20 Conseils pour un meilleur usage de votre messagerie
Que ce soit un problème de place et d’argent, quand le serveur de la messagerie professionnelle est plein, il faut passer par la phase de ménage » réclamée par les informaticiens, qui en sont responsables.
Pour retarder ce rappel à l’ordre, désagréable, chronophage et souvent « oublié » le plus vite possible, voici quelques règles à respecter à CHAQUE usage de votre messagerie :
Utilisez la messagerie à bon escient
Si vous pouvez vous déplacer,
si vous décrocher le téléphone,
si vous fixez un rendez-vous, une réunion,
alors faites-le sans utilisez la messagerie.
A chacun son usage :
- Mails, pour la correspondance électronique qui remplace le courrier papier,
- SMS ou texto, pour de très courts messages entre collègues
- Téléphone, pour un échange direct et synchrone avec votre (vos) correspondant (s)
- Affichage interne sur les panneaux d’affichage pour informer l’ensemble du personnel, plutôt que d’envoyer un mail à « tout le personnel ».
Le mail
- Mettez à jour votre carnet d’adresses. La plupart des messageries permet d’ajouter automatiquement tous les destinataires nouveaux à qui vous écrivez ou qui vous écrivent.
- Complétez la fiche de votre correspondant dans votre carnet d’adresses pour mieux le retrouver.
- Utilisez votre carnet d’adresses pour identifier clairement le(s) destinataires(s) de votre message.
- Choisissez votre (vos) destinataires (zone A: ), pour Action.
- Mettez en copie (zone CC: ) les destinataires UNIQUEMENT pour Information.
- Mettez en copie masquée (zone CCi: ) les destinataires qui sont sensés être absents de la liste de diffusion et que vous souhaitez cacher des autres destinataires.
- Remplissez TOUJOURS la zone Objet, pour que votre (vos) destinataire(s) sache(nt) de quoi il s’agit dans votre mail.
- Soyez pertinent dans le libellé de votre message.
- Soyez simple et bref, droit au but. Évitez les longs mails : mieux vaut 5 lignes et une pièce jointe
- Utilisez des liens à la place des pièces jointes. Mieux vaut stocker une seule fois une pièce jointe sur un serveur et écrire un lien dans un mail qui va permettre de lire la pièce jointe sans avoir à la télécharger avec le message. Cela suppose de connaître l’emplacement de sa pièce jointe, bien entendu.
- Utilisez une signature électronique, avec votre nom, celui de votre organisation, vos coordonnées pour que votre destinataire puisse vous identifier immédiatement et vous contacter. Attention une signature avec logo ou autre image prend beaucoup de place.
- Ajoutez à votre signature électronique, les mentions que vous jugez nécessaires sur la confidentialité, la sécurité, la responsabilité de l’auteur du mail, et autres mentions légales, juridiques ou écologiques. Mettez-les en français, et éventuellement dans la langue de votre correspondant.
- Utilisez un code qui permet d’ajouter une priorité à votre message, à bon escient, c’est-à-dire sans abuser de la priorité « haute »
- Traitez les mails de haute priorité avant les autres
- Utilisez un cryptage des messages, si vous avez besoin d’assurer une meilleure sécurité de votre correspondance. Prévenez votre (vos) destinataires pour qu’il(s) prend (prennent) les mesures appropriées pour la réception et de décryptage de vos mails.
- Supprimez automatiquement et systématiquement les spams. Un paramétrage de la messagerie est disponible pour cela.
- Pensez utilisation responsable et évitez d’imprimer vos mails.
- Téléchargez et supprimez les pièces jointes. Conserver uniquement la dernière version de chaque pièce jointe qui a changée depuis un précédent mail.
- Informez vos destinataires de votre mode de fonctionnement avec la messagerie pour qu’ils le respectent, au mieux.
-
Stockez ou supprimez vos messages après traitement.
Une boîte-aux-lettres vide = messages tous lus et traités
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com
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