Open space : Des solutions humaines


Des solutions contre les nuisances dues aux personnes

open space : trop pleinPlus le nombre de personnes qui travaillent dans un open space est important, plus ils sont entassés sur quelques mètres carrés, et plus ils sont soumis au stress de la présence des autres.
L’activité de chacun a un impact sur son propre travail.

Sommaire :

Les bruits

Tout ce qui est générateur de bruit est facteur de perturbation.

Cela commence par les bruits parasites : le crayon qui sert de baguette de tambour, les ongles sur le clavier, les bijoux qui se cognent entre eux ou contre la table, le fredonnement de la dernière chanson à la mode, etc.
Autant de bruits que l’on peut facilement éliminer.

La voix

La voix est un instrument indispensable pour son travail, à condition qu’elle soit faible pour ne pas déranger les autres tout en restant audible lors des échanges de vive-voix ou au téléphone.
De même, les échanges doivent être professionnels, courts si possible. Les bavards se verront regardés d’un mauvais œil par les autres ou subiront les conséquences négatives dans leurs rapports aux autres.

Lors d’une conversation téléphonique, la voix monte avec l’énervement face à un interlocuteur qui ne comprend pas les explications qu’on lui donne, qui lui-même hausse le ton, qui est de mauvaise foi, etc. Cela se fait involontairement.

Dans de tels cas, mieux vaut basculer sur un téléphone portable, si ce n’est pas déjà fait, et s’éloigner de l’open-space pour se rendre, par exemple, dans un bureau ou une salle de réunion vide.

Pour se concentrer

Lorsque le travail nécessite une forte concentration, il est préférable de signifier aux autres ce besoin.
Un petit écriteau mentionnant ce besoin, sur le coin du bureau, un casque anti-bruit sur les oreilles permettent de prévenir les autres de ne pas vous déranger, à condition de ne pas en abuser au risque de laisser penser que vous souhaitez un isolement total et permanent.

L’utilisation des plages horaires où les autres sont absents, moments de pause ou de réunion, pour effectuer le travail demandant le plus de concentration est aussi un moyen d’améliorer son efficacité au travail.

Soi et les autres

Si l’aménagement de l’open space peut minimiser les bruits et la vue des autres, il est parfois indispensable de se créer sa propre espace personnel.
L’open space est partagé, son poste de travail est SON espace à soi.

La spontanéité et la présence des autres provoquent l’envie de partager des informations sans s’éloigner de son poste de travail.
Que ce soit des échanges de propos professionnels ou plus personnels, le mieux est de les éviter dans l’open space.

Partagez vos trucs et astuces pour vous sentir bien en open space et pour y travailler efficacement, contactez-moi.

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Open space : Des solutions matérielles


Des solutions contre les nuisances dues à l’aménagement

Open space des années 2010

Open space des années 2010

L’éclairage et les matériaux

Dans l’idéal, un open space dispose d’un éclairage naturel, avec des puits de lumière au-dessus des bureaux individuels.

Or, l’un des avantages d’un open space est la capacité de l’employeur de pouvoir bouger les meubles, par exemple, pour inclure un nouveau collaborateur dans cet espace.

Sommaire :

Les puits de lumière ne changent pas de place, les collaborateurs si. Dans ce cas, pour chaque bureau, une lampe permet d’éclairer le plateau du bureau de telle façon que le collaborateur puisse travailler sans avoir d’ombre générée par sa lampe.

Il existe plusieurs matériaux qui permettent de diminuer le bruit, que ce soit pour le sol ou le plafond.

La disposition des meubles

L’emplacement des armoires de rangement permet un cloisonnement entre les bureaux, de même que des panneaux séparateurs. Les choisir de préférence, suffisamment haut pour créer l’illusion d’avoir un pseudo bureau individuel et surtout d’empêcher les collaborateurs de se voir ou même de s’entendre. Ce dernier point est l’une des causes de stress et donc de mauvais rendement et de mauvaise qualité du travail.

Quand la surface le permet et quand l’organisation du travail le permet, il est préférable que les bureaux soient disposés de telle façon que les collaborateurs ne soient pas face-à-face, lorsqu’ils sont assis à leur place. La nature est telle que nous avons toujours l’œil attiré par le mouvement autant que par le son, si minimes soient-ils.

De même, il est préférable d’organiser les chemins de passage entre les bureaux, pour éviter que le trajet de la porte au poste de travail ressemble à un déplacement dans un labyrinthe, à une course d’obstacles, parsemé de dérangements des autres collaborateurs à chaque pas.

L’espace individuel

Pour plus de confidentialité, le travail en commun et les échanges entre collègues se font à l’extérieur de l’open space dans une salle de réunion proche et séparée.

Installer des plantes entre deux bureaux permet de délimiter un espace personnel, de cacher l’autre et d’agrémenter la décoration de l’open space par des éléments de décor apaisants.

Plus l’espace individuel au milieu de l’open space est réduit et plus le collaborateur se sentira mieux et sera efficace dans son travail.

Autre point à mi-chemin entre des solutions physiques et des solutions liées aux personnes, les sonneries des téléphones et de tous autres équipements sonores, comme une cafetière ou un copieur, l’alarme des agendas ou de l’arrivée d’un mail, soient choisies comme produisant un son faible, voire aucun son, sauf le téléphone bien évidemment, qu’il est néanmoins préférable de mettre sur vibreur.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Open space : Nuisances et solutions


Open space : Nuisances et solutions

open space années 30

open space années 30

L’open space est ce vaste espace où plusieurs personnes vont travailler, chacune à son poste de travail, à des tâches qui sont généralement individuelles.

Cet aménagement de l’espace de ce grand bureau permet à l’entreprise d’économiser de la surface louée ou achetée, et d’avoir un nombre d’employés au m2 plus important que s’ils étaient dans des bureaux séparés.

Sommaire :

Les nuisances

Si l’open space représente un avantage pour l’entreprise, y travailler implique 2 types de nuisances :

  1. Les nuisances liées à l’aménagement physique de l’open space
  2. Les nuisances liées à celles et ceux qui y travaillent

Dans un bureau individuel, on y trouve :

  • La table,
  • Le siège du collaborateur, voire plus s’il est amené à recevoir des visiteurs internes ou externes à l’entreprise,
  • L’équipement de bureau,
  • Des rangements pour les flux physiques d’informations

Dans un open space, on y trouve les mêmes objets, à ceci près que l’équipement de bureau peut-être partagé entre plusieurs personnes et que les rangements le sont aussi.

La taille de l’open space importe peu sur le comportement des employés. Il suffit qu’un seul ne respecte pas les règles de savoir-vivre en open space pour que la vie des autres soit perturbée pendant les heures communes de présence.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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