Écrivez des mails de moins de 5 lignes


Écrivez des mails de moins de 5 lignes

mail 5 lignesGain de temps

La messagerie professionnelle est devenu indispensable dans une entreprise, à partir du moment où elle a une organisation décentralisée en plusieurs établissements ou quand elle atteint une certaine taille.

Envoyez des mails à des collègues est devenu une réalité quotidienne pour nombre de personnes.

Ce mode de communication interne a des avantages indéniables quant au gain de temps dans la transmission d’informations et donc dans le travail au quotidien.

Perte de temps

Le revers de la médaille est qu’il est tellement simple d’envoyer des mails que ceux-ci dépassent le cadre purement de transfert d’informations.

Il y a bien sûr les collègues qui vous envoient un mail au lieu de parler dans le téléphone ou directement en allant à votre poste de travail. Ceux-là sont des incorrigibles.
Dès que vous voyez que l’auteur du mail est l’un d’eux, passez sans le lire.

Il y a aussi le mail boule de neige. Le message du collaborateur à un autre, ou un courriel extérieur est retransmis en copie à son chef. Lequel va le retransmettre à son tour à son supérieur hiérarchique.

Cet effet boule de neige va engorger la boîte-aux-lettres au fur et à mesure que l’on remonte dans la hiérarchie. Souvent ces retransmissions s’arrêtent au supérieur, simplement pour le mettre au courant.

De nos jours, une grande partie du temps d’un manager est passée à s’occuper de sa messagerie au détriment des tâches à effectuer.

Gagner du temps

Une bonne organisation consiste à demander aux collaborateurs de retransmettre une information que dans la mesure où une décision doit être prise.

Informer le chef en cours du traitement de la tâche sans avoir besoin de lui, peut se faire autrement que par mail ou à la fin de l’action.

De toutes les manières, plus un mail est court, 5 lignes au maximum et plus vous devez synthétiser les informations de façon que le destinataire du mail utilisera moins de temps à sa lecture.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

40 pièges pour perdre du temps
Comment faire pour ne pas être dérangé au travail et gagner du temps
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Recrutement : Diminuer le stress du recruteur


Comment diminuer le stress du recruteur ?

Il est possible de diminuer le stress du recruteur occasionnel se faisant aider par un professionnel du recrutement.

diminuer le stress du recruteur

recrutement difficile ?

Les cabinets de recrutement

Les cabinets de recrutement sont des professionnels, qui, a priori, ont l’habitude et les compétences pour proposer à l’entreprise des profils qualifiés pour le poste à pourvoir.

En particulier, les recruteurs qui travaillent dans un cabinet acquièrent l’expérience au contact des dizaines, centaines ou milliers de candidats qu’ils rencontrent en entretien de recrutement.

Une des conditions de leur réussite et donc de la qualité des candidats qu’ils retiennent est une bonne définition du poste et la connaissance du secteur de la société, du métier et du poste.

Il est aussi impératif que le cabinet puisse communiquer avec le chargé du recrutement interne à l’entreprise et que ce dernier réagisse très vite aux sollicitations du recruteur externe. En effet, il est toujours possible qu’un « bon » candidat postule à d’autres opportunités d’emploi pour le voir refuser le poste qu’on lui propose.

La perte de temps s’ajoute aux causes du stress du recruteur professionnel, qui est lui-même soumis au même stress que tous les chargés de recrutement, occasionnels ou permanents.

A toutes les causes de stress s’ajoute, pour lui, la crainte de perdre le client et d’entacher sa réputation personnelle et celle de son cabinet.

Les chasseurs de tête

Les chasseurs de tête travaillent aussi dans les cabinets de recrutement. Ce sont seulement leurs méthodes qui diffèrent.

Autant, un recrutement pour un poste classique, voire banal, est la routine des recruteurs d’un cabinet RH, autant le recrutement pour un poste demandant des qualités ou des compétences rares sur le marché du travail, des experts ou des spécialistes, est plus l’affaire des chasseurs de tête.

Leur prospection s’adresse aux demandeurs d’emploi et à ceux qui sont déjà/encore en poste, qu’ils soient à l’écoute du marché pour aller voir ailleurs, ou qui sont surpris d’être contactés car la recherche d’un autre emploi est loin de leurs préoccupations du moment.

Trouver l’oiseau rare, le mouton à 5, voire 6 pattes est aussi une source de stress. Contrairement à un recrutement classique ou le recruteur va « ratisser » large pour obtenir un maximum de candidatures afin de faire son choix parmi elles, le chasseur de tête va chercher le candidat ou la candidate, peut-être 2 ou 3, s’il a de la chance, qui acceptent de rencontrer le futur employeur, après un premier entretien avec le chasseur de tête ou directement avec le chargé de recruteur interne.

La préparation du recruteur

Pour diminuer son stress, le recruteur dispose de quelques avantages sur les candidats qu’ils va rencontrer.

En effet, il a préparé la description du poste et celle du candidat idéal. Il a lu les lettres de motivation et analyser les CV. De plus, c’est lui qui a contacté les candidats qui, potentiellement, pourraient convenir au poste à pourvoir.

A cela s’ajoute son expérience de recruteur et les techniques qui lui permettent de poser les questions adaptées à chaque candidat pour approfondir ses connaissances, et ses qualités personnelles.

Il va pouvoir estimer les chances de réussite de l’intégration du candidat dans sa future entreprise.

Par ailleurs, il a préparé les conditions pour mener les entrevues d’embauche, conditions matérielles, discours sur l’entreprise et sur le poste. Les convocations sont envoyées.

La liste des questions à poser est également prête pour l’entretien de recrutement.

La gestion du stress

Candidat ou recruteur, même combat contre le stress. Les techniques de gestion du stress sont les mêmes : respiration, méthode Coué pour l’autosuggestion, détente et lâcher prise, concentration et orientation positive de sa pensée, etc.

Des essais sur sa voix, un regard dans un miroir, des habits appropriés, propres et reflétant l’image du cabinet ou de l’entreprise, participent à la maîtrise du stress.

Un autre moyen de diminuer son stress est d’en prendre conscience. Le bon stress est comme le bon cholestérol, nous en avons besoin. C’est celui qui va nous donner de l’énergie pour combattre la fatigue. C’est aussi lui qui va affûter les sens du recruteur qui pourra, grâce à l’observation du candidat, mieux en cerner la personnalité et le potentiel, sa motivation et l’intérêt qu’il représente pour l’entreprise.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Visitez notre site : www.boosteremploi.com

Pour en savoir plus :


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Recrutement : Les sources du stress du recruteur
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Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe


Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe

interactions entre les neuf participants à une réunion de groupePour bien mener une réunion de groupe, il convient d’observer certaines règles d’interactions

Règle 1 : Tous responsables

Tout le monde est responsable pour lui-même!

Parlez ou taisez-vous, quand vous voulez.
N’essayez pas de rejeter sur les autres les raisons de votre propre malaise.

Si vous vous sentez ignoré des autres, vous seul pouvez modifier cette situation.
Pas seulement le responsable de la réunion, nous tous sommes responsables du succès ou de l’échec du déroulement de la réunion.

Règle 2 : « Je »

Ne parlez pas par « on » ou « nous », mais par « je »!

Donc ne dites pas « Nous pensons tous que  … » ou « mais il faut maintenant qu’on…».
Cela suggère un consensus, qui souvent n’existe même pas.

Ayez le courage du « je » et ainsi du risque de l’engagement personnel.

Règle 3 : « Parce que »

Poser vos questions en expliquant ce qu’elles signifient pour vous !

Dire ce que l’on pense personnellement est habituellement mieux que de poser des questions injustes.

Vous faites ainsi part de vos propres points de vue clairement et aidez  les autres à s’ouvrir.

Les questions inquisitrices cachent souvent des attaques et génèrent des contre-attaques ou des réactions de défense (« Qui a fait ce plan de charge ?! »).

Dites plutôt ouvertement, pourquoi cette question est importante pour vous.

Règle 4 : Chacun son tour

Si plusieurs souhaitent parler en même temps, il faut, avant de démarrer la discussion, un accord sur le déroulement de la conversation !

De cette façon, les différents intérêts des participants à la conversation deviennent rapidement plus clairs.
Il empêche toujours les « orateurs prolixes » (ceux qui monopolisent la parole) de s’imposer.

Chacun parle à son tour.

Règle 5 : Priorités

Les perturbations dans l’entretien doivent être traitées en priorité !

Les discussions en aparté entre deux participants, les difficultés de concentration, l’ennui, la colère ou la fatigue sont souvent facteurs de perturbation.
Et souvent, de telles perturbations posent des problèmes au membre du groupe concerné.

Si ces troubles ne sont pas traités, ce membre perd le contact avec le reste du groupe et la capacité de travail du groupe est donc réduite.

L’expérience a montré que la perte de temps générée pour réduire une telle perturbation nuit à la cohésion et à la compréhension mutuelle et, partant, à la capacité de travail du groupe en question.

Règle 6 : « Je pense que »

Évitez les interprétations des propos des autres et préférez plutôt faire part de votre perception ou votre réaction personnelle!

Les interprétations sont le plus souvent fausses, aident peu et génèrent des réactions de défense.

Ne dites donc pas: « Vous êtes arrogant » ou « Vous voulez monopoliser la parole ! », Mais plutôt: « Je me fâche parce que vous souriez toujours, quand je dis quelque chose ! » Ou « Je me sens gêné, parce que vous m’interrompez d’ores et déjà pour la deuxième fois ! « .

Vous aidez ainsi les autres à s’analyser eux-mêmes et leur donnez la possibilité de s’expliquer au lieu de contre-attaquer.

Règle 7 : « Je m’adresse à »

Ne vous adressez pas à tout le groupe à la fois, mais toujours à certaines personnes!

Ne dites donc pas: « Dans cette atmosphère, nous ne pouvons pas travailler ! » Ou « Je ne me sens pas bien dans cette équipe « , mais « Monsieur Y, j’ai l’impression que vous êtes constamment opposé aux propositions de Mme. X. Cela me rend la compréhension difficile. »

Rappelez-vous, vous n’avez pas à faire à un « groupe », mais à un certain nombre de personnes, qui ont en partie des motivations et des besoins différents.

Parlez donc à ces individus, pas au groupe.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


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