
  3. Coordonner, entraîner, c’est-à-dire Entraîner les hommes
  4. Piloter, diriger, c’est-à-dire Obtenir des résultats

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en avoir plus :


En complément :

Les rôles du manager Que fait un manager
Stratégies à l’usage d’un dirigeant d’entreprise
Pour être un manager performant

Comment est-on un mauvais manager
Axe des compétences de l’entreprise ou Outils de management du dirigeant d’entreprise
Devise 040 : Elle peut caresser tes lobes, jamais ton latinum

Autres Management :

Récapitulatif 1-1 Management
Récapitulatif 1-2 Management
Récapitulatif 4 Management

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Principes de la planification


Principes de la planification :

clap mise en oeuvre de la planification

  1. Définir les résultats, pas les tâches
  2. Principe du calcul du Retour
  3. Principe du quart d’heure
     
  4. Coordination avec les autres
  5. Définir des plages de temps intermédiaires tampon
  6. L’heure silencieuse
     
  7. Définir les contrôles à l’avance
  8. Planifier les délégations
  9. Planifier la planification

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :
Les étapes pour établir le planning de ce jour efficacement
A quoi sert un planning
Découpage du temps de travail

Quelques Règles pour bien planifier ses actions dans le temps
Productivité : Ignorez les « mange temps »
40 pièges pour perdre du temps

Autres Organisation :

Récapitulatif 2 Organisation
Récapitulatif 3 Organisation

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Les rôles du manager Que fait un manager


Quels sont les rôles du manager

les rôles du managerQu’on l’appelle manager, chef, patron, boss, il faut reconnaître qu’il a sa place dans une structure hiérarchique.

Souvent critiqué par ses subordonnés, il assume pourtant des rôles indispensables au bon fonctionnement d’une organisation.

Regardons cela de plus près.

Surveillance et contrôles nécessaires

Identification des problèmes

  • Prévu,
  • Réalisé,
  • Écarts

Découper et classer par :

  • Urgence,
  • Importance,
  • Étendue

Description de l’écart

  • Quoi ?
  • Où ?
  • Quand ?
  • Ampleur ?
  • Particularités

Analyse des problèmes

  • Détermination des causes possibles
  • Changements dans une spécificité + une particularité

Actions nécessaires

  • Examen de la cause la plus probable
  • Explications du réalisé et du non réalisé
  • Suppositions, Preuves

Analyse de décisions

  • Développement de mesures alternatives
  • Regroupement des objectifs, ce qui doit être, les limites, les souhaits et la pondération
  • Définir les objectifs sur la base de résultats recherchés et des moyens utilisés

Planification et perspectives financières

  • Estimation des inconvénients : limitation de ces menaces à un minimum
  • Comparaison et sélection, de ce qui doit être, de ce qui est souhaité, de ce qui est possible

Analyse des problèmes potentiels

  • Anticiper les problèmes potentiels
  • Ce qui devrait être, ce qui pourrait être + écarts potentiels
  • Prise de décision

Mesures

  • Perspectives des causes possibles : estimation de leur probabilité
  • Découper et classer par :
    • Probabilité,
    • Portée,
    • Facteurs imprévisibles

Direction et contrôle

  • Classement des éventuelles mesures pour des conséquences du problème réduites au minimum
  • Prendre des mesures de prévention :
    • Élimination des causes
    • Contrôle,
    • Déclenchement de mesures éventuelles
    • Comparaison de l’avancement avec la planification

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Définition des critères d’exigence dans le domaine du Comportement de manager
Ce que doit faire un responsable hiérarchique, tâches du manager
Pour être un manager performant

Comment est-on un mauvais manager
Déléguer ET contrôler, sinon gare aux conséquences !
Management : À savoir pour manager la génération Y

Autres Management :

Récapitulatif 2 Management

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