Management de projet : 5 causes de l’échec


Management de projet : 5 causes de l’échec

la chance comme styme de management Une étude menée par Standish Group aux États-Unis indique que seulement 16% des projets se terminent dans les budgets et délais initiaux, et seulement 9% dans les grandes entreprises.

Fort de ce constat, il faut reconnaître que les dépassements, de budget ou de délais, sont tellement courants que les prévisions et les estimations de coûts sont systématiquement faussées malgré les 10 à 20% de « réserve pour dépassement » que le responsable interne ou l’entreprise extérieure ajoute, « à toutes fins utiles ».

L’échec d’un projet se traduit par les dépassements et aussi par un arrêt du projet, ce qui représente une perte sèche pour l’entreprise et pire un retour en arrière, lorsque c’est encore possible.

Les causes de l’échec

Les causes de l’échec sont multiples. Elles sont présentes tout au long du projet, à commencer par la définition du projet, de la description de la situation en cours à la situation prévue, en passant par toutes les étapes d’un projet. Le choix des participants au projet est du ressort du management. Plus le projet est important pour l’entreprise et plus haut remontent la responsabilité.

Des exemples :

  • La mise en place d’un nouveau serveur informatique est du ressort du responsable technique du service informatique, voire du responsable informatique.
  • La mise en place d’un système de surveillance d’un bâtiment est du ressort du responsable de l’établissement.
  • L’achat d’une entreprise qui va devenir filiale est du ressort du comité directeur, voire du patron lui-même.

Parmi toutes les causes possibles, en voici 5 qui nous paraissent intéressantes à analyser ;

1. La peur du changement

C’est LE classique. Le motif le plus courant est la peur du changement. C’est une illustration de la peur de l’inconnu, du futur, de devoir changer ses habitudes, de ne pas être à la hauteur. C’est la crainte de la perte de son pouvoir, de son image ou que l’on découvre son incompétence bien cachée jusque là.

2. La rivalité

Dès qu’un nouveau projet est évoqué, la rivalité entre personnes devient plus apparente. Les conflits augmentent avec les enjeux du projet, politiques, personnels, financiers.

La rivalité commence à l’intérieur de l’organisation, et se poursuit entre les acteurs internes et externes à la société, et même entre fournisseurs concurrents.

Toutes ces questions de personnes, entre compétences et égos, conduisent à des pertes de temps, d’argent, de ressources matérielles et humaines, donc à l’échec du projet.

3. Le résultat

La difficulté pour le décideur consiste à s’imaginer le résultat auquel il veut parvenir, puis à choisir la personne qui mènera le projet jusqu’à son terme et dans le budget prévu, – cette personne peut être elle-même -enfin, la description du chemin par lequel il faut passer pour parvenir au résultat attendu. Le projet est composé de plusieurs tâches : Les unes se succèdent alors que d’autres peuvent être exécutées par des acteurs différents, en parallèle, c’est-à-dire en même temps.

Selon l’ampleur du projet, des jalons avec dates précises et résultats intermédiaires précis, sont fixés ou sont complètement absents. Le manque de jalons ou points de situation intermédiaires, le manque de contrôle et de rapports du chef du projet au décideur conduisent immanquablement à l’échec.

4. Les mesures

Pour anticiper et réagir aux aléas d’un projet, plusieurs indicateurs sont nécessaires. Quel que soit le degré d’importance du projet, il faut être capable de mesurer son avancement et sa réussite, tout au long du projet et pas seulement en constatant le résultat final ou intermédiaire obtenu. Cependant, que les mesures soient définies, dans les tableaux de bord, en jours/homme, en rapport dépenses/économies ou gain, ces chiffres sont souvent inutilisables ou/et incompréhensibles pour le décideur. Même un chef de projet professionnel est amené à « sentir » l’avancement de son projet, malgré toute la rigueur et l’organisation mises en place. Il reste que nombre d’actions nécessaires pour mener une tâche à bien sont improvisés. Donc, dérapage et échec à la clé.

5. Les outils de pilotage

Plus une entreprise est grande ou plus le nombre de projet est important pour l’organisation et plus la présence d’outils de pilotage de projets est nécessaire et même indispensable.

Le nombre de tâches et les enchaînements entre elles devient croissant au point de devoir se procurer des outils qui vont indiquer à chaque collaborateur impliqué dans les projets, la liste des tâches à accomplir à chaque journée planifiée, avec quels moyens techniques ou en coordination avec d’autres personnes, en interne ou externes à l’entreprise.

Plus le pilotage est informatisé et plus le chef de projet se base sur ses outils et moins sur les relations humaines, pourtant indispensables. L’encouragement ou la réprimande font partie des éléments de motivation du responsable du projet vis-à-vis de ses collaborateurs. Passer à côté de cela et c’est l’échec assuré.

Des règles de bon sens

  • Sortir la tête du guidon est un bon moyen de faire le point « vu d’en haut » (certains disent « vu d’avion »)
  • Se faire accompagner par une personne extérieure au projet, comme un organisateur ou un responsable qualité ou encore un coach, permet de poser le crayon et de se demander si et comment les méthodes employées vont conduire au succès du projet.
  • Définir des jalons est bien ; définir les « délivrables » est mieux. Il s’agit de résultats intermédiaires documentés. La documentation doit être terminée, sans remise en question par des jalons précédents. Si ce n’est pas le cas ou si la qualité est insuffisante, alors il faut corriger, refaire ou abandonner, avant d’aller plus loin vers l’échec.
  • Savoir de quoi on parle et choisir les indicateurs de pilotage compréhensibles par tout et utiles pour prendre des décisions. Là encore, le bon sens doit permettre de s’y retrouver suffisamment facilement pour comprendre, juger et décider de la suite à donner, attribuer des félicitations, des encouragements ou des reproches.
  • Former le personnel aux outils, notamment le responsable au pilotage de son ou ses projets, permet de gagner du temps et de monter d’un ou plusieurs degrés la qualité du management et les chances de succès du projet.
  • Penser que l’échec d’un projet est une exception et non la règle malgré tous les risques que le projet contient par sa nature.

C’est avec des principes de bon sens que la rivalité entre personnes sera amoindrie et les conflits entre personnes réduits.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en avoir plus :


En complément :

Un cahier des charges pour éviter des conflits entre client et fournisseur
Que se passerait-il si le projet n’avait pas lieu ?
Le TCO ne suffit pas pour changer de logiciel en entreprise

Évolution du besoin en cours de projet
Analyse de dysfonctionnements et réduction de coûts cachés en 10 étapes
A savoir sur la gestion des ressources pour un chef de projet

Autres Management :

Récapitulatif 14 Management

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Rôle des acteurs majeurs dans un projet


Rôle des acteurs majeurs dans un projet

Désigner, nommer une ressource dans un projet, c’est désigner les personnes qui vont travailler dans le projet, c’est-à-dire exécuter les tâches à réaliser pour mener le projet à bien.

La nomination des ressources est une des premières tâches du chef de projet.

Lorsque le projet est important, pour la stratégie de l’entreprise, la Direction créé un Comité de Pilotage.

Le Comité de Pilotage,

composé généralement de la Direction Générale ou/et du PDG, et des Responsables fonctionnels concernés, en plus du Chef de Projet

  • définie les limites du projet, c’est-à-dire les objectifs du projet,
  • fixe un budget,
  • nomme le Chef de projet

A son tour, le Chef de projet,

  • découpe le projet en tâches, plus ou moins élémentaires selon l’ampleur du projet
  • désigne les ressources matérielles et humaines, nécessaires pour l’exécution des tâches
  • estime et calcule la durée des tâches et fixe les points de contrôle et la date de fin du projet

NB : La date de fin du projet peut être l’un des objectifs fixés par le Comité de Pilotage ou Comité de Projet, en anglais Steering Comitee, à moins que des événements extérieurs imposent la date de fin, par exemple, la date de début d’une nouvelle réglementation ou d’une loi.

Souvent, la notion de projet démarre avec la maîtrise d’œuvre.

A partir d’un cahier des charges, le Chef de projet démarre le projet.

Néanmoins, pour les projets importants, la maîtrise d’ouvrage fait souvent partie du projet. C’est la partie en amont du projet ou au début du projet qui permet de définir le besoin et de rédiger le cahier des charges. La maîtrise d’ouvrage est assimilée au donneur d’ordres.

A partir d’une seule analyse de besoins, plusieurs projets peuvent être définis et mis en œuvre, l’un après l’autre ou en parallèle.

Philippe Garin, plus de 20 ans manager en entreprise

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Voir aussi :

Plan compte rendu Comité de projet
Organisation de la Gestion de Projet
Composition d’une équipe de projet : juniors et seniors
A savoir sur la gestion des ressources pour un chef de projet

Autres Informatique :

Récapitulatif 5 Informatique
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Modes de pilotage en entreprise


Différents modes de pilotage existent dans l’entreprise

Les domaines de responsabilité d’un cadre sont l’ordre du :

  1. Pilotage autonome
    • Indicateurs à vocation locale dans la zone de responsabilité : Service, atelier
  2. Pilotage concerté
    • Indicateurs à vocation globale dans la zone de responsabilité : L’entreprise, responsable de l’environnement de l’Unité
  3. Pilotage par le niveau hiérarchique supérieur

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Voir aussi :

Tableaux de Bord Questions à se poser pour construire son tableau de bord de pilotage stratégique
Piloter, c’est …
A quoi sert un tableau de bord d’entreprise

Autres Management :

Récapitulatif 1-1 Management
Récapitulatif 1-2 Management

Piloter, c’est …


Piloter c’est

  Utiliser  

  et    

  Perfectionner  

     
  Des Outils individuels et collectifs dans l’entreprise  
 

   pour  

  Agir dans la mise en œuvre des objectifs stratégiques  
 
– Tableau de Bord maniable
– Réflexes de Gestion du Temps
– Organiser des rouages structurés d’exploitation de l’information  
– Élaborer et réaliser le Plan d’Actions prioritaires
– Améliorer l’efficience du fonctionnement :  
– Processus de prise de décision
– Réduction de dysfonctionnements

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Voir aussi :

Modes de pilotage en entreprise
Élaboration du tableau de bord
Les 4 missions du dirigeant
Les pratiques dans la gestion des ressources humaines

Autres Management :

Récapitulatif 5 Management

10 domaines d’analyse et d’activités stratégiques internes dans une entreprise


10 domaines d’analyse et d’activités stratégiques internes dans une entreprise

Une bonne organisation dans une entreprise apporte de la plus-value et permet de réduire les coûts cachés induits par des dysfonctionnements.

L’analyse des flux internes est à compléter par d’autres analyses et activités stratégiques internes dans une entreprise, dont voici une liste non exhaustive :

  1. Adéquation compétences / emplois
  2. Formation – Action
  3. Information et communication internes
  4. Contrepartie de la contribution
  5. Style de management
     
  6. Organisation et conditions de travail
  7. Méthodes de travail
  8. Coopération intra et inter – services
  9. Adéquations emplois / équipements
  10. Conception et mise en œuvre des produits

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Voir aussi :

Piloter, c’est …
Modes de pilotage en entreprise
Stratégies à l’usage d’un dirigeant d’entreprise

L’analyse de décision orientée objectifs (ADOO)
Comment favoriser le renouvellement et le dynamisme des organisations
Actions d’amélioration au sein d’une entreprise

Autres Management :

Récapitulatif 5 Management

Suivi de hotline ou de projet


Suivi de hotline ou de projet

Pour suivre les activités de type hotline,  ou de projet, rien ne vaut une bonne fiche de renseignement, en deux parties.

La première contient les informations relatives à la demande :

  • Numéro de la demande : clé primaire, composée généralement d’un code, permettant d’identifier immédiatement le type de demande (problème, question, projet, etc.) et d’un numéro issu d’un compteur qui augmente de un à chaque nouvelle fiche
  • Date et heure de la demande : généralement renseignée automatiquement à la saisie de la fiche ou manuelle, selon le besoin
  • Identification du demandeur : généralement, le nom du demandeur, voire s’il faut ajouter son prénom en cas d’homonymie, en toutes lettres ou en abrégé selon les coutumes de l’entreprise, ou un code d’identification, comme le profil utilisateur ou le matricule de la personne. Le demandeur est principalement un membre du personnel, même si l’origine de la demande provient de l’extérieur
  • Service ou site : identification par un code ou un nom, pour un positionnement géographique du demandeur ou de l’objet de la demande
  • Thème et sous-thème, projet et phase ou domaine ou sous-domaine : selon la pertinence et les habitudes de l’entreprise, ces deux notions permettent de classifier la demande
  • Autres critères de tri et de sélection : à fixer au départ, de préférence à choisir parmi des valeurs prédéfinies dans une ou des tables
  • Titre descriptif de la demande : quelques mots clés pouvant identifier rapidement la demande
  • Description détaillée : texte saisi descriptif de la demande, comprenant toutes les informations nécessaires à la compréhension de la demande
  • Documents joints : lien ou fichier, joints à la demande permettant son illustration

La deuxième contient les informations relatives au traitement de la demande :

  • Intervenant : généralement, le nom de la personne qui prend en charge la demande, avec la même syntaxe au l’identification du demandeur
  • Date et heure du début de la prise en charge : généralement renseignée automatiquement à la première lecture de la fiche
  • Statut d’avancement : codification, généralement issue d’une table de valeurs, à renseigner manuellement ou automatisée si un workflow est associé au traitement de la demande, et qui permet de connaître l’état d’avancement de la réponse
  • Titre descriptif de la réponse : mots clés permettant de comprendre la réponse très rapidement, de préférence en utilisant un vocabulaire commun à tous les intervenants
  • Description détaillée de la réponse : totale ou partielle, ou qui complète un début de réponse déjà enregistrée, avec le maximum de détail et rédigé par l’intervenant
  • Durée de l’intervention : l’échelle de temps est variable selon les sociétés : minutes, quart d’heure, heure, quart ou demi-journée, journée. Une fois fait les durées de toutes les interventions utilisent la même échelle. Il s’agit du temps de travail effectif (charge)
  • Réponse au demandeur : texte rédigé à l’attention du demandeur pour le questionner sur des compléments d’informations qu’il doit fournir, ou pour l’informer de la réponse avec un vocabulaire compréhensible par lui

Cette deuxième partie se répète autant de fois que nécessaire jusqu’à une réponse définitive à la demande. La date et l’heure de fin correspondent à celle de la dernière réponse au demandeur. La charge totale est l’accumulation des durées. Le statut est « clos » et la fiche est versée dans une base de données du savoir et peut servir d’informations pour traiter d’autres demandes.

Toute une gestion de ces fiches est à prévoir, tant pour améliorer son informatisation, que pour en tirer des enseignements et établir des tableaux de bord du pilotage de la cellule support ou de projet.

Philippe Garin, plus de 20 ans manager en entreprise

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Voir aussi :

Plan d’un rapport d’audit en entreprise
Contraintes Priorités et rapports dans la gestion de projets
Plan compte rendu Comité de projet

L’observation est un travail des cinq sens
Définition du tableau de bord
TCO : Les éléments à prendre en compte pour le calcul

Autres Informatique :

Récapitulatif 3 Informatique

Limites et réalités du partenariat pour un développement informatique spécifique


Limites et réalités du partenariat pour un développement informatique spécifique

Partenariat d’entreprises

partenariat poignées de main

  1. Partenariat : c’est un état d’esprit. Chacun s’engage à faire aboutir un projet pour un bénéfice commun. C’est un contrat d’exigence totale fixant les règles du jeu, la structure de dialogue, le mode de règlement des conflits
  2. Le partenariat suppose l’adhésion du fournisseur aux objectifs de l’entreprise et de ses utilisateurs
  3. Il implique un climat de confiance à long terme, fondé sur les hommes et dépassant le cadre de la relation contractuelle conventionnelle
  4. Le partenariat, c’est une relation contractuelle difficile car :
    1. Les techniques évoluent
    2. Les relations entre maître d’œuvre, maître d’ouvrage et utilisateurs sont complexes
    3. Les besoins évoluent et leur définition claire et précise n’est pas aisée
  5. Dans le partenariat, l’entente des gens qui réalisent est importante :
    1. Du côté du maître d’ouvrage : chef de projet, analystes et utilisateurs
    2. Du côté du maître d’œuvre : chef de projet, développeurs et formateurs
  6. Le partenariat suppose une évolution du dialogue entre les techniciens, le maître de l’ouvrage et les utilisateurs futurs
  7. Le partenariat suppose une structure de collaboration adéquate entre client et fournisseur, structure qui est fonction de la taille de l’entreprise et de la complexité du système à développer. Il suppose ensuite une méthode commune de travail
  8. Le partenariat implique une forte mobilisation des hommes sur des projets importants et longs ; cela suppose, de la part des deux partenaires, la reconnaissance mutuelle des compétences humaines
  9. Le partenariat implique de solides compétences de part et d’autre. Si le personnel détaché par le fournisseur n’est pas d’excellente qualité, le client s’interrogera sur le bien-fondé de l’association et vice versa. Plus l’on est exigeant réciproquement, plus les équipes s’estiment mutuellement et mieux elles travaillent ensemble.
  10. La relation de partenariat peut se prolonger au-delà de la réalisation de l’ouvrage, par la mise en place, par exemple, d’une solution de démonstration à disposition du maître d’œuvre ou par la mise en place d’un centre de démonstration
  11. La responsabilité du partenariat est partagée par toutes les parties prenantes du contrat

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Finalité du partenariat

  1. La finalité du partenariat, c’est de résoudre des projets qui durent un certain nombre d’années, qui nécessitent une pérennité de responsabilité et qui supposent une imbrication des équipes de réalisation du client et de la société de services. Il sera prudent de définir les responsabilités pour chaque phase de la conception réalisation de l’ouvrage
  2. La finalité du partenariat, c’est de faire en sorte que fournisseur et client se rapprochent pour maîtriser les coûts, les spécifications, les délais et la qualité de l’ouvrage
  3. Le partenariat, c’est une recherche de bénéfices croisés. Il faut savoir pourquoi chaque partie a envie d’être partenaire de l’autre :
    1. Le client n’a pas la compétence nécessaire ; il veut faire développer une solution spécifique
    2. Le client cherche à obtenir le meilleur rapport qualité/prix
    3. Le client souhaite bénéficier d’un service prioritaire en cas de problèmes
    4. Le fournisseur veut acquérir une compétence approfondie d’un secteur particulier en vue de prospecter de nouvelles couches d’utilisateurs
    5. Le fournisseur souhaite ajouter une référence de poids à son palmarès le fournisseur souhaite disposer d’un lieu de démonstration

Difficultés du partenariat – Conditions de réussite

  1. Pilotage précis du projet au niveau des activités, des délais, des coûts et des résultats. Le premier coût du partenariat, c’est le coût du système de contrôle et de pilotage du projet à mettre en place par les deux parties
  2. Durée des projets, mobilité des hommes et rareté des compétences. Le partenariat se caractérise par un engagement très fort d’homme à homme ; si les interlocuteurs changent en cours de réalisation de l’ouvrage l’esprit du partenariat peut être perçu différemment et il peut en résulter des difficultés
  3. Les zones de risques doivent être identifiées ensemble, au début du partenariat et elles sont à partager contractuellement. Ce point doit être relié à l’importance de la méthode de travail commune et de l’organisation mise en place de manière à maîtriser l’évolution du projet : spécifications, délais, prix, qualité
  4. Contrôle des coûts : le coût objectif est inscrit dans le contrat. Tout dépassement est à discuter soit avec la structure de pilotage, soit avec la direction de l’entreprise Certaines phases du partenariat peuvent être traitées au forfait ou en maintenance ; l‘important, c’est que les engagements soient clairement pris au départ
  5. Le temps passé sur le projet par les partenaires est deux à trois fois supérieur à celui d’une relation classique « vendeur – acheteur » mais la qualité finale de l’objet, le « retour sur investissements » sera bien supérieur

Définition du début, respectivement de la fin du partenariat

  1. Virtuellement, l’esprit de partenariat se manifeste déjà lors des premiers contacts ; il se caractérise essentiellement par la capacité d’écoute du vendeur et par son aptitude à s’identifier aux problèmes de son interlocuteur. Formellement, le partenariat débute lors de la signature des contrats et le texte de ces derniers reflètera l’esprit qui les anime
  2. Juridiquement parlant, le partenariat se termine à la fin de la réalisation, ou à la fin de la période de garantie. Cependant, l’esprit du partenariat qui a animé une « équipe gagnante » demeure en général après la fin juridique du contrat, les relations d’homme à homme ayant pris le pas sur la technique et sur les clauses contractuelles

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

A vérifier et à savoir sur les contrats informatiques
Un Cahier des charges pour éviter des conflits entre client et fournisseur
Responsabilité de l’entreprise pour ses sous-traitants

La compatibilité en informatique, c’est quoi ?
Démission d’un salarié = fuite d’informations : Comment s’en prémunir
Devise 027 : Il n’y a rien de plus dangereux qu’un homme d’affaires honnête

Autres Informatique :

Récapitulatif 3 Informatique

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