Lettre de recommandation : Mode d’emploi

Comment écrire une lettre de recommandation

Pour appuyer sa candidature, un ancien collaborateur, un ex-collègue, vous demande une lettre de recommandation, avec l’intention de la joindre à son CV et à sa lettre de motivation.

C’est une marque de confiance, qui montre que les relations entre les deux personnes ont été cordiales et que la séparation a eu lieu avec respect mutuel.

Vous avez décidé d’accepter avec la conviction de l’aider à retrouver un nouvel emploi.
Sinon, répondez simplement que vous préférez vous en abstenir.

Lettre de recommandation de Louis Pasteur en faveur du Docteur Albert Calmette

Qu’est-ce que vous allez écrire ?

Indiquez qu’il s’agit d’une lettre de recommandation, dès le premier paragraphe, en citant la personne recommandée

Rappeler votre lien professionnel, en précisant la hiérarchie, le service dans lequel vous avez travaillez, surtout si c’est le même. La durée et la fréquence de vos relations et le type de relations démontrent la bonne connaissance que vous avez de la personne recommandée.

Évoquer le travail réalisé et votre appréciation, en donnant un ou deux exemples d’actions.

Précisez les compétences que vous avez constatées chez la personne recommandée, ainsi que son style de personnalité. La façon dont elle prend en charge les tâches est aussi importante que le savoir-faire en lui-même.

Signalez ce que vous avez apprécié particulièrement. Instaurez une sorte de complicité tacite avec le futur responsable ou collègue, votre pendant, en faisant ressortir tout l’intérêt pour lui de travailler avec votre protégé (e), sur le plan humain autant que professionnel.

Bonne entente entre collègues

Comment rédiger sa lettre de recommandation ?

La lettre de recommandation tient sur une page, comme la lettre de motivation du candidat.

Annoncer tout de suite dans l’objet : « Lettre de recommandation »

Elle est aéré avec des paragraphes séparés par une ligne blanche, et qui contient jusqu’à 4 lignes maximum.

Un thème par paragraphe pour éviter de se répéter. Une idée par phrase.

Apposer votre signature manuscrite au-dessus de votre nom, en bas de page.

Écrivez votre fonction et l’entreprise pour laquelle vous travaillez, ainsi que vos coordonnées, téléphone et mail, pour être contacté directement, si besoin.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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La résilience : Définition et principes
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Contrôle de référence, côté recruteur
Contrôle de référence aux abonnés absents
Emploi : Licenciement et Contrôle de référence

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Le mystère des 30 secondes de lecture d’un CV dévoilé : Partie 2/2

30 secondes pour retenir ou éliminer un CV !

Trente malheureuses et pourtant longues trente secondes.
C’est le temps moyen suffisant pour décider de conserver ou d’éliminer le CV durant le processus de recrutement.

Par quoi commence le recruteur ?

Que fait-il pendant cette lecture rapide ?

Il néglige la seconde page, donc toutes les informations sont à mettre dans la première page.
Un CV sur une page est la solution idéale.

Les premières secondes de la lecture

Il est généralement admis qu’un recruteur passe environ 30 secondes à parcourir le CV de chaque candidat.

Plus précisément, ce court moment contient les 3 à 5 premières secondes, avant la seconde période qui mène à plus ou moins 30 secondes, en moyenne ;

Durant ces toutes premières secondes, le recruteur va voir l’aspect général du CV.

Si le CV est trop chargé ou trop long, ou s’il est écrit avec une police de caractère trop petite, ou encore s’il est d’une couleur qui fait mal aux yeux, alors l’envie de lire le CV lui passe tout de suite.

S’il a peu de candidature, il poursuivra la lecture.
S’il en a beaucoup, il passera au CV suivant.

Conclusion : L’apparence joue beaucoup.

Un CV clair, bien lisible, a plus de chances qu’un CV où le candidat a voulu mettre un maximum d’informations.

Durant les secondes qui suivent

Le recruteur va commencer par chercher ses critères de sélection, c’est-à-dire les mots du CV qui correspondent aux critères de sélection.

Certains robots, plus perfectionnés, utilisent des bases de données de synonymes, ce qui facilite la recherche des profils par comparaison du vocabulaire.
Par exemple, Production et Fabrication peuvent convenir car ils sont très proches l’un de l’autre.

L’être humain est capable de faire ces comparaisons intuitivement.

Conclusion : Le choix des mots, leur position dans le CV, sont à mettre en évidence pour accrocher le plus vite possible de regard du lecteur.

La multiplicité des synonymes permet d’augmenter ses chances.
De même, plus le mot-clé sera positionné en haut dans le CV et plus vite il sera lu.
Un mot présent dans une annonce et retrouvé dans le CV, à commencer par le titre, rapproche plus facilement l’offre et la demande, alors plus il y en a mieux c’est.

Bon à savoir

Comme le recruteur a peu de temps à passer à la lecture d’un CV, il va se concentrer sur le titre et l’accroche du CV.

Une accroche percutante, originale, qui décrit bien le projet professionnel ou/et l’offre de services du candidat, va donner envie d’approfondir la suite de la lecture.

À l’inverse, une accroche banale que peuvent écrire tous les candidats, affaiblira l’envie et raccourcira le temps de lecture.

Toujours par faciliter, la lecture se poursuivra par les premiers mots de la première phrase des premiers paragraphes.

Un CV bien conçu va contenir des espaces, des lignes blanches pour définir des paragraphes.
Chaque paragraphe va commencer par le plus important, le plus en adéquation avec le besoin découvert par le candidat, dans l’annonce ou lors de sa recherche d’informations sur l’entreprise, notamment pour les candidatures spontanées.

Voilà, le mystère de l’utilisation des 30 secondes de lecture d’un CV par un recruteur vous est maintenant connu.

À vos CV !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Le mystère des 30 secondes de lecture d’un CV dévoilé : Partie 1/2

Ce que cherche un recruteur dans un CV

Le CV, élément indispensable et primordial de la recherche d’emploi, est devenu un élément de marketing personnel, de communication pour le candidat.

C’est aussi une mine d’informations pour le recruteur, à la recherche du profil idéal pour le poste à pourvoir.

Recruteur professionnel dans un cabinet spécialisé, chargé (e) de recrutement dans un service RH, ou entrepreneur qui occasionnellement recrute, tous ont à cœur de réussir à trouver la personne qui aura le meilleur profil face aux besoins.

Deux méthodes, un résultat

Outre le degré très variable de familiarité du recruteur avec le processus de recrutement, le recruteur va :

1. Rechercher un profil, ou
2. Recevoir des réponses à son annonce

Dans le premier cas, il va effectuer des recherches sur Internet, lui-même ou par l’intermédiaire d’un logiciel spécialisé.
Son objectif : trouver des CV avec les mots-clés qu’il recherche

Dans le second cas, il va recueillir un maximum de candidatures, sous la forme d’un CV et d’une lettre de motivation.
Son objectif : éliminer les CV trop en dehors des critères demandés pour le poste.

Dans un cas comme dans l’autre, le CV est le centre des résultats de la recherche.

Le recruteur cherche, dans le CV, tous les éléments qui lui permettent de sélectionner les profils qui ont le plus de points communs avec les critères indispensables pour embaucher.

Par quoi commence le recruteur

L’analyse du poste à pourvoir permet au recrutement de dresser une liste de critères, c’est-à-dire de mots-clés.

Certaines caractéristiques sont faciles à déterminer, comme le diplôme ou les langues.

D’autres nécessitent une légère analyse, comme le nombre d’année d’expérience qui est le résultat du calcul entre la première année du parcours professionnel et l’année en cours ou l’année de fin du dernier emploi.

D’autres encore sont plus subtils et impliquent fortement le savoir-faire du recruteur, comme le dynamisme, la clarté du discours, la présentation des réalisations et des résultats choisis par le candidat pour figurer dans son CV.

Comment se répartissent ces mystérieuses 30 secondes ? À lire dans le prochain article

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Lettre de motivation et entretien : Mots et expressions à éviter

Le bon choix des mots et expressions à l’écrit et à l’oral

Que dites-vous ?

Les tics de langage font partie de notre langue.
Il y a des expressions typiquement régionales ou locales, des mots que l’on utilise tous les jours sans y prêter une attention particulière.

Cependant, durant un entretien d’embauche ou à l’écrit dans une lettre de motivation, utiliser certaines expressions ou mots peuvent nuire à votre candidature.

Examinons cela de plus près.

Pas assez sûr (e) de vous ?

L’incertitude et l’hésitation se transmettent par des expressions comme :

• Je crois que
• Je pense
• J’ai entendu que
• Peut-être
• Je sens que
• J’ai l’impression que
• J’espère que
• etc.

Comment voulez-vous convaincre le recruteur que ce que vous exprimez est crédible ?
C’est le contraire que se passe.
Tous les mots qui suivent ces expressions seront considérés comme inexistants.

Des phrases courtes

Sujet, verbe, complément. Voilà ce qui compose une phrase.

Une idée tient dans une seule phrase.
Une phrase contient une seule idée.

Un inconvénient, dans une lettre de motivation, est de rédiger des phrases trop longues, donc tellement compliquées que toutes les idées qu’elles contiennent sont trop nombreuses pour être retenues.

Pire, une longue phrase rebute et le lecteur risque de la passer.

Mieux vaut mettre un point et commencer une nouvelle phrase plutôt que de créer une ou des propositions subordonnées.

Des mots inutiles ou banals

« Faire des choses » est la pire des expressions.

Faire, être, avoir sont des verbes qui doivent être remplacés par des verbes qui décrivent l’action ou la situation.

Il en est de même de « chose », « machin », « truc », qui sont des mots passe-partout que l’on utilise quand on a la paresse de trouver le mot ou l’expression exacte, celle qui sera mouche auprès du recruteur.

Faites la chasse aux adverbes. Si, vous savez ces mots qui sont censés renforcer un verbe, un adjectif ou un autre adverbe.
Il s’agit, généralement, des mots qui se terminent en « -ment ». Ainsi que d’autres mots, comme « beaucoup », « très », « vraiment ».

Certains adjectifs aussi allongent les phrases sans « vraiment » en changer le sens, tel que « petit » ou « environ ».

« Un petit peu » ou « un peu » signifient la même chose –  Oups, pardon ! – ont la même signification.

Des phrases simples

Même s’il y a peu de chance que vous utilisiez la phrase : « Excusez-moi de vous demander pardon », vous risquez de compliquer inutilement la compréhension de la phrase.

Ce genre de phrases compliquées apparaît, le plus souvent, dans les formules de politesse, désuètes, telles que :

• L’expression de ma haute considération
• L’assurance de ma considération distinguée
• Je vous prie de bien vouloir agréer
• Veuillez croire à mes sentiments respectueux
• etc.

Et vous, quelles sont vos formules de politesse préférées ?

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Les 3 éléments d’une bonne candidature

CV, lettre de motivation et entretien d’embauche

Dans l’ordre des utilisations, les trois outils principaux de la recherche d’emploi sont le CV, la lettre de motivation ou lettre de candidature et l’entretien ou les entrevues d’embauche.

Tous sont codifiés, plus ou moins formellement.
S’il y a différentes formes de CV, de lettre de motivation et d’entretien, certaines règles sont toujours les mêmes.

En voici quelques-unes.

Le CV

Une présentation en 3 colonnes est la pire de toutes.

Un recruteur lit en diagonale, de haut à gauche vers le bas à droite.
Donc, il ne voit, dans un premier temps, qu’une seule colonne et risque donc de passer à côté d’informations intéressantes plus en adéquation avec ce qu’il recherche.

Or, s’il ne trouve pas, en 5 secondes, ces éléments, il élimine le CV et la candidature s’arrête là.

La tendance est plus à deux colonnes, de taille inégale, dont l’une avec un fond de couleur ou l’écriture du titre des rubriques en couleur. Le bleu est la plus utilisée.

La taille des caractères doit être suffisamment grande, 11 minimum.
A vouloir tout faire rentrer sur une seule page, on perd en lisibilité et en clarté.

Le problème avec les CV, c’est qu’on l’on cherche a en même beaucoup trop. Ce « parcours de vie » est une sorte d’affiche publicitaire ou une page dans un diaporama : quand il y a trop de chose dessus, on ne voit rien.
La première impression est importante.

Une erreur courante est d’y mettre trop de texte, beaucoup trop, mal placé et surtout, il faut faire des choix, quitte à faire plusieurs CV selon le poste visé.

Une accroche à placer en dessous du titre est de plus en plus attendue par le recruteur.

La lettre de motivation

La structure de la lettre de motivation varie peu : VOUS, MOI, NOUS.

En fait, ce sont surtout les mots choisis et les tournures de phrases, la taille des paragraphes et la façon dont vous présentez les choses qui donnent un aspect d’attirance.

Il faut démontrer que vous avez les qualités et l’expérience requises pour assumer les responsabilités et exécuter les tâches liés au poste pour lequel vous souhaitez un rendez-vous.

C’est beaucoup plus compliqué qu’un CV qui a des règles, alors que la lettre doit refléter votre style d’écriture donc votre façon d’être et de travailler.

De plus, on écrit différemment à un recruteur externe qui traite pour son client, le futur employeur, qu’à un membre du personnel du futur employeur.

Dans le premier cas, on peut se permettre quelques erreurs de style car le recruteur externe en a l’habitude et passe assez facilement les petits défauts, sauf le « fôtes » de français.

Dans le second, le jugement de la personne du service RH ou le chef sera plutôt sans pardon, car on a affaire à un(e) futur(e) collègue.
Son appréciation se poursuivra et rendra la période d’essai plus ou moins facile.

L’entretien d’embauche

Votre principal argument est votre solidité et votre socle de compétences.
Un employeur cherche quelqu’un d’opérationnel le plus vite possible.

Selon le niveau du poste à pourvoir, cadre, maîtrise, technicien, ouvrier, l’entretien sera plus ou moins court.

Plus le poste est élevé dans la hiérarchie ou plus les spécificités techniques sont pointues et plus les exigences seront fortes.
Plusieurs entrevues sont alors la règle et la durée du processus de recrutement augmente avec la position à prendre.

Conclusion

Ce sont :

1. vos forces que l’on doit retrouver dans votre CV,
2. votre adéquation avec le job dans la lettre de motivation et
3. vos faiblesses durant un entretien d’embauche.

C’est ce que le recruteur cherche à découvrir.

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Comment démarrer une lettre de motivation ?

Par quoi commencer une lettre de motivation ?

C’est toujours plus simple d’en parler que de se mettre devant sa page blanche ou son écran et d’écrire.

Bien sûr, il y a les préliminaires qui respectent le formalisme de rédaction d’une lettre ou d’un mail de motivation

Qui

Une fois que vous vous êtes échauffé (e) par ce petit exercice, il faut connaître le nom de la personne à qui l’on s’adresse.

Ceci permet d’écrire « Monsieur Y » ou « Madame X », dans la toute première phrase, ainsi que dans la formule de politesse, présente uniquement dans une lettre de motivation.

Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, « X » ou « Y » alors il est possible de téléphoner au standard de l’entreprise pour dire que vous souhaitez vous adresser au chargé du recrutement car vous souhaitez indiquer son nom dans votre lettre. C’est tout simple.

Quoi

Ensuite, vient le paragraphe d’introduction proprement dit.
C’est celui qui vous sert à montrer que vous vous êtes intéressé (e) à l’entreprise en parlant d’elle.

A éviter : les banalités.
Ne dites pas à l’entreprise qu’elle est la meilleure de son marché ou toute autre information qu’elle connaît déjà ou qui est trop ancienne.
Pire, évitez de dire que vous avez lu l’annonce et que vous y répondez.

L’idéal est d’avoir un fait récent de l’actualité de l’entreprise à écrire.

Pour cela, effectuez une recherche sur le site de l’entreprise ou directement dans un moteur de recherche pour découvrir ce qui s’y est passé ou ce qui va se passer prochainement.
Ce peut être l’ouverture d’un nouvel établissement ou l’anniversaire de son patron.

Tout ce qui montre que vous vous êtes intéressé à l’entreprise ou à son dirigeant est bon à prendre.

Cela suppose que vous connaissez le nom de l’entreprise.
Quand ce n’est pas le cas, le domaine d’activité est généralement indiqué dans une annonce. Dans ce cas, vous mettrez une actualité du secteur professionnel, par exemple une statistique du marché ou touts autre information qui montre votre intérêt.

Le premier paragraphe peut être réduit à une seule phrase.
Les autres paragraphes vont parler de vous et de ce que vous pouvez proposer à l’entreprise pour convaincre le recruteur de décrocher son téléphone pour vous appeler.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Lettre de motivation : 3 conseils de base

3 conseils de base pour sa lettre de candidature

1. Évitez les banalités

Les banalités sont présentes généralement dans le premier paragraphe d’une lettre de motivation.

Exemple :

« votre annonce m’intéresse… »
ou
« je postule au poste que vous proposez »

Ben oui, sinon pourquoi écrire ?

Ou encore :

« Vous êtes le leader dans votre domaine »

Ils le savent déjà !

2. Faites des phrases courtes

Plus une phrase est courte et plus il est facile de la comprendre.

C’est simple et ça peut rapporter plus gros qu’un gros pavé que le lecteur refusera le lire jusqu’au bout.

De plus, la phrase indigeste pèsera sur le cerveau du recruteur s’il essaye de retenir le contenu des phares interminables.
Ces pauvres chéri(e)s de recruteurs, faut les ménager.

3. Oubliez le CV

Évitez d’évoquer le CV dans la lettre de motivation.

En parler détourne la concentration du lecteur de la lettre car il sera tenté à aller voir le CV, qu’il a, préalablement, déjà vu.

De plus, évitez de mettre dans le courrier ce qui figure déjà dans le CV. Votre lettre complète certains aspects du CV, en corrélation avec les besoins de l’employeur

Philippe Garin

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Lettre de motivation : Votre stock de paragraphes

Préparez à l’avance les paragraphes de vos lettres de motivation

CV vs LM

Plus votre carrière est longue et plus vous avez accumulé des expériences, des rencontres, des incidents de parcours, des faits drôles, des succès.

Exprimer ses compétences dans un CV est assez facile, il suffit de les lister et de les écrire dans une rubrique Compétences.

Pour une lettre de motivation, c’est plus compliqué. En effet, la lettre est une rédaction, un ensemble de phrases avec sujet, verbe et compléments.

De plus, mettre ses compétences est insuffisant, car, dans une candidature, il faut démontrer et pas seulement affirmer.

Rien de plus simple.

Pour chacune de vos compétences, rédigez un paragraphe avec un exemple issu de vos expériences. Racontez une histoire en deux ou trois lignes, sans dépasser quatre lignes.

Vous y indiquez les circonstances et l’évènement, qui a permis de mettre en oeuvre la compétence que vous décrivez.

Votre stock de paragraphes

Quand vous avez terminé, vous obtenez un stock de paragraphes ; Cet ensemble de paragraphe sera plus ou moins long selon la durée de votre carrière. Même les débutants ont suivi des stages ou ont des expériences issues de leurs loisirs, vacances, etc.

Pour rédiger une lettre de motivation, il suffit de « piocher » dans le tas. Vous choisissez les paragraphes qui correspondent le mieux aux attentes de l’entreprise qui embauche, telles qu’elles sont exprimées dans son annonce ou telles que vous l’imaginez pour une candidature spontanée.

Philippe Garin

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Lettre de motivation : 8 conseils pour réussir

Pour bien rédiger une lettre de candidature

Lettre de motivation ratée

1 Évitez la « redite »

Ce que vous écrivez dans la lettre de motivation doit être différent de ce qui se trouve dans votre CV

Outre que vous montreriez ainsi un manque d’imagination, vous lassez le recruteur qui aura, préalablement, lu votre CV. Qu’apporte alors la lettre, si vous redonnez les mêmes informations ?

2 Complétez le CV

Grâce à la lettre de motivation, vous apportez du détail sur une ou deux expériences, présentes sur le CV, en lien direct avec le poste à pourvoir. C’est cela qui montre votre motivation, d’où son nom

3 Expliquez et démontrez

Plus vous serez précis dans les circonstances, les lieux, chiffres et résultats obtenus, dans votre lettre de motivation, appelée aussi lettre de candidature, plus vous retiendrez l’attention du lecteur, sous réserve que cela a un intérêt pour le poste qu’il propose.

4 Informez-vous

Plus vous aurez trouvé d’informations sur l’entreprise et plus vous aurez envie de postuler, … ou de renoncer. Les éléments qui vous ont particulièrement intéressés vous donneront des mots à utiliser dans la lettre de motivation et montrera que vous vous êtes intéressé à votre « peut-être » future entreprise

5 Des points forts

Tout ce qui représente, en votre candidature, des avantages pour l’entreprise, vos points forts, vos qualités professionnelles et personnelles, sont à mettre en avant, sans, toutefois, étouffer le lecteur par trop d’informations.

6 Gardez le but de la lettre en mémoire

L’objectif premier de la lettre de motivation est de convaincre le chargé de recrutement qu’il a intérêt à vous contacter pour vous proposer un rendez-vous, un entretien d’embauche. Donc, à indiquer dans la dernière partie de la lettre.

7 Faire simple

Inutile de chercher à multiplier les polices de caractères, le gras, l’italique, etc. Faire des phrases simples, courtes est plus efficace.

De même, la lettre de candidature tiendra sur une seule page, avec des paragraphes de 4 lignes maximum, aérée, avec une signature bien visible au-dessus de votre nom.

8 Le choix des mots

Spécialiste dans votre métier, vous vous adressez à un chargé de recrutement, dont le jargon professionnel est souvent différent du vôtre. Pensez-y dans le choix de vos mots.

Évitez aussi toute familiarité, même si c’est un ami « dans le civil ».

Restez toujours positif et supprimez tout mot et expression contenant des mots négatifs.

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