L’Open space a aussi un côté bénéfice
Organiser son entreprise en mettant en place un ou des open space, c’est générer du stress sur ses employés.
Un effet dérivé de cette organisation et parfois inattendu au moment de la décision peut apparaître : la disparition du quart d’heure de tolérance
Ce fameux quart d’heure
est le temps nécessaire pour passer de l’heure prévue du début d’une réunion à l’heure à laquelle, effectivement, tous les participants sont présents et se mettent à parler du premier sujet à l’ordre du jour
Dans la plupart des pays, dits latins, mais pas qu’eux, c’est un quart d’heure de perdu
Certains participants, toujours les mêmes, arrivent en retard (jamais en Suisse, sauf cause réelle et sérieuse !), ne sont pas préparés ou discutent de choses et d’autres sans rapport avec le motif de la réunion
Sauf que, en Open space, il n’est pas possible d’avoir une réunion dans l’open space lui-même
Des salles de réunion , partagées
Le responsable de l’entreprise a donc prévu un nombre de salles de réunion, de différentes tailles, pour recevoir les personnes qui ont besoin de se réunir ou de recevoir des visiteurs
Une gestion de ces salles est alors organisée, généralement au travers d’un agenda électronique et un système de réservation de salle est mis en place
Comme il s’agit de partager, comme dans l‘open space, la place disponible, il s’agit aussi de partager le temps d’occupation de la salle de réunion
De plus, la réservation doit se faire pour une durée prévue de la réunion, de façon à permettre à d’autres d’utiliser la salle
Par conséquent, et c’est là que l’on découvre l’effet bénéfice de l’open space : il faut quitter la salle à l’heure pour laisser la place aux suivants, donc il faut aussi commencer à l’heure pour avoir suffisamment de temps pour sa réunion et éviter de réserver un temps trop long au détriment des autres
Le quart d’heure est alors, de fait, supprimé
Gare à celle ou celui qui ne respecte pas les horaires de début et de fin de la réunion, car il se fera mal voir par le reste de ses collègues !
Source de stress ?
Oui, peut-être… pour ceux qui ne parviennent pas à se plier à la discipline et au respect des horaires… ou des autres
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