Messagerie professionnelle : Gagner de la place !


Boîte-aux-lettres pleine : Que faire ?

 boite-aux-lettres pleineBien utiliser sa messagerie

QUI : A Identifiez clairement le(s) destinataires(s) du message et
utilisez votre carnet d’adresses
CC Mettez en copie les destinataires UNIQUEMENT pour information
CCi Mettez la ‘copie masquée’ si vous ne souhaitez pas que les destinataires connaissent la liste de diffusion

 

QUOI : Soyez pertinent dans le libellé du message.

Insérez vos coordonnées avec la signature électronique

 

COMMENT : Soyez simple et bref. Évitez les mails de plusieurs pages,
il vaut mieux faire une synthèse de 5 lignes avec un fichier joint

ATTENTION :

Pensez à stocker ou à supprimer vos messages après traitement.

Le surf sur Internet n’est pas gratuit.

Soyez vigilant au temps qui passe !

N’oubliez pas de fermer votre connexion en cas d’absence.

Messagerie professionnelle : Plus de place, que faire ?

Le phénomène est bien connu dans les entreprises, la messagerie interne sert à s’échanger des informations, a priori, professionnelles.

Rapidement les boîtes-aux-lettres se remplissent avec :

  • des mails d’ordre privé,
  • des mails reçus en copie, sans avoir d’action à mener à la clé,
  • des mails au contenu inutile,
  • de la publicité et des spams,
  • des pièces jointes volumineuses, parfois remplacées par d’autres pièces jointes dans d’autres mails.

En majorité, les messageries professionnelles font partie du système d’information interne à l’entreprise et les messages, avec leurs pièces jointes, sont stockés en interne sur un serveur (ordinateur) de l’entreprise.

Qu’elle soit interne à l’entreprise ou présente sur le Web, dans le fameux Cloud (Nuage), la taille réservée sur un serveur pour la boîte-aux-lettres d’un utilisateur est limitée.

Selon l’usage et le poste que vous occupez dans l’entreprise, vous avez plus ou moins de place à votre disposition.

Le stockage à un coût !

Parce que c’est une préoccupation technique, au départ, et donc sous la responsabilité du service informatique de l’organisation, le volume de stockage des mails est occupé au maximum par le collaborateur.

SON principe est : plus longtemps et plus je conserve les mails et mieux je peux travailler, puisque tout est à porter de quelques clics.

Seulement, quand il a épuisé la place disponible, il se tourne vers le service informatique pour lui demander un surplus de stockage.

Bien entendu, c’est toujours une « exception » et la Direction, ayant les mêmes soucis que tous les autres utilisateurs, profite de sa position pour que les techniciens accordent ce supplément.

Toutefois, à un moment donné, généralement au moment de parler des investissements dans l’entreprise, au moment d’établir un budget, ou au moment où le serveur de messagerie est plein, alors la Direction exige de faire plus sans avoir à augmenter la taille globale des disques durs du serveur de messagerie, ou, pire, de changer le serveur. Problème bien connu qui consiste à faire rentrer un cube dans une sphère ou un cercle dans un carré.

« Faire du ménage »

C’est alors que les informaticiens demandent aux utilisateurs de « faire du ménage ». Ce terme, un peu technique, signifie en clair :

  1. supprimez vos anciens mails et tous ceux qui sont inutiles, vraiment inutiles,
  2. copiez les pièces jointes, utiles à votre travail, puis supprimez-les de votre messagerie.

Seulement voilà, quel collaborateur, hormis les informaticiens, va prendre suffisamment de temps pour faire ce ménage ?
Son temps est précieux pour l’entreprise et il sert à exécuter les tâches dont il est directement responsable.

A quelques exceptions près, personne ne fait ce ménage, en espérant que d’autres le feront pour libérer la place commune de stockage sur le serveur, ou alors il est fait sommairement, partiellement, juste ce qu’il faut pour gagner UN PEU de place et continuer à respecter la limite de volume accordé à soi.

Le problème est repoussé, pas résolu pour autant.

Il existe pourtant des solutions. Elle passe par l’établissement et le respect, par tous, de règles du bon usage de l’e-mail.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Efficacité : Fermer sa messagerie
Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

Manager à distance : Mode d’emploi en 10 points
Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
Mail bloqué : Explications

Autres Informatique :

Récapitulatif 14 Informatique

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Les 10 règles d’Or pour vos mails


Les 10 règles d’Or pour bien communiquer par e-mails

arobaseOutre qu’un mail est différent, par sa nature, d’un SMS ou d’un Twitt, il convient de savoir utiliser sa messagerie à bon escient.

Voici les 10 règles d’Or pour vos mails :

  1. Retenez que « A: » signifie ‘Lire et Agir » alors que « CC: » signifie simplement « pour info »
     
  2. Impliquez uniquement les correspondants utiles
     
  3. Pensez que vous vous adressez à une personne
     
  4. Un mail clair et concis, en limitant en strict nécessaire les documents joints, fait gagner du temps à vos correspondants
     
  5. Vérifiez la formulation et l’orthographe de l’objet et de votre message avant de l’envoyer
     
  6. Vérifiez attentivement ce que vous vous apprêtez à réexpédier à d’autres correspondants
     
  7. Conservez l’intégralité d’un mail sans en modifier le contenu sauf avec la permission expresse de l’auteur
     
  8. Gardez à l’esprit tout aspect légal et de sécurité lorsque vous adressez un mail
     
  9. Limitez autant que possible les allers-retours inutiles de mails
     
  10. Soyez indulgent à l’égard des fautes des autres

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
Messagerie : Comment choisir
Le Webmail : Qu’est-ce que c’est ?

Astuces pour que vos mails soient lus
Données de trafic de télécommunication Exigence de conservation des opérateurs
Signalez un mail frauduleux

Autres Communication et Informatique :

Récapitulatif 14 Communication
Récapitulatif 14 Informatique

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Concentrez vous sur les choses importantes plutôt que de rester concentré


Concentrez-vous sur les choses importantes plutôt que de rester concentré

Se concentrer sur, ou être concentré?

se concentrer pour réfléchirC’est toujours difficile à admettre, mais nous adorons les distractions. En fait c’est une décharge de dopamine qui se produit chaque fois que quelque chose nous attire dans une autre direction. Pourquoi consultez-vous votre boite mail aussi souvent?

Pour être productif, la règle c’est une seule chose à la fois. Plus facile à dire qu’à faire.

1. Travailler sur les étapes plutôt que l’objectif

En écrivant « lancer le site web de la société » en tête de ce que vous avez à faire, c’est certainement le plus sûr moyen de ne pas y parvenir.
Décomposer la tâche en morceaux, et décomposez les morceaux jusqu’à ce que vous obteniez des activités que vous pouvez réaliser en quelques heures :

  • Dessinez l’architecture
  • Rédigez l’introduction de la page d’accueil
La réussite de ces tâches sera effective lorsque vous aller les barrer de votre liste.

2. Plusieurs choses à la fois

Ne tentez pas d’imiter Napoléon 1er en réalisant 7 chose à la fois. Zapper d’une tâche à une autre, ce n’est pas travailler. En réalité changer de tâches plus de 10 fois dans la journée est abrutissant et dépasse le seuil d’excitation.

L’excitation au travail, c’est 5 points de QI en moins.

Lorsque l’on est abruti(e) par le travail, c’est en moyenne 10 points de QI qui disparaissent, 15 points pour les hommes et seulement 5 points pour les femmes.
Eh oui messieurs, nous sommes trois fois moins performants que les femmes dans les activités multitâches.

3. Militez pour éliminer les distractions

  • Fermez votre porte, et placez y un écriteau pour ne pas vous déranger,
  • éteignez votre téléphone,
  • fermez votre messagerie électronique,
  • fermez votre session Internet.
  • Mettez vous dans un endroit calme et appliquez vous à ne réaliser qu’une seule tâche.

4. Planifiez la consultation de votre boite mail

Définissez au maximum 2 ou 3 périodes de la journée pour consulter votre boîte de réception de mails. En la consultant en permanence, cela peut être bruyant, mais cela tue à coup sûr votre productivité.

5. Utilisez votre téléphone

Un mail n’est pas synonyme de conversation. Ne répondez jamais plus de deux fois à un mail. Prenez plutôt votre téléphone.

6. Travaillez votre agenda

Ne laissez pas les autres gérer votre agenda. La plupart des gens consultent dès leur arrivée au bureau leurs mails et commencent à les triturer. Bien sûr, vous viendrez à bout de votre boîte de réception, mais vous n’avez rien géré du tout.

Au réveil, buvez pour vous réhydrater, prenez un bon petit-déjeuner pour faire le plein d’énergie, et ensuite fixez vous vos priorités pour la journée.

7. Travaillez par tranches de 60 à 90 minutes

Votre cerveau utilise plus de glucose que n’importe quelle autre activité physique.Vous avez, en 60 à 90 minutes, dépensé la plupart de vos réserves (C’est pour cette raison que vous vous sentez si épuisé(e) après une réunion interminable).

Alors faites une pause, allez marcher, mangez quelque chose, faites quelque chose de complètement différent pour recharger les batteries.

Cela signifie que vous devez prévoir une heure pour les pauses sans y inclure le déjeuner. Pour une durée de travail effective de 8 heures prévoyez d’être présent(e) entre 9 heures et demi à 10 heures.

Par Philippe Gaultier

Présenté par Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

7 règles pour rester concentrer sur son travail
Définition des critères d’exigence dans le domaine des Relations entre les personnes
Comment donner confiance à son interlocuteur

Déléguer : Pourquoi faire ? ou Neuf fausses bonnes raisons pour ne pas déléguer
Comment s’assurer que toutes les tâches prévues ont bien été menées
Kompetenz : La compétition allemande

Autres Organisation :

Récapitulatif 2 Organisation
Récapitulatif 7 Organisation

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Efficacité : Laissez le téléphone sonner


Efficacité : Laissez le téléphone sonner

téléphone sonnePlus délicat que de laisser sa messagerie un moment sans la regarder, abandonner l’habitude, le réflexe, de décrocher le téléphone à chaque fois qu’il sonne est mission quasi impossible.

C’est d’autant plus difficile que le téléphone portable, mobile, et vous pourchasse jusque dans des endroits où habituellement il n’a rien à y faire.

Sommaire :

Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Fermer sa messagerie
« Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »
N’allez pas à des réunions

Isolez-vous phoniquement
Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

Cependant, plusieurs actions sont possibles quand le téléphone sonne :

  • Ne décrochez pas quand vous conduisez un véhicule. En dehors du fait que c’est répréhensible par le code de la route, vous éviterez d’être déconcentré (e) de l’exercice toujours périlleux de la conduite
  • Jetez un coup d’œil sur le nom de celui ou celle qui appelle et décrochez uniquement s’il s’agit de votre chef, de votre client ou tout autre personne dont vous attendez l’appel ou dont l’appel doit vraiment être pris immédiatement
  • Laissez votre correspondant parler sans décrochez, quand votre téléphone le permet. Si le message qu’il commence à laisser sur votre répondeur est important ou urgent, alors décrochez, sinon laissez-le enregistrer son message. Vous le rappellerez plus tard.
  • Prévenez votre interlocuteur que vous êtes occupé et qu’il vous contacte à une heure précise et pas seulement « plus tard ». Indiquez-lui les plages horaires dans lesquelles vous êtes habituellement disponible pour répondre au téléphone

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Contraventions susceptibles d’entraîner la suspension du permis de conduire
Ecoute, écoute, écoute la route
Recrutement : Palmarès des moyens les plus utilisés par les employeurs

SMS sans téléphone : c’est possible
Conseils pour l’utilisation du téléphone fixe au travail
Sécurité Smartphone : Danger avec les paiements par téléphone

Autres Organisation :

Récapitulatif 3 Organisation
Récapitulatif 7 Organisation

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Efficacité : Fermer sa messagerie


Efficacité : Fermer sa messagerie

Si, Si ! C’est possible !

fermer_sa_messagerieQuand l’information est vraiment urgente, c’est par le téléphone que vous serez averti.

La messagerie est là pour recevoir de l’information et la consulter quand on est disponible, pas pour être averti à chaque mail qui entre !

Sommaire :

Laissez le téléphone sonner

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC
« Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »

N’allez pas à des réunions
Isolez-vous phoniquement
Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

La dictature du courriel existe si vous êtes à l’affut et si vous regardez sans arrêt si vous avez reçu un nouveau mail. Alors

  • Enlevez la sonnerie et l’avertissement visuel de l’arrivée d’un message
  • Ouvrez votre messagerie à heures fixes, au début de demi-journée et à la fin de la journée par exemple
  • Réservez-vous des plages horaires pour répondre et pour rédiger vos propres courriels
  • Ne paniquez pas, la probabilité que vous « perdiez » un mail et/ou que vous ne soyez pas averti « à temps » est très, très faible.

Comment faisait-on avant, quand il n’y avait que sa bonne boîte aux lettres physique ou le courrier papier interne dans l’entreprise ?

Une réponse ? : contactez-moi : phgarin@gmail.com

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour en savoir plus :


En complément :

Faire face à un contact agressif au téléphone
Le principe d’Eisenhower
Les bonnes questions pour se fixer ses priorités

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Mail bloqué : Explications
Mot de passe : en changer tous les combien ?

Autres Organisation :

Récapitulatif 1 Organisation
Récapitulatif 7 Organisation

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7 règles pour rester concentré sur son travail


Efficacité : 7 règles pour rester concentré (e) sur son travail

crepuscule_banc_silhouetteLa fin de la journée arrive. C’est l’heure du bilan et vous vous dites : « Déjà ! Mais je n’ai rien fait de la journée ! »

Pour éviter cela, voici quelques règles pour rester concentré(e) et améliorer son efficacité :

  1. Efficacité : Fermer sa messagerie
  2. Laissez le téléphone sonner
  3. Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC
  4. « Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »
  5. N’allez pas à des réunions
  6. Isolez-vous phoniquement
  7. Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

Tous ces sujets font l’objet d’un article dans ce blog

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Avec le temps vient le conseil
On perd ou on gagne du temps
Le bûcheron qui n’a pas le temps

Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet
Pour être un manager performant
Méthode d’Analyse de situation comment fixer des priorités

Autres Organisation :

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