Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet


Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet

compas de Léonard de Vinci

Compas de Léaonard de Vinci

Les écarts dans un projet sont caractérisées clairement par :

  • Des retards dans le planning et / ou
  • Des dépassements de coûts et / ou
  • Des retraits ou ajouts dans le système

Les écarts suivants sont le plus souvent constatés :

  • a) La charge de travail a été mal (trop basse) estimée
  • b) Le personnel, y compris du côté des spécialistes du domaine concerné, n’était pas autant disponible que ce qui était envisagé
  • c) La qualité visée dans le développement du logiciel n’a pas été atteinte

Les mesures suivantes peuvent être prises :

Pour a), quand la charge de travail a été mal estimée

Le chef de projet / l’équipe de projet devrait reconnaître des erreurs dans l’estimation. Les causes des erreurs doivent d’abord être analysées. Avant une nouvelle estimation est de règle que les causes de l’insuffisance des progrès du projet soient incorporées dans la mesure du possible (par exemple, le mauvais niveau de formation de certains salariés, des sous-activités).

Pour b), quand le personnel n’était pas suffisamment disponible

Les mesures suivantes peuvent être, tout ou partie, prises :

=> Conséquences : augmentation du budget, augmentation de la durée par l’apprentissage du sujet par les nouveaux collaborateurs et les besoins de communication au cœur d’une équipe agrandie.
Plus cette mesure est prise tard dans le déroulement du projet, plus il est incertain, sous certaines conditions, que ces mesures apportent des avantages supplémentaires sans charge

  • Aller jusqu’à 100% du temps de collaborateurs qui n’étaient pas entièrement dédié au projet

=> Conséquences : augmentation du budget

  • Faire faire des heures supplémentaires aux collaborateurs prêts à les faire

=> Conséquences : augmentation du budget, mesure possible à titre temporaire seulement

  • Repousser la date limite, c’est-à-dire la livraison du système

=> Conséquences : augmentation du budget, le bénéfice du projet arrive plus tard, (impact sur le comparatif entre coûts et bénéfices du projet attendus), ceci pose problème en cas de date limite fixe, par exemple, en début d’exercice

  • Réduire la solution, c’est-à-dire renoncer à certains résultats ou repousser leur réalisation à une date ultérieure

=> Conséquences : une partie des avantages attendus par le projet ne s’applique pas (ou le sera plus tard), ce qui désavantage les utilisateurs dans le domaine concerné

Pour c), quand la qualité n’a pas été atteinte

Le critère de la qualité sont les livrables des résultats de phases

Des manques vont se faire dans la documentation utilisateur, qui n’est plus rédigée dans les premières phases du développement de système et, le cas échéant, dans les phases ultérieures du projet. Il ne faut cependant pas perdre de vue que chaque fois qu’il y a un travail supplémentaire – n’était pas encore prévu – il y a une charge supplémentaire.

Des lacunes dans les exécutables, dans la documentation ou un mauvais Guide de l’utilisateur et une insuffisance dans la formation (documents de formation) ont un impact très négatif sur l’acceptation du système.

Ensuite, il doit encore être dit que l’alternative la plus dangereuse lors de l’apparition d’écart est de ne rien faire avec l’espoir que le temps perdu serait rattrapé dans les phases suivantes ou dans les autres modules du projet.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Prendre des mesures, les cinq types de mesures
Organisation de la Gestion de Projet
Suivi de hotline ou de projet

Du découpage d’un projet en tâches
Contraintes Priorités et rapports dans la gestion de projets
Règles et axiomes d’un chef de projet

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L’écoute active, ça s’apprend


L’écoute active, ça s’apprend

Cicéron dénonce CatilinaL’écoute active est avant tout une prise de conscience du dialogue en cours. Le message complet comprend la partie verbale et non verbale. Encore faut-il savoir s’en rendre compte et réagir en conséquence.

C’est pourquoi l’écoute active passe par différentes phases ou étapes

Les Phases de l’écoute active

Phase 1  Percevoir Ecouter le message
Phase 2  Associer Interpréter le message
Phase 3  Evaluer Jauger le message
Phase 4  Répondre Réagir au message

Les Étapes de l’écoute active

  1. Écoutez avec un esprit positif – peu importe si le sujet est ardu
  2. Écoutez patiemment. Ne commencez pas à répondre
  3. Affichez votre attention, concentration et intérêt
     
  4. Traitez les tous de la même façon – donner une chance à chacun
  5. Ne tirez pas de conclusions hâtives
  6. Saisissez l’essentiel – Ne vous perdez pas dans les détails !
     
  7. N’évitez pas les questions complexes. Partagez votre écoute en différentes parties
  8. Des mots-clé-sont suffisants pour prendre des notes. Personnalisez vos notes en fonction de celui qui parle
  9. Donnez votre avis sur le contenu, pas sur la présentation
     
  10. Profitez de la rapidité de vos pensées : évaluez et ordonnez votre écoute. Faites-vous ensuite votre avis !
  11. Ne vous bloquez pas sur un premier avis
  12. Réfléchissez, résumez d’abord dans votre esprit – jugez objectivement
     
  13. Réagissez avec une rétroaction positive. Posez plus de questions que n’exprimez votre point de vue
  14. Écoutez activement est aussi un bon exercice pour ceux qui veulent avoir leur mot à dire
  15. Écoutez – écoutez – Cesser d’interrompre !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

L’écoute active dans http://www.boosteremploi.com
Congruent Définition Communication verbale et non verbale
La communication non verbale : le message total

Les trois savoir-faire de la communication selon la PNL
Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe
Les rôles dans la communication ou sachez pourquoi vous communiquez mal

Autres Communication :

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Règles pour un manager pour des phases difficiles de communication


Règles pour un manager pour des phases difficiles de communication

la Terre vue du ciel par des aliensCertains managers considèrent être tellement au-dessus de leurs collaborateurs ou que les collaborateurs n’ont pas à savoir ce qui se passe.
Ils ont raison pour les informations que votre hiérarchie vous demande de conserver pour eux.

Cependant, si votre hiérarchie est informée de ce qui se passe dans votre service par l’intermédiaire directe de vos collaborateurs, souvent à votre insu, ou si vos collaborateurs sont informés avant vous d’une information importante, vous êtes en position défavorable vis-à-vis de votre hiérarchie, sans parler de vos collaborateurs.

C‘est pourquoi, il est indispensable d’être à l’écoute des flux d’informations qui circulent dans votre environnement et d’être ouvert à la communication participative.

La seule restriction est que la communication est chronophage. Il faut donc trouver un équilibre.

Néanmoins, le temps, que vous investissez dans la communication, va vous rapporter gros :

Voici des règles pour apporter un confort dans vos relations, principalement avec vos collaborateurs :

  • Laissez votre porte ouverte pour des discussions
    La moitié de votre temps est utilisé pour communiquer
     
  • N’utilisez pas seulement votre tête, mais aussi votre bouche :
    Allez vers vos interlocuteurs, parlez avec eux et téléphonez leur
     
  • Et n’oubliez pas ceci :
    Les collaborateurs des autres services font aussi partie de votre équipe
     
  • Un discours à un groupe est meilleur que dix entretiens individuels :
    Partager les informations ouvertement et régulièrement et pas seulement d’une manière stratégique
     
  • Prenez soin des retours d’informations :
    Quelles sont les informations sur le travail ont été transmises à l’extérieur ? Quelles sont les informations en provenance de l’extérieur sont importantes pour nous ?

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :
Ce que doit faire un responsable hiérarchique, tâches du manager
Prendre des mesures, les cinq types de mesures
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Les cinq clés de la Communication pour un manager
Problèmes fréquemment rencontrés au cours de réunions

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